Un audit dell'imposta sulle vendite è un riesame formale condotto da un'autorità fiscale statale per verificare che l'attività abbia correttamente riscosso, rendicontato e versato le imposte sulle vendite e sull'uso. Le autorità fiscali stanno intensificando gli sforzi per sottoporre le attività a verifica di conformità e dispongono di capacità di analisi dei dati sempre più sofisticate. L'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti ha stimato che il divario fiscale, ovvero la differenza tra le imposte dovute e quelle pagate, ammontava a 696 miliardi di dollari nel 2022, di cui le imposte sulle vendite e sull'uso costituiscono una quota considerevole.

I maggiori controlli fiscali non si limitano alle grandi società di capitali. Anche le piccole e medie imprese sono monitorate. Le verifiche richiedono spesso molto tempo e risorse per essere gestite, creando rischi finanziari e interruzioni operative per le attività.

La complessità delle leggi sulle imposte sulle vendite e sull'uso, che differiscono per stato e comune, aggiunge un ulteriore livello di complessità alla questione. Le aziende, in particolare quelle con operazioni in più stati o di e-commerce, hanno sempre più difficoltà a valutare autonomamente in modo accurato i propri livelli di conformità. Anche un'attività che utilizza pratiche contabili solide potrebbe comunque presentare lacune evidenziate da un audit dell'imposta sulle vendite e sull'uso.

Di seguito spiegheremo cosa sono gli audit dell'imposta sulle vendite e sull'uso, quali tipi di attività ne sono maggiormente colpiti, come vengono condotti e come le attività possono prepararsi per affrontarli.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un audit dell'imposta sulle vendite e sull'uso?
  
• Quali tipi di attività vengono sottoposti a verifica più di frequente?
  
• Cause comuni di un audit dell'imposta sulle vendite
  
• Cosa succede durante un audit dell'imposta sulle vendite e sull'uso?
  
• Costo di un audit dell'imposta sulle vendite e sull'uso per le attività
  
• Come prepararsi per un audit dell'imposta sulle vendite e sull'uso
  
• In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto
  

Che cos'è un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso?

Una revisione dell'imposta sulle vendite e sull'uso è un esame formale condotto da un'autorità fiscale governativa per verificare l'accuratezza dei registri, dei pagamenti e della conformità di un'attività in materia di imposte sulle vendite e sull'uso. Questa verifica valuta se l'attività ha riscosso, dichiarato e versato correttamente le imposte sulle vendite e sull'uso in conformità alle leggi e alle normative applicabili.

I termini di prescrizione relativi al periodo a cui un'autorità fiscale può risalire per la revisione dei registri delle imposte sulle vendite e sull'uso dipendono dallo stato, ma in genere sono di 3-4 anni dalla data di dichiarazione. Tale periodo può essere prorogato o annullato del tutto nei casi che coinvolgono dichiarazioni non presentate o frode.

Quali tipologie di attività vengono controllate più frequentemente?

Diversi fattori determinano quali attività sono più soggette ai controlli sulle imposte sulle vendite e sull'uso, tra cui la complessità delle transazioni, i ricavi complessivi e la natura dei beni e servizi. Ecco alcune categorie di attività che di solito vengono sottoposte a questi controlli:

• Attività di commercio al dettaglio ed e-commerce: gli elevati volumi di transazioni creano maggiori opportunità di errore e i venditori di e-commerce devono affrontare un'ulteriore complessità derivante dall'operare in più giurisdizioni fiscali.

• Aziende del settore edile: a seconda dello stato e delle circostanze, le aziende del settore edile non sono sempre responsabili del pagamento dell'imposta sulle vendite sui materiali da costruzione al momento dell'acquisto. I revisori esaminano attentamente se l'imposta sull'uso è stata debitamente pagata su tali articoli.

• Strutture di ristorazione: ristoranti e bar possono elaborare transazioni complesse che coinvolgono articoli imponibili e non imponibili. Queste transazioni li rendono più suscettibili agli errori e, di conseguenza, alle revisioni contabili.

• Concessionarie auto: la vendita di veicoli comporta ingenti importi di transazione e possibilmente permute, finanziamenti e contratti di assistenza. Questi sono tutti fattori che possono complicare la situazione fiscale. Di conseguenza, queste attività hanno maggiori probabilità di essere sottoposte a revisione.

• Aziende manifatturiere: i produttori spesso richiedono esenzioni fiscali per le materie prime e i macchinari acquisiti per la produzione. Questo li rende un obiettivo per i revisori che vogliono verificare che tali esenzioni siano legittime.

• Attività con elevati volumi di vendite esenti: le aziende che effettuano numerose vendite esenti da imposte, ad esempio a rivenditori o organizzazioni non profit, spesso attirano l'attenzione delle autorità fiscali.

• Attività recentemente acquisite, fuse o sottoposte a revisione: i cambiamenti di proprietà e i precedenti problemi di conformità aumentano entrambi la probabilità di revisioni successive.

Cause comuni di un audit dell'imposta sulle vendite

Al di là del tipo di settore, modelli specifici nei dati di un'attività e nella cronologia delle dichiarazioni possono spingere uno stato ad avviare un audit. I trigger comuni includono i seguenti:

• Lacune di nesso economico e registrazione: la mancata registrazione in uno stato in cui un'attività ha un obbligo fiscale è uno dei motivi principali per cui incorre in sanzioni da parte dei controlli sulle imposte sulle vendite e sull'uso. Molti stati hanno leggi sul nesso economico, per cui il superamento della soglia di vendite o transazioni di uno stato può creare un obbligo di registrazione e riscossione, anche in assenza di una presenza fisica in quel luogo.

• Cifre non corrispondenti tra le dichiarazioni: un audit dell'imposta sulle vendite si verifica spesso quando un'agenzia fiscale statale sospetta un'attività di aver sottostimato le vendite dichiarate o quando la dichiarazione dell'imposta sulle vendite presentata allo stato non corrisponde a quanto dichiarato all'IRS.

• Certificati di esenzione mancanti o non validi: certificati di esenzione mancanti, scaduti o incompleti vengono riscontrati spesso durante le verifiche. E se la documentazione non può essere prodotta, l'attività potrebbe essere ritenuta responsabile dell'imposta non pagata.

• Imposta sull'uso non dichiarata su grandi acquisti: le verifiche dell'imposta sull'uso derivano spesso da grandi acquisti di capitale che compaiono nei piani di ammortamento senza i corrispondenti pagamenti dell'imposta sull'uso.

• Cronologia delle dichiarazioni in ritardo o incoerente: gli stati considerano le dichiarazioni ripetutamente in ritardo come un segno di potenziale non conformità e potrebbero avviare un audit per indagare ulteriormente.

• Corrispondenze di dati di terze parti e tra agenzie: se un'attività non supera il processo di abbinamento automatizzato utilizzato da molti stati, l'errore risultante può attivare automaticamente una verifica. E molti stati condividono i dati di verifica con l'IRS o tra loro, in modo che un audit a livello federale o in uno stato possa portare a un audit di follow-up altrove.

• Audit precedente o cronologia ad alto rischio: le aziende che sono state precedentemente sottoposte a verifica da un dipartimento delle entrate statale o dall'IRS hanno maggiori probabilità di ricevere futuri avvisi di audit. Le attività basate sul contante come minimarket, ristoranti e appaltatori edili comportano un rischio di audit di base più elevato.

Poiché questi trigger sono in gran parte guidati dai dati, mantenere riconciliate le dichiarazioni dei redditi, l'imposta sulle vendite e l'imposta sull'uso (e aggiornare i certificati di esenzione) è uno dei modi più efficaci per aiutare a ridurre il rischio di audit prima ancora che arrivi un avviso.

Cosa succede durante un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso?

Durante un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso, un revisore conduce un esame completo delle attività finanziarie di un'attività rispetto alla riscossione e al pagamento di tali imposte. Ecco una descrizione del processo.

Documenti richiesti dal revisore

Il revisore inizia chiedendo questi documenti relativi alle vendite e agli acquisti dell'attività:

• Fatture: i revisori richiederanno le fatture per le vendite ai clienti e gli acquisti dai fornitori.

• Ordini di acquisto: esamineranno gli ordini di acquisto per verificare le transazioni e fare riferimenti incrociati alle fatture.

• Dichiarazioni dei redditi: i revisori vorranno anche esaminare le dichiarazioni delle imposte sulle vendite e sull'uso precedentemente presentate dall'attività.

• Certificati di esenzione: esamineranno i certificati di esenzione per convalidare eventuali vendite esenti da imposte.

• Record elettronici: i revisori vorranno vedere record elettronici come file di software di contabilità, fogli di calcolo e qualsiasi altro dato digitale che contenga informazioni finanziarie rilevanti.

In che modo il revisore controlla i record

Il revisore valuterà i documenti richiesti in uno dei seguenti modi:

• Revisione a campione: anziché esaminare attentamente ogni transazione, il revisore potrebbe valutare un campione rappresentativo, estrapolando il tasso di errore dal campione all'intero set di dati.

• Revisione riga per riga: potrebbero esaminare ogni transazione in dettaglio. Ciò è più comune per i controlli delle aziende più piccole con meno transazioni.

• Verifica di terze parti: il revisore potrebbe verificare le informazioni fornite dall'attività contattando clienti, fornitori o altre parti coinvolte nelle transazioni.

Cosa cerca il revisore

• Accuratezza dell'imposta sulle vendite: l'obiettivo principale di questo tipo di verifica è stabilire se l'attività ha correttamente riscosso l'imposta dai clienti presso il punto vendita.

• Conformità dell'imposta sull'uso: il revisore sta anche controllando se l'attività ha pagato l'imposta sull'uso per acquisti per i quali l'imposta sulle vendite non è stata riscossa, ad esempio articoli acquistati da fornitori fuori stato.

• Esenzioni e detrazioni: infine, il revisore verifica se le esenzioni richieste dall'attività sono valide e adeguatamente documentate.

Costi di un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso per le attività

L'impatto finanziario di un audit dell'imposta sulle vendite e sull'uso può essere considerevole ed espandersi oltre le passività fiscali. Oltre ai costi finanziari diretti, le verifiche richiedono spesso un'attenzione notevole da parte dei team interni per lunghi periodi. Il personale potrebbe essere distolto da altri progetti per raccogliere documenti, chiarire le operazioni o ricostruire transazioni passate. Questa perdita di tempo e concentrazione può avere un effetto a catena in tutta l'attività, inclusi i tempi dei progetti e altre attività relative alla conformità.

Ecco una panoramica dei costi in genere associati alle verifiche.

Costi finanziari

• Imposte arretrate e accertamenti aggiuntivi: una ripercussione immediata di un audit fallito è l'obbligo di pagare le imposte non pagate. Questo importo può variare da trascurabile a sostanziale, a seconda dell'entità della discrepanza. E se il revisore riscontra un pagamento insufficiente, ciò potrebbe portare a ulteriori accertamenti.

• Interessi: le imposte arretrate sono spesso accompagnate da interessi, che maturano separatamente dalle sanzioni. In California, ad esempio, il dipartimento delle imposte dello stato addebita interessi mensili sui pagamenti in ritardo. E in Texas, gli interessi iniziano a maturare 61 giorni dopo la data di scadenza. Poiché le tariffe e le regole variano in base allo stato e all'anno, un'attività deve confermare le cifre attuali con il dipartimento delle entrate del proprio stato.

• Sanzioni: insieme agli interessi, le sanzioni possono rendere l'importo totale dovuto sostanzialmente superiore all'imposta originale. Variano in base allo stato, ma spesso ammontano al 5-25% dell'imposta non pagata, a seconda del ritardo del pagamento. In California, l'attività deve pagare una commissione di recupero dei costi di riscossione se una passività rimane non pagata per oltre 90 giorni da un avviso di richiesta. E il controllore del Texas valuta una sanzione del 10% se l'imposta viene pagata più di 30 giorni dopo la data di scadenza. Come accennato in precedenza, queste cifre possono cambiare regolarmente.

• Spese legali e di consulenza: l'assunzione di consulenti o avvocati specializzati per superare il processo di audit può anche aumentare le spese. Nei casi estremi che comportano inesattezze sostanziali o prove di frode intenzionale, le aziende potrebbero anche dover affrontare azioni legali. Ciò può aumentare notevolmente questi costi.

Costi non finanziari

• Impegno in termini di tempo: prepararsi e sottoporsi a una verifica può essere un processo che richiede molto tempo, richiedendo uno sforzo considerevole da parte di titolari di attività e membri del personale. Questa attenzione deviata può influire sulle normali operazioni aziendali.

• Costo emotivo: i controlli possono anche abbassare il morale del personale, portando a una diminuzione della produttività e del benessere.

• Reputazione: se da una verifica emergono pratiche scorrette o si traducono in multe salate, ciò può danneggiare la reputazione di un'attività, con potenziali effetti a lungo termine sui flussi di ricavi.

Potenziali vantaggi

I controlli non sono sempre un costo netto. Se il revisore rileva che un'attività ha pagato in eccesso, l'attività potrebbe avere diritto a un rimborso. I revisori potrebbero anche offrire consigli sulla tenuta dei registri per aiutare l'azienda a migliorare le proprie pratiche contabili e fiscali in futuro, riducendo la probabilità o l'impatto di future verifiche.

L'effetto di un audit varierà in base a fattori quali le dimensioni dell'attività, la profondità delle irregolarità finanziarie scoperte e la durata dell'audit. Indipendentemente da ciò, gli impatti possono essere di vasta portata. Ciò rende ancora più importante per le aziende prepararsi.

Come prepararsi a un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso

La preparazione per un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso prevede più passaggi per garantire che i documenti finanziari siano in ordine e che ci si trovi nelle giuste condizioni per gestire l'esame.

• Organizza tutti i documenti pertinenti: prima della revisione contabile, raccogli tutti i documenti necessari. Tra questi vi sono le fatture, gli ordini di acquisto, le ricevute di vendita, i certificati di esenzione fiscale e qualsiasi altra documentazione finanziaria pertinente. Mantenere questi documenti organizzati faciliterà un accesso più rapido durante la revisione contabile, il che può accelerare la procedura.

• Esamina le dichiarazioni delle imposte sulle vendite e sull'uso: esamina le dichiarazioni delle imposte sulle vendite e sull'uso che hai presentato durante il periodo che sarà oggetto di revisione in modo da poter identificare potenziali problemi prima del revisore. Controlla la presenza di incongruenze o errori e apporta le dovute correzioni, se possibile.

• Controlla i certificati di esenzione: se le vendite esenti da imposte fanno parte della tua attività, assicurati di disporre di certificati di esenzione validi per ciascuna transazione. Ogni certificato deve essere completo, accurato e aggiornato per evitare inutili complicazioni.

• Convalida i pagamenti delle imposte sull'uso: esamina i tuoi registri per confermare di aver pagato l'imposta sull'uso su tutti gli acquisti applicabili da fornitori che non hanno riscosso l'imposta sulle vendite e di disporre di ricevute o di altra documentazione a riprova di tali pagamenti.

• Consulta un consulente fiscale: se hai dubbi sulle sfumature delle imposte sulle vendite e sull'uso, consulta un consulente fiscale o un contabile esperto in questo settore prima della revisione. Potrà esaminare i tuoi registri, fornirti una consulenza specializzata e interagire con l'autorità fiscale per tuo conto, se necessario.

• Conduci una pre-revisione: l'esecuzione di un'autorevisione prima di quella effettiva può aiutarti a identificare le aree problematiche. Un consulente fiscale può assisterti in questa fase simulando alcuni dei metodi che un revisore potrebbe utilizzare, come il campionamento di transazioni per individuare eventuali errori.

• Comprendi le procedure di revisione: acquisisci familiarità con le procedure che il revisore seguirà. Questo ti aiuterà a capire cosa aspettarti, cosa cercherà il revisore e come dovrai rispondere alle sue domande.

• Allestisci uno spazio designato per la revisione: stabilisci un luogo specifico all'interno dei locali della tua attività in cui si svolgerà la revisione, se questa avverrà di persona. Dovrebbe essere uno spazio tranquillo, lontano dalle operazioni quotidiane dell'attività, in cui il revisore possa lavorare indisturbato.

• Assegna un referente: nomina un membro del personale esperto che funga da collegamento tra la tua attività e il revisore. Questa persona deve avere familiarità con i tuoi processi finanziari e deve essere in grado di fornire un rapido accesso a tutti i documenti che il revisore potrebbe richiedere.

• Mantieni aperti i canali di comunicazione: mantieni una comunicazione aperta e cortese con il revisore durante l'intera procedura. Essere collaborativi e trasparenti può facilitare un'esperienza di revisione più fluida.

Sebbene quanto illustrato sia comune nella maggior parte delle revisioni delle imposte sulle vendite e sull'uso, ogni revisione può differire in base alla giurisdizione e all'obiettivo dell'autorità fiscale. Anche le nuove leggi e normative fiscali possono modificare la revisione, pertanto è importante tenersi aggiornati su questi cambiamenti. La prospettiva di una revisione potrebbe sembrare scoraggiante, ma un'adeguata preparazione può fare una grande differenza.

In che modo Stripe Tax può esserti d'aiuto

Stripe Tax riduce la complessità delle procedure di conformità fiscale per permetterti di dedicarti allo sviluppo della tua attività. Inizia a riscuotere le tasse a livello globale aggiungendo un'unica riga di codice alla tua integrazione esistente, facendo clic su un pulsante nella Dashboard o utilizzando la nostra potente API.

Stripe Tax ti aiuta a monitorare i tuoi obblighi e ti avvisa quando superi una soglia di registrazione per l'imposta sulle vendite in base alle tue transazioni Stripe. Inoltre, può registrarsi per riscuotere le imposte per tuo conto negli Stati Uniti, automatizzare le dichiarazioni statunitensi nella Dashboard e gestire le dichiarazioni globali tramite partner di fiducia. Stripe Tax calcola e riscuote automaticamente l'imposta sulle vendite, l'IVA e la GST su:

• beni e servizi digitali, tutti gli stati degli USA e in oltre 100 Paesi;
  
• beni fisici in tutti gli stati degli USA e in 42 Paesi.
  

Con Stripe Tax puoi:

• Capire dove registrarti e riscuotere le imposte scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle tue transazioni Stripe. Dopo aver effettuato la registrazione, bastano pochi secondi per attivare la riscossione delle imposte in un nuovo stato o Paese. Puoi iniziare a riscuotere le imposte aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente oppure con un semplice clic nella Dashboard di Stripe.

• Registrarti per il pagamento delle tasse: lascia che sia Stripe a gestire le tue registrazioni fiscali globali e approfitta di un processo semplificato che compila anticipatamente i dettagli della richiesta di registrazione, per risparmiare tempo e garantire la conformità alle normative locali.

• Riscuotere automaticamente le imposte: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte dovute, indipendentemente da cosa vendi e da dove lo vendi. Inoltre, supporta centinaia di prodotti e servizi ed è sempre al corrente delle aliquote fiscali e delle modifiche alle normative.

• Semplifica le dichiarazioni: Stripe Tax automatizza le dichiarazioni negli Stati Uniti nella Dashboard, con la tecnologia di TaxJar. Per le dichiarazioni a livello globale, Stripe Tax si integra perfettamente con i partner per le dichiarazioni, in modo che le tue dichiarazioni globali siano accurate e puntuali. Lascia che i nostri partner gestiscano le tue dichiarazioni, così potrai concentrarti sulla crescita della tua attività. Le dichiarazioni fiscali per gli Stati Uniti possono essere automatizzate nella Dashboard Stripe, con la tecnologia di TaxJar.

Scopri di più su Stripe Tax, oppure inizia oggi stesso.