Le autorità fiscali stanno intensificando gli sforzi per verificare la conformità delle attività e dispongono di capacità di analisi dei dati sempre più sofisticate. L'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti ha stimato che il tax gap, ovvero la differenza tra le tasse dovute e quelle pagate, sarà di 625 miliardi di dollari nel 2021 e le imposte sulle vendite e sull'uso costituiscono una parte considerevole di tale divario.

Questo maggiore controllo fiscale non è limitato alle grandi società. Anche le piccole e medie imprese si ritrovano sotto esame. La gestione dei controlli spesso richiede molto tempo e risorse, generando rischi finanziari e interruzioni delle operazioni per le attività.

La complessità delle leggi fiscali sulle vendite e sull'uso, che differiscono tra stati e regioni, aggiunge un ulteriore livello a questo problema. Le attività, in particolare quelle che operano in più stati o in ambito e-commerce, hanno maggiori difficoltà nel valutare in modo autonomo e con precisione i propri livelli di conformità. Anche un'attività che adotta solide pratiche contabili potrebbe comunque individuare delle lacune tramite un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso.

In questo articolo, esamineremo cosa sono i controlli sulle imposte sulle vendite e sull'uso, quali tipologie di attività sono più interessate, come vengono condotti e in che modo le attività possono prepararsi ad affrontarli.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso?
  
• Quali tipologie di attività vengono controllate più frequentemente?
  
• Cosa succede durante un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso?
  
• Costi di un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso per le attività
  
• Come prepararsi a un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso
  

Che cos'è un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso?

Un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso è un esame formale condotto da un'autorità fiscale governativa per verificare l'accuratezza dei registri fiscali, dei pagamenti e della conformità in relazione alle imposte sulle vendite e sull'uso di un'attività. Questa verifica valuta se un'attività ha riscosso, dichiarato e versato correttamente le imposte sulle vendite e sull'uso in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Quali tipologie di attività vengono controllate più frequentemente?

Diversi fattori determinano quali attività sono più soggette ai controlli sulle imposte sulle vendite e sull'uso, tra cui la complessità delle transazioni, i ricavi complessivi e la natura dei beni e servizi. Ecco alcune categorie di attività che di solito vengono sottoposte a questi controlli:

• Attività di commercio al dettaglio: i negozi che vendono direttamente ai clienti spesso sono soggetti a controlli. L'elevato volume di transazioni implica maggiori opportunità di errori o incoerenze nella riscossione delle imposte.

• Attività di e-commerce: le attività online hanno maggiori probabilità di essere sottoposte a controlli perché operano in diverse giurisdizioni e quindi gestiscono aliquote fiscali diverse, il che rende difficile garantire la conformità.

• Imprese edili: a seconda dello stato e delle circostanze, le imprese edili non sono sempre responsabili del pagamento dell'imposta sulle vendite per i materiali da costruzione al momento dell'acquisto. I revisori verificano attentamente se l'imposta sull'uso è stata pagata correttamente per tali articoli.

• Esercizi di ristorazione: ristoranti e bar possono avere transazioni complesse che coinvolgono articoli imponibili e non imponibili. Queste transazioni li rendono più soggetti a errori e, di conseguenza, ai controlli.

• Concessionarie di auto: la vendita di veicoli implica transazioni di grandi dimensioni e potrebbe comportare permute, finanziamenti e contratti di assistenza, tutti fattori che possono complicare la situazione fiscale. Pertanto, queste attività hanno maggiori probabilità di essere controllate.

• Imprese manifatturiere: i produttori spesso richiedono esenzioni fiscali per le materie prime e i macchinari acquistati per la produzione. Per questo motivo, i revisori desiderano verificare che tali esenzioni siano legittime.

• Attività con un elevato volume di vendite esentasse: le attività che effettuano molte vendite esenti da imposte, ad esempio a rivenditori o organizzazioni non profit, spesso attirano l'attenzione delle autorità fiscali sotto forma di controlli.

• Attività acquisite o fuse di recente: dopo un cambiamento di proprietà o struttura, le attività potrebbero essere sottoposte a controllo per garantire che tutte le passività fiscali siano state correttamente identificate e gestite in modo appropriato.

• Attività con problemi nei controlli precedenti: le attività che hanno subito sanzioni o rettifiche durante un controllo precedente hanno maggiori probabilità di essere nuovamente controllate per verificarne la conformità.

Nessuna attività è immune dalla possibilità di un controllo e il mantenimento di registri accurati e dettagliati è il modo migliore per mitigare i rischi potenziali e rendere il processo più gestibile. Se la tua attività rientra in una categoria spesso sottoposta a controlli, valuta la possibilità di collaborare con un consulente fiscale per ridurre al minimo i potenziali problemi.

Cosa succede durante un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso?

Durante un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso, un revisore conduce un esame completo delle attività finanziarie di un'attività rispetto alla riscossione e al pagamento di tali imposte. Ecco una descrizione del processo.

Richieste di documenti

Il revisore inizia chiedendo questi documenti relativi alle vendite e agli acquisti dell'attività:

• Fatture: i revisori richiederanno le fatture per le vendite ai clienti e gli acquisti dai fornitori.

• Ordini di acquisto: i revisori esamineranno gli ordini di acquisto per verificare le transazioni e fare controlli incrociati con le fatture.

• Dichiarazioni dei redditi: i revisori vorranno anche esaminare le dichiarazioni presentate precedentemente per le imposte sulle vendite e sull'uso.

• Certificati di esenzione: i revisori esamineranno i certificati di esenzione per convalidare eventuali vendite esentasse.

• Documenti elettronici: i revisori vorranno vedere documenti elettronici come file di software contabile, fogli di calcolo o qualsiasi altro dato digitale che contenga informazioni finanziarie rilevanti.

Metodi d'esame

Il revisore valuterà i documenti richiesti in uno dei seguenti modi:

• Controlli a campione: invece di esaminare ogni transazione, il revisore potrebbe valutare un campione rappresentativo, estrapolando il tasso di errore dal campione all'intero set di dati.

• Revisione riga per riga: il revisore può esaminare ciascuna transazione in dettaglio. Questo metodo è più comune per i controlli su piccole imprese con un minor numero di transazioni.

• Verifica di terze parti: il revisore potrebbe verificare le informazioni fornite dall'attività contattando clienti, fornitori o altre parti coinvolte nelle transazioni.

Obiettivi del controllo

• Precisione dell'imposta sulle vendite: l'obiettivo principale di questo tipo di controllo è determinare se l'attività ha riscosso correttamente le imposte dai clienti nell'ambiente point of sale.

• Conformità dell'imposta sull'uso: il revisore verifica anche se l'attività ha pagato l'imposta sull'uso per gli acquisti su cui non è stata riscossa l'imposta sulle vendite, come nel caso di articoli acquistati da fornitori fuori dallo stato.

• Esenzioni e detrazioni: infine, il revisore verifica se le esenzioni richieste dall'attività sono valide e adeguatamente documentate.

Risultati e conseguenze

• Sanzioni e tasse aggiuntive: se il revisore rileva pagamenti insufficienti, l'attività è solitamente tenuta a pagare gli importi in sospeso più interessi ed eventualmente sanzioni.

• Rimborsi: al contrario, se il revisore rileva un pagamento in eccesso, l'attività potrebbe avere diritto a un rimborso.

• Raccomandazioni sulla tenuta dei registri: i revisori potrebbero offrire consigli per migliorare le pratiche contabili e fiscali dell'attività.

• Azioni legali: in casi estremi che coinvolgono inesattezze sostanziali o prove di frode intenzionale, le attività potrebbero dover affrontare conseguenze legali.

Sebbene un controllo possa essere stressante, una corretta tenuta dei registri e una comunicazione aperta con il revisore faciliteranno il processo. Le attività spesso chiedono consulenza ad esperti fiscali per prepararsi per i controlli e chiarire i loro diritti e responsabilità durante l'esame.

Costi di un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso per le attività

L'impatto finanziario di un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso può essere considerevole ed estendersi oltre le passività fiscali. Oltre ai costi finanziari diretti, deve essere considerato anche l'impiego delle risorse. I controlli spesso richiedono una notevole attenzione da parte dei team interni per periodi prolungati. Il personale potrebbe essere rimosso da altri progetti per raccogliere documenti, chiarire operazioni o ricostruire transazioni passate. Questa perdita di tempo e concentrazione può avere effetti a catena su tutta l'attività, comprese le tempistiche dei progetti e altre attività legate alla conformità.

Ecco una descrizione dei costi che i controlli in genere implicano:

Costi finanziari

• Imposte arretrate: una conseguenza immediata di un controllo non superato è l'obbligo di pagare eventuali tasse non versate. Tale importo può essere trascurabile o sostanziale, a seconda dell'entità della discrepanza.
  
• Sanzioni e interessi: le imposte arretrate sono spesso accompagnate da sanzioni e interessi, costi aggiuntivi che possono rendere l'importo totale notevolmente superiore all'imposta originaria dovuta.
  
• Spese legali e di consulenza: anche l'assunzione di consulenti o avvocati specializzati per sostenere il processo di controllo può aumentare le spese.
  

Costi non finanziari

• Impegno in termini di tempo: la preparazione e lo svolgimento di un controllo può essere un processo dispendioso in termini di tempo, che richiede uno sforzo considerevole da parte dei titolari delle attività e dei membri del personale. Questa necessità di concentrarsi sui controlli può influenzare le normali operazioni aziendali.
  
• Implicazioni emotive: i controlli possono anche mettere a dura prova il morale del personale, causando un calo della produttività e del benessere.
  
• Reputazione: se un controllo rileva pratiche improprie o comporta multe salate, può lasciare una macchia sulla reputazione di un'attività, con potenziali effetti a lungo termine sui flussi di ricavi.
  

L'impatto di un controllo varierà a seconda di fattori quali le dimensioni dell'attività, l'entità delle irregolarità finanziarie rilevate e la durata del controllo. In ogni caso, gli effetti possono essere significativi, pertanto è ancora più importante che le attività si preparino.

Come prepararsi a un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso

La preparazione per un controllo sulle imposte sulle vendite e sull'uso prevede più passaggi per garantire che i documenti finanziari siano in ordine e che ci si trovi nelle giuste condizioni per gestire l'esame.

• Organizza tutti i documenti rilevanti: prima del controllo, raccogli tutti i documenti necessari. Questi includono fatture, ordini di acquisto, ricevute di vendita, certificati di esenzione fiscale e qualsiasi altro documento finanziario rilevante. Se questi documenti sono organizzati, accedervi durante il controllo sarà più semplice, accelerando il processo.

• Esamina le dichiarazioni per le imposte sulle vendite e sull'uso: controlla le dichiarazioni per le imposte sulle vendite e sull'uso che hai presentato durante il periodo che verrà controllato in modo da poter identificare potenziali problemi prima che lo faccia il revisore. Verifica eventuali incongruenze o errori e, se possibile, apporta le correzioni necessarie.

• Controlla i certificati di esenzione: se le vendite esentasse fanno parte della tua attività, assicurati di disporre di certificati di esenzione validi per ogni transazione. Ogni certificato deve essere completo, accurato e aggiornato per evitare complicazioni inutili.

• Convalida i pagamenti delle imposte sull'uso: esamina i registri per confermare di aver pagato l'imposta sull'uso su tutti gli acquisti applicabili da fornitori che non riscuotevano l'imposta sulle vendite e che disponi di ricevute o altra documentazione per dimostrare tali pagamenti.

• Consulta un consulente fiscale: se non sei sicuro di conoscere tutti i requisiti delle imposte sulle vendite e sull'uso, consulta un consulente fiscale o un contabile esperto in questo settore prima del controllo. Questi professionisti possono esaminare i documenti, fornire una guida esperta e interagire con l'autorità fiscale per tuo conto, se necessario.

• Esegui un controllo preliminare: eseguire un'autovalutazione prima del controllo vero e proprio può aiutare a identificare le aree problematiche. Un consulente fiscale può fornire assistenza in questo senso simulando alcuni dei metodi che un revisore potrebbe utilizzare, come l'esame a campione delle transazioni per rilevare eventuali errori.

• Studia le procedure di controllo: acquisisci familiarità con le procedure che il revisore seguirà. Questo ti aiuterà a capire cosa aspettarti, cosa cercherà il revisore e come dovresti rispondere alle sue domande.

• Definisci uno spazio designato per il controllo: stabilisci un posto specifico all'interno dei locali aziendali in cui avrà luogo il controllo se si svolgerà di persona. Dovrebbe trattarsi di uno spazio tranquillo, lontano dalle operazioni aziendali quotidiane, in cui il revisore possa lavorare indisturbato.

• Assegna una persona di riferimento: nomina un membro del personale esperto che funga da collegamento tra la tua attività e il revisore. Questa persona dovrebbe conoscere bene i processi finanziari ed essere in grado di fornire un rapido accesso a tutti i documenti che il revisore potrebbe richiedere.

• Mantieni aperte le linee di comunicazione: mantieni una comunicazione aperta ed educata con il revisore durante tutto il processo. Un approccio cooperativo e trasparente può facilitare un'esperienza di controllo senza problemi.

Sebbene gli aspetti trattati siano comuni alla maggior parte dei controlli sulle imposte sulle vendite e sull'uso, ciascun controllo può differire in base alla giurisdizione e all'attenzione dell'autorità fiscale. Anche nuove leggi e regolamenti fiscali possono modificare il panorama dei controlli, quindi è importante rimanere aggiornati su questi cambiamenti. La prospettiva di un controllo potrebbe sembrare opprimente, ma una preparazione adeguata può fare una grande differenza.