Una auditoría del impuesto sobre las ventas es una revisión formal que lleva a cabo una autoridad fiscal estatal para verificar que tu empresa haya cobrado, declarado y remitido correctamente los impuestos sobre las ventas y el uso. Las autoridades fiscales están intensificando sus esfuerzos para auditar a las empresas en cuanto al cumplimiento de la normativa, y tienen capacidades de análisis de datos cada vez más sofisticadas. El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) estimó que la brecha fiscal (la diferencia entre los impuestos adeudados y los pagados) fue de $696,000 millones en 2022, y los impuestos sobre las ventas y el uso representan una parte considerable de ella.

El mayor escrutinio de impuestos no se limita a las grandes corporaciones. También se está monitoreando a las pequeñas y medianas empresas. A menudo, las auditorías requieren mucho tiempo y recursos para gestionarse, lo que genera riesgos financieros e interrupciones operativas para las empresas.

La complejidad de las leyes del impuesto sobre las ventas y el uso, que difieren según el estado y el municipio, agrega otra capa a este problema. A las empresas, en especial aquellas con operaciones en varios estados o de comercio electrónico, les resulta más difícil autoevaluar sus niveles de cumplimiento de la normativa con precisión. Incluso una empresa que utilice prácticas contables sólidas podría encontrar brechas a través de una auditoría de impuestos sobre las ventas y el uso.

A continuación, explicaremos qué son las auditorías de impuestos sobre las ventas y el uso, qué tipos de empresas se ven más afectados, cómo se llevan a cabo y cómo pueden prepararse las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Qué tipos de empresas se auditan con mayor frecuencia?
  
• Desencadenantes comunes de una auditoría del impuesto sobre las ventas
  
• ¿Qué ocurre durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso?
  
• Costo de una auditoría de impuestos sobre las ventas y el uso para las empresas
  
• Cómo prepararse para una auditoría de impuestos sobre las ventas y el uso
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Una auditoría del impuesto sobre las ventas y sobre el uso es un examen formal realizado por una autoridad fiscal gubernamental para verificar la precisión de los registros, pagos y cumplimiento del impuesto sobre las ventas y sobre el uso de una empresa. Esta revisión evalúa si la empresa ha cobrado, declarado y remitido adecuadamente los impuestos sobre las ventas y sobre el uso de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

El plazo de prescripción sobre la antigüedad con la que una autoridad fiscal puede auditar los registros del impuesto sobre las ventas y sobre el uso depende del estado, pero generalmente es de 3 a 4 años desde la fecha de presentación. Este período puede extenderse o eliminarse por completo en los casos que involucran declaraciones no presentadas o fraude.

¿Qué tipos de empresas se auditan con más frecuencia?

Existen varios factores que influyen en qué empresas son más propensas a las auditorías fiscales sobre las ventas y el consumo, como la complejidad de sus transacciones, sus ingresos totales y la naturaleza de sus bienes y servicios. Estas son algunas de las categorías de empresas que suelen estar sujetas a estas auditorías:

• Empresas minoristas y de comercio electrónico: los altos volúmenes de transacciones crean más oportunidades de error, y los vendedores de comercio electrónico enfrentan una mayor complejidad por operar en múltiples jurisdicciones fiscales.

• Empresas de construcción: según el estado y las circunstancias, las empresas de construcción no siempre son responsables de pagar el impuesto sobre las ventas sobre los materiales de construcción al momento de la compra. Los auditores examinan de cerca si el impuesto sobre el uso se pagó correctamente sobre esos artículos.

• Establecimientos de alimentos y bebidas: los restaurantes y bares pueden procesar transacciones complejas que involucran artículos sujetos y no sujetos a impuestos. Estas transacciones los hacen más susceptibles a errores y, en consecuencia, a auditorías.

• Concesionarios de automóviles: la venta de vehículos implica grandes montos de transacciones y posiblemente intercambios, financiamiento y contratos de servicio. Todos estos son factores que pueden complicar la situación fiscal. Por lo tanto, estas empresas tienen más probabilidades de ser auditadas.

• Empresas de fabricación: los fabricantes a menudo reclaman exenciones fiscales para materias primas y maquinaria adquiridas para la producción. Esto los convierte en un foco para los auditores que desean verificar que estas exenciones sean legítimas.

• Empresas con altos volúmenes de ventas exentas: las empresas que realizan muchas ventas exentas de impuestos, como a revendedores u organizaciones sin fines de lucro, a menudo atraen la atención de las autoridades fiscales.

• Empresas adquiridas, fusionadas o auditadas recientemente: los cambios de propiedad y los problemas previos de cumplimiento de la normativa aumentan la probabilidad de auditorías de seguimiento.

Desencadenantes comunes de una auditoría del impuesto sobre las ventas

Más allá del tipo de sector, los patrones específicos en los datos y el historial de presentaciones de una empresa pueden hacer que un estado inicie una auditoría. Los desencadenantes comunes incluyen los siguientes:

• Brechas de nexo y registro: No registrarse en un estado en el que una empresa tiene una obligación de impuestos es uno de los motivos principales por los que incurre en multas de auditorías de impuestos sobre las ventas y el uso. Muchos estados tienen leyes de nexo económico, por lo que exceder el umbral de ventas o transacciones de un estado puede crear una obligación de registro y cobro, incluso sin una presencia física allí.

• Cifras discrepantes en las declaraciones: A menudo, se produce una auditoría del impuesto sobre las ventas cuando una agencia de impuestos estatal sospecha que una empresa subestima sus ventas declaradas o cuando la declaración del impuesto sobre las ventas que se presentó ante el estado no coincide con lo que se declaró al IRS.

• Certificados de exención faltantes o no válidos: En las auditorías, a menudo se encuentran certificados de exención faltantes, vencidos o incompletos. Y, si no se puede presentar la documentación, se podría considerar a la empresa como responsable por el impuesto impago.

• Impuesto sobre el uso no declarado en compras grandes: A menudo, las auditorías de impuestos sobre el uso se derivan de compras de capital grandes que aparecen en los programas de depreciación sin los pagos de impuestos sobre el uso correspondientes.

• Historial de presentaciones atrasado o inconsistente: Los estados consideran las presentaciones atrasadas repetidas como un signo de posible incumplimiento de la normativa y podrían iniciar una auditoría para investigar más a fondo.

• Coincidencias de datos de terceros y entre agencias: Si una empresa no aprueba el proceso de coincidencia automatizado que utilizan muchos estados, el error resultante puede desencadenar de forma automática una auditoría. Y muchos estados comparten los datos de auditoría con el IRS o entre sí, por lo que una auditoría a nivel federal o en un estado puede dar lugar a una auditoría de seguimiento en otro lugar.

• Auditoría previa o historial de alto riesgo: Las empresas que fueron auditadas anteriormente por un departamento de ingresos estatal o por el IRS tienen más probabilidades de recibir avisos de auditoría en el futuro. Las empresas que se basan en efectivo, como las tiendas de conveniencia, los restaurantes y los contratistas de la construcción, conllevan un mayor riesgo base de auditoría.

Debido a que estos desencadenantes están impulsados en gran medida por datos, mantener conciliadas las declaraciones del impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el uso y el impuesto a las ganancias (y los certificados de exención actualizados) es una de las formas más efectivas de ayudar a reducir el riesgo de auditoría antes de que llegue un aviso.

¿Qué sucede durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo, un auditor realiza un examen exhaustivo de las actividades financieras de una empresa relacionadas con la recaudación y el pago de estos impuestos. A continuación, te mostramos el proceso:

Documentos que solicitará el auditor

El auditor comienza solicitando estos documentos que hacen referencia a las compras y ventas de la empresa:

• Facturas: Los auditores solicitarán facturas de ventas a clientes y de compras a proveedores.

• Órdenes de compra: Examinarán las órdenes de compra para verificar las transacciones y hacer referencias cruzadas de las facturas.

• Declaraciones de impuestos: Los auditores también querrán consultar las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el uso que la empresa presentó anteriormente.

• Certificados de exención: Examinarán los certificados de exención para validar cualquier venta libre de impuestos.

• Registros electrónicos: Los auditores querrán ver registros electrónicos, como archivos de software de contabilidad, registros de hojas de cálculo y cualquier otro dato digital que contenga información financiera relevante.

Cómo revisa tus registros el auditor

El auditor evaluará los documentos solicitados de una de las siguientes maneras:

• Auditoría de muestras: En lugar de examinar minuciosamente cada transacción, el auditor podría evaluar una muestra representativa, y extrapolar la tasa de error de la muestra a todo el conjunto de datos.

• Revisión línea por línea: Podrían examinar cada transacción en detalle. Esto es más común en auditorías de empresas más pequeñas con menos transacciones.

• Verificación de terceros: El auditor podría verificar la información que proporciona la empresa poniéndose en contacto con clientes, proveedores u otras partes involucradas en las transacciones.

Qué busca el auditor

• Precisión del impuesto sobre las ventas: El objetivo principal de este tipo de auditoría es determinar si la empresa les ha cobrado correctamente los impuestos a los clientes en el punto de venta.

• Cumplimiento de la normativa del impuesto sobre el uso: El auditor también comprueba si la empresa pagó el impuesto sobre el uso para las compras en las que no se cobró el impuesto sobre las ventas, como los artículos que se compraron a proveedores de otros estados.

• Exenciones y deducciones: Por último, el auditor verifica si las exenciones que reclama la empresa son válidas y están documentadas de manera adecuada.

Costo de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo para las empresas

El impacto financiero de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso puede ser considerable y expandirse más allá de las obligaciones de impuestos. Aparte de los costos financieros directos, a menudo, las auditorías exigen mucha atención de los equipos internos durante un tiempo prolongado. Es posible que se retire al personal de otros proyectos para recopilar documentos, aclarar operaciones o reconstruir transacciones pasadas. Esta pérdida de tiempo y concentración puede tener un efecto dominó en toda la empresa, incluso en los plazos de los proyectos y en otras actividades relacionadas con el cumplimiento de la normativa.

Este es un resumen de los costos típicamente asociados con las auditorías.

Costos financieros

• Impuestos atrasados y evaluaciones adicionales: Una repercusión inmediata de una auditoría no aprobada es la obligación de pagar cualquier impuesto impago. Este monto puede variar de insignificante a sustancial, según la escala de la discrepancia. Y, si el auditor encuentra un pago inferior, eso podría dar lugar a evaluaciones adicionales.

• Intereses: A menudo, los impuestos atrasados van acompañados de intereses, que se acumulan por separado de las multas. En California, por ejemplo, el departamento de impuestos del estado cobra intereses mensuales sobre los pagos atrasados. Y en Texas, los intereses comienzan a acumularse 61 días después de la fecha de vencimiento. Debido a que las tasas y las reglas cambian según el estado y el año, una empresa debe confirmar las cifras actuales con el departamento de ingresos de su estado.

• Multas: Junto con los intereses, las multas pueden hacer que el monto total adeudado sea sustancialmente superior al del impuesto original. Varían según el estado, pero a menudo son del 5 % al 25 % del impuesto impago, según el retraso del pago. En California, la empresa debe pagar una tarifa de recuperación de costos de cobro una vez que una obligación permanece impaga por más de 90 días después de un aviso de demanda. Y el contralor de Texas evalúa una multa del 10 % si el impuesto se paga más de 30 días después de la fecha de vencimiento. Como se mencionó anteriormente, estas cifras pueden cambiar con regularidad.

• Honorarios legales y de consultoría: Contratar a consultores o abogados especializados para superar el proceso de auditoría también puede sumar gastos. En casos extremos que impliquen inexactitudes sustanciales o evidencia de fraude intencional, las empresas también podrían enfrentarse a acciones legales. Eso puede aumentar estos costos de forma considerable.

Costos no financieros

• Compromiso de tiempo: Prepararse y pasar por una auditoría puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y exige un esfuerzo considerable de los propietarios de empresas y miembros del personal. Esta desviación de la atención puede afectar las operaciones habituales de la empresa.

• Costo emocional: Las auditorías también pueden reducir la moral del personal, lo que conduce a una disminución de la productividad y el bienestar.

• Reputación: Si una auditoría encuentra prácticas inadecuadas o da lugar a multas considerables, eso puede dañar la reputación de una empresa, con posibles efectos a largo plazo en los flujos de ingresos.

Posibles ventajas

Las auditorías no siempre son un costo neto. Si el auditor determina que una empresa pagó de más, esta podría cumplir con los requisitos para recibir un reembolso. Los auditores también podrían ofrecer recomendaciones para el mantenimiento de registros que ayuden a la empresa a mejorar sus prácticas contables y de impuestos en el futuro, lo que reduce la probabilidad o el impacto de futuras auditorías.

El efecto de una auditoría variará según factores como el tamaño de la empresa, la profundidad de las irregularidades financieras descubiertas y la duración de la auditoría. De todos modos, los impactos pueden ser de gran alcance. Eso hace que sea aún más importante para las empresas prepararse.

Cómo prepararse para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo

La preparación para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo implica varios pasos para asegurar que tus registros financieros están en orden y que cuentas con los medios para manejar el escrutinio.

• Organiza todos los documentos relevantes: antes de la auditoría, reúne todos los documentos necesarios. Estos incluyen facturas, órdenes de compra, recibos de venta, certificados de exención de impuestos y cualquier otro registro financiero pertinente. Mantener estos documentos organizados facilitará el acceso durante la auditoría, lo que puede acelerar el proceso.

• Revisa las declaraciones del impuesto sobre las ventas y sobre el uso: examina las declaraciones del impuesto sobre las ventas y sobre el uso que presentaste durante el período que será auditado para que puedas identificar posibles problemas antes de que lo haga el auditor. Busca cualquier inconsistencia o error y realiza correcciones, si es posible.

• Revisa los certificados de exención: si las ventas libres de impuestos son parte de tu empresa, asegúrate de tener certificados de exención válidos para cada transacción. Cada certificado debe estar completo, ser preciso y estar actualizado para evitar complicaciones innecesarias.

• Valida los pagos del impuesto sobre el uso: revisa tus registros para confirmar que pagaste el impuesto sobre el uso en todas las compras correspondientes de proveedores que no cobraron el impuesto sobre las ventas y que tienes los recibos u otra documentación que demuestre estos pagos.

• Consulta a un asesor fiscal: si tienes dudas sobre los matices del impuesto sobre las ventas y sobre el uso, consulta a un asesor fiscal o contador con experiencia en esta área antes de la auditoría. Ellos pueden revisar tus registros, brindar orientación experta e interactuar con la autoridad fiscal en tu nombre, si es necesario.

• Realiza una preauditoría: llevar a cabo una autoauditoría antes de la auditoría real puede ayudar a identificar áreas problemáticas. Un asesor fiscal puede ayudar con esto simulando algunos de los métodos que un auditor podría utilizar, como el muestreo de transacciones en busca de errores.

• Comprende los procedimientos de auditoría: familiarízate con los procedimientos que seguirá el auditor. Esto te ayudará a comprender qué esperar, qué buscará el auditor y cómo debes responder a sus consultas.

• Establece un espacio designado para la auditoría: establece una ubicación específica dentro de las instalaciones de tu empresa donde se llevará a cabo la auditoría si se realiza en persona. Este debe ser un espacio tranquilo, alejado de las operaciones comerciales diarias, donde el auditor pueda trabajar sin interrupciones.

• Asigna una persona de contacto: nombra a un miembro del personal bien informado para que sirva de enlace entre tu empresa y el auditor. Esta persona debe estar familiarizada con tus procesos financieros y ser capaz de proporcionar acceso rápido a cualquier documento que el auditor pueda solicitar.

• Mantén abiertas las líneas de comunicación: mantén una comunicación abierta y educada con el auditor durante todo el proceso. Ser cooperativo y transparente puede facilitar una experiencia de auditoría más fluida.

Aunque lo que hemos cubierto es común en la mayoría de las auditorías del impuesto sobre las ventas y sobre el uso, cada auditoría puede diferir según la jurisdicción y el enfoque de la autoridad fiscal. Las nuevas leyes y regulaciones fiscales también pueden cambiar la auditoría, por lo que es importante mantenerse al día con estos cambios. La perspectiva de una auditoría puede parecer abrumadora, pero una preparación adecuada puede marcar una gran diferencia.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa. Para comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo, solo debes agregar una única línea de código a tu integración existente, hacer clic en un botón del Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a controlar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro fiscal basado en tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en los EE. UU., automatizar las declaraciones en EE. UU. en el Dashboard y gestionar las declaraciones globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos basados en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplifica las declaraciones fiscales: Stripe Tax automatiza las declaraciones de EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones globales, Stripe Tax se integra perfectamente con socios de presentación, por lo que tus declaraciones globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus declaraciones para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Las declaraciones fiscales de EE. UU. se pueden automatizar en el Dashboard de Stripe, con la tecnología de TaxJar.

Obtén más información sobre Stripe Tax o empieza hoy.