Grundlegendes zu Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfungen: Wie sie funktionieren, wer am meisten gefährdet ist und wie man sich vorbereitet

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung?
  3. Welche Arten von Unternehmen werden am häufigsten geprüft?
  4. Wie läuft eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung ab?
    1. Benötigte Dokumente
    2. Untersuchungsmethoden
    3. Ziele der Prüfung
    4. Ergebnisse und Konsequenzen
  5. Kosten einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung für Unternehmen
    1. Finanzielle Kosten
    2. Nichtfinanzielle Kosten
  6. So bereiten Sie sich auf eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung vor

Steuerbehörden verstärken ihre Bemühungen, Unternehmen auf Einhaltung der Vorschriften zu prüfen, und sie verfügen dazu über immer ausgefeiltere Möglichkeiten der Datenanalyse. Die US-amerikanische Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) schätzte die Steuerlücke – die Differenz zwischen geschuldeten und gezahlten Steuern – auf 625 Mrd. Dollar im Jahr 2021, wobei die Verkaufs- und Gebrauchssteuern einen beträchtlichen Teil dieser Lücke ausmachten.

Die verschärfte Steuerprüfung ist nicht auf Großunternehmen beschränkt. Auch die kleinen und mittelständischen Unternehmen werden unter die Lupe genommen. Prüfungen sind oft mit einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden, was zu finanziellen Risiken und betrieblichen Störungen für Unternehmen führt.

Die Komplexität der Gesetze zur Verkaufs- und Gebrauchssteuer, die sich je nach Bundesstaat und Gemeinde unterscheiden, macht dieses Problem noch vielschichtiger. Für Unternehmen, insbesondere für solche, die in mehreren Bundesstaaten oder im E-Commerce tätig sind, wird es immer schwieriger, sicherzustellen, dass die Vorschriften korrekt eingehalten werden. Selbst bei einem Unternehmen mit solider Buchhaltung können bei einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung immer noch Lücken gefunden werden.

Im Folgenden erläutern wir, was Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfungen sind, welche Arten von Unternehmen am meisten davon betroffen sind, wie diese Prüfungen durchgeführt werden und wie sich Unternehmen darauf vorbereiten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung?
  • Welche Arten von Unternehmen werden am häufigsten geprüft?
  • Wie läuft eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung ab?
  • Kosten einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung für Unternehmen
  • So bereiten Sie sich auf eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung vor

Was ist eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung?

Eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung ist eine formelle Prüfung, die von einer staatlichen Steuerbehörde durchgeführt wird, um die Richtigkeit der Verkaufs- und Gebrauchssteueraufzeichnungen eines Unternehmens, der Zahlungen und der Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen. Bei dieser Prüfung wird beurteilt, ob ein Unternehmen die Verkaufs- und Gebrauchssteuern gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften ordnungsgemäß erhoben, gemeldet und abgeführt hat.

Welche Arten von Unternehmen werden am häufigsten geprüft?

Welche Unternehmen am ehesten von Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfungen betroffen sind, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, darunter die Komplexität ihrer Transaktionen, ihr Gesamtumsatz und die Art ihrer Waren und Dienstleistungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Kategorien von Unternehmen vor, die üblicherweise Gegenstand dieser Prüfungen sind:

  • Einzelhandelsgeschäfte: Geschäfte, die direkt an Kunden/Kundinnen verkaufen, werden oft überprüft. Das hohe Transaktionsvolumen birgt mehr Möglichkeiten für Fehler oder Unstimmigkeiten bei der Steuererhebung.

  • E-Commerce-Unternehmen: Online-Unternehmen sehen sich eher mit Prüfungen konfrontiert, da sie in verschiedenen Ländern tätig sind und daher unterschiedliche Steuersätze anwenden müssen, was die Einhaltung der Vorschriften erschwert.

  • Bauunternehmen: Je nach Bundesstaat und Umständen sind Bauunternehmen nicht immer für die Zahlung der Umsatzsteuer auf Baumaterialien zum Zeitpunkt des Kaufs verantwortlich. Die Prüfer/innen untersuchen genau, ob die Gebrauchssteuer für solche Gegenstände ordnungsgemäß bezahlt wurde.

  • Lebensmittel- und Getränkehandel: Restaurants und Bars können komplexe Transaktionen tätigen, die steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Posten beinhalten. Diese Transaktionen machen sie anfälliger für Fehler und folglich auch für Prüfungen.

  • Autohäuser: Der Verkauf von Fahrzeugen ist mit großen Transaktionsbeträgen verbunden und kann auch Inzahlungnahmen, Finanzierungen und Serviceverträge beinhalten. Dies sind Faktoren, die die Steuersituation potenziell verkomplizieren, weshalb diese Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit einer Prüfung unterzogen werden.

  • Verarbeitende Unternehmen: Hersteller beantragen oft Steuerbefreiungen für Rohstoffe und Maschinen, die für die Produktion erworben wurden. Dadurch stehen sie im Fokus von Prüferinnen und Prüfern, die die Rechtmäßigkeit dieser Ausnahmen überprüfen wollen.

  • Unternehmen mit einem hohen Volumen an steuerbefreiten Verkäufen: Unternehmen, die viele steuerbefreite Verkäufe tätigen, etwa an Wiederverkäufer/innen oder gemeinnützige Organisationen, sind oft in Form von Prüfungen im Fokus der Steuerbehörden.

  • Kürzlich übernommene oder fusionierte Unternehmen: Nach einer Änderung der Eigentumsverhältnisse oder der Firmenstruktur werden Unternehmen oft geprüft, um sicherzustellen, dass alle Steuerverbindlichkeiten korrekt ermittelt wurden und angemessen verwaltet werden.

  • Unternehmen mit Problemen bei früheren Prüfungen: Unternehmen, die bei einer früheren Prüfung mit Strafzahlungen oder Anpassungen konfrontiert waren, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit erneut geprüft, um die Einhaltung der Vorschriften zu kontrollieren.

Kein Unternehmen ist vor der Möglichkeit einer Prüfung gefeit und das Führen genauer und gründlicher Aufzeichnungen ist der beste Weg, um potenzielle Risiken zu mindern und den Vorgang handhabbarer zu machen. Wenn Ihr Unternehmen in eine Kategorie fällt, die häufig geprüft wird, sollten Sie mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zusammenarbeiten, um mögliche Probleme zu minimieren.

Wie läuft eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung ab?

Bei einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung führt eine Prüferin oder ein Prüfer eine umfassende Untersuchung der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens im Zusammenhang mit der Erhebung und Zahlung dieser Steuern durch. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über den Ablauf.

Benötigte Dokumente

Die Prüferin oder der Prüfer fragt zunächst nach Dokumenten, die sich auf die Verkäufe und Einkäufe des Unternehmens beziehen:

  • Rechnungen: Die Prüfer/innen werden Rechnungen für Verkäufe an Kunden/Kundinnen und Einkäufe von Lieferanten anfordern.

  • Bestellungen: Die Prüfer/innen sehen sich die Bestellungen an, um die Transaktionen zu überprüfen und mit den Rechnungen abzugleichen.

  • Steuererklärungen: Die Prüfer/innen werden auch einen Blick auf die früher eingereichten Verkaufs- und Gebrauchssteuererklärungen des Unternehmens werfen wollen.

  • Befreiungsbescheinigungen: Die Prüfer/innen werden die Befreiungsbescheinigungen prüfen, um alle steuerfreien Verkäufe zu bestätigen.

  • Elektronische Aufzeichnungen: Die Prüfer/innen werden elektronische Aufzeichnungen wie Buchhaltungssoftwaredateien, Tabellenkalkulationen oder andere digitale Daten mit relevanten Finanzinformationen einsehen wollen.

Untersuchungsmethoden

Die Prüferin oder der Prüfer wird die angeforderten Dokumente auf eine der folgenden Arten bewerten:

  • Stichprobenprüfung: Anstatt jede Transaktion zu prüfen, kann die Prüferin oder der Prüfer eine repräsentative Stichprobe bewerten und die Fehlerquote von der Stichprobe auf den gesamten Datensatz hochrechnen.

  • Zeilenweise Überprüfung: Die Prüferin oder der Prüfer kann jede Transaktion im Detail untersuchen. Dies ist bei Prüfungen von kleineren Unternehmen mit weniger Transaktionen häufiger der Fall.

  • Verifizierung durch Dritte: Die Prüferin oder der Prüfer könnte die vom Unternehmen bereitgestellten Informationen durch Kontaktaufnahme mit Kunden/Kundinnen, Lieferanten oder anderen an den Transaktionen beteiligten Parteien verifizieren.

Ziele der Prüfung

  • Genauigkeit der Verkaufssteuer: Bei dieser Art von Prüfung geht es in erster Linie darum, festzustellen, ob das Unternehmen die entsprechende Steuer korrekt von den Kunden/Kundinnen am Verkaufsort erhoben hat.

  • Einhaltung der Gebrauchssteuer: Die Prüferin oder der Prüfer prüft auch, ob das Unternehmen Gebrauchssteuer für Einkäufe gezahlt hat, auf die keine Verkaufssteuer erhoben wurde, z. B. für Artikel, die von Lieferanten außerhalb des Bundesstaates gekauft wurden.

  • Steuerbefreiungen und Abzüge: Schließlich prüft die Prüferin oder der Prüfer, ob die vom Unternehmen geltend gemachten Steuerbefreiungen gültig und ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Ergebnisse und Konsequenzen

  • Zusätzliche Steuern und Bußgelder: Wenn die Prüferin oder der Prüfer eine Unterzahlung feststellt, muss das Unternehmen in der Regel die ausstehenden Beträge zuzüglich Zinsen und möglicherweise Strafgebühren nachzahlen.

  • Rückerstattungen: Wenn die Prüferin oder der Prüfer hingegen eine Überzahlung feststellt, hat das Unternehmen möglicherweise Anspruch auf eine Erstattung.

  • Empfehlungen zur Buchführung: Die Prüfer/innen können Empfehlungen zur Verbesserung der Buchhaltungs- und Steuerpraktiken des Unternehmens aussprechen.

  • Rechtliche Schritte: In extremen Fällen, in denen erhebliche Ungenauigkeiten oder Beweise für vorsätzlichen Betrug vorliegen, können Unternehmen mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Eine Prüfung kann zwar stressig sein, doch eine gute Buchführung und eine offene Kommunikation mit der Prüferin oder dem Prüfer können den Vorgang erleichtern. Unternehmen suchen oft den Rat von Steuerexpertinnen und Steuerexperten, um sich auf Prüfungen vorzubereiten und ihre Rechte und Pflichten während der Prüfung zu klären.

Kosten einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung für Unternehmen

Die finanziellen Auswirkungen einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung können beträchtlich sein und über die Steuerschulden hinausgehen. Abgesehen von den direkten finanziellen Kosten müssen Sie auch den Ressourcenverbrauch berücksichtigen. Prüfungen beanspruchen oft über einen längeren Zeitraum hinweg die Aufmerksamkeit interner Teams. Mitarbeiter/innen könnten von anderen Projekten abgezogen werden, um Dokumente zu sammeln, Vorgänge zu klären oder vergangene Transaktionen zu rekonstruieren. Dieser Zeit- und Konzentrationsverlust kann sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, auch auf Projektzeitpläne und andere mit der Einhaltung von Vorschriften verbundene Aktivitäten.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Kosten, die in der Regel mit Prüfungen verbunden sind:

Finanzielle Kosten

  • Steuerrückstände: Eine unmittelbare Auswirkung einer fehlgeschlagenen Prüfung ist die Verpflichtung, nicht gezahlte Steuern nachzuzahlen. Dieser Betrag kann je nach Ausmaß der Abweichung von geringfügig bis erheblich reichen.
  • Bußgelder und Zinsen: Zu den Steuerrückständen kommen oft noch Strafzahlungen und Zinsen hinzu, zusätzliche Gebühren, die den Gesamtbetrag erheblich über die ursprünglich geschuldete Steuer hinaus erhöhen können.
  • Rechts- und Beratungskosten: Die Beauftragung von spezialisierten Beraterinnen und Beratern oder Anwältinnen und Anwälten, um das Prüfungsverfahren zu durchlaufen, kann die Kosten ebenfalls erhöhen.

Nichtfinanzielle Kosten

  • Zeitaufwand: Die Vorbereitung und Durchführung einer Prüfung kann ein zeitaufwendiger Vorgang sein, der den Geschäftsinhaberinnen und Geschäftsinhabern sowie den Mitarbeitenden viel abverlangt. Eine solche Verlagerung der Aufmerksamkeit kann den regulären Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.
  • Emotionaler Tribut: Prüfungen können auch die Moral der Mitarbeiter/innen belasten, was wiederum die Produktivität und das Wohlbefinden beeinträchtigt.
  • Ruf: Wenn bei einer Prüfung unzulässige Praktiken festgestellt oder hohe Geldstrafen verhängt werden, kann dies den Ruf eines Unternehmens schädigen und sich möglicherweise langfristig auf den Umsatz auswirken.

Die Auswirkungen einer Prüfung hängen von Faktoren wie der Größe des Unternehmens, der Schwere der festgestellten finanziellen Unregelmäßigkeiten und der Dauer der Prüfung ab. Unabhängig davon können die Auswirkungen weitreichend sein, weshalb es für Unternehmen umso wichtiger ist, sich entsprechend vorzubereiten.

So bereiten Sie sich auf eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung vor

Die Vorbereitung auf eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzunterlagen in Ordnung sind und Sie für die Prüfung gut gerüstet sind.

  • Organisieren Sie alle relevanten Dokumente: Sammeln Sie vor der Prüfung alle notwendigen Dokumente. Dazu gehören Rechnungen, Bestellungen, Verkaufsbelege, Steuerbefreiungsbescheinigungen und alle anderen relevanten Finanzunterlagen. Wenn Sie diese Dokumente geordnet aufbewahren, haben Sie während der Prüfung leichteren Zugriff. Dies kann den Vorgang beschleunigen.

  • Prüfen Sie die Verkaufs- und Gebrauchssteuererklärungen: Prüfen Sie die Verkaufs- und Gebrauchssteuererklärungen, die Sie in dem zu prüfenden Zeitraum eingereicht haben, damit Sie mögliche Probleme erkennen können, bevor die Prüferin oder der Prüfer es tut. Prüfen Sie auf Unstimmigkeiten oder Fehler und nehmen Sie nach Möglichkeit Korrekturen vor.

  • Prüfen Sie Befreiungsbescheinigungen: Wenn steuerbefreite Verkäufe Teil Ihres Geschäfts sind, vergewissern Sie sich, dass Sie für jede Transaktion gültige Befreiungsbescheinigungen besitzen. Jede Bescheinigung sollte vollständig, genau und aktualisiert sein, um unnötige Komplikationen zu vermeiden.

  • Überprüfen Sie die Zahlungen der Gebrauchssteuer: Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass Sie für alle Einkäufe von Händlern, die keine Verkaufssteuer erhoben haben, die Gebrauchssteuer gezahlt haben und dass Sie über Belege oder andere Unterlagen verfügen, die diese Zahlungen belegen.

  • Ziehen Sie eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater zurate: Wenn Sie sich über die Feinheiten der Verkaufs- und Gebrauchssteuer unsicher sind, sollten Sie vor der Prüfung eine/n auf diesem Gebiet erfahrene/n Steuerberater/in oder Buchhalter/in hinzuziehen. Sie können Ihre Unterlagen prüfen, Sie fachkundig beraten und bei Bedarf in Ihrem Namen mit der Steuerbehörde verhandeln.

  • Führen Sie eine Vorabprüfung durch: Die Durchführung einer Selbstprüfung vor der eigentlichen Prüfung kann helfen, Problembereiche zu identifizieren. Ein/e Steuerberater/in kann dabei helfen, indem sie oder er einige der Methoden simuliert, die ein/e Prüfer/in anwenden könnte, z. B. Stichproben von Transaktionen auf Fehler.

  • Machen Sie sich mit den Prüfungsverfahren vertraut: Informieren Sie sich über die Verfahren, die die Prüferin oder der Prüfer anwenden wird. So wissen Sie, was Sie erwartet, worauf die Prüferin oder der Prüfer achten wird und wie Sie auf ihre bzw. seine Fragen reagieren sollten.

  • Richten Sie einen Raum für die Prüfung ein: Legen Sie einen bestimmten Ort in Ihren Geschäftsräumen fest, an dem die Prüfung stattfinden soll, sofern es sich um eine Präsenzprüfung handelt. Es sollte sich dabei um einen ruhigen Raum abseits des täglichen Geschäftsbetriebs handeln, in dem die Prüferin oder der Prüfer ungestört arbeiten kann.

  • Benennen Sie eine Kontaktperson: Ernennen Sie eine sachkundige Mitarbeiterin oder einen sachkundigen Mitarbeiter, die bzw. der als Bindeglied zwischen Ihrem Unternehmen und der Prüferin oder dem Prüfer fungiert. Diese Person sollte mit Ihren finanziellen Abläufen vertraut und in der Lage sein, schnell Zugang zu allen Dokumenten zu gewähren, die die Prüferin oder der Prüfer anfordern könnte.

  • Halten Sie die Kommunikationswege offen: Pflegen Sie während des gesamten Verfahrens eine offene und höfliche Kommunikation mit der Prüferin oder dem Prüfer. Eine kooperative und transparente Vorgehensweise kann zu einem reibungsloseren Ablauf der Prüfung beitragen.

Auch wenn die von uns behandelten Punkte bei den meisten Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfungen üblich sind, kann sich jede Prüfung je nach Gerichtsbarkeit und Schwerpunkt der Steuerbehörde unterscheiden. Neue Steuergesetze und -vorschriften können auch die Prüfungslandschaft verändern. Daher ist es wichtig, über diese Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Die Aussicht auf eine Prüfung mag Ihnen vielleicht überwältigend erscheinen, doch eine gute Vorbereitung kann den entscheidenden Vorteil bringen.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und Aufklärung und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung verstanden werden. Stripe übernimmt keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der im Leitfaden enthaltenen Angaben. Zur Klärung spezifischer Fragestellungen wenden Sie sich bitte an eine kompetente, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassene Rechtsanwältin oder Steuerberaterin bzw. an einen kompetenten, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassenen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

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