Omzetbelasting wordt beheerd op staatsniveau, en soms op gemeentelijk of rechtsgebiedniveau. Voor een onderneming met belastingverplichtingen in meerdere staten kan het tijdrovend zijn om inzicht te krijgen in de unieke indienings- en afdrachtvereisten voor elke staat.

Hier volgt een whitepaper voor inzicht in de vereisten voor omzetbelasting, enkele nuances waarmee je rekening moet houden bij het aangeven en afdragen van omzetbelasting, en hoe je omzetbelasting in elke staat moet aangeven (betalen) om aan de regels te voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• De vereisten voor omzetbelasting begrijpen
  
• Omzetbelasting aangeven en afdragen
  

De vereisten voor omzetbelasting begrijpen

De eerste stap naar compliance is inzicht in waar je omzetbelastingvereisten hebt. Over het algemeen zijn ondernemingen verplicht om omzetbelasting van klanten te innen wanneer deze bepaalde drempels overschrijden. Deze drempels worden 'drempelwaarden voor de economische nexus' genoemd en zijn gebaseerd op inkomsten, transacties of beide. Deze drempels verschillen per staat: lees meer over wat aan de basis van economische nexus ligt.

Zodra je hebt bepaald waar je de drempelwaarden voor de economische nexus hebt bereikt, moet je je registreren voor een omzetbelastingvergunning in die staten. Als je je wilt registreren voor een omzetbelastingvergunning, moet je algemene bedrijfsinformatie verstrekken. Bepaalde staten brengen een klein bedrag in rekening voor deze registratie. Registratie gebeurt online en je kunt deze uitgebreide lijst gebruiken om de relevante registratielink te vinden.

Omzetbelasting aangeven en afdragen

Aangifte en betaling worden vaak door elkaar gebruikt, maar het zijn twee verschillende activiteiten, die beide vereist zijn om aan de regels te blijven voldoen. Aangifte is wanneer een onderneming een aangifte omzetbelasting indient met details over de verkoopactiviteit voor een belastbare termijn en hoeveel omzetbelasting is geïnd. Betaling is het indienen van de geïnde belasting bij de juiste belastingdienst, zoals een staat of gemeente. Het betalen van omzetbelasting wordt ook vaak afdracht genoemd.

De reden dat deze twee acties vaak aan elkaar worden gekoppeld, is omdat de aangifte omzetbelasting en de betaling over het algemeen tegelijkertijd verschuldigd zijn. Hoewel elke onderneming een unieke aangifte- en afdrachtfrequentie heeft, moeten ondernemingen met een hoog volume vaak vaker aangifte doen dan kleine bedrijven. De belastingdienst stelt de betaaldatum vast wanneer je je registreert om belasting te innen, maar dit kan veranderen naarmate je onderneming zich ontwikkelt. De belastingdienst van de staat zal je op de hoogte stellen als de frequentie van het indienen is gewijzigd.

Aangifte omzetbelasting doen

Het indienen van een aangifte omzetbelasting bestaat uit het rapporteren van je verkooptransacties en de geïnde belasting voor de belastbare termijn. Elke staat heeft zijn eigen indeling voor de aangifte van omzetbelasting, maar over het algemeen moet je je bruto-omzet, belastbare en niet-belastbare transacties, klantgegevens en het bedrag van de geïnde belasting vermelden.

Afhankelijk van de belastingdienst moet je deze informatie mogelijk specificeren per regio. Terwijl sommige staten bijvoorbeeld vereisen dat ondernemingen op gemeentelijk niveau rapporteren, vereisen andere alleen geconsolideerde informatie op staatsniveau. Het bijhouden van gedetailleerde belastinggegevens is essentieel voor het indienen van een nauwkeurige belastingaangifte.

Er kunnen perioden zijn waarin je onderneming geen omzetbelasting bij klanten heeft geïnd. Het kan echter zijn dat je nog steeds aangifte omzetbelasting moet doen. Dit worden 'nulaangiften' genoemd. Je moet deze vóór de vervaldatum bij de staat indienen.

Bij het invullen van een aangifte omzetbelasting moeten ondernemingen eventuele passende vrijstellingen aangeven. Deze verschillen per locatie, maar enkele veelvoorkomende soorten aftrekposten zijn vrijstellingen voor wederverkoop, van belasting vrijgestelde producten, verkopen waarbij belastingen werden geïnd door marktplaatsfacilitators en verkopen aan vrijgestelde organisaties.

Een ander uitdagend aspect van naleving zijn staten met huisregels. Deze staten staan individuele gemeenten met zelfbestuur toe om hun eigen omzetbelasting en belastinggrondslagen te beheren. Hieronder volgen de volgende staten met huisregels: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado, and Louisiana. In deze staten zijn ondernemingen over het algemeen verplicht om naast de aangifte van de staat in elke afzonderlijke gemeente met zelfbestuur aangifte te doen.

Omzetbelasting afdragen

Net als bij het doen van een aangifte omzetbelasting, verschilt het proces van het afdragen van belasting per belastingdienst. Er zijn verschillende methoden en timingvereisten in de VS. Zo is het bijvoorbeeld in Californië voor sommige ondernemingen verplicht om elk kwartaal aangifte te doen, maar maandelijkse voorheffingen te betalen. Op enkele uitzonderingen na zullen de meeste ondernemingen echter op dezelfde datum omzetbelasting aangeven en afdragen. Wil je boetes en rente voorkomen, dan moet je de belastingbetalingen vóór de ingestelde vervaldatum indienen.

Elke belastingdienst staat verschillende betaalmethoden toe voor het afdragen van omzetbelasting, hoewel de meeste elektronische betalingen toestaan, zoals ACH of elektronische overboekingen, evenals betalingen met creditcards en betaalkaarten.

De meeste staten geven er de voorkeur aan dat ondernemingen online aangifte doen en afdragen via hun eigen staatsportals. In deze beknopte lijst vind je de relevante link van de belastingdienst van de staat voor het aangeven en afdragen van omzetbelasting.

Stripe Tax kan het indienen en overmaken van aangiften eenvoudiger maken. Met onze vertrouwde wereldwijde partners profiteren gebruikers van een naadloze ervaring die verbinding maakt met je Stripe-transactiegegevens. Zo kunnen onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.