O imposto sobre vendas é administrado pelos estados e, às vezes, pelas cidades ou jurisdições. Para uma empresa com obrigações fiscais em vários estados, entender os requisitos únicos de declaração e repasse para cada estado pode ser demorado.

Aqui está um guia para entender seus requisitos no que diz respeito ao imposto sobre vendas, algumas nuances a serem consideradas ao declarar e repassar o imposto sobre vendas e como declarar e repassar (pagar) o imposto sobre vendas em cada estado para manter a conformidade.

Neste artigo:

• Entenda os requisitos do imposto sobre vendas
  
• Como declarar e repassar o imposto sobre vendas
  

Entenda os requisitos do imposto sobre vendas

O primeiro passo para a conformidade é entender onde quais são os requisitos de impostos sobre vendas para você. Geralmente, as empresas são obrigadas a recolher impostos sobre vendas dos clientes quando excedem certos limites. Esses limites são chamados de "limites de nexo econômico" e são baseados em receita, em transações ou em ambos. Esses limites dependem do estado: saiba mais sobre o que cria o nexo econômico.

Depois de determinar onde atingiu os limites mínimos do nexo econômico, você deve se cadastrar para obter uma autorização do imposto sobre vendas nesses estados. Para solicitar uma autorização do imposto sobre vendas, você precisará fornecer dados comerciais gerais. Alguns estados cobram uma pequena tarifa pelo cadastro. O cadastro é feito online, e você pode conferir esta lista completa para encontrar o link de cadastro relevante.

Como declarar e repassar o imposto sobre vendas

A declaração e o repasse costumam ser usados como sinônimos, mas são duas atividades diferentes — e ambos são necessários para manter a conformidade. A declaração ocorre quando uma empresa envia uma declaração de imposto sobre vendas que detalha a atividade de vendas para um período tributável e quanto imposto sobre vendas foi recolhido. Repasse é o envio do imposto recolhido à autoridade fiscal competente, que pode ser um estado ou uma cidade. O repasse também é muitas vezes referido como pagamento de imposto sobre vendas.

A razão pela qual essas duas ações geralmente são combinadas é porque as declarações e o pagamento do imposto sobre vendas geralmente vencem ao mesmo tempo. Embora cada empresa tenha uma frequência única de declaração e repasse, as empresas de alto volume costumam precisar declarar com mais frequência do que as pequenas. A autoridade fiscal definirá a data de vencimento quando você se cadastrar para recolher impostos, mas isso pode mudar conforme sua empresa evolui. A autoridade fiscal estadual notificará você se a frequência de declaração mudar.

Como apresentar uma declaração de imposto sobre vendas

A entrega de uma declaração de imposto sobre vendas envolve o relatório das suas transações de vendas e impostos recolhidos para o período tributável. Cada estado tem seu próprio formato de declaração de imposto sobre vendas, mas geralmente você é obrigado a detalhar suas vendas brutas, vendas tributáveis e não tributáveis, informações de clientes e o valor do imposto recolhido.

Dependendo da autoridade fiscal, pode ser necessário discriminar esses dados por jurisdição. Por exemplo, enquanto alguns estados exigem que as empresas informem em nível municipal, outros exigem apenas informações consolidadas em nível estadual. Manter registros fiscais detalhados é essencial para apresentar uma declaração de impostos precisa.

Pode haver períodos em que sua empresa não recolheu nenhum imposto sobre vendas dos clientes. No entanto, você ainda pode ser obrigado a apresentar uma declaração de imposto sobre vendas. Elas são chamadas de "declarações zero" e você deve entregá-las ao estado até a data de vencimento.

Ao preencher uma declaração de imposto sobre vendas, as empresas devem indicar as isenções apropriadas. Elas variam de acordo com o local, mas alguns tipos comuns de dedução incluem isenções de revenda, produtos isentos de impostos, vendas em que os impostos foram recolhidos por facilitadores de marketplace e vendas para organizações isentas.

Outro aspecto desafiador da conformidade são os estados com "regra do mandante". Esses estados permitem que cidades individuais administrem seus próprios impostos sobre vendas e bases tributárias. São estados com "regra do mandante": Alabama, Alaska, Arizona, Colorado e Louisiana Nesses estados, as empresas geralmente são obrigadas a apresentar uma declaração em cada cidade individual, além da declaração estadual.

Como repassar o imposto sobre vendas

Assim como na declaração do imposto sobre vendas, o processo de repasse de impostos varia de acordo com a autoridade fiscal. Há vários métodos e requisitos de prazo nos EUA. Por exemplo, a Califórnia exige que algumas empresas apresentem declarações trimestrais, mas façam pagamentos antecipados mensais. No entanto, salvo algumas exceções, a maioria das empresas declara e repassa o imposto sobre vendas na mesma data de vencimento. Para evitar multas e juros, envie seus pagamentos de impostos até a data de vencimento definida.

Cada autoridade fiscal permite diferentes formas de pagamento para o repasse de impostos sobre vendas, embora a maioria permita pagamentos eletrônicos como ACH ou transferência eletrônica de fundos, bem como pagamentos com cartão de crédito e débito.

A maioria dos estados prefere que as empresas declarem e repassem online, usando seus próprios portais estaduais. Consulte esta lista completa para encontrar o link da autoridade fiscal estadual relevante para declarar e repassar o imposto sobre vendas.

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