A gestão do imposto sobre vendas é feita em âmbito estadual e, em alguns casos, municipal ou por jurisdição. Para uma empresa com obrigações fiscais em vários estados, entender e seguir as obrigações específicas de declaração e repasse de cada estado pode ser um processo demorado.
Abaixo, vamos abordar o que você precisa saber sobre suas obrigações de imposto sobre vendas, incluindo algumas nuances que você deve ter em mente ao declarar e repassar o imposto sobre vendas e como fazer a declaração e o repasse (pagamento) do imposto em cada estado para manter a conformidade.
O que vamos abordar neste artigo?
- Entenda suas obrigações de imposto sobre vendas
- Diferença entre declarar e pagar o imposto sobre vendas
- Como fazer a declaração de imposto sobre vendas
- Como repassar (pagar) o imposto sobre vendas
- Como o Stripe Tax pode ajudar
Stripe, líder no IDC MarketScape
O ranking “IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled SaaS Sales and Use Tax Automation Software for Small and Midmarket 2024 Vendor Assessment" indicou a Stripe como líder em software de automação fiscal, reconhecida pela facilidade de integração, confiabilidade e suporte para plataformas e marketplaces. Saiba mais.
Entenda suas obrigações de imposto sobre vendas
O primeiro passo é entender onde você tem obrigações de imposto sobre vendas. Em geral, empresas (incluindo corporações, LLCs e empresas individuais) são obrigadas a recolher imposto sobre vendas dos clientes quando ultrapassam certos limites. Esses limites são conhecidos como "limites de nexo econômico" e podem ser baseados em receita, em transações ou em ambos. Esses limites variam por estado: saiba mais sobre como navegar pelo processo de cadastro de imposto sobre vendas nos EUA.
Também é importante saber se o estado onde você atua é baseado na origem ou no destino. Em jurisdições baseadas na origem, o imposto sobre vendas é calculado de acordo com a localização do vendedor. Em estados baseados no destino, o imposto sobre vendas é calculado de acordo com o endereço do comprador.
Após determinar onde você atingiu os limites de nexo econômico, é necessário fazer o cadastro de imposto sobre vendas nesses estados. Para se cadastrar e obter uma licença, você deverá fornecer os dados comerciais gerais e alguns estados cobram uma pequena tarifa de cadastro. O cadastro é feito online, e você pode conferir esta lista abrangente para encontrar o link de cadastro relevante.
Diferença entre declarar e pagar o imposto sobre vendas
Declarar e repassar (pagar) impostos são dois termos muito usados como sinônimos, mas são atividades diferentes. As duas são obrigatórias para manter a conformidade. A declaração é quando a empresa envia um demonstrativo com os dados das vendas em um período de tributação e o valor do imposto sobre vendas que foi recolhido. O repasse é o envio desse imposto à autoridade fiscal competente, que pode ser o estado ou a prefeitura. O repasse também costuma ser chamado de pagamento do imposto sobre vendas.
Para saber qual valor de imposto sobre vendas precisa ser repassado, multiplique o valor tributável de uma venda pelo total unificado da alíquota do imposto sobre vendas da sua localidade atual.
Essas duas etapas costumam ser tratadas em conjunto porque, de maneira geral, a declaração e o pagamento do imposto sobre vendas vencem no mesmo dia. Embora a frequência das declarações e repasses dependa de cada negócio, empresas com alto volume de vendas muitas vezes precisam fazer declarações mais frequentes em comparação a pequenas empresas. A autoridade fiscal definirá uma data de vencimento quando você se registrar para recolher impostos, mas as regras podem mudar de acordo com o crescimento da empresa.
Na maior parte dos estados, empresas com alto volume de vendas precisam repassar o imposto sobre vendas todos os meses, geralmente em uma data definida do mês seguinte. Empresas com volume moderado costumam poder repassar trimestralmente, e negócios sazonais ou de baixo volume de vendas podem ter que fazer o repasse apenas uma vez por ano.
Você receberá um aviso da autoridade fiscal do estado se a frequência das suas declarações mudar.
Como fazer a declaração de imposto sobre vendas
A declaração de imposto sobre vendas envolve informar suas transações de venda e o imposto recolhido no período de tributação. Cada estado tem seu próprio formato de declaração, mas de maneira geral é necessário detalhar o total de vendas brutas, as vendas tributáveis e não tributáveis, os dados dos clientes e o valor do imposto recolhido. O Streamlined Sales Tax (SST) permite que as empresas façam o cadastro e repassem o imposto sobre vendas de maneira mais fácil nos estados participantes, o que simplifica o processo para vendedores com atuação em diversos estados.
Dependendo da autoridade fiscal, é possível que você precise detalhar essas informações por jurisdição. Por exemplo, enquanto alguns estados exigem que as empresas façam a declaração no nível municipal, outros exigem apenas informações unificadas no nível estadual. Manter registros fiscais detalhados (como faturas, recibos, ordens de compra e certificados de revenda) é essencial para enviar uma declaração precisa.
Pode haver períodos em que sua empresa não tenha recolhido nenhum imposto sobre vendas de clientes. No entanto, ainda assim talvez seja necessário fazer a declaração. São as chamadas "declarações zeradas", que devem ser enviadas ao estado até a data de vencimento.
Ao preencher uma declaração de imposto sobre vendas, as empresas devem indicar eventuais isenções cabíveis. Elas variam de acordo com a localização, mas alguns tipos comuns de dedução incluem isenções de revenda, produtos isentos de impostos, vendas em que os impostos foram recolhidos pelos facilitadores de marketplace e vendas para organizações isentas.
Outro aspecto complexo da conformidade diz respeito aos estados que permitem a autonomia dos municípios. Esses estados permitem que certas cidades administrem seus próprios impostos sobre vendas e bases de cálculo. Estes são alguns exemplos desses estados: Alabama, Alasca, Arizona, Colorado e Louisiana. Nesses estados, em geral, exige-se que as empresas enviem uma declaração para cada cidade autônoma separadamente, além da declaração estadual.
Como repassar (pagar) o imposto sobre vendas
Assim como ocorre com a declaração de imposto sobre vendas, o processo de repasse varia conforme a autoridade fiscal. Existem métodos e prazos diferentes em todos os EUA. A Califórnia, por exemplo, exige que algumas empresas declarem os impostos trimestralmente, mas façam pagamentos antecipados mensais. Contudo, tirando algumas poucas exceções, a maioria das empresas declara e repassa os impostos sobre vendas na mesma data de vencimento.
Este é o processo geral de repasse do imposto sobre vendas:
- Calcule suas obrigações fiscais
Agrupe suas transações brutas na janela de declaração especificada, separe as vendas isentas de impostos e calcule o valor exato do imposto devido ao estado ou às jurisdições locais. Acesse o portal
Acesse o portal seguro de e-services do estado usando as credenciais exclusivas da sua empresa e os números das contas fiscais.Envie a declaração
Preencha o formulário de impostos digital com o cálculo de vendas e de isenções ou faça o upload de uma planilha, caso você gerencie transações de alto volume em várias localidades.Autorize o pagamento
Insira os dados bancários corporativos para executar a transferência por e-check seguro ou use um gateway de cartão de crédito para enviar o saldo devedor exato de impostos antes do prazo final imposto pelo estado.Confirme o envio
Revise o resumo calculado na declaração, verifique se os valores finais em dinheiro condizem com seus registros de contabilidade no backend e digite a senha da conta para transmitir a declaração oficialmente.
Para evitar multas e juros, certifique-se de que os pagamentos de impostos sejam enviados até a data de vencimento estabelecida. Na maioria das jurisdições, as tarifas por omissão de declaração e por atraso no pagamento podem se acumular rapidamente. Além disso, lembre-se de baixar o resumo da declaração digital e de guardar o número de confirmação de referência da transação. Mantenha esses registros para comprovar sua conformidade em caso de auditorias fiscais futuras.
Cada autoridade fiscal aceita formas de pagamento diferentes para o repasse do imposto sobre vendas, mas a grande maioria aceita pagamentos eletrônicos, como ACH ou transferência eletrônica de fundos, bem como pagamentos com cartão de crédito e de débito. Embora os pagamentos por cartão de crédito ou débito sejam imediatos, é comum que haja cobrança de tarifas de processamento. Os pagamentos por ACH costumam ser mais baratos, mas levam mais tempo.
A maioria dos estados prefere que as empresas declarem e repassem os impostos pela internet, por meio de seus próprios portais estaduais. Você pode conferir esta lista abrangente para encontrar o link da autoridade fiscal estadual correspondente para fazer a declaração e o repasse do imposto sobre vendas.
Como o Stripe Tax pode ajudar
O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que você possa focar no crescimento do seu negócio. Comece a recolher impostos globalmente adicionando uma única linha de código à sua integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.
O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e envia alertas quando você ultrapassa um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações na Stripe. Ele também pode se cadastrar para recolher tributos em seu nome nos EUA e gerenciar declarações por meio de parceiros confiáveis. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente imposto sobre vendas, IVA e GST sobre:
- Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
- Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
O Stripe Tax pode ajudar você a:
Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.
Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.
Recolher tributos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de tributos devidos, independentemente do que ou de onde se vende. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e se mantém atualizado quanto a regras tributárias e mudanças de alíquotas.
Simplificar as declarações fiscais: o Stripe Tax integra-se perfeitamente a parceiros de declaração fiscal, garantindo que suas declarações globais sejam precisas e entregues dentro dos prazos. Deixe que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa.
Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece hoje mesmo.
O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.