Die Verkaufssteuer wird auf der Ebene der Bundesstaaten und manchmal auch auf kommunaler oder regionaler Ebene verwaltet. Für ein Unternehmen, das in mehreren Bundesstaaten steuerliche Verpflichtungen hat, kann es zeitaufwändig sein, sich mit den besonderen Anforderungen für die Einreichung und Abführung der Steuer in den einzelnen Bundesstaaten vertraut zu machen.

Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, in dem erläutert wird, welche Anforderungen bei der Verkaufssteuer gelten, welche Besonderheiten bei der Einreichung und Abführung der Verkaufssteuer zu beachten sind und wie Sie die Verkaufssteuer in den einzelnen Bundesstaaten gesetzeskonform einreichen und abführen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Anforderungen der Verkaufssteuer
  
• Einreichung und Abführung der Verkaufssteuer
  

Anforderungen der Verkaufssteuer

Um die geltenden Vorschriften einzuhalten, müssen Sie zunächst feststellen, wo Sie Verkaufssteuern zahlen müssen. Im Allgemeinen sind Unternehmen zur Erhebung der Verkaufssteuer verpflichtet, wenn diese bestimmte Schwellenwerte überschreiten. In den USA werden diese Schwellenwerte für die wirtschaftliche Relevanz als wirtschaftlicher Nexus bzw. „Economic Nexus“ bezeichnet und sind entweder umsatz- oder transaktionsbezogen oder beides. Diese Schwellenwerte variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat: Erfahren Sie mehr darüber, wann ein wirtschaftlicher Nexus vorliegt.

Sobald Sie festgestellt haben, wo Sie die Schwellenwerte für den „Economic Nexus“ erreicht haben, müssen Sie sich in diesen Bundesstaaten für eine Verkaufssteuergenehmigung registrieren lassen. Um sich für eine Verkaufssteuergenehmigung zu registrieren, müssen Sie allgemeine Unternehmensinformationen vorlegen. In einigen Bundesstaaten fällt eine geringe Registrierungsgebühr an. Die Registrierung erfolgt online. Den jeweiligen Registrierungslink finden Sie in dieser umfangreichen Liste.

Einreichung und Abführung der Verkaufssteuer

Einreichung und Abführung werden oft synonym verwendet, aber es handelt sich um zwei unterschiedliche Aktivitäten – und beide sind vorgeschrieben. Bei der Einreichung legt ein Unternehmen eine Verkaufssteuererklärung vor, in der die Verkaufsaktivitäten für einen steuerpflichtigen Zeitraum und die Höhe der eingenommenen Verkaufssteuer aufgeführt sind. Die Abführung ist die tatsächliche Überweisung der eingenommenen Steuer an die zuständige Steuerbehörde, bei der es sich um einen Bundesstaat oder eine Kommune handeln kann. Die Abführung wird oft auch einfach als Zahlung der Verkaufssteuer bezeichnet.

Der Grund dafür, dass diese beiden Vorgänge oft miteinander einhergehen, liegt darin, dass die Verkaufssteuererklärungen und die Zahlung in der Regel zur gleichen Zeit fällig sind. Zwar hat jedes Unternehmen eine eigene Häufigkeit für die Einreichung und Abführung der Steuer, doch müssen Unternehmen mit hohem Umsatzvolumen ihre Steuererklärungen meist häufiger einreichen als kleine Unternehmen. Die Steuerbehörde legt das Fälligkeitsdatum bei der Registrierung für die Steuererhebung fest. Die staatliche Steuerbehörde wird Sie benachrichtigen, wenn sich die Häufigkeit der Einreichung geändert hat.

So reichen Sie eine Verkaufssteuererklärung ein

Bei der Einreichung einer Verkaufssteuererklärung müssen Sie Ihre Verkaufstransaktionen und die eingenommene Steuer für den Besteuerungszeitraum angeben. In jedem Bundesstaat gibt es ein eigenes Format für die Verkaufssteuererklärung, aber im Allgemeinen müssen Sie Ihren Bruttoumsatz, steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Umsatz, Kundendaten und den Betrag der eingenommenen Steuer angeben.

Je nach Steuerbehörde müssen Sie diese Informationen möglicherweise nach Gebietskörperschaft aufschlüsseln. Während manche Bundesstaaten beispielsweise von Unternehmen eine Meldung auf Stadtebene verlangen, fordern andere nur konsolidierte Informationen auf Bundesstaatsebene. Das Führen ausführlicher Steuerunterlagen ist der Schlüssel zur Abgabe einer korrekten Steuererklärung.

Es kann vorkommen, dass Ihr Unternehmen in bestimmten Zeiträumen keine Verkaufssteuer einzieht. Dennoch müssen Sie u. U. eine Verkaufssteuererklärung abgeben. Diese wird als „Nullmeldung“ bezeichnet und muss fristgerecht bei der zuständigen Behörde eingereicht werden.

Bei der Erstellung der Verkaufssteuererklärung müssen Unternehmen alle entsprechenden Ausnahmen angeben. Diese sind je nach Standort unterschiedlich, aber einige gängige Arten von Abzügen sind beispielsweise Befreiungen für den Wiederverkauf, steuerbefreite Produkte, Verkäufe, bei denen die Steuern von Marktplatzvermittlern eingezogen wurden, und Verkäufe an steuerbefreite Einrichtungen.

Ein weiterer kniffliger Aspekt bei der Einhaltung der Vorschriften sind die Bundesstaaten mit Selbstverwaltungsregelungen („Home Rule States“). Diese Bundesstaaten erlauben es den einzelnen Kommunen, ihre eigene Verkaufssteuer und Bemessungsgrundlage zu verwalten. Die folgenden Staaten sind Bundesstaaten mit Selbstverwaltungsregeln („Home Rule States“): Alabama, Alaska, Arizona, Colorado und Louisiana. In diesen Bundesstaaten müssen Unternehmen in der Regel zusätzlich zur bundesstaatlichen Erklärung eine Erklärung in jeder einzelnen Kommune abgeben.

Abführung der Verkaufssteuer

Ähnlich wie bei der Einreichung einer Verkaufssteuererklärung ist auch die Abführung der Steuer je nach Steuerbehörde unterschiedlich geregelt. In den USA gibt es verschiedene Methoden und Zeitvorgaben. In Kalifornien müssen manche Unternehmen beispielsweise vierteljährliche Erklärungen abgeben, aber monatliche Vorauszahlungen leisten. Von einigen wenigen Ausnahmen abgesehen, müssen die meisten Unternehmen die Verkaufssteuer jedoch zum gleichen Fälligkeitsdatum einreichen und abführen. Um Strafen und Zinsen zu vermeiden, sollten Sie unbedingt Ihre Steuerzahlungen zum festgelegten Fälligkeitsdatum leisten.

Jede Steuerbehörde lässt unterschiedliche Zahlungsmethoden für die Abführung der Verkaufssteuer zu. Die meisten erlauben jedoch elektronische Zahlungen wie ACH oder elektronische Überweisungen sowie Kredit- und Debitkartenzahlungen.

Die meisten Bundesstaaten ziehen es vor, dass Unternehmen die Steuer online über ihre eigenen staatlichen Portale einreichen und abführen. In dieser umfassenden Liste finden Sie den entsprechenden Link der staatlichen Steuerbehörde für die Einreichung und Abführung der Verkaufssteuer.