La taxe sur les ventes est pilotée à l'échelle de l'État, et parfois de la ville ou de la juridiction. Pour les entreprises soumises à des obligations fiscales dans plusieurs États, il peut s'avérer chronophage de comprendre les exigences relatives à la déclaration et au reversement de cette taxe dans chaque État.

Ce guide contient des informations sur les exigences relatives à votre taxe sur les ventes, les nuances à ne pas oublier lorsque vous déclarez et reversez cette taxe ainsi que la marche à suivre pour déclarer et reverser (payer) la taxe sur les ventes dans chaque État tout en demeurant conforme.

Sommaire

• Exigences en matière de taxe sur les ventes
  
• Déclaration et versement de la taxe sur les ventes
  

Exigences en matière de taxe sur les ventes

Comprendre à quel moment vous avez des obligations en matière de taxe sur les ventes est un premier pas vers la conformité. En règle générale, les entreprises sont tenues de collecter la taxe sur les ventes auprès de leurs clients lorsqu'elles dépassent certains seuils. Ces seuils sont appelés « seuils de lien économique ». Ils sont basés sur les revenus, les transactions ou les deux et varient d'un État à l'autre. Cliquez ici pour en savoir plus sur les situations qui créent un seuil de lien économique.

Lorsque vous savez quand vous avez atteint un seuil de lien économique, vous devez vous immatriculer pour obtenir une autorisation de collecte de la taxe sur les ventes dans les États concernés. L'obtention de cette autorisation implique de fournir des informations générales sur votre entreprise. De plus, certains États imposent des frais d'immatriculation. Cette démarche s'effectue en ligne. Vous pouvez consulter cette liste complète pour trouver le lien d'immatriculation approprié.

Déclaration et versement de la taxe sur les ventes

En général, la déclaration et le reversement sont employés de manière interchangeable. Il s'agit cependant de deux activités différentes, qui sont chacune tenues d'être conformes. On parle de déclaration lorsqu'une entreprise dépose un formulaire qui détaille ses activités commerciales pour une période imposable ainsi que le montant de la taxe sur les ventes collecté. Le reversement correspond quant à lui au moment où la taxe collectée est soumise à l'administration fiscale appropriée (un État ou une ville, par exemple). Cette étape est souvent désignée comme le paiement de la taxe sur les ventes.

Ces deux actions sont souvent associées, car la déclaration de la taxe sur les ventes et le paiement doivent être effectués au même moment. Bien que chaque entreprise dispose de son propre calendrier de déclaration et de reversement, les entreprises à volume élevé doivent procéder plus souvent à la déclaration par rapport aux petites entreprises. L'autorité fiscale définira la date d'échéance au moment de votre immatriculation, mais cette date pourra être modifiée à mesure que votre entreprise évolue. C'est l'autorité fiscale de l'État qui vous informera de tout changement dans votre fréquence de déclaration.

Comment remplir une déclaration de taxe sur les ventes ?

Pour remplir une déclaration de taxe sur les ventes, vous devez reporter vos opérations de vente et la taxe collectée sur la période taxable. Chaque État propose son propre format de déclaration de taxe sur les ventes. En général, vous êtes tenu d'indiquer vos ventes brutes, les ventes taxables et non taxables, les informations sur le client et le montant de la taxe collecté.

L'autorité fiscale concernée peut vous demander de répartir ces informations par juridiction. Par exemple, certains États préfèrent que les entreprises déclarent à l'échelle de la ville, quand d'autres n'ont besoin que des informations consolidées à l'échelle de l'État. Il est primordial de conserver des dossiers fiscaux détaillés pour bien remplir votre déclaration.

Il est possible que votre entreprise ne collecte aucune taxe sur les ventes de la part des clients pendant certaines périodes. Toutefois, vous devrez tout de même remplir une déclaration, également connue sous le nom de « déclaration à néant », et ce, à la date d'échéance prévue par l'État.

Les entreprises qui remplissent leur déclaration de taxe sur les ventes doivent indiquer les éventuelles exonérations dont elles bénéficient. Ces dernières dépendent de l'emplacement, mais certaines déductions sont plutôt courantes : les exonérations de revente, les produits non soumis aux taxes, les ventes où les taxes perçues par les places de marché et les ventes à des organismes exemptés.

La conformité est également mise à l'épreuve lorsque certains États appliquent leurs propres règles. Ils autorisent en effet certaines villes dotées d'un régime local à administrer leurs propres taxes sur les ventes et leurs propres assiettes fiscales. L'Alabama, l'Alaska, l'Arizona, le Colorado et la Louisiane sont des États qui appliquent ces règles autonomes. Dans ces États, les entreprises doivent généralement remplir une déclaration pour chaque ville, en plus de la déclaration à destination de l'État.

Comment reverser la taxe sur les ventes ?

Le processus de reversement de la taxe sur les ventes dépend lui aussi de l'autorité fiscale concernée. Il existe plusieurs calendriers et manières de procéder dans tous les États-Unis. À titre d'exemple, en Californie, certaines entreprises sont contraintes de remplir leur déclaration chaque trimestre, mais elles doivent effectuer des prépaiements mensuels. Toutefois, à quelques exceptions près, l'ensemble des entreprises doit procéder à la déclaration et au paiement pour la même date. Assurez-vous de bien payer à cette date pour éviter les pénalités et les intérêts.

Chaque autorité fiscale autorise différents moyens de paiement pour le versement de la taxe sur les ventes. La plupart acceptent les transferts ACH ou les transferts électroniques de fonds ainsi que les paiements par carte de crédit ou de débit.

En général, les États préfèrent que les entreprises procèdent à la déclaration et au versement en ligne, à l'aide d'un portail dédié. Consultez cette liste exhaustive afin de trouver le lien qui mène à l'autorité financière de l'État concerné pour la déclaration et le versement de la taxe sur les ventes.