El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal y, a veces, a nivel municipal o jurisdiccional. Para una empresa con obligaciones fiscales en varios estados, puede llevar mucho tiempo conocer los requisitos únicos de declaración y remisión de cada lugar.

Aquí encontrarás una guía para comprender los requisitos del impuesto sobre las ventas, algunos matices que debes tener en cuenta respecto de su declaración y remisión, y cómo declararlo y remitirlo (pagarlo) en cada estado para cumplir con la normativa.

¿Qué contiene este artículo?

• Información sobre los requisitos del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo declarar y remitir el impuesto sobre las ventas
  

Información sobre los requisitos del impuesto sobre las ventas

El primer paso para cumplir con la normativa es saber dónde se aplican requisitos del impuesto sobre las ventas. Por lo general, las empresas están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos se denominan «umbrales de nexo económico» y se basan en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Estos umbrales varían según el estado; obtén más información sobre lo que crea un nexo económico.

Cuando hayas determinado dónde has alcanzado los umbrales de nexo económico, debes registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en esos estados. Para registrarte a fin de obtener un permiso del impuesto sobre las ventas, necesitarás brindar información general de la empresa. Además, ciertos estados cobran una pequeña tarifa de registro. El registro se realiza por Internet, y puedes revisar esta lista completa para encontrar el enlace de registro correspondiente.

Cómo declarar y remitir el impuesto sobre las ventas

La declaración y la remisión suelen utilizarse indistintamente, pero son dos actividades diferentes y ambas son necesarias para cumplir con la normativa. La declaración es cuando una empresa envía una declaración del impuesto sobre las ventas en la que se detalla la actividad de ventas durante un período sujeto a impuestos y cuánto se cobró de impuesto. La remisión consiste en enviar el impuesto cobrado a la autoridad fiscal pertinente, que puede ser un estado o un municipio. También se conoce como «pago del impuesto sobre las ventas».

El motivo por el que estas dos acciones a menudo se asocian es que la declaración y el pago del impuesto sobre las ventas suelen ser simultáneos. Mientras que cada empresa tiene una frecuencia exclusiva de declaración y remisión, las organizaciones de gran volumen generalmente deben presentar sus declaraciones con más frecuencia que las pequeñas. La autoridad fiscal establecerá la fecha límite cuando te registres para cobrar el impuesto, pero esto puede cambiar a medida que evolucione tu empresa. La autoridad fiscal estatal te avisará si cambia tu frecuencia de declaración.

Cómo presentar una declaración del impuesto sobre las ventas

Presentar una declaración del impuesto sobre las ventas implica informar tus transacciones de ventas e impuestos cobrados para el período sujeto a impuestos. Cada estado cuenta con su propio formato de declaración del impuesto sobre las ventas, pero, por lo general, debes detallar tus ventas brutas, tus ventas sujetas y no sujetas a impuestos, la información de los clientes y el importe del impuesto cobrado.

Según la autoridad fiscal, es posible que debas desglosar esta información por jurisdicción. Por ejemplo, mientras que algunos estados exigen que las empresas presenten la declaración a nivel municipal, otras solo requieren información consolidada a nivel estatal. Mantener registros fiscales detallados es clave para presentar una declaración de impuesto precisa.

En algunos períodos, es posible que tu empresa no haya cobrado ningún impuesto sobre las ventas a los clientes, pero igualmente debas presentar una declaración. Esto se conoce como «declaraciones en cero», que debes presentar al estado antes de la fecha límite.

Al completar una declaración del impuesto sobre las ventas, las empresas deben indicar las exenciones pertinentes. Estas varían según la ubicación, pero algunos tipos comunes de deducciones incluyen exenciones de reventa, productos exentos de impuestos, ventas en las que los facilitadores del mercado cobraron impuestos y ventas a organizaciones exentas.

Otro aspecto complejo del cumplimiento de la normativa son los estados autónomos, que permiten a las ciudades autónomas administrar sus propios impuestos sobre las ventas y bases impositivas. Los siguientes son estados autónomos: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado y Luisiana. En estos estados, las empresas por lo general deben presentar una declaración en cada ciudad autónoma, además de la declaración estatal.

Cómo remitir el impuesto sobre las ventas

El proceso de remisión del impuesto es parecido a presentar una declaración del impuesto sobre las ventas, ya que varía según la autoridad fiscal. Existen diversos métodos y requisitos de plazos en los EE. UU. Por ejemplo, en California algunas empresas deben presentar la declaración de forma trimestral, pero realizar prepagos mensuales. Sin embargo, salvo algunas excepciones, la mayoría de las empresas declaran y remiten el impuesto sobre las ventas en la misma fecha límite. Para evitar multas e intereses, asegúrate de enviar los pagos del impuesto antes de la fecha límite establecida.

Cada autoridad fiscal ofrece distintos métodos de pago para remitir el impuesto sobre las ventas, a pesar de que la mayoría permiten pagos electrónicos, como ACH o transferencias electrónicas de fondos, así como pagos con tarjeta de crédito o débito.

La mayoría de los estados prefieren que las empresas declaren y remitan sus impuestos por Internet, a través de sus propios portales. Puedes consultar esta lista completa para encontrar el enlace de la autoridad fiscal estatal correspondiente a la cual declarar y remitir el impuesto sobre las ventas.

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