El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal y, a veces, a nivel municipal o por jurisdicción. Para una empresa con obligaciones tributarias en múltiples estados, entender y cumplir con los requisitos únicos de declaración fiscal y remisión de cada estado puede llevar mucho tiempo.

A continuación, trataremos lo que debes saber acerca de los requisitos del impuesto sobre las ventas, con ciertos matices que se deben tener en cuenta al presentar y remitir el impuesto sobre las ventas, así como la manera de presentar y remitir (pagar) el impuesto sobre las ventas en cada estado para mantener el cumplimiento de la normativa.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo entender los requisitos del impuesto sobre las ventas
  
• Presentar el impuesto sobre las ventas vs. pagarlo
  
• Cómo presentar una declaración del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo remitir (pagar) el impuesto sobre las ventas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

Cómo entender los requisitos del impuesto sobre las ventas

El primer paso consiste en comprender en qué lugares debes cumplir con los requisitos del impuesto sobre las ventas. Por lo general, las empresas (incluidas las sociedades, LLC y empresas unipersonales) están obligadas a cobrar a los clientes el impuesto sobre las ventas cuando superan ciertos umbrales. Estos umbrales se conocen como «umbrales de nexo económico», y se basan en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Estos umbrales varían según el estado: obtén más información sobre el proceso de registro para el impuesto sobre las ventas en los EE. UU..

También es importante saber si el estado en el que operas se rige por el principio de origen o por el de destino. En las jurisdicciones que se basan en el origen, el impuesto sobre las ventas se calcula en función de la ubicación del vendedor. En los estados que se basan en el destino, el impuesto sobre las ventas se calcula a partir de la dirección del comprador.

Una vez que hayas determinado dónde has alcanzado los umbrales de nexo económico, debes registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en esos estados. Para este tipo de registro, deberás facilitar información de la empresa general y es posible que en ciertos estados te cobren una pequeña comisión por el registro. El registro se hace en línea, y puedes revisar esta lista exhaustiva para encontrar el enlace de registro correspondiente.

Presentar el impuesto sobre las ventas vs. pagarlo

Con frecuencia, los términos de presentación y remisión (pago) se utilizan indistintamente, sin embargo, ambos corresponden a dos procesos diferentes que, a su vez, son de carácter obligatorio para garantizar el cumplimiento de la normativa. La presentación de la declaración fiscal tiene lugar cuando la empresa emite una declaración fiscal de los impuestos que recayó sobre las ventas generadas de forma detallada en un plazo tributable y la cuantía imponible sujeta al impuesto que se obtuvo en tal operación. La remisión implica el pago de tales impuestos cobrados a la autoridad fiscal pertinente, la cual puede figurar a nivel estatal o a nivel municipal. Asimismo, el acto de remitir en gran medida se le adjudica a la noción del pago correspondiente de dicho tributo.

Para llevar a cabo el cálculo adecuado de la cantidad del impuesto sobre las ventas que debes remitir, deberás multiplicar el importe total sujeto a los impuestos proveniente de la venta realizada por el valor respectivo de la tasa impositiva integral en materia de ventas en relación con tu ubicación o sede de residencia actual.

A menudo estas dos acciones se llevan a cabo en un mismo plano puesto que las declaraciones del impuesto sobre las ventas y los pagos procedentes de tales transacciones por lo general tienden a vencer al mismo tiempo. Es decir que, así como la frecuencia con la que un ente comercial determinado se ve condicionado a presentar la declaración fiscal y a remitir sus impuestos varía con base en la frecuencia de sus operaciones comerciales, a menudo, aquellas empresas encargadas de la gestión un volumen alto de operaciones están estrictamente sujetas a la presentación de sus declaraciones con mayor asiduidad en relación con las pequeñas empresas. A su vez, la autoridad fiscal es quien tendrá la potestad de determinar la fecha de vencimiento al momento que logres efectuar la inscripción pertinente con el fin del cobro de tus impuestos. Cabe destacar que, dicha pauta puede encontrarse sujeta a variaciones o cambios acordes a la evolución de tu negocio.

En gran medida, todos los estados estipulan que las empresas con un gran volumen de transacciones remitan su respectivo impuesto sobre las ventas todos los meses, generalmente con la fijación de un día en específico durante el período posterior. Aquellas empresas con un volumen moderado de transacciones podrán estar en condiciones de abogar por la realización de un pago de la cuantía de sus impuestos en carácter de remisión por trimestre, en su defecto, las empresas con una menor escala de venta estipularán un único pago en términos de remisión una vez al año.

En el caso en que se vislumbre una modificación respecto a la frecuencia en la que efectuarás tus declaraciones y tu presentación pertinente de modo periódico, la autoridad fiscal del estado te enviará una notificación acerca de la misma.

Cómo presentar una declaración del impuesto sobre las ventas

Presentar una declaración del impuesto sobre las ventas implica informar tus transacciones de ventas y los impuestos cobrados para el período impositivo. Cada estado tiene un formato propio para presentar estas declaraciones, pero en general se te exige que detalles tus ventas brutas, así como las que están sujetas a impuestos y las que no (sujeto a impuestos o no sujeto a impuestos), la información del cliente y el importe de impuestos cobrado. Streamlined Sales Tax (SST) permite a las empresas registrarse y remitir fácilmente el impuesto sobre las ventas en los estados participantes para simplificar el proceso a los vendedores interestatales.

En función de la autoridad fiscal, es posible que debas desglosar esta información por jurisdicción. Por ejemplo, aunque algunos estados obligan a las empresas a declarar a nivel de la ciudad, otros exigen únicamente la información estatal consolidada. Mantener registros impositivos detallados (como facturas, recibos, órdenes de compra y certificados de reventa) es fundamental para presentar una declaración de impuestos precisa.

Es posible que haya períodos en los que tu empresa no haya cobrado el impuesto sobre las ventas a los clientes. Sin embargo, puede que aún así debas presentar una declaración fiscal. Se las denomina «declaraciones en cero» y tienes la obligación de presentarlas ante el estado en la fecha de vencimiento.

Cuando se completa una declaración fiscal, las empresas deben indicar cualquier exención pertinente. Estas exenciones varían de un lugar a otro, pero algunos tipos de deducciones frecuentes incluyen las de reventa, los productos exentos de impuestos, las ventas en las que Marketplace cobró el impuesto y las ventas a organizaciones exentas.

Otro aspecto difícil en cuanto al cumplimiento de la normativa es el de los estados regidos por autonomía municipal, ya que permiten que cada una de esas ciudades administre el impuesto sobre las ventas y las bases imponibles de manera individual. Los siguientes estados se rigen por esta normativa: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado y Luisiana. En esos lugares, por lo general, las empresas deben presentar una declaración fiscal en cada ciudad autónoma, además de la estatal.

Cómo remitir (pagar) el impuesto sobre las ventas

Al igual que con la presentación de una declaración fiscal, el proceso de remisión del impuesto difiere de acuerdo con la autoridad fiscal correspondiente. Hay diferentes métodos y plazos en los EE. UU. Por ejemplo, en California algunas empresas deben presentar la declaración de manera trimestral, pero realizar pagos por adelantado todos los meses. De todas formas, a pesar de algunas excepciones, la mayoría de las empresas presenta y remite los impuestos en la misma fecha de vencimiento.

Este es el proceso general para remitir el impuesto sobre las ventas:

1. Calcula tus pasivos
   Agrega tus transacciones brutas correspondientes a un plazo en particular, separa las ventas no sujetas a impuestos y calcula la cantidad exacta de impuestos a pagar al estado o a la jurisdicción local pertinente.
   

2. Inicia sesión en el portal
   Ingresa al portal de servicios electrónicos del estado de forma segura mediante el uso de tus credenciales exclusivas de la empresa y los números de tu cuenta fiscal.

3. Presenta la declaración
   Completa el formulario fiscal digital con las ventas y los metadatos de las exenciones que calculaste, o bien, si gestionas muchas transacciones en diferentes ubicaciones, puedes subir una hoja de cálculo.

4. Autoriza el pago
   Ingresa los datos bancarios de la cuenta corporativa para llevar a cabo una transferencia de cheque electrónico de forma segura o utiliza una pasarela de tarjetas de crédito a fin de presentar el saldo de los impuestos adeudados antes del plazo establecido por el estado.

5. Confirma la presentación
   Revisa el resumen de las declaraciones calculadas, verifica que los montos finales en dólares coincidan con los de tus registros contables del back-end e ingresa la contraseña de tu cuenta para formalizar la transmisión de la declaración fiscal.

Para evitar el pago de multas y de intereses, asegúrate de enviar el pago de los impuestos antes del vencimiento. En la mayoría de las jurisdicciones, la omisión de la presentación o la falta de pago de las comisiones puede incrementarse rápidamente. Asimismo, debes descargar un resumen con las devoluciones digitales y tener en un lugar seguro el número de confirmación de referencia de la transacción. Conserva todos los registros para garantizar el cumplimiento de la normativa en caso de que, en un futuro, debas enfrentar una auditoría fiscal.

Las autoridades fiscales tienen sus propios métodos de pago permitidos en cuanto a la remisión de los impuestos, pero, por lo general, la mayoría de ellas autoriza la realización de los pagos a través de los medios electrónicos como la ACH, las transferencias electrónicas de fondos y los abonos con tarjeta de débito y de crédito. Los pagos con tarjeta de crédito y de débito se aprueban al instante; sin embargo, en varias ocasiones, están sujetos al abono de una comisión de procesamiento. A diferencia de este mecanismo, los abonos a través de la ACH tienden a ser más económicos pero el tiempo de su liquidación es un poco más lento.

Por lo general, en la mayoría de los estados, el método favorito para que las empresas realicen la presentación de la declaración fiscal y la remisión de los impuestos en línea es a través del portal estatal correspondiente. Visita esta amplia y detallada lista a fin de obtener el enlace relacionado con la autoridad fiscal estatal pertinente que se encarga de la presentación de la declaración fiscal y de la remisión del impuesto sobre las ventas.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

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Stripe Tax te ayuda a controlar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro del impuesto fiscal en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en los EE. UU. y gestionar las declaraciones fiscales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y recauda de forma automática impuestos sobre las ventas, IVA y GST de lo siguiente:

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• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos basados en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

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