El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal y, en ocasiones, a nivel municipal o jurisdiccional. Para una empresa con obligaciones fiscales en varios estados, puede llevar mucho tiempo conocer los requisitos exclusivos de presentación y remisión de cada estado.

Esta es una guía para entender los requisitos con respecto al impuesto sobre las ventas, algunos matices que tener en cuenta a la hora de presentar y remitir un impuesto, y cómo se presenta y remite (paga) un impuesto sobre las ventas en cada estado para cumplir con la normativa.

¿De qué trata este artículo?

• Conocer los requisitos con respecto al impuesto sobre las ventas
  
• Cómo presentar y remitir el impuesto sobre las ventas
  

Conocer los requisitos con respecto al impuesto sobre las ventas

El primer paso para el cumplimiento de la normativa es saber dónde tienes requisitos para el impuesto sobre las ventas. Por lo general, los negocios tienen la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas a la clientela cuando supere determinados umbrales, que se conocen como «umbrales de nexo económico» y se basan en los ingresos o las transacciones, o en ambos aspectos. Estos umbrales varían de un estado a otro; obtén más información sobre cómo se genera el nexo económico.

Cuando hayas determinado dónde has alcanzado los umbrales de nexo económico, debes registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en esos estados. Si vas a registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas, deberás facilitar información general de la empresa. Además, algunos estados cobran una pequeña comisión por registrarse. El registro se lleva a cabo en línea. Puedes consultar esta lista completa para encontrar el enlace de registro correspondiente.

Cómo presentar y remitir el impuesto sobre las ventas

La presentación y la remisión suelen utilizarse indistintamente, pero son dos actividades distintas y ambas son necesarias para mantener el cumplimiento de la normativa. La presentación es cuando una empresa envía una declaración del impuesto sobre las ventas en la que se detalla la actividad de ventas durante un período gravable y cuánto se cobró de impuesto. La remisión consiste en enviar el impuesto cobrado a la autoridad fiscal pertinente, que puede ser un estado o un municipio. También se conoce como el pago del impuesto sobre las ventas.

El motivo por el que estas dos acciones van a menudo unidas es que la declaración y el pago del impuesto sobre las ventas suelen ser simultáneos. Mientras que cada empresa tiene una frecuencia exclusiva de presentación y remisión, las organizaciones de gran volumen a menudo deben declarar con más frecuencia que las más pequeñas. La autoridad fiscal establecerá la fecha límite cuando te registres para cobrar el impuesto, pero esto puede cambiar a medida que evoluciona tu empresa. La autoridad fiscal estatal te avisará si cambia tu frecuencia de presentación.

Cómo presentar una declaración del impuesto sobre las ventas

Presentar una declaración del impuesto sobre las ventas implica registrar tus transacciones de ventas e impuestos cobrados para el período gravable. Cada estado cuenta con su propio formato de declaración del impuesto sobre las ventas, pero por lo general, debes detallar tus ventas brutas, tus ventas gravables y exentas de impuestos, la información de la clientela y el importe del impuesto cobrado

Dependiendo de la autoridad fiscal, es posible que debas desglosar esta información por jurisdicción. Por ejemplo, mientras que algunos estados exigen que las empresas informen a nivel municipal, otras solo requieren información consolidada a nivel estatal. Mantener registros fiscales detallados es clave para presentar una declaración de impuesto precisa.

Puede que haya períodos en los que tu empresa no haya cobrado ningún impuesto sobre las ventas a la clientela. Sin embargo, puede que debas presentar una declaración del impuesto sobre las ventas igualmente. Es lo que se conoce como «declaraciones con resultado cero», que debes presentar al estado antes de la fecha límite.

Al realizar una declaración del impuesto sobre las ventas, las empresas deben indicar cualquier exención pertinente. Estas varían según la ubicación, pero algunos tipos comunes de deducción son las exenciones de reventa, los productos exentos de impuestos, las ventas cuyos impuestos los cobran facilitadores del mercado y las ventas a organizaciones exentas.

Otro aspecto complejo de cumplimiento de la normativa son los estados con autonomía local, que permiten que ciudades concretas administren sus impuestos sobre las ventas y sus bases impositivas. Los estados con autonomía local son Alabama, Alaska, Arizona, Colorado y Luisiana. En estos estados, por lo general, las empresas deben presentar una declaración en cada ciudad autónoma, además de la declaración estatal.

Cómo remitir el impuesto sobre las ventas

El proceso es parecido a presentar una declaración del impuesto sobre las ventas, ya que varía según la autoridad fiscal. Existen diversos métodos y requisitos de calendarios en EE. UU. Por ejemplo, en California, algunas empresas deben presentar la declaración de forma trimestral, pero realizar prepagos mensuales. Sin embargo, quitando algunas excepciones, la mayoría de las empresas presentará y remitirá el impuesto sobre las ventas en la misma fecha límite. Para evitar sanciones e intereses, procura enviar los pagos de impuestos antes de la fecha límite establecida.

Cada autoridad fiscal ofrece distintos métodos de pago para remitir el impuesto sobre las ventas, a pesar de que la mayoría permiten pagos electrónicos, como ACH o transferencias electrónicas de fondos, así como pagos con tarjeta de crédito o débito.

La mayoría de los estados prefiere que empresas presenten y remitan sus impuestos por Internet a través del portal de su propio estado. Puedes consultar esta lista completa para encontrar el enlace de la autoridad fiscal estatal pertinente para presentar y remitir el impuesto sobre las ventas.