Para garantizar que tu empresa cumpla con los requisitos fiscales, primero debes entender dónde tienes la obligación de cobrar impuestos sobre tus ventas y cumplir con las leyes del nexo económico. Luego, debes seguir el proceso de registro del impuesto sobre las ventas con la autoridad fiscal correspondiente; calcular y cobrar el importe correcto de impuestos de tus clientes; y, por último, presentar tu declaración y remitir el impuesto recaudado al gobierno.
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Preparar y presentar con precisión tus declaraciones de impuestos y remitir los impuestos recaudados puede ser complicado, ya que cada estado de EE. UU. y otras autoridades fiscales a nivel local tienen reglas diferentes, como la frecuencia con la que debes presentar, el tipo de información que debe proporcionar, el formulario a usar, cómo presentar tu declaración y pago de impuestos y otras diferencias administrativas.
Esta guía proporciona información detallada sobre cómo presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas en los EE. UU., incluidas instrucciones específicas sobre cómo presentar un impuesto sobre las ventas estatal en cada estado de los EE. UU.
Conceptos básicos de la presentación y remisión
El impuesto sobre las ventas es un tipo de impuesto indirecto. Los impuestos indirectos se aplican a las ventas de bienes o servicios pagados por el cliente a una empresa, que a su vez tiene que pagar el impuesto recaudado al estado u otra autoridad fiscal local. Esta es la razón por la que el impuesto sobre las ventas a menudo se conoce como un "impuesto de transferencia». El impuesto pasa del cliente o comprador al vendedor, quien luego remite el impuesto recaudado a la autoridad fiscal. Es importante recordar que tú, la empresa, estás actuando como agente del estado u otra autoridad fiscal local, lo que significa que estás reteniendo los fondos de los impuestos recaudados en nombre de la autoridad fiscal y debes remitir o pagar la cantidad recaudada cuando presentes tu declaración. La presentación es el acto de presentar una declaración de impuestos sobre las ventas o un informe de tu actividad de ventas durante un período, mientras que la remisión es presentar el impuesto recaudado a las entidades gubernamentales correspondientes.
En la mayoría de las situaciones, el pago de impuestos (remisión) vence al mismo tiempo que vencen tus declaraciones e informes de impuestos. La presentación y remisión suelen ir juntas, pero es importante tener en cuenta que son dos actividades distintas.
La frecuencia de presentación y remisión es exclusiva de tu empresa y la establece el estado u otra autoridad fiscal local cuando te registras para cobrar impuestos. A menudo, las empresas de gran volumen deben presentar sus declaraciones con más frecuencia que las pequeñas, por lo que tu frecuencia puede cambiar a medida que crece tu negocio.
Presentar una declaración de impuestos sobre las ventas
Presentar una declaración implica informar de forma resumida tus transacciones de ventas durante el período del informe, incluidos los importes que cobraste de tus clientes. Una declaración, según los requisitos del formulario, detalla información que incluye tus ventas brutas, deducciones que incluyen ventas no imponibles y exentas, ventas sujetas a impuestos y el monto de impuestos recaudados. También se puede requerir que los montos informados se detallen por jurisdicciones de nivel inferior o por ubicación de informe.
Cada autoridad fiscal estatal o local determina los detalles específicos, el formato y la frecuencia requeridos para la declaración y presentación de impuestos. Por ejemplo, algunos estados de EE. UU. exigen a las empresas que informen las ventas por ciudad, condado o distrito fiscal especial al presentar la declaración. Hay otros estados que solo requieren información a nivel consolidado o estatal. Tener registros precisos, detallados y actualizados es crucial para mantener el cumplimiento de la normativa fiscal y será útil cuando llegue el momento de presentar una declaración de impuestos o en el caso de una auditoría.
Notas clave sobre la presentación
- Frecuencia de presentación: La frecuencia de presentación la establece la autoridad fiscal y se proporciona a las empresas cuando se registran para cobrar impuestos. La frecuencia de presentación puede cambiar en función de los ingresos anuales y otros factores. Es posible que debas remitir los impuestos mensualmente, anualmente o con otra frecuencia determinada.
- Cero devoluciones: Incluso si no recaudaste impuestos en un área durante un determinado período de informes, es posible que debas presentar una declaración de impuestos. Estate preparado para presentar las declaraciones de impuestos antes de la fecha de vencimiento de cada período de informe, independientemente de las ventas realizadas durante el período. Si continúas presentando cero declaraciones, es posible que la autoridad fiscal te notifique que ya no estás obligado a presentar una declaración. Hasta que recibas un aviso de cambio en la frecuencia, debes cumplir con tu cronograma de presentación.
- Exenciones: Las empresas deben considerar las deducciones y exenciones al completar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas. Estas varían según la ubicación, pero algunos tipos comunes de deducciones incluyen exenciones de reventa, productos exentos de impuestos, ventas en las que los facilitadores del mercado recaudaron impuestos y ventas a organizaciones exentas. No todas las ventas requerirán que le cobres impuestos a un cliente, pero deberás estar al tanto de esas exenciones antes de presentar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas.
- Estados autónomos: Los estados autónomos permiten a las ciudades autónomas administrar sus propios impuestos sobre las ventas, así como definir sus propias bases impositivas. Estas ciudades pueden definir sus propias normas fiscales, y es posible que los vendedores deban completar registros y presentaciones adicionales en estas áreas. Los siguientes son estados autónomos: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado, y Luisiana.
Remisión
Mientras que la presentación consiste en declarar el impuesto que se recaudó, la remisión consiste en tomar el impuesto recaudado y transferirlo a la autoridad fiscal estatal o local. Al igual que en la presentación, cada autoridad fiscal exige su propio método y momento de envío de dinero, que puede variar según el volumen de ventas que realices en ese lugar. Por ejemplo, en Connecticut, la frecuencia varía entre mensual, trimestral y anual en función de la obligación tributaria total. Con algunas excepciones, el impuesto suele vencer junto con la presentación.
- Fechas de vencimiento: Asegúrate de que tus pagos de impuestos se envíen antes de la fecha de vencimiento para evitar tener que pagar multas e intereses.
- Métodos de pago: Algunas autoridades fiscales solo permiten pagos electrónicos como ACH, EFT (transferencia electrónica de fondos) o pagos con tarjetas de crédito y débito.
- Extensiones y medidas de alivio: Al igual que durante la pandemia, muchos estados lanzaron medidas de alivio fiscal para darles a las empresas más tiempo para presentar y remitir el impuesto sobre las ventas. Durante desastres naturales u otras interrupciones importantes, esta es una práctica común, y la autoridad fiscal estatal publica los detalles sobre el beneficio.
Cómo presentar y remitir declaraciones de impuestos sobre las ventas por estado
Para presentar y remitir impuestos, debes presentar declaraciones a cada autoridad fiscal en la que estés registrado y hayas recaudado impuestos. La mayoría de las áreas requieren la presentación en línea de declaraciones de impuestos y pagos electrónicos, aunque algunas permitirán a las empresas enviar físicamente sus documentos por correo.
Alabama
El Departamento de Ingresos de Alabama exige que los vendedores presenten y remitan el impuesto sobre las ventas en línea. Puedes presentar tu declaración en línea en My Alabama Taxes (MAT). Sin embargo, si vas a enviar más de 750 USD en un solo pago, Alabama requiere que pagues mediante transferencia electrónica de fondos (EFT) a través de My Alabama Taxes ONE SPOT.
Alaska
El impuesto sobre las ventas se puede presentar y remitir en línea en la Comisión de Impuestos sobre las Ventas de Vendedores Remotos de Alaska.
Arizona
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Arizona (conocido como impuesto sobre el privilegio de transacción en Arizona):
- En línea en el Departamento de Ingresos de Arizona.
- Por correo usando el Formulario TPT-EZ si vives en el estado, o TPT-2 si vives fuera del estado. Sin embargo, los vendedores están obligados a presentar y pagar en línea si su obligación tributaria en el año anterior fue de 1,000,000 USD o más.
Arkansas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Arkansas:
- En línea en el Punto de Acceso al Contribuyente de Arkansas (ATAP).
- Por correo usando el Formulario ET-1. Para presentar esta solicitud, debes comunicarte con el Departamento de Finanzas y Administración de Arkansas al 501-682-7104 y se te enviará por correo un Formulario ET-1. Aquí encontrarás instrucciones para completar el Formulario de impuesto sobre las ventas de Arkansas ET-1.
California
Los vendedores tienen dos opciones para presentar su impuesto sobre las ventas de California:
- En línea a través del Departamento de Administración de Impuestos y Comisiones de California.
- Por correo usando la Declaración de impuestos sobre las ventas y el uso en formato abreviado de California. Debes pagar en línea si tu obligación tributaria mensual estimada es de 10,000 USD o más.
Colorado
Los vendedores tienen dos opciones para presentar su impuesto sobre las ventas de Colorado:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Colorado.
- Por correo usando el Formulario DR-0100 y enviándolo por correo al Departamento de Ingresos de Colorado.
Connecticut
El impuesto sobre las ventas debe presentarse y remitirse en línea en el Departamento de Servicios Fiscales de Connecticut.
Distrito de Columbia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Washington, DC:
- En línea con MyTax DC.
- Por correo usando uno de estos tres formularios:
- Formulario de presentación anual: Formulario FR-800A
- Formulario para contribuyentes trimestrales: FR-800Q
- Formulario de presentación mensual: FR-800M
- Formulario de presentación anual: Formulario FR-800A
Florida
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Florida:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Florida.
- Por correo usando el Formulario DR-15.
Georgia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Georgia:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Georgia.
- Por correo usando el Formulario ST-3.
Hawái
Hawái no tiene un impuesto sobre las ventas tradicional. En cambio, tienen un impuesto general sobre el consumo (GET). En lugar de un impuesto sobre una venta pagado por el comprador, el GET es un impuesto por el privilegio de hacer negocios en el estado de Hawái y se cobra al vendedor. En Hawái, un vendedor es responsable de remitir el GET, independientemente de que realmente cobre o no el GET en una transacción. Sin embargo, los vendedores pueden pasar el GET a los clientes, y es por eso que si realizas una compra en Hawái, es probable que veas un pequeño porcentaje de la venta agregado a tu recibo para cubrir el GET. Se puede encontrar más información aquí. Los vendedores pueden presentar y remitir su GET de Hawái en línea en Hawaii Tax Online.
Idaho
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Idaho:
- En línea en el Punto de Acceso al Contribuyente (TAP) de la Comisión de Impuestos del Estado de Idaho.
- Por correo usando el Formulario 850. El comisionado de impuestos del estado debe enviarte por correo un Formulario 850 personalizado.
Illinois
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Illinois:
- En línea en MyTax Illinois.
- Por correo usando el Formulario ST-1.
Indiana
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Indiana en línea en el Departamento de Ingresos de Indiana.
Iowa
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Iowa en línea en el Departamento de Ingresos de Iowa.
Kansas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Kansas:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Kansas. Si nunca has utilizado este sistema, es posible que tengas que ponerte en contacto con el Departamento de Ingresos de Kansas para obtener tu código de acceso.
- Los contribuyentes de jurisdicción única deben usar el Formulario ST-16 para presentar la solicitud por correo. El Formulario ST-36 debe usarse para que los contribuyentes de múltiples jurisdicciones lo presenten por correo. El Formulario CT-9U también se puede usar.
Kentucky
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Kentucky en línea en el Departamento de Ingresos de Kentucky.
Luisiana
Dependiendo del tipo de licencia que tenga un vendedor y de si es un vendedor remoto o tiene su sede en Luisiana, puede presentar a través de una de estas tres formas:
- En línea a través de E-Parish.
- En línea a través de Presentación de vendedores remotos.
- En línea en el Punto de Acceso al Contribuyente de Luisiana.
Maine
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Maine:
- En línea a través del Portal de impuestos de Maine.
- Por correo usando el Formulario ST-7.
Maryland
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Maryland en línea en el Departamento de Ingresos de Maryland.
Massachusetts
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Massachusetts:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Massachusetts. Las empresas con más de 5000 USD en obligaciones tributarias deben usar este método para presentar la declaración.
- Por correo usando el Formulario ST-9.
Michigan
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Michigan:
- En línea en el Departamento del Tesoro de Michigan en línea.
- Por correo usando el Formulario 5080. Este formulario solo se aplica a las personas que presentan su declaración mensual o trimestralmente.
Minnesota
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Minnesota:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Minnesota.
- Por teléfono llamando al departamento de ingresos al 1-800-570-3329. Sin embargo, si tienes una obligación tributaria sobre las ventas y el uso de 10,000 USD o más en el año fiscal del estado (del 1 de julio al 30 de junio), debes pagar todos los impuestos electrónicamente a partir del siguiente año calendario.
Misisipi
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Misisipi en línea en el Departamento de Ingresos de Misisipi.
Misuri
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Misuri:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Misuri. Si presentas la declaración desde otro estado, elige "Impuesto sobre el uso del proveedor». Los vendedores de gran volumen que hayan realizado pagos de 8000 USD o más en el año fiscal anterior deben presentar su declaración en línea. En algunos casos, es posible que también se requiera que los contribuyentes trimestrales paguen en línea.
- Por correo usando el Formulario 53-1. El Departamento de Ingresos de Misuri emite este formulario. No recibirás devoluciones impresas por correo si previamente las has presentado electrónicamente, a menos que te comuniques con el departamento y solicites futuras devoluciones en papel.
Nebraska
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nebraska:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Nebraska. Remitirás tu pago a través de Nebraska E-Pay.
- Por correo usando el Formulario 10.
Nevada
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nevada:
- En línea en el Departamento de Impuestos de Nevada.
- Por correo usando el Formulario TXR-01.01c.
Nueva Jersey
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey:
- En línea en la División de Impuestos de Nueva Jersey.
- Por correo usando el Formulario ST-50.
Nuevo México
Es importante tener en cuenta que Nuevo México no tiene un impuesto sobre las ventas. En su lugar, hay un impuesto sobre los ingresos brutos. Este impuesto se aplica a cualquier persona que se dedique a realizar negocios en Nuevo México. En casi todos los casos, la persona que se dedica al negocio repercute el impuesto al consumidor, ya sea por separado o como parte del precio de venta. Se puede encontrar más información aquí. Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre los ingresos brutos de Nuevo México:
- En línea usando E-File.
- Por correo usando la Declaración de impuestos de ingresos brutos.
Nueva York
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nueva York en línea en el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.
Carolina del Norte
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Carolina del Norte:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Carolina del Norte.
- Por correo usando este formulario de declaración de impuestos.
Dakota del Norte
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Dakota del Norte en línea en el Punto de Acceso al Contribuyente (TAP) de Dakota del Norte.
Ohio
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Ohio en línea en el Departamento de Impuestos de Ohio.
Oklahoma
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Oklahoma:
- En línea en OK Tap.
- Por correo usando el formulario STS-20002. Ten en cuenta que Oklahoma requiere que los contribuyentes que pagan más de 2500 USD por mes presenten su declaración en línea.
Pensilvania
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Pensilvania:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Pensilvania.
- Por teléfono al 1-800-748-8299.
Rhode Island
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Rhode Island:
- En línea en la División de Impuestos de Rhode Island.
- Pagar por correo usando la Declaración de impuestos sobre las ventas simplificada de Rhode Island. Los vendedores deben presentar y pagar en línea si tu obligación tributaria en el año anterior fue de 200 USD o más.
Carolina del Sur
Los vendedores pueden presentar y remitir sus ventas de Carolina del Sur en línea en el Departamento de Ingresos de Carolina del Sur.
Dakota del Sur
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Dakota del Sur en línea en el Departamento de Ingresos de Dakota del Sur.
Tennessee
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Tennessee:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Tennessee.
- Por correo usando el Formulario SLS-450.
Texas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Texas:
- En línea en el sitio de TxComplorer eSystems.
- Por correo usando una declaración de impuestos sobre las ventas y el uso de Texas.
Utah
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Utah:
- En línea en el Punto de Acceso al Contribuyente (TAP) de Utah.
- Los vendedores también pueden optar por presentar la solicitud por correo. Después de que se haya emitido una licencia de impuesto sobre las ventas, la Comisión de Impuestos enviará por correo una declaración personalizada a cada vendedor, a menos que el vendedor haya optado por no recibir declaraciones impresas. Si un vendedor no recibe una declaración en papel, es responsabilidad del vendedor obtener formularios en blanco, presentar todos los formularios de devolución apropiados y remitir los impuestos antes de la fecha de vencimiento. Todos los formularios pertinentes se enumeran en el sitio web del estado.
Vermont
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Vermont:
- En línea usando el portal myVTax.
- Por correo y enviar el pago a: Vermont Department of Taxes PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779.
Virginia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Virginia:
- Presentar y remitir a través del Servicio en línea VATAX para empresas del Departamento de Impuestos de Virginia.
- Por correo usando el Formulario ST-8 (para vendedores fuera del estado) o ST-9 (para vendedores dentro del estado con una ubicación).
Washington
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Washington:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Washington.
- Puedes usar varios formularios para presentar y pagar por correo.
Virginia Occidental
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Virginia Occidental:
- En línea en MyTaxes.
- Por correo usando el Formulario CST200CU.
Wisconsin
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Wisconsin:
- En línea en el Departamento de Ingresos de Wisconsin.
- Por correo usando el Formulario ST-12.
Wyoming
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Wyoming:
- En línea utilizando el Sistema de Presentación de Impuestos por Internet para Empresas de Wyoming (WYIFS).
- Por correo usando el Formulario 41-1.
¿Cómo puede ayudarte Stripe?
La declaración de impuestos es compleja y requiere mucho tiempo. Stripe Tax crea informes y resúmenes de impuestos detallados para cada ubicación de presentación, y proporciona toda la información que necesitas para presentar y remitir impuestos manualmente, con un profesional de la contabilidad o con un socio de presentación de Stripe.
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- Regístrate para pagar impuestos: Permite que Stripe gestiones tus registros fiscales en EE. UU. y benefíciate de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te permitirá ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento de la normativa local.
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