Para garantizar que tu empresa siga cumpliendo con la normativa fiscal, primero debes entender dónde tienes la obligación de recaudar impuestos sobre tus ventas y cumplir con la legislación en materia de nexo económico. Después, debes seguir el proceso de registro de impuestos sobre las ventas con la autoridad fiscal correspondiente; calcular y recaudar el importe correcto de impuestos de tus clientes; y, por último, presentar tu declaración y remitir el impuesto recaudado al gobierno.
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Preparar y presentar con precisión tus declaraciones de impuestos y remitir los impuestos recaudados puede ser complicado, ya que cada estado de EE. UU. y otras autoridades fiscales locales tienen normas diferentes, como la frecuencia con la que debes presentar, el tipo de información que debes proporcionar, el formulario a utilizar, cómo presentar tu declaración de impuestos y tu pago, así como otras diferencias administrativas.
Esta guía proporciona información detallada sobre cómo presentar las declaraciones de impuestos sobre ventas en los EE. UU., incluidas instrucciones específicas sobre cómo presentar el impuesto sobre las ventas en cada estado de los EE. UU.
Aspectos básicos de la presentación y la remisión
El impuesto sobre las ventas es un tipo de impuesto indirecto. Los impuestos indirectos se aplican a las ventas de bienes o servicios pagados por el cliente a una empresa, que a su vez debe pagar el impuesto recaudado al estado u otra autoridad fiscal local. Esta es la razón por la que el impuesto sobre las ventas a menudo se conoce como un "impuesto de transferencia». El impuesto pasa del cliente o comprador al vendedor, quien a su vez remite el impuesto recaudado a la autoridad fiscal. Es importante recordar que tú, la empresa, estás actuando como agente del estado u otra autoridad fiscal local, lo que significa que estás reteniendo los fondos de los impuestos recaudados en nombre de la autoridad fiscal y debes remitir o pagar la cantidad recaudada cuando presentes tu declaración. La presentación es el acto de presentar una declaración de impuestos sobre las ventas o un informe de tu actividad de ventas durante un período, mientras que la remisión es enviar el impuesto recaudado a las entidades gubernamentales correspondientes.
En la mayoría de las situaciones, tu pago de impuestos (remisión) vence al mismo tiempo que vencen tus declaraciones e informes de impuestos. La presentación y la remisión suelen ir juntas, pero es importante tener en cuenta que son dos actividades distintas.
La frecuencia de presentación y envío es exclusiva para tu empresa y la establece el estado u otra autoridad fiscal local cuando te registras para cobrar impuestos. Las empresas con gran volumen suelen tener que presentar sus declaraciones con más frecuencia que las pequeñas, por lo que la frecuencia puede cambiar a medida que crece la empresa.
Presentación de una declaración de impuestos sobre ventas
Presentar una declaración implica informar de forma resumida tus transacciones de ventas durante el período de declaración de impuestos, incluidos los importes que cobraste a tus clientes. Una declaración, según los requisitos del formulario, detalla la información, incluidas las ventas brutas, las deducciones, incluidas las ventas exentas y no tributables, las ventas sujetas a impuestos y la cantidad de impuestos recaudados. Es posible que también se requiera que las cantidades informadas se detallen por jurisdicciones de nivel inferior o por ubicación de notificación.
Cada autoridad fiscal estatal o local determina los detalles específicos, el formato y la frecuencia requerida para informar y presentar impuestos. Por ejemplo, algunos estados de EE. UU. exigen a las empresas que declaren las ventas por ciudad, condado o distrito fiscal especial en el momento de presentar la declaración. Hay otros estados que solo requieren información a nivel consolidado o estatal. Tener registros precisos, detallados y actualizados es crucial para mantener el cumplimiento de la normativa fiscal y será útil cuando llegue el momento de presentar una declaración de impuestos o en el caso de una auditoría.
Notas clave sobre la presentación
- Frecuencia de presentación: La frecuencia de presentación la establece la autoridad fiscal y se proporciona a las empresas cuando se registran para recaudar impuestos. La frecuencia de las presentaciones puede variar en función de los ingresos anuales y de otros factores. Es posible que tengas que remitir los impuestos mensualmente, anualmente o con otra frecuencia establecida.
- Cero devoluciones: Incluso si no recaudaste impuestos en un área durante un determinado período de informe, es posible que debas presentar una declaración de impuestos. Prepárate para presentar las declaraciones de impuestos antes de la fecha de vencimiento de cada período de informe, independientemente de las ventas realizadas durante el período. Si continúas presentando declaraciones sin actividad, es posible que la autoridad fiscal te avise de que ya no estás obligado a presentar una declaración. Hasta que recibas un aviso de cambio en la frecuencia, debes cumplir con tu cronograma de presentación.
- Exenciones: Las empresas deben tener en cuenta las deducciones y exenciones a la hora de completar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas. Estas varían según la ubicación, pero algunos tipos comunes de deducciones incluyen exenciones de reventa, productos exentos de impuestos, ventas en las que los impuestos fueron recaudados por facilitadores de marketplace y ventas a organizaciones exentas. No todas las ventas requerirán que cobres impuestos de un cliente, pero deberás estar al tanto de esas exenciones antes de presentar sus declaraciones de impuestos sobre ventas.
- Estados autónomos: Los estados autónomos permiten que las ciudades autónomas administren sus propios impuestos sobre las ventas, así como que definan sus propias bases imponibles. Estas ciudades pueden definir sus propias normas fiscales y es posible que se les exija a los vendedores que realicen registros y presentaciones adicionales en estas áreas. Los siguientes son estados autónomos: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado, y Luisiana.
Remisión
Mientras que la presentación es declarar el impuesto que se recaudó, la remisión es tomar el impuesto recaudado y transferirlo al estado u otra autoridad tributaria local. Al igual que en la presentación de impuestos, cada autoridad fiscal exige su propio método y plazo para la presentación de la declaración, que puede variar en función del volumen de ventas en cada ubicación. Por ejemplo, en Connecticut, la frecuencia varía entre mensual, trimestral y anual en función de la obligación tributaria total. Salvo contadas excepciones, por lo general, el impuesto se debe pagar con la declaración.
- Fechas de vencimiento: Asegúrate de que tus pagos de impuestos se presenten antes de la fecha de vencimiento para evitar tener que pagar multas e intereses.
- Métodos de pago: Algunas autoridades fiscales solo permiten pagos electrónicos como ACH, EFT (transferencia electrónica de fondos) o pagos con tarjeta de crédito y débito.
- Prórrogas y medidas de alivio: Al igual que durante la pandemia, muchos estados lanzaron medidas de desgravación fiscal para que las empresas tuvieran más tiempo para presentar y remitir el impuesto sobre las ventas. Durante desastres naturales u otras interrupciones importantes, esta es una práctica común y los detalles sobre el alivio son publicados por la autoridad fiscal estatal.
Cómo presentar y remitir declaraciones de impuestos sobre ventas por estado
Para declarar y remitir los impuestos, tienes que presentar declaraciones a cada una de las autoridades fiscales en las que estés registrado y hayas cobrado impuestos. La mayoría de las áreas requieren la presentación en línea de declaraciones de impuestos y pagos electrónicos, aunque algunas permitirán a las empresas enviar sus documentos físicamente por correo.
Alabama
El Departamento de Hacienda de Alabama exige que los vendedores presenten y remitan el impuesto sobre las ventas en línea. Puedes presentar tu declaración en línea en Mis impuestos en Alabama (MAT). Sin embargo, si vas a enviar más de 750 $ en un solo pago, Alabama requiere que pagues mediante transferencia electrónica de fondos (EFT) a través de My Alabama Taxes ONE SPOT.
Alaska
El impuesto sobre las ventas se puede presentar y remitir en línea en la Comisión de Impuestos sobre las Ventas de Vendedores Remotos de Alaska.
Arizona
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Arizona (conocido como impuesto sobre el privilegio de transacción en Arizona):
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Arizona.
- Presentarlo por correo usando el Formulario TPT-EZ si vives en el estado o el TPT-2 si vives fuera del estado. Sin embargo, los vendedores están obligados a presentar y pagar en línea si su obligación fiscal en el año anterior fue de 1.000.000 o más.
Arkansas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre ventas de Arkansas:
- Presentarlo en línea en el Punto de Acceso para Contribuyentes de Arkansas (ATAP).
- Presentarlo por correo usando el Formulario ET-1. Para presentar tu solicitud de esta manera, debes comunicarte con el Departamento de Finanzas y Administración de Arkansas en el 501-682-7104 y se te enviará por correo un Formulario ET-1. Aquí tienes las instrucciones para llenar el Formulario ET-1 del impuesto sobre las ventas de Arkansas.
California
Los vendedores tienen dos opciones para presentar su impuesto sobre ventas en California:
- Presentar la solicitud en línea a través del Departamento de Administración de Impuestos y Comisiones de California.
- Presentarlo por correo usando el Formulario abreviado de California: declaración de impuestos sobre las ventas y el uso. Debes pagar en línea si tu obligación tributaria mensual estimada es de 10.000 o más.
Colorado
Los vendedores tienen dos opciones para presentar su impuesto sobre las ventas en Colorado:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Colorado.
- Presentarlo por correo usando el formulario DR-0100 y enviarlo por correo al Departamento de Hacienda de Colorado.
Connecticut
El impuesto sobre las ventas debe presentarse y enviarse por Internet al Departamento de Servicios de Renta de Connecticut.
Distrito de Columbia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas en Washington, DC:
- Presentarlo en línea con MyTax DC.
- Presentar la solicitud por correo utilizando uno de estos tres formularios:
- Formulario de presentación anual: Formulario FR-800A
- Formulario de declarantes trimestrales: FR-800Q
- Formulario mensual de declarantes: FR-800M
- Formulario de presentación anual: Formulario FR-800A
Florida
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Florida:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Florida.
- Presentarlo por correo usando el formulario DR-15.
Georgia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas en Georgia:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Georgia.
- Presentarlo por correo usando el Formulario ST-3.
Hawái
Hawái no tiene un impuesto sobre las ventas tradicional. En su lugar, tienen un impuesto general sobre el consumo (GET, por sus siglas en inglés). En lugar de un impuesto sobre una venta pagado por el comprador, el GET es un impuesto por "el privilegio de hacer negocios" en el estado de Hawái y que se aplica al vendedor. En Hawái, un vendedor es responsable de remitir el GET, independientemente de que realmente cobre o no el GET en una transacción. Sin embargo, los vendedores pueden pasar el GET a los clientes y es por eso que, si realizas una compra en Hawái, es probable que veas un pequeño porcentaje de la venta agregado a su recibo para cubrir el GET. Puedes encontrar más información aquí. Los vendedores pueden presentar y remitir su GET de Hawái en línea en Hawaii Tax Online.
Idaho
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Idaho:
- Presentarlo en línea en el Punto de Acceso al Contribuyente (TAP) de la Comisión de Impuestos del Estado de Idaho.
- Presentarlo por correo usando el Formulario 850. El comisionado de impuestos del estado debe enviarte por correo un Formulario 850 personalizado.
Illinois
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Illinois:
- Presentarlo en línea en MyTax Illinois.
- Presentarlo por correo usando el formulario ST-1.
Indiana
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Indiana en línea ante el Departamento de Ingresos de Indiana.
Iowa
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Iowa en línea ante el Departamento de Ingresos de Iowa.
Kansas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Kansas:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Kansas. Si nunca antes has utilizado este sistema, es posible que debas comunicarte con el Departamento de Ingresos de Kansas para obtener tu código de acceso.
- Los declarantes de una sola jurisdicción deben usar el formulario ST-16 para presentar la declaración por correo. Formulario ST-36 se debe usar para que los declarantes de múltiples jurisdicciones lo presenten por correo. Formulario CT-9U.
Kentucky
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Kentucky en línea en el Departamento de Ingresos de Kentucky.
Luisiana
Dependiendo del tipo de licencia que tenga un vendedor y de si es un vendedor remoto o tiene su sede en Luisiana, presentará la solicitud de una de estas tres maneras:
- En línea a través de E-Parish.
- En línea a través de la Presentación de vendedores remotos.
- En línea en el Punto de Acceso para Contribuyentes de Luisiana.
Maine
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Maine:
- Presentarlo en línea a través del Portal de impuestos de Maine.
- Presentarlo por correo usando el Formulario ST-7.
Maryland
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Maryland en línea ante el Departamento de Ingresos de Maryland.
Massachusetts
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Massachusetts:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Massachusetts. Las empresas con más de 5.000 $ de obligación fiscal deben utilizar este método para presentar la declaración.
- Presentarlo por correo usando el formulario ST-9.
Míchigan
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Michigan:
- Presentarlo en línea en Michigan Treasury Online.
- Presentarlo por correo usando el Formulario 5080. Este formulario solo se aplica a las personas que presentan declaraciones mensuales o trimestrales.
Minnesota
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas en Minnesota:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Minnesota.
- Presentar su solicitud por teléfono llamando al departamento de ingresos al 1-800-570-3329. Sin embargo, si tienes una responsabilidad contributiva sobre las ventas y el uso de 10.000 $ o más en el ejercicio fiscal del estado (del 1 de julio al 30 de junio), deberás pagar todos los impuestos electrónicamente a partir del siguiente año natural.
Misisipi
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Misisipi en línea ante el Departamento de Ingresos de Misisipi.
Misuri
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Misuri:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Missouri. Si presentas la declaración desde otro estado, elige "Vendor’s Use Tax». Los vendedores de gran volumen que hayan realizado pagos de 8.000 $ o más en el año fiscal anterior deben presentar la declaración en línea. En algunos casos, es posible que también se les exija a las personas que declaran trimestralmente que paguen en línea.
- Presentarlo por correo usando el Formulario 53-1. El Departamento de Ingresos de Missouri te emitirá este formulario. No recibirás declaraciones impresas por correo si previamente las has presentado electrónicamente, a menos que te comuniques con el departamento y solicites declaraciones en papel futuras.
Nebraska
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nebraska:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Nebraska. Remitirás tu pago a través de Nebraska E-Pay.
- Presentarlo por correo usando el Formulario 10.
Nevada
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre ventas de Nevada:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Impuestos de Nevada.
- Presentarlo por correo usando el Formulario TXR-01.01c.
Nueva Jersey
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey:
- Presentarlo en línea en la División de Impuestos de Nueva Jersey.
- Presentarlo por correo usando el formulario ST-50.
Nuevo México
Es importante tener en cuenta que Nuevo México no tiene un impuesto sobre las ventas. En su lugar, hay un impuesto sobre los ingresos brutos. Este impuesto se aplica a cualquier persona que se dedique a negocios en Nuevo México. En casi todos los casos, la persona que se dedica al negocio repercute el impuesto al consumidor, ya sea por separado o como parte del precio de venta. Puedes encontrar más información aquí. Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre los ingresos brutos de Nuevo México:
- Presentarlo en línea usando E-File.
- Presentarlo por correo usando la Declaración de impuestos de ingresos brutos.
Nueva York
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nueva York por Internet en el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.
Carolina del Norte
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre ventas de Carolina del Norte:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Carolina del Norte.
- Presentarlo por correo usando este formulario de declaración de impuestos.
Dakota del Norte
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Dakota del Norte en línea en el Punto de acceso del contribuyente de Dakota del Norte (TAP).
Ohio
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Ohio en línea ante el Departamento de Impuestos de Ohio.
Oklahoma
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Oklahoma:
- Presentarlo en línea en OK Tap.
- Usar el formulario STS-20002 para presentarlo por correo. Ten en cuenta que Oklahoma requiere que los contribuyentes que pagan más de 2.500 $ por mes presenten su declaración en línea.
Pensilvania
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre ventas de Pensilvania:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Pensilvania.
- Presentar tu solicitud por teléfono llamando al 1-800-748-8299.
Rhode Island
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Rhode Island:
- Presentarlo en línea en la División de Impuestos de Rhode Island.
- Pagar por correo usando la Declaración simplificada de impuestos sobre las ventas de Rhode Island. Los vendedores deben presentar y pagar en línea si su obligación fiscal en el año anterior fue de 200 $ o más.
Carolina del Sur
Los vendedores pueden presentar y remitir sus ventas de Carolina del Sur en línea ante el Departamento de Ingresos de Carolina del Sur.
Dakota del Sur
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Dakota del Sur en línea ante el Departamento de Ingresos de Dakota del Sur.
Tennessee
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Tennessee:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Tennessee.
- Presentarlo por correo usando el formulario SLS-450.
Texas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Texas:
- Presentar su solicitud en línea en el sitio de TxComptroller eSystems.
- Presentarlo por correo con una declaración del impuesto sobre las ventas y el uso de Texas.
Utah
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Utah:
- Presentarlo en línea en el Punto de Acceso para Contribuyentes de Utah (TAP).
- Los vendedores también pueden optar por presentar la declaración por correo. Después de que se haya emitido una licencia de impuestos sobre las ventas, la Comisión de Impuestos enviará por correo una declaración personalizada a cada vendedor, a menos que el vendedor haya optado por no recibir declaraciones en papel. Si un vendedor no recibe una declaración en papel, es responsabilidad del vendedor obtener formularios en blanco, presentar todos los formularios de devolución apropiados y remitir los impuestos antes de la fecha de vencimiento. Todos los formularios relevantes están listados en el sitio web del estado.
Vermont
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Vermont:
- Presentar su solicitud en línea a través del portal myVTax.
- Presentarlo por correo y enviar el pago a: Vermont Department of Taxes PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779.
Virginia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Virginia:
- Presentarlo y remitirlo a través del Servicio en línea VATAX del Departamento de Impuestos de Virginia para empresas.
- Presentarlo por correo con el formulario ST-8 (para vendedores de fuera del estado) o ST-9 (para vendedores de dentro del estado con una ubicación).
Washington
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas en Washington:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Washington.
- Puedes usar varios formularios para presentar y pagar por correo.
Virginia Occidental
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas en Virginia Occidental:
- Presentarlo en línea en MyTaxes.
- Presentarlo por correo usando el Formulario CST200CU.
Wisconsin
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre ventas de Wisconsin:
- Presentarlo en línea en el Departamento de Ingresos de Wisconsin.
- Presentarlo por correo usando el formulario ST-12.
Wyoming
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre ventas de Wyoming:
- Presentarlo en línea utilizando el Sistema de Archivo de Internet para Empresas de Wyoming (WYIFS).
- Presentarlo por correo usando el Formulario 41-1.
Cómo puede ayudarte Stripe
La presentación de impuestos es compleja y requiere mucho tiempo. Stripe Tax crea informes detallados y resúmenes de impuestos para cada ubicación de presentación, proporcionando toda la información que necesitas para presentar y remitir impuestos manualmente, con un profesional contable o con un socio de presentación de Stripe.
- Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: Consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe y, después de registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a cobrar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos a los productos que no requieren programación de Stripe, como Invoicing, con tan solo un clic.
- Registrarte para pagar impuestos: Permite que Stripe gestione tus registros fiscales en los EE. UU. y benefíciate de un proceso simplificado que completa automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y garantizará el cumplimiento de la normativa local.
- Cobrar impuestos automáticamente: Stripe Tax siempre calcula y cobra el importe correcto de impuestos, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, y está actualizado con los cambios en las reglas fiscales y las tasas.
- Simplifica la presentación y la remisión: Con nuestros socios globales de confianza, los usuarios se benefician de una experiencia fluida que se conecta con tus datos de transacciones de Stripe, lo que permite a nuestros socios gestionar tus presentaciones para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio.
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