Para garantir que sua empresa continue em conformidade com os impostos, primeiro você deve entender onde tem a obrigação de recolher impostos sobre suas vendas e cumprir as leis de nexo econômico. Depois, você precisa seguir o processo de cadastro do imposto sobre vendas junto à autoridade fiscal apropriada; calcular e recolher o valor correto de impostos de seus clientes; e, por fim, entregar sua declaração e repassar o imposto recolhido ao governo.
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O processo de preparar e preencher com precisão suas declarações de imposto e repassar o imposto recolhido pode ser complicado, pois cada estado dos EUA e outras autoridades fiscais locais têm regras diferentes, como a frequência com que você precisa declarar, o tipo de informação que precisa fornecer, o informe a ser usado, como enviar a declaração do imposto e o pagamento e outras diferenças administrativas.
Este guia fornece informações detalhadas sobre a declaração de impostos sobre vendas nos EUA, incluindo instruções específicas sobre como declarar em cada estado dos EUA com um imposto estadual sobre vendas.
Noções básicas sobre declaração e remessa
O imposto sobre vendas é um tipo de imposto indireto. Os impostos indiretos se aplicam às vendas de bens ou serviços pagos pelo cliente a uma empresa, que, por sua vez, tem que pagar o imposto recolhido ao estado ou outra autoridade fiscal local. É por isso que o imposto sobre vendas é muitas vezes referido como um "imposto de passagem "). O imposto passa do cliente ou comprador para o vendedor, que então repassa o imposto recolhido para a autoridade fiscal. É importante lembrar que você, a empresa, está agindo como um agente da autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local, o que significa que você está retendo os fundos do imposto recolhido em nome da autoridade fiscal e deve repassar ou pagar o valor recolhido quando entrega sua declaração. Declaração é o ato de enviar uma declaração de imposto sobre vendas ou relatório da sua atividade de vendas por um período, enquanto a remessa é o envio do imposto recolhido para as entidades governamentais apropriadas.
Na maioria das situações, seu pagamento de imposto (remessa) deve ser feito junto com suas declarações e relatórios de impostos. Declaração e remessa geralmente são feitas em conjunto, mas é importante ter em mente que são duas atividades separadas.
A frequência de declaração e remessa é exclusiva da sua empresa, sendo definida pela autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local quando você se cadastra para recolher impostos. Muitas vezes, as empresas de alto volume precisam declarar com mais frequência do que as pequenas empresas, de forma que a frequência pode mudar conforme a empresa cresce.
Declaração do imposto sobre vendas
A entrega de uma declaração envolve um relato resumido de suas transações de vendas no período do relatório, incluindo os valores que você recolheu dos seus clientes. Uma declaração, dependendo dos requisitos do informe, detalha as informações, incluindo suas vendas brutas, deduções, incluindo vendas não tributáveis e isentas, vendas tributáveis e o valor do imposto recolhido. Também pode ser necessário discriminar os valores reportados por jurisdições de nível inferior ou por local de declaração.
Cada autoridade fiscal estadual ou local determina os detalhes, o formato e a frequência específica exigida para reportar e declarar impostos. Por exemplo, alguns estados dos EUA exigem que as empresas informem as vendas por cidade, condado ou distrito fiscal especial ao fazer a declaração. Outros estados só exigem informações em nível consolidado ou estadual. Ter registros precisos, detalhados e atualizados é essencial para manter a conformidade fiscal, sendo útil também na hora de fazer uma declaração tributária ou no caso de uma auditoria.
Principais observações sobre a declaração
- Frequência de declaração: a frequência de declaração é definida pela autoridade fiscal e é informada às empresas quando se cadastram para recolher impostos. A frequência de declaração pode mudar dependendo da receita anual e de outros fatores. Pode ser necessário repassar impostos mensalmente, anualmente ou com outra frequência definida.
- Declarações zeradas: mesmo que você não tenha recolhido impostos em uma área durante um determinado período de declaração, ainda pode ser necessário entregar uma declaração de impostos. Esteja preparado para declarar impostos até a data de vencimento de cada período de declaração, independentemente das vendas realizadas durante o período. Se continuar a apresentar declarações zeradas, você poderá ser notificado pela autoridade fiscal de que não precisa mais apresentar uma declaração. Até receber um aviso de alteração na frequência, você deve manter seu cronograma de declaração.
- Isenções: as empresas devem considerar deduções e isenções ao preencher suas declarações de imposto sobre vendas. Elas variam de acordo com o local, mas alguns tipos comuns de dedução incluem isenções de revenda, produtos isentos de impostos, vendas em que os impostos foram recolhidos por facilitadores de marketplace e vendas para organizações isentas. Nem toda venda exige que você recolha impostos de um cliente, mas você precisa estar ciente dessas isenções antes de enviar as declarações de imposto sobre vendas.
- Estados com "regra do mandante ": os estados com "regra do mandante ") (home rule) permitem que cidades individuais administrem seus próprios impostos sobre vendas, além de definir suas próprias bases tributárias. Essas cidades podem definir suas próprias regras fiscais, e os vendedores podem ser obrigados a preencher cadastros e declarações adicionais nessas áreas. São estados com a "regra do mandante ": Alabama, Alasca, Arizona, Colorado e Luisiana.
Remessa
Enquanto a declaração refere-se ao relatório sobre o imposto recolhido, a remessa envolve pegar o imposto recolhido e transferi-lo para a autoridade fiscal estadual ou local. Assim como na declaração, cada autoridade fiscal define seu próprio método e prazo de remessa, que pode variar dependendo do volume de vendas naquele local. Por exemplo, em Connecticut, a frequência varia entre mensal, trimestral e anual com base na obrigação fiscal total. Com algumas exceções, o imposto normalmente é devido com a declaração.
- Prazos: envie seus pagamentos de impostos até a data de vencimento para não ter que pagar multas e juros.
- Formas de pagamento: algumas autoridades fiscais só permitem pagamentos eletrônicos como ACH, EFT (transferência eletrônica de fundos) ou pagamentos com cartão de crédito e débito.
- Prorrogações e medidas de alívio: assim como aconteceu durante a pandemia, vários estados lançaram medidas de alívio fiscal para dar às empresas mais tempo para declarar e repassar os impostos sobre vendas. Durante desastres naturais ou outros grandes transtornos, essa é uma prática comum, e os detalhes sobre o alívio são divulgados pela autoridade tributária estadual.
Como declarar e repassar declarações de imposto sobre vendas por estado
Para declarar e repassar impostos, você precisa enviar declarações a cada autoridade fiscal onde está cadastrado e recolheu impostos. A maioria das áreas exige envios online de declarações fiscais e pagamentos eletrônicos, embora algumas permitam que as empresas enviem fisicamente seus documentos.
Alabama
O Alabama Department of Revenue exige que os vendedores cadastrem e repassem os impostos sobre vendas de forma online. Você pode fazer a declaração online em My Alabama Taxes (MAT). No entanto, se você estiver repassando mais de US$ 750 em um pagamento, o Alabama exige que você pague por transferência eletrônica de fundos (EFT) por meio do My Alabama Taxes ONE SPOT.
Alasca
O imposto sobre vendas pode ser declarado e repassado online na Alaska Remote Seller Sales Tax Commission.
Arizona
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Arizona (conhecido como imposto sobre privilégios de transação no Arizona):
- Declarar online no Arizona Department of Revenue.
- Enviar a declaração pelo correio usando o Informe TPT-EZ, se você mora no estado, ou o TPT-2, se você mora fora do estado. No entanto, os vendedores precisam declarar e pagar online se o valor devido no ano anterior foi de US$ 1.000.000 ou mais.
Arkansas
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Arkansas:
- Declarar online no Arkansas Taxpayer Access Point (ATAP).
- Enviar a declaração pelo correio pelo Informe ET-1. Para fazer a declaração desta forma, você deve entrar em contato com o Arkansas Department of Finance and Administration pelo número 501-682-7104 e um Informe ET-1 será enviado para você. Veja as instruções para preencher o Informe ET-1 do imposto sobre vendas do Arkansas.
Califórnia
Os vendedores têm duas opções para declarar o imposto sobre vendas na Califórnia:
- Fazer a declaração online por meio do California Department of Tax and Fee Administration.
- Enviar a declaração pelo correio usando o California's Short Form — Sales and Use Tax Return. Você precisará pagar online se o valor estimado do imposto devido mensal for de US$ 10.000 ou mais.
Colorado
Os vendedores têm duas opções para declarar o imposto sobre vendas no Colorado:
- Declarar online no Colorado Department of Revenue.
- Declarar pelo correio usando o Informe DR-0100 e enviá-lo para o Colorado Department of Revenue.
Connecticut
O imposto sobre vendas deve ser declarado e repassado online no Connecticut Department of Revenue Services.
Distrito de Colúmbia
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas em Washington, DC:
- Declarar online com MyTax DC.
- Declarar pelo correio usando um destes três informes:
- Informe de declaração anual: Informe FR-800A
- Informe de declaração trimestral: FR-800Q
- Informe de declaração mensal: FR-800M
- Informe de declaração anual: Informe FR-800A
Flórida
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas na Flórida:
- Declarar online no Florida Department of Revenue.
- Declarar pelo correio usando o Informe DR-15.
Geórgia
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas na Geórgia:
- Declarar online no Georgia Department of Revenue.
- Declarar pelo correio usando o Informe ST-3.
Havaí
O Havaí não tem um imposto sobre vendas tradicional. O estado tem um imposto especial de consumo geral (GET). Em vez de um imposto sobre uma venda pago pelo comprador, o GET é um imposto sobre "o privilégio de fazer negócios" no estado do Havaí e cobrado do vendedor. No Havaí, um vendedor é responsável por repassar o GET, independentemente de realmente recolher ou não o GET em uma transação. No entanto, os vendedores podem passar o GET aos clientes, e é por isso que se você fizer uma compra no Havaí, provavelmente verá uma pequena porcentagem da venda anexada ao seu recibo para cobrir o GET. Mais informações podem ser encontradas aqui. Os vendedores podem declarar e repassar o GET online do Havaí no Hawaii Tax Online.
Idaho
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Idaho:
- Declarar online no Taxpayer Access Point (TAP) da Idaho State Tax Commission.
- Declarar pelo correio usando o Informe 850. O comissário de impostos estadual deve enviar a você um informe 850 personalizado.
Illinois
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Illinois:
- Declarar online em MyTax Illinois.
- Fazer o envio pelo correio usando o Informe ST-1.
Indiana
Os vendedores podem declarar e repassar os impostos sobre vendas de Indiana online no Indiana Department of Revenue.
Iowa
Os vendedores podem declarar e repassar seus impostos sobre vendas de Iowa online no Iowa Department of Revenue.
Kansas
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Kansas:
- Declarar online no Kansas Department of Revenue. Se você nunca usou esse sistema antes, talvez seja necessário entrar em contato com o Kansas Department of Revenue para obter seu código de acesso.
- Os declarantes de uma única jurisdição devem usar o Informe ST-16 para fazer a declaração pelo correio. O Informe ST-36 deve ser usado por declarantes de várias jurisdições para declarar pelo correio. O Informe CT-9U também pode ser usado.
Kentucky
Os vendedores podem declarar e repassar os impostos sobre vendas do Kentucky online no Kentucky Department of Revenue.
Luisiana
Dependendo do tipo de licença que um vendedor tem e se ele é um vendedor remoto ou baseado na Louisiana, ele deve fazer a declaração de uma destas três maneiras:
- Online pelo E-Parish.
- Online por meio da Remote Sellers Filing.
- Online no Louisiana Taxpayer Access Point.
Maine
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Maine:
- Declarar online pelo Maine Tax Portal.
- Fazer o envio pelo correio usando o Informe ST-7.
Maryland
Os vendedores podem declarar e repassar os impostos sobre vendas de Maryland online no Maryland Department of Revenue.
Massachusetts
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Massachusetts:
- Declarar online no Massachusetts Department of Revenue. Empresas com mais de US$ 5.000 em impostos devidos devem usar esse método para declarar.
- Declarar pelo correio usando o Informe ST-9.
Michigan
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Michigan:
- Declarar online no Michigan Treasury Online.
- Declarar pelo correio usando o Informe 5080. Este formulário só se aplica a declarantes mensais ou trimestrais.
Minnesota
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Minnesota:
- Declarar online no Minnesota Department of Revenue.
- Fazer a declaração por telefone ligando para o Minnesota Department of Revenue pelo telefone 1-800-570-3329. No entanto, se você tiver um passivo fiscal sobre vendas e uso de US$ 10.000 ou mais no ano fiscal do estado (1º de julho a 30 de junho), será preciso pagar todos os impostos eletronicamente a partir do próximo ano civil.
Mississippi
Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas do Mississippi online no Mississippi Department of Revenue.
Missouri
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Missouri:
- Declarar online no Missouri Department of Revenue. Se estiver declarando de fora do estado, escolha "Vendor’s Use Tax ". Vendedores de grandes volumes que fizeram pagamentos de US$ 8.000 ou mais no ano fiscal anterior precisam fazer a declaração online. Em alguns casos, os declarantes trimestrais também podem precisar pagar online.
- Fazer o envio pelo correio usando o Informe 53-1. O Departamento de Receita do Missouri emitirá este formulário. Você não receberá declarações impressas pelo correio se tiver feito a declaração por meio eletrônico anteriormente, a menos que entre em contato com o departamento e solicite que as futuras declarações sejam impressas.
Nebrasca
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Nebraska:
- Declarar online no Nebraska Department of Revenue. Você fará o pagamento pelo Nebraska E-Pay.
- Fazer o envio pelo correio usando o Informe 10.
Nevada
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas em Nevada:
- Declarar online no Nevada Department of Taxation.
- Declarar pelo correio usando Informe TXR-01.01c.
Nova Jersey
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas em Nova Jersey:
- Declarar online na New Jersey Division of Taxation.
- Declarar pelo correio usando o Informe ST-50.
Novo México
É importante observar que o Novo México não tem um imposto sobre vendas. Em vez disso, há um imposto sobre receitas brutas. Esse imposto é aplicado a todas as pessoas envolvidas em negócios no Novo México. Em quase todos os casos, a pessoa envolvida no negócio repassa o imposto ao consumidor separadamente ou como parte do preço de venda. Mais informações podem ser encontradas aqui. Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre receitas brutas do Novo México:
- Declarar online usando o E-File.
- Fazer o envio pelo correio usando a Gross Receipts Tax Return.
Nova York
Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas em Nova York online no New York Department of Taxation and Finance.
Carolina do Norte
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas na Carolina do Norte:
- Declarar online no North Carolina Department of Revenue.
- Declarar por correio usando este informe de declaração de impostos.
Dakota do Norte
Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas da Dakota do Norte online no North Dakota Taxpayer Access Point (TAP).
Ohio
Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Ohio online no Ohio Department of Taxation.
Oklahoma
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas em Oklahoma:
- Declarar online em OK Tap.
- Usar o informe STS-20002 para declarar pelo correio. Lembre-se de que os declarantes que pagam mais de US$ 2.500 por mês são obrigados por Oklahoma a declarar online.
Pensilvânia
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Pensilvânia:
- Declarar online no Pennsylvania Department of Revenue.
- Declarar pelo telefone 1-800-748-8299.
Rhode Island
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Rhode Island:
- Declarar online na Rhode Island Division of Taxation.
- Pagar pelo correio usando a Rhode Island Streamlined Sales Tax Return. Os vendedores precisam declarar e pagar online se o valor da dívida fiscal no ano anterior foi de US$ 200 ou mais.
Carolina do Sul
Os vendedores podem declarar e repassar suas vendas online na Carolina do Sul no South Carolina Department of Revenue.
Dakota do Sul
Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas da Dakota do Sul online no South Dakota Department of Revenue.
Tennessee
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Tennessee:
- Declarar online no Tennessee Department of Revenue.
- Declarar pelo correio usando o Informe SLS-450.
Texas
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Texas:
- Declarar online no site da TxComptroller eSystems.
- Fazer o envio pelo correio usando uma Declaração de imposto sobre vendas e uso do Texas.
Utah
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Utah:
- Declarar online no Utah Taxpayer Access Point (TAP).
- Os vendedores também podem optar por declarar pelo correio. Após a emissão de uma licença de imposto sobre vendas, a Comissão Fiscal enviará uma declaração personalizada a cada vendedor, a menos que o vendedor tenha optado por não receber declarações impressas. Se um vendedor não receber uma devolução impressa, é responsabilidade do vendedor obter formulários em branco, declarar todos os informes apropriados e repassar os impostos até a data de vencimento. Todos os informes relevantes estão listados no site do estado.
Vermont
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Vermont:
- Declarar online usando o portal myVTax.
- Declarar por correio e enviar um pagamento para: Vermont Department of Taxes PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779.
Virgínia
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Virgínia:
- Declarar e repassar pelo Virginia Department of Taxation's VATAX Online Service for Business.
- Fazer o envio pelo correio usando o Informe ST-8 (para vendedores fora do estado) ou ST-9 (para vendedores no estado com uma sede).
Washington
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar seu imposto sobre vendas de Washington:
- Declarar online no Washington Department of Revenue.
- Você pode usar vários informes para declarar e pagar pelo correio.
Virgínia Ocidental
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Virgínia Ocidental:
- Declarar online em MyTaxes.
- Declarar pelo correio usando o Informe CST200CU.
Wisconsin
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Wisconsin:
- Declare online no Wisconsin Department of Revenue.
- Declarar pelo correio usando o Informe ST-12.
Wyoming
Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Wyoming:
- Declarar online usando o Wyoming Internet Filing System for Companies (WYIFS).
- Fazer o envio pelo correio usando o Informe 41-1.
Como a Stripe pode ajudar
A declaração de impostos é complexa e demorada. O Stripe Tax cria relatórios detalhados e resumos fiscais para cada local de declaração, fornecendo todas as informações necessárias para você declarar e repassar os impostos manualmente, com um profissional de contabilidade ou com um parceiro de declaração Stripe.
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