Para garantir que sua empresa continue em conformidade com os impostos, primeiro você deve entender onde tem a obrigação de recolher impostos sobre suas vendas e cumprir as leis de nexo econômico. Depois, você precisa seguir o processo de cadastro do imposto sobre vendas junto à autoridade fiscal apropriada; calcular e recolher o valor correto de impostos de seus clientes; e, por fim, entregar sua declaração e repassar o imposto recolhido ao governo.

O processo de preparar e preencher com precisão suas declarações de imposto e repassar o imposto recolhido pode ser complicado, pois cada estado dos EUA e outras autoridades fiscais locais têm regras diferentes, como a frequência com que você precisa declarar, o tipo de informação que precisa fornecer, o informe a ser usado, como enviar a declaração do imposto e o pagamento e outras diferenças administrativas.

Este guia fornece informações detalhadas sobre a declaração de impostos sobre vendas nos EUA, incluindo instruções específicas sobre como declarar em cada estado dos EUA com um imposto estadual sobre vendas.

Noções básicas sobre declaração e remessa

O imposto sobre vendas é um tipo de imposto indireto. Os impostos indiretos se aplicam às vendas de bens ou serviços pagos pelo cliente a uma empresa, que, por sua vez, tem que pagar o imposto recolhido ao estado ou outra autoridade fiscal local. É por isso que o imposto sobre vendas é muitas vezes referido como um "imposto de passagem "). O imposto passa do cliente ou comprador para o vendedor, que então repassa o imposto recolhido para a autoridade fiscal. É importante lembrar que você, a empresa, está agindo como um agente da autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local, o que significa que você está retendo os fundos do imposto recolhido em nome da autoridade fiscal e deve repassar ou pagar o valor recolhido quando entrega sua declaração. Declaração é o ato de enviar uma declaração de imposto sobre vendas ou relatório da sua atividade de vendas por um período, enquanto a remessa é o envio do imposto recolhido para as entidades governamentais apropriadas.

Na maioria das situações, seu pagamento de imposto (remessa) deve ser feito junto com suas declarações e relatórios de impostos. Declaração e remessa geralmente são feitas em conjunto, mas é importante ter em mente que são duas atividades separadas.

A frequência de declaração e remessa é exclusiva da sua empresa, sendo definida pela autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local quando você se cadastra para recolher impostos. Muitas vezes, as empresas de alto volume precisam declarar com mais frequência do que as pequenas empresas, de forma que a frequência pode mudar conforme a empresa cresce.

Declaração do imposto sobre vendas

A entrega de uma declaração envolve um relato resumido de suas transações de vendas no período do relatório, incluindo os valores que você recolheu dos seus clientes. Uma declaração, dependendo dos requisitos do informe, detalha as informações, incluindo suas vendas brutas, deduções, incluindo vendas não tributáveis e isentas, vendas tributáveis e o valor do imposto recolhido. Também pode ser necessário discriminar os valores reportados por jurisdições de nível inferior ou por local de declaração.

Cada autoridade fiscal estadual ou local determina os detalhes, o formato e a frequência específica exigida para reportar e declarar impostos. Por exemplo, alguns estados dos EUA exigem que as empresas informem as vendas por cidade, condado ou distrito fiscal especial ao fazer a declaração. Outros estados só exigem informações em nível consolidado ou estadual. Ter registros precisos, detalhados e atualizados é essencial para manter a conformidade fiscal, sendo útil também na hora de fazer uma declaração tributária ou no caso de uma auditoria.

Principais observações sobre a declaração

• Frequência de declaração: a frequência de declaração é definida pela autoridade fiscal e é informada às empresas quando se cadastram para recolher impostos. A frequência de declaração pode mudar dependendo da receita anual e de outros fatores. Pode ser necessário repassar impostos mensalmente, anualmente ou com outra frequência definida.
  
• Declarações zeradas: mesmo que você não tenha recolhido impostos em uma área durante um determinado período de declaração, ainda pode ser necessário entregar uma declaração de impostos. Esteja preparado para declarar impostos até a data de vencimento de cada período de declaração, independentemente das vendas realizadas durante o período. Se continuar a apresentar declarações zeradas, você poderá ser notificado pela autoridade fiscal de que não precisa mais apresentar uma declaração. Até receber um aviso de alteração na frequência, você deve manter seu cronograma de declaração.
  
• Isenções: as empresas devem considerar deduções e isenções ao preencher suas declarações de imposto sobre vendas. Elas variam de acordo com o local, mas alguns tipos comuns de dedução incluem isenções de revenda, produtos isentos de impostos, vendas em que os impostos foram recolhidos por facilitadores de marketplace e vendas para organizações isentas. Nem toda venda exige que você recolha impostos de um cliente, mas você precisa estar ciente dessas isenções antes de enviar as declarações de imposto sobre vendas.
  
• Estados com "regra do mandante ": os estados com "regra do mandante ") (home rule) permitem que cidades individuais administrem seus próprios impostos sobre vendas, além de definir suas próprias bases tributárias. Essas cidades podem definir suas próprias regras fiscais, e os vendedores podem ser obrigados a preencher cadastros e declarações adicionais nessas áreas. São estados com a "regra do mandante ": Alabama, Alasca, Arizona, Colorado e Luisiana.
  

Remessa

Enquanto a declaração refere-se ao relatório sobre o imposto recolhido, a remessa envolve pegar o imposto recolhido e transferi-lo para a autoridade fiscal estadual ou local. Assim como na declaração, cada autoridade fiscal define seu próprio método e prazo de remessa, que pode variar dependendo do volume de vendas naquele local. Por exemplo, em Connecticut, a frequência varia entre mensal, trimestral e anual com base na obrigação fiscal total. Com algumas exceções, o imposto normalmente é devido com a declaração.

• Prazos: envie seus pagamentos de impostos até a data de vencimento para não ter que pagar multas e juros.
  
• Formas de pagamento: algumas autoridades fiscais só permitem pagamentos eletrônicos como ACH, EFT (transferência eletrônica de fundos) ou pagamentos com cartão de crédito e débito.
  
• Prorrogações e medidas de alívio: assim como aconteceu durante a pandemia, vários estados lançaram medidas de alívio fiscal para dar às empresas mais tempo para declarar e repassar os impostos sobre vendas. Durante desastres naturais ou outros grandes transtornos, essa é uma prática comum, e os detalhes sobre o alívio são divulgados pela autoridade tributária estadual.
  

Como informar e repassar o imposto sobre vendas em cada estado

Para cumprir com a legislação tributária, você deve enviar declarações para cada jurisdição fiscal em que está registrado e arrecadou imposto sobre vendas. A maioria dos estados exige que tanto as declarações quanto os pagamentos sejam feitos online, embora alguns ainda aceitem envio físico dos documentos.

Alabama

O Departamento de Receita do Alabama exige que empresas preencham e enviem suas declarações de imposto sobre vendas via internet. Isso pode ser feito por meio da plataforma My Alabama Taxes (MAT). Caso o valor a ser repassado ultrapasse US$ 750, o pagamento deve ser feito obrigatoriamente por transferência eletrônica (EFT), utilizando o sistema My Alabama Taxes ONE SPOT.

Alasca

A declaração e o recolhimento do imposto sobre vendas no Alasca podem ser realizados eletronicamente através do Portal da Comissão de Imposto sobre Vendas de Vendedores Remotos do Alasca.

Arizona

No Arizona, o imposto sobre vendas — conhecido como imposto sobre privilégios de transação — pode ser declarado de duas formas:

• Através do portal online do Departamento de Receita do Arizona.
  
• Via correio, utilizando o Formulário TPT-EZ para residentes do estado ou o Formulário TPT-2 para não residentes. No entanto, empresas com obrigação tributária igual ou superior a US$ 1.000.000 no ano anterior devem obrigatoriamente declarar e pagar online.
  

Arkansas

As empresas podem declarar e repassar o imposto sobre vendas no Arkansas por dois métodos:

• Pela internet, acessando o Arkansas Taxpayer Access Point (ATAP).
  
• Por correspondência, utilizando o formulário ET-1. Para solicitar esse formulário, é necessário entrar em contato com o Departamento de Finanças e Administração do Arkansas pelo telefone 501-682-7104.
  

Califórnia

Empresas com operações na Califórnia têm duas formas para enviar suas declarações:

• Através do sistema online do Departamento de Impostos e Tarifas da Califórnia.
  
• Pelo correio, utilizando o Formulário abreviado de declaração de imposto sobre vendas e uso. Caso sua estimativa mensal de imposto ultrapasse US$ 10.000, o pagamento deve ser feito online obrigatoriamente.
  

Colorado

No estado do Colorado, a declaração do imposto pode ser feita de duas formas:

• Por meio do portal online do Departamento de Receita do Colorado.
  
• Pelo correio, utilizando o Formulário DR-0100 e enviando-o para o respectivo departamento.
  

Connecticut

Todas as declarações e pagamentos de imposto sobre vendas em Connecticut devem ser feitos digitalmente através do Departamento de Serviços de Receita de Connecticut.

Distrito de Colúmbia

Empresas que operam em Washington, DC, têm duas formas de enviar suas declarações de imposto sobre vendas:

• Online, através da plataforma MyTax DC.
  
• Via correio, utilizando um dos seguintes formulários:
  
  • Para declarações anuais: Formulário FR-800A
    
  • Para declarações trimestrais: FR-800Q
    
  • Para declarações mensais: FR-800M
    

Flórida

Na Flórida, há duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas:

• Por meio do sistema eletrônico do Departamento de Receita da Flórida.
  
• Por correspondência, utilizando o Formulário DR-15.
  

Geórgia

Na Geórgia, os vendedores contam com duas formas para enviar suas declarações e efetuar o pagamento do imposto sobre vendas:

• Online, através do Departamento de Receita da Geórgia.
  
• Por correspondência, utilizando o Formulário ST-3.
  

Havaí

O estado do Havaí não aplica um imposto sobre vendas convencional. Em seu lugar, existe o Imposto Geral sobre Consumo (GET). Esse tributo não é pago pelo comprador, mas sim cobrado do vendedor como uma taxa pelo direito de operar comercialmente no estado. Mesmo que o GET possa ser repassado ao cliente — algo comum no Havaí — o responsável por declará-lo e recolhê-lo continua sendo o vendedor. Em geral, os clientes veem esse valor adicionado à conta, refletindo o percentual correspondente do GET. Mais detalhes sobre o imposto podem ser encontrados aqui. A declaração e o pagamento do GET podem ser realizados eletronicamente por meio do Hawaii Tax Online.

Idaho

Para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Idaho, há duas opções disponíveis:

• Através do portal online do Taxpayer Access Point (TAP) da Comissão de Impostos do Estado.
  
• Por correio, utilizando o Formulário 850. Esse formulário fiscal personalizado é enviado diretamente ao contribuinte pela Comissão de Impostos estadual.
  

Illinois

Empresas com operações em Illinois podem cumprir suas obrigações fiscais de duas formas:

• Digitalmente, por meio da plataforma MyTax Illinois.
  
• Via correio, preenchendo e enviando o Formulário ST-1.
  

Indiana

No estado de Indiana, vendedores devem declarar e efetuar o pagamento do imposto sobre vendas exclusivamente online, acessando o site do Departamento de Receita de Indiana.

Iowa

Empresas que vendem em Iowa podem declarar e pagar o imposto sobre vendas eletronicamente através do portal do Departamento de Receita de Iowa.

Kansas

Vendedores que operam no Kansas podem escolher entre dois caminhos para declarar e repassar seus impostos:

• Online, por meio do Kansas Department of Revenue. Caso seja seu primeiro acesso ao sistema, pode ser necessário entrar em contato com o departamento para obter um código de autenticação.
  
• Por correio, utilizando o Formulário ST-36 ou, em algumas situações, o Formulário CT-9U.
  

Kentucky

O imposto sobre vendas no estado de Kentucky deve ser declarado e repassado por meio do sistema eletrônico do Departamento de Receita do Kentucky.

Luisiana

A forma correta de declarar o imposto sobre vendas na Louisiana varia conforme o tipo de licença do vendedor e se ele atua como remoto ou tem sede no estado. Há três opções possíveis de envio:

• Declaração eletrônica via E-Parish.
  
• Declaração online por meio do sistema de Vendedores Remotos.
  
• Envio eletrônico pelo Portal do Contribuinte da Louisiana.
  

Maine

Empresas registradas no Maine podem cumprir suas obrigações fiscais de duas maneiras:

• Online, pelo Portal de Impostos do Maine.
  
• Via correio, utilizando o Formulário ST-7.
  

Maryland

A declaração e o pagamento do imposto sobre vendas de Maryland devem ser realizados online, acessando o site da Controladoria de Maryland.

Massachusetts

Vendedores que operam em Massachusetts têm duas formas de enviar suas declarações:

• Pela internet, acessando o Massachusetts Department of Revenue. Empresas com obrigação tributária superior a US$ 5.000 são obrigadas a utilizar este método.
  
• Por correspondência, preenchendo e enviando o Formulário ST-9.
  

Michigan

Há duas opções para declarar e recolher o imposto sobre vendas em Michigan:

• Online, pelo sistema Tesouro de Michigan online.
  
• Por correio, com o preenchimento do Formulário 5080, válido para cadastros mensais ou trimestrais.
  

Minnesota

Vendedores registrados em Minnesota podem declarar e repassar seus impostos de duas formas:

• Através do portal digital do Departamento de Receita de Minnesota.
  
• Pelo telefone, ligando para o número 1-800-570-3329. No entanto, se o total de imposto devido no exercício estadual (1º de julho a 30 de junho) for igual ou superior a US$ 10.000, será obrigatório utilizar meios eletrônicos de pagamento a partir do próximo ano.
  

Mississippi

Empresas que atuam no Mississippi devem realizar a declaração e o pagamento do imposto sobre vendas por meio do Departamento de Receita do Mississippi.

Missouri

Na jurisdição de Missouri, as empresas têm duas formas de cumprir com a declaração e o repasse:

• Online, por meio do portal do Departamento de Receita do Missouri. Vendedores que atuam fora do estado devem selecionar a opção "Vendor's Use Tax". Aqueles com volume de pagamentos igual ou superior a US$ 8.000 no último exercício são obrigados a declarar online. Dependendo do caso, arquivadores trimestrais também podem ser obrigados a efetuar pagamentos eletrônicos.
  
• Por correspondência, utilizando o Formulário 53-1. Esse formulário é enviado pelo próprio Departamento mediante solicitação. Se a empresa já tiver declarado digitalmente, não receberá mais versões impressas, salvo pedido específico.
  

Nebrasca

No estado de Nebraska, a declaração do imposto sobre vendas pode ser feita de duas formas:

• Online, através do Departamento de Receita de Nebraska, com o pagamento processado pelo sistema Nebraska E-Pay.
  
• Via postal, utilizando o Formulário 10.
  

Nevada

Os vendedores registrados em Nevada podem escolher entre duas formas de enviar suas declarações:

• Pela internet, no Departamento de Tributação de Nevada.
  
• Por correio, utilizando o Formulário TXR-01.01c.
  

Nova Jersey

Na Nova Jersey, os vendedores podem declarar e pagar o imposto sobre vendas de duas maneiras:

• Através do portal online da Divisão de Tributação de Nova Jersey.
  
• Por correio, utilizando o Formulário ST-50.
  

Novo México

É relevante destacar que o estado do Novo México não aplica um imposto tradicional sobre vendas. Em seu lugar, vigora o tributo sobre rendimentos brutos, incidente sobre qualquer pessoa que exerça atividade econômica dentro do estado. Na maioria das situações, esse tributo é repassado ao consumidor final, seja explicitamente destacado na nota fiscal ou incluído no valor total da transação. Para mais detalhes, acesse aqui. Os vendedores têm duas formas de declarar e efetuar o repasse desse tributo:

• Via internet, utilizando o sistema E-File.
  
• Por correspondência, por meio do formulário de Declaração de Imposto sobre Rendimentos Brutos.
  

Nova York

O imposto sobre vendas no estado de Nova York pode ser declarado e pago digitalmente por meio do Departamento de Tributação e Finanças de Nova York.

Carolina do Norte

Empresas registradas na Carolina do Norte contam com duas formas para enviar suas declarações e efetuar o pagamento do imposto:

• Através da internet, no Departamento de Receita da Carolina do Norte.
  
• Por envio físico, utilizando este formulário de declaração de impostos.
  

Dakota do Norte

No estado da Dakota do Norte, a declaração e o pagamento do imposto sobre vendas são realizados online, por meio do Ponto de acesso do contribuinte de Dakota do Norte (TAP).

Ohio

Empresas que atuam no estado de Ohio devem acessar o Departamento de Tributação de Ohio para declarar e repassar o imposto sobre vendas.

Oklahoma

Na jurisdição de Oklahoma, há duas opções disponíveis:

• Declaração via internet através do OK Tap.
  
• Declaração física com o uso do formulário STS-20002. Importante: qualquer contribuinte que tenha desembolsos mensais acima de US$ 2.500 é obrigado a utilizar o sistema eletrônico para declarar.
  

Pensilvânia

Os vendedores podem cumprir suas obrigações fiscais na Pensilvânia de duas maneiras:

• Através do portal digital do Departamento de Receita da Pensilvânia.
  
• Por telefone, ligando para 1-800-748-8299.
  

Rhode Island

Os declarantes em Rhode Island dispõem de duas possibilidades para envio e pagamento:

• Pelo sistema online da Divisão de Tributação de Rhode Island.
  
• Por correio, utilizando a Declaração simplificada de imposto sobre vendas de Rhode Island. Note que qualquer vendedor com obrigação tributária anual igual ou superior a US$ 200 deve obrigatoriamente declarar online.
  

Carolina do Sul

Na Carolina do Sul, os comerciantes devem acessar o Departamento de Receita da Carolina do Sul para realizar a declaração eletrônica do imposto sobre vendas.

Dakota do Sul

Empresas localizadas ou com obrigações fiscais na Dakota do Sul devem utilizar o portal do Departamento de Receita de Dakota do Sul para envio digital das declarações.

Tennessee

Há duas formas disponíveis para contribuintes no Tennessee declararem e quitarem seus impostos:

• Online, pelo Departamento de Receita do Tennessee.
  
• Por correspondência, através do Formulário SLS-450.
  

Texas

Os vendedores podem optar por essas duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas no Texas:

• Acessar a plataforma digital TxComptroller eSystems.
  
• Enviar fisicamente a declaração de imposto sobre vendas e uso do Texas.
  

Utah

A declaração e o repasse de imposto sobre vendas em Utah podem ser realizados:

• Através do portal eletrônico Ponto de acesso do contribuinte de Utah (TAP).
  
• Também existe a possibilidade de os vendedores realizarem suas declarações por meio de envio postal. Após a emissão da licença para recolhimento de imposto sobre vendas, a Comissão Fiscal de Utah envia uma declaração personalizada para cada contribuinte — exceto quando o mesmo opta por não receber documentos físicos. Caso não receba a correspondência, o vendedor deve, por conta própria, providenciar os formulários necessários, preencher todas as declarações obrigatórias e efetuar o pagamento dentro do prazo. Os documentos pertinentes podem ser acessados no site do estado.
  

Vermont

No estado de Vermont, os comerciantes podem declarar e transferir o imposto sobre vendas de duas maneiras:

• Através do sistema digital disponível no portal myVTax.
  
• Por correspondência. Para isso, utilize a declaração pelo correio e envie o pagamento para o seguinte endereço: Vermont Department of Taxes, PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779
  

Virgínia

Empresas atuantes na Virgínia contam com duas alternativas para declarar e quitar o imposto sobre vendas:

• Utilizando o Serviço Online VATAX do Departamento de Tributação da Virgínia para Empresas.
  
• Por envio físico, com o uso do Formulário ST-1.
  

Washington

No estado de Washington, os vendedores têm duas opções para regularizar o imposto sobre vendas:

• Declarar e pagar digitalmente via Departamento de Receita de Washington.
  
• Utilizar vários formulários para enviar a declaração e o pagamento via correio.
  

Virgínia Ocidental

Na Virgínia Ocidental, as empresas podem cumprir suas obrigações fiscais de duas formas:

• Através do portal Meus Impostos.
  
• Por correspondência, utilizando o Formulário CST200CU.
  

Wisconsin

Os vendedores do estado de Wisconsin também contam com duas formas de declaração e recolhimento do imposto sobre vendas:

• Pela internet, acessando o Departamento de Receita de Wisconsin.
  
• Por meio de envio físico, utilizando o Informe ST-12.
  

Wyoming

Para o estado de Wyoming, os vendedores podem optar entre:

• Realizar a declaração de forma eletrônica, através do Sistema de arquivamento na Internet de Wyoming para empresas (WYIFS).
  
• Ou enviar por correio o Formulário 41-1.
  

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