Para garantir que sua empresa continue em conformidade com os impostos, primeiro você deve entender onde tem a obrigação de recolher impostos sobre suas vendas e cumprir as leis de nexo econômico. Depois, você precisa seguir o processo de cadastro do imposto sobre vendas junto à autoridade fiscal apropriada; calcular e recolher o valor correto de impostos de seus clientes; e, por fim, entregar sua declaração e repassar o imposto recolhido ao governo.

O processo de preparar e preencher com precisão suas declarações de imposto e repassar o imposto recolhido pode ser complicado, pois cada estado dos EUA e outras autoridades fiscais locais têm regras diferentes, como a frequência com que você precisa declarar, o tipo de informação que precisa fornecer, o informe a ser usado, como enviar a declaração do imposto e o pagamento e outras diferenças administrativas.

Este guia fornece informações detalhadas sobre a declaração de impostos sobre vendas nos EUA, incluindo instruções específicas sobre como declarar em cada estado dos EUA com um imposto estadual sobre vendas.

Noções básicas sobre declaração e remessa

O imposto sobre vendas é um tipo de imposto indireto. Os impostos indiretos se aplicam às vendas de bens ou serviços pagos pelo cliente a uma empresa, que, por sua vez, tem que pagar o imposto recolhido ao estado ou outra autoridade fiscal local. É por isso que o imposto sobre vendas é muitas vezes referido como um "imposto de passagem "). O imposto passa do cliente ou comprador para o vendedor, que então repassa o imposto recolhido para a autoridade fiscal. É importante lembrar que você, a empresa, está agindo como um agente da autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local, o que significa que você está retendo os fundos do imposto recolhido em nome da autoridade fiscal e deve repassar ou pagar o valor recolhido quando entrega sua declaração. Declaração é o ato de enviar uma declaração de imposto sobre vendas ou relatório da sua atividade de vendas por um período, enquanto a remessa é o envio do imposto recolhido para as entidades governamentais apropriadas.

Na maioria das situações, seu pagamento de imposto (remessa) deve ser feito junto com suas declarações e relatórios de impostos. Declaração e remessa geralmente são feitas em conjunto, mas é importante ter em mente que são duas atividades separadas.

A frequência de declaração e remessa é exclusiva da sua empresa, sendo definida pela autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local quando você se cadastra para recolher impostos. Muitas vezes, as empresas de alto volume precisam declarar com mais frequência do que as pequenas empresas, de forma que a frequência pode mudar conforme a empresa cresce.

Declaração do imposto sobre vendas

A entrega de uma declaração envolve um resumo de suas transações de vendas no período do relatório, incluindo os valores que você recolheu dos seus clientes. Uma declaração, dependendo dos requisitos do informe, detalha as informações, incluindo suas vendas brutas, deduções, incluindo vendas não tributáveis e isentas, vendas tributáveis e o valor do imposto recolhido. Também pode ser necessário discriminar os valores reportados por jurisdições de nível inferior ou por local de declaração.

Cada autoridade fiscal estadual ou local determina os detalhes, o formato e a frequência específica exigida para reportar e declarar impostos. Por exemplo, alguns estados dos EUA exigem que as empresas informem as vendas por cidade, condado ou distrito fiscal especial ao fazer a declaração. Outros estados só exigem informações em nível consolidado ou estadual. Ter registros precisos, detalhados e atualizados é essencial para manter a conformidade fiscal, sendo útil também na hora de fazer uma declaração tributária ou no caso de uma auditoria.

Principais observações sobre a declaração

• Frequência de declaração: A frequência de declaração é definida pela autoridade fiscal e é informada às empresas quando se cadastram para recolher impostos. A frequência de declaração pode mudar dependendo da receita anual e de outros fatores. Pode ser necessário repassar impostos mensalmente, anualmente ou com outra frequência definida.
  
• Declarações zeradas: Mesmo que você não tenha recolhido impostos em uma área durante um determinado período de declaração, ainda pode ser necessário entregar uma declaração de impostos. Esteja preparado para declarar impostos até a data de vencimento de cada período de declaração, independentemente das vendas realizadas durante o período. Se continuar a apresentar declarações zeradas, você poderá ser notificado pela autoridade fiscal de que não precisa mais apresentar uma declaração. Até receber um aviso de alteração na frequência, você deve manter seu cronograma de declaração.
  
• Isenções: As empresas devem considerar deduções e isenções ao preencher suas declarações de imposto sobre vendas. Elas variam de acordo com o local, mas alguns tipos comuns de dedução incluem isenções de revenda, produtos isentos de impostos, vendas em que os impostos foram recolhidos por facilitadores de marketplace e vendas para organizações isentas. Nem toda venda exige que você recolha impostos de um cliente, mas você precisa estar ciente dessas isenções antes de enviar as declarações de imposto sobre vendas.
  
• Estados autônomos: Os estados autônomos permitem que as pessoas físicas administrem seus próprios tributos sobre vendas e definam suas próprias bases tributárias. Essas cidades podem definir suas próprias regras fiscais, e os vendedores podem ser obrigados a preencher registros e declarações adicionais nessas áreas. Os estados a seguir são estados autônomos: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado e Louisiana .
  

Remessa

Enquanto a declaração refere-se ao relatório sobre o imposto recolhido, a remessa envolve pegar o imposto recolhido e transferi-lo para a autoridade fiscal estadual ou local. Assim como na declaração, cada autoridade fiscal define seu próprio método e prazo de remessa, que pode variar dependendo do volume de vendas naquele local. Por exemplo, em Connecticut, a frequência varia entre mensal, trimestral e anual com base na obrigação fiscal total. Com algumas exceções, o imposto normalmente é devido com a declaração.

• Prazos: Envie seus pagamentos de impostos até a data de vencimento para não ter que pagar multas e juros.
  
• Formas de pagamento: Algumas autoridades fiscais só permitem pagamentos eletrônicos como ACH, EFT (transferência eletrônica de fundos) ou pagamentos com cartão de crédito e débito.
  
• Prorrogações e medidas de alívio: Assim como aconteceu durante a pandemia, vários estados lançaram medidas de alívio fiscal para dar às empresas mais tempo para declarar e repassar os impostos sobre vendas. Durante desastres naturais ou outros grandes transtornos, essa é uma prática comum, e os detalhes sobre o alívio são divulgados pela autoridade tributária estadual.
  

Como declarar e repassar declarações de imposto sobre vendas por estado

Para declarar e repassar impostos, você precisa enviar declarações a cada autoridade fiscal onde estiver cadastrado e tiver recolhido impostos. A maioria das jurisdições exige o envio online das declarações fiscais e pagamentos eletrônicos, embora algumas permitam que as empresas enviem seus documentos fisicamente pelo correio.

Alabama

O Alabama Department of Revenue (Departamento de Receita do Alabama) exige que os vendedores declarem e repassem o imposto sobre vendas online. Você pode declarar online em My Alabama Taxes (MAT). No entanto, se estiver repassando mais de $750 em um único pagamento, o Alabama exige que o pagamento seja feito por meio de transferência eletrônica de fundos (EFT) pelo My Alabama Taxes ONE SPOT.

Alasca

O imposto sobre vendas pode ser declarado e repassado online na Comissão de Imposto sobre Vendas para Vendedores Remotos do Alaska.

Arizona

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Arizona (chamado no Arizona de imposto sobre privilégio de transação):

• Declarar online no Departamento de Receita do Arizona.
  
• Declarar por correio usando o Formulário TPT-EZ se você reside no estado, ou o TPT-2 se reside fora do estado. No entanto, os vendedores são obrigados a declarar e pagar online se sua responsabilidade fiscal no ano anterior tiver sido de US$1.000.000 ou mais.
  

Arkansas

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Arkansas:

• Declarar online no Arkansas Taxpayer Access Point (ATAP).
  
• Declarar por correio usando o Formulário ET-1. Para declarar dessa forma, você deve entrar em contato com o Departamento de Finanças e Administração de Arkansas pelo telefone 501-682-7104, e um Formulário ET-1 será enviado a você pelo correio.
  

Califórnia

Os vendedores têm duas opções para enviar o imposto sobre vendas da Califórnia:

• Declarar online através do Departamento de Administração de Impostos e Taxas da Califórnia.
  
• Declarar por correio usando o Formulário Resumido da Califórnia — Declaração de Imposto sobre Vendas e Uso. Você deve pagar online se sua responsabilidade fiscal mensal estimada for de $10.000 ou mais.
  

Colorado

Os vendedores têm duas opções para declarar o imposto sobre vendas do Colorado:

• Declarar online no Departamento de Receita do Colorado.
  
• Declarar por correio usando o Formulário DR-0100 e enviá-lo ao Departamento de Receita do Colorado.
  

Connecticut

O imposto sobre vendas deve ser declarado e repassado online no Departamento de Serviços de Receita de Connecticut.

Distrito de Columbia

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Washington, DC:

• Declarar online no MyTax DC.
  
• Declarar por correio usando um de três formulários:
  
  • Formulário para declarantes anuais: FR-800A
    
  • Formulário para declarantes trimestrais: FR-800Q
    
  • Formulário para declarantes mensais: FR-800M
    

Flórida

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Flórida:

• Declarar online no Departamento de Receita da Flórida.
  
• Declarar por correio usando o Formulário DR-15.
  

Geórgia

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Geórgia:

• Declarar online no Departamento de Receita da Geórgia.
  
• Declarar por correio usando o Formulário ST-3.
  

Havaí

O Havaí não possui um imposto tradicional sobre vendas. Em vez disso, possui um imposto geral sobre consumo (GET). Em vez de ser um imposto sobre uma venda pago pelo comprador, o GET é um imposto pelo “privilégio de realizar negócios” no estado do Havaí e é aplicado ao vendedor. No Havaí, o vendedor é responsável por repassar o GET, independentemente de realmente recolhê-lo em uma transação. No entanto, os vendedores podem repassar o GET aos clientes, e é por isso que, ao fazer uma compra no Havaí, você provavelmente verá uma pequena porcentagem adicionada ao valor da venda em seu recibo para cobrir o GET. Mais informações podem ser encontradas aqui. Os vendedores podem declarar e repassar o GET do Havaí online no Hawaii Tax Online.

Idaho

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Idaho:

• Declarar online no Taxpayer Access Point (TAP) da Comissão Tributária do Estado de Idaho.
  
• Declarar por correio usando o Formulário 850. O comissário estadual de impostos deve enviar a você um Formulário 850 personalizado pelo correio.
  

Illinois

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Illinois:

• Declarar online no MyTax Illinois.
  
• Declarar por correio usando o Formulário ST-1.
  

Indiana

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Indiana online no Departamento de Receita de Indiana.

Iowa

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Iowa online no Departamento de Receita de Iowa.

Kansas

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Kansas:

• Declarar online no Departamento de Receita do Kansas. Se você nunca utilizou esse sistema antes, talvez precise entrar em contato com o Departamento de Receita do Kansas para obter seu código de acesso.
  
• Os vendedores devem usar o Formulário ST-36 para declarar por correio. O Formulário CT-9U também pode ser utilizado.
  

Kentucky

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas do Kentucky online no Departamento de Receita do Kentucky.

Louisiana

Dependendo do tipo de licença que o vendedor possui e se ele é um vendedor remoto ou está estabelecido na Louisiana, ele deverá declarar de uma das três formas:

• Declaração online via E-Parish.
  
• Declaração online via Declaração de Vendedores Remotos.
  
• Declaração online no Louisiana Taxpayer Access Point.
  

Maine

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Maine:

• Declarar online através do Maine Tax Portal.
  
• Declarar por correio usando o Formulário ST-7.
  

Maryland

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Maryland online no site Comptroller of Maryland.

Massachusetts

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Massachusetts:

• Declaração online no Departamento de Receita de Massachusetts. Empresas com mais de US$5.000 em responsabilidade fiscal devem usar esse método para declarar.
  
• Declarar por correio usando o Formulário ST-9.
  

Michigan

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Michigan online no Michigan Treasury Online.

Minnesota

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Minnesota:

• Declaração online no Departamento de Receita de Minnesota.
  
• Declarar por telefone ligando para o departamento de receita no número 1-800-570-3329. No entanto, se você tiver uma responsabilidade fiscal de imposto sobre vendas e uso de US$ 10.000 ou mais no ano fiscal do estado (1º de julho a 30 de junho), deverá pagar todos os impostos eletronicamente a partir do próximo ano civil.
  

Mississippi

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas do Mississippi online no Departamento de Receita do Mississippi.

Missouri

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Missouri:

• Declaração online no Departamento de Receita do Missouri. Se estiver declarando de fora do estado, selecione “Vendor’s Use Tax”. Vendedores de alto volume que tenham realizado pagamentos de US$ 8.000 ou mais no ano fiscal anterior são obrigados a declarar online. Em alguns casos, declarantes trimestrais também podem ser obrigados a pagar online.
  
• Declaração via correio usando o Formulário 53-1. O Departamento de Receita do Missouri emitirá esse formulário para você. Você não receberá declarações em papel pelo correio se já tiver declarado eletronicamente anteriormente, a menos que entre em contato com o departamento e solicite declarações em papel para uso futuro.
  

Nebrasca

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Nebraska:

• Declaração online no Departamento de Receita de Nebraska. Você repassará o pagamento através do Nebraska E-Pay.
  
• Declaração via correio usando o Formulário 10.
  

Nevada

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Nevada:

• Declaração online no Departamento de Tributação de Nevada.
  
• Declaração via correio usando o Formulário REV-F013.
  

Nova Jersey

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de New Jersey:

• Declaração online no Portal Fiscal de New Jersey.
  
• Declaração via correio usando o Formulário ST-50.
  

Novo México

É importante notar que o Novo México não possui um imposto sobre vendas. Em vez disso, há um imposto sobre receita bruta. Esse imposto é aplicado a qualquer pessoa que exerça atividades comerciais no Novo México. Na maioria dos casos, a pessoa que realiza negócios repassa o imposto ao consumidor, seja declarado separadamente ou incluído no preço de venda. Mais informações podem ser encontradas aqui. Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre receita bruta do Novo México:

• Declaração online usando o E-File.
  
• Declaração via correio usando o Declaração do Imposto sobre Receita Bruta.
  

Nova York

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Nova York online no Departamento de Tributação e Finanças de Nova York.

Carolina do Norte

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Carolina do Norte:

• Declaração online no Departamento de Receita da Carolina do Norte.
  
• Declaração via correio, usando este formulário de declaração de imposto.
  

Dakota do Norte

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas da Dakota do Norte online n North Dakota Taxpayer Access Point (TAP).

Ohio

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Ohio online no Departamento de Tributação de Ohio.

Oklahoma

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas de Oklahoma online no OK Tap.

Pensilvânia

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Pensilvânia:

• Declaração online no Departamento de Receita da Pensilvânia.
  
• Declaração por telefone, ligando para 1-800-748-8299.
  

Rhode Island

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Rhode Island:

• Declaração online na Divisão de Tributação de Rhode Island.
  
• Pagar pelo correio usando a Declaração de Imposto sobre Vendas Simplificada de Rhode Island. Os vendedores devem declarar e pagar online se a responsabilidade fiscal no ano anterior foi de US$ 200 ou mais.
  

Carolina do Sul

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas da Carolina do Sul online no Departamento de Receita da Carolina do Sul.

Dakota do Sul

Os vendedores podem declarar e repassar o imposto sobre vendas da Dakota do Sul online no Departamento de Receita da Dakota do Sul.

Tennessee

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Tennessee:

• Declaração online no Departamento de Receita do Tennessee.
  
• Declaração via correio usando o Formulário SLS-450.
  

Texas

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas do Texas:

• Declaração online no site TxComptroller eSystems.
  
• Declaração via correio usando a Declaração de imposto sobre vendas e uso do Texas.
  

Utah

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Utah:

• Declaração online no Utah Taxpayer Access Point (TAP).
  
• Os vendedores também podem optar por declarar por correio. Após a emissão da licença de imposto sobre vendas, a Tax Commission enviará uma declaração personalizada a cada vendedor, a menos que o vendedor tenha escolhido não receber declarações em papel. Se um vendedor não receber uma declaração em papel, é responsabilidade do vendedor obter os formulários em branco, preencher todas as declarações apropriadas e repassar os impostos até a data de vencimento. Todos os formulários relevantes estão listados no site do estado.
  

Vermont

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Vermont:

• Declaração online usando o portal myVTax.
  
• Declaração via correio e enviar o pagamento para: Vermont Department of Taxes, PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779.
  

Virgínia

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da Virgínia:

• Declarar e repassar por meio do Serviço Online VATAX para Empresas do Departamento de Tributação da Virgínia.
  
• Declaração via correio usando o Formulário ST-1.
  

Washington

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Washington:

• Declaração online no Departamento de Receita de Washington.
  
• Você pode usar diversos formulários para declarar e pagar pelo correio.
  

West Virginia

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas da West Virginia:

• Declaração online no MyTaxes.
  
• Declaração via correio usando o Formulário CST200CU.
  

Wisconsin

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Wisconsin:

• Declaração online no Departamento de Receita de Wisconsin.
  
• Declaração via correio usando o Formulário ST-12.
  

Wyoming

Os vendedores têm duas opções para declarar e repassar o imposto sobre vendas de Wyoming:

• Declaração online usando o Sistema de Declaração pela Internet para Empresas de Wyoming (WYIFS).
  
• Declaração via correio usando o Formulário 41-1.
  

Como o Stripe Tax pode ajudar

A Stripe ajuda marketplaces a criar e expandir empresas globais de pagamentos e serviços financeiros com menos gastos operacionais e mais oportunidades de crescimento. O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal global para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios. Ele calcula e recolhe automaticamente impostos sobre vendas, IVA e GST sobre bens e serviços físicos e digitais em todos os estados dos EUA e em 100 países. O Stripe Tax já vem integrado à Stripe para que você possa começar mais rápido, sem integração ou plugins de terceiros.

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde cadastrar e recolher impostos: Veja onde pode ser necessário recolher impostos com base nas suas transações na Stripe. Depois de se cadastrar, você pode ativar em segundos o recolhimento de impostos em um novo estado ou país. É possível começar a recolher impostos com uma única linha de código adicionada à sua integração da Stripe ou usar o recolhimento de impostos com produtos no-code da Stripe, como o Invoicing, com um clique.
  
• Cadastre-se para pagar impostos: Se a sua empresa estiver localizada nos Estados Unidos, deixe que a Stripe administre seus cadastros fiscais e se beneficie de um processamento simplificado que automatiza os detalhes de cadastro, economizando tempo e simplificando a conformidade com as regulamentações locais. Se você estiver localizado fora dos EUA, a Stripe tem parceria com o Tax para ajudá-lo a se cadastrar nas autoridades fiscais locais.
  
• Recolher automaticamente impostos sobre vendas: O Stripe Tax calcula e recolhe o valor do imposto devido. Ele é compatível com centenas de produtos e serviços, além de estar atualizado sobre mudanças de regras fiscais e alíquotas.
  
• Simplifique a declaração e a remessa de impostos: Com nossos parceiros globais confiáveis, os usuários se beneficiam de uma experiência perfeita que se conecta aos seus dados de transação na Stripe, permitindo que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa.
  

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