Die Verkaufssteuer wird auf der Ebene der Bundesstaaten und manchmal auch auf kommunaler oder regionaler Ebene verwaltet. Für ein Unternehmen, das in mehreren Bundesstaaten steuerliche Verpflichtungen hat, kann es zeitaufwändig sein, sich mit den besonderen Anforderungen für die Einreichung und Abführung der Steuer in den einzelnen Bundesstaaten vertraut zu machen.

Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, in dem erläutert wird, welche Anforderungen bei der Verkaufssteuer gelten, welche Besonderheiten bei der Einreichung und Abführung der Verkaufssteuer zu beachten sind und wie Sie die Verkaufssteuer in den einzelnen Bundesstaaten gesetzeskonform einreichen und abführen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Anforderungen der Verkaufssteuer
  
• Einreichung und Abführung der Verkaufssteuer
  

Anforderungen der Verkaufssteuer

Um die geltenden Vorschriften einzuhalten, müssen Sie zunächst feststellen, wo Sie Verkaufssteuern zahlen müssen. Im Allgemeinen sind Unternehmen zur Erhebung der Verkaufssteuer verpflichtet, wenn diese bestimmte Schwellenwerte überschreiten. In den USA werden diese Schwellenwerte für die wirtschaftliche Relevanz als wirtschaftlicher Nexus bzw. „Economic Nexus“ bezeichnet und sind entweder umsatz- oder transaktionsbezogen oder beides. Diese Schwellenwerte variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat: Erfahren Sie mehr darüber, wann ein wirtschaftlicher Nexus vorliegt.

Sobald Sie festgestellt haben, wo Sie die Schwellenwerte für den „Economic Nexus“ erreicht haben, müssen Sie sich in diesen Bundesstaaten für eine Verkaufssteuergenehmigung registrieren lassen. Um sich für eine Verkaufssteuergenehmigung zu registrieren, müssen Sie allgemeine Unternehmensinformationen vorlegen. In einigen Bundesstaaten fällt eine geringe Registrierungsgebühr an. Die Registrierung erfolgt online. Den jeweiligen Registrierungslink finden Sie in dieser umfangreichen Liste.

Einreichung von Sales Tax-Erklärungen und Abführung der Sales Tax

Steuererklärung und -abführung werden oft synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei verschiedene Tätigkeiten – und beide sind erforderlich, um die Vorschriften einzuhalten. Von einer Steuererklärung spricht man, wenn ein Unternehmen eine Sales Tax-Erklärung einreicht, in der die Verkaufsaktivitäten in einem Besteuerungszeitraum und die Höhe der erhobenen Sales Tax aufgeführt sind. Bei der Abführung wird die erhobene Steuer an die entsprechende Steuerbehörde überwiesen, bei der es sich um einen Bundesstaat oder eine Stadt handeln kann. Die Abführung wird oft auch als Zahlung der Sales Tax bezeichnet.

Der Grund, warum diese beiden Aktionen häufig miteinander gekoppelt sind, liegt darin, dass Sales Tax-Erklärungen und -Zahlungen in der Regel zur gleichen Zeit fällig sind. Obwohl jedes Unternehmen eine andere Einreichungs- und Abführungshäufigkeit hat, müssen Unternehmen mit hohem Umsatzvolumen häufig häufiger Erklärungen einreichen als kleine Unternehmen. Das Fälligkeitsdatum wird von der Steuerbehörde festgelegt, wenn Sie sich für die Steuererhebung registrieren, aber es kann sich ändern, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Die bundesstaatliche Steuerbehörde benachrichtigt Sie, wenn sich die Einreichungshäufigkeit geändert hat.

So reichen Sie eine Sales Tax-Erklärung ein

Die Einreichung einer Sales Tax-Erklärung umfasst die Meldung Ihrer Verkaufstransaktionen und der für den Besteuerungszeitraum erhobenen Steuern. Jeder Bundesstaat hat sein eigenes Format für die Sales Tax-Erklärung, aber im Allgemeinen müssen Sie Ihren Bruttoumsatz, steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Verkäufe, Kundeninformationen und die Höhe der erhobenen Steuern angeben.

Abhängig von der Steuerbehörde müssen Sie diese Informationen möglicherweise nach Zuständigkeitsbereichen aufschlüsseln. Während beispielsweise einige Bundesstaaten die Meldung auf Stadtebene von Unternehmen verlangen, erwarten andere nur konsolidierte Informationen auf Bundesstaatsebene. Detaillierte Steuerunterlagen sind entscheidend für die Abgabe einer korrekten Steuererklärung.

Es kann Zeiträume geben, in denen Ihr Unternehmen keine Sales Tax von Kundinnen und Kunden eingezogen hat. Möglicherweise sind Sie aber dennoch verpflichtet, eine Sales Tax-Erklärung abzugeben. Diese werden als „Null-Erklärungen“ bezeichnet und müssen bis zum Fälligkeitsdatum beim Bundesstaat eingereicht werden.

Beim Ausfüllen einer Sales Tax-Erklärung sollten Unternehmen alle entsprechenden Ausnahmen angeben. Diese variieren je nach Standort, aber zu den gängigen Arten von Abzügen gehören Ausnahmen für den Wiederverkauf, steuerbefreite Produkte, Verkäufe, bei denen Steuern von Marktplatzvermittlern eingezogen wurden, und Verkäufe an befreite Organisationen.

Eine weitere Complianceherausforderung betrifft die kommunale Selbstverwaltung. In diesen Bundesstaaten können einzelne Städte mit kommunaler Selbstverwaltung ihre eigene Sales Tax und Steuerbemessungsgrundlagen verwalten. Die folgenden Bundesstaaten gehören zu den Bundesstaaten mit kommunaler Selbstverwaltung: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado und Louisiana. In diesen Bundesstaaten sind Unternehmen in der Regel verpflichtet, zusätzlich zur Steuererklärung des Bundesstaats in jeder einzelnen Stadt mit kommunaler Selbstverwaltung eine Erklärung abzugeben.

So führen Sie die Sales Tax ab

Ähnlich wie bei der Einreichung einer Sales Tax-Erklärung variiert das Verfahren zur Abführung von Steuern je nach Steuerbehörde. In den USA gibt es unterschiedliche Methoden und Zeitvorgaben. Kalifornien verlangt beispielsweise von einigen Unternehmen, dass sie die Steuererklärung vierteljährlich einreichen, aber monatliche Vorauszahlungen leisten. Bis auf wenige Ausnahmen wird die Sales Tax jedoch von den meisten Unternehmen am selben Fälligkeitsdatum erklärt und abgeführt. Um Strafen und Zinsen zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Steuerzahlungen fristgerecht eingereicht werden.

Jede Steuerbehörde lässt unterschiedliche Zahlungsmethoden für die Abführung der Sales Tax zu. Die meisten erlauben jedoch elektronische Zahlungen wie ACH oder elektronische Überweisung sowie Kredit- und Debitkartenzahlungen.

Die meisten Bundesstaaten bevorzugen es, wenn Unternehmen ihre Steuererklärung online über eigene Bundesstaatsportale einreichen und abführen. Diese umfassende Liste enthält die Links zu den zuständigen bundesstaatlichen Steuerbehörden für die Erklärung und Abführung der Sales Tax.

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