La taxe de vente est gérée au niveau de l'État, et parfois au niveau de la ville ou du territoire. Pour une entreprise ayant des obligations fiscales dans plusieurs États, comprendre et respecter les exigences uniques de déclaration et de versement de chaque État peut être un processus long.

Ci-dessous, nous aborderons ce que vous devez savoir sur vos obligations en matière de taxe de vente, y compris certaines nuances à garder à l'esprit lors de la déclaration et du versement de la taxe de vente, et la façon de déclarer et de verser (payer) la taxe de vente dans chaque État pour maintenir la conformité.

Que contient cet article?

• Comprendre vos obligations en matière de taxe de vente
  
• Déclaration par rapport au paiement de la taxe de vente
  
• Comment produire une déclaration de taxe de vente
  
• Comment verser (payer) la taxe de vente
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Comprendre vos obligations en matière de taxe de vente

La première étape consiste à déterminer où vous avez des obligations en matière de taxe de vente. Généralement, les entreprises (y compris les sociétés par actions, les sociétés à responsabilité limitée et les entreprises individuelles) sont tenues de collecter la taxe de vente auprès de la clientèle lorsqu'elles dépassent certains seuils. Ces seuils sont appelés seuils de lien économique et sont basés sur les revenus, sur les transactions ou sur les deux. Ces seuils varient d'un État à l'autre : en savoir plus sur le processus d'inscription fiscale aux États-Unis.

Il est également important de savoir si l'État dans lequel vous exercez vos activités se base sur l'origine ou sur la destination. Dans les territoires qui se basent sur l'origine, la taxe de vente est calculée en fonction de l'emplacement du marchand. Dans les États qui se basent sur la destination, la taxe de vente est calculée en utilisant l'adresse du client.

Une fois que vous avez déterminé où vous avez atteint les seuils de lien économique, vous devez vous inscrire pour obtenir un permis de taxe de vente dans ces États. Pour ce faire, vous devrez fournir des informations générales sur votre entreprise. Certains États facturent de légers frais d'inscription. L'inscription s'effectue en ligne, et vous pouvez consulter cette liste exhaustive pour trouver le lien d'inscription pertinent.

Déclaration par rapport au paiement de la taxe de vente

La production et le versement (le paiement) sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il s'agit de deux activités différentes — et toutes deux sont nécessaires pour maintenir la conformité. La production consiste pour une entreprise à soumettre une déclaration de taxe de vente qui détaille l'activité de vente pour une période imposable et le montant de la taxe de vente qui a été collectée. Le versement consiste à soumettre la taxe collectée à l'administration fiscale appropriée, qui peut être un État ou une ville. Le versement est également souvent appelé paiement de la taxe de vente.

Pour calculer le montant de la taxe de vente que vous devez verser, multipliez le montant taxable d'une vente par le taux de taxe combiné total de votre emplacement actuel.

La raison pour laquelle ces deux actions sont souvent regroupées est que les déclarations de taxe de vente et le paiement sont généralement dus en même temps. Bien que chaque entreprise ait une fréquence de production et de versement unique, les entreprises à volume élevé sont souvent tenues de produire des déclarations plus fréquemment que les petites entreprises. L'administration fiscale fixera la date d'échéance lors de votre inscription pour collecter les taxes, mais celle-ci peut changer à mesure que votre entreprise évolue.

Dans la plupart des États, les entreprises à volume élevé doivent verser la taxe de vente mensuellement, généralement avant une date précise le mois suivant. Les entreprises à volume modéré peuvent être en mesure de verser trimestriellement, tandis que les entreprises à faible volume ou saisonnières ayant moins de ventes peuvent n'avoir à verser qu'une fois par an.

L'administration fiscale de l'État vous informera si votre fréquence de déclaration a changé.

Comment produire une déclaration de taxe de vente

La production d'une déclaration de taxe de vente implique de déclarer vos transactions de vente et la taxe collectée pour la période imposable. Chaque État possède son propre format de déclaration de taxe de vente, mais généralement, vous devez détailler vos ventes brutes, vos ventes taxables et non taxables, les informations sur les clients et le montant de la taxe collectée. Le Streamlined Sales Tax (SST) permet aux entreprises de s'inscrire et de verser facilement la taxe de vente dans les États participants, simplifiant ainsi le processus pour les marchands exerçant dans plusieurs États.

Selon l'administration fiscale, il se peut que vous deviez détailler ces informations par territoire. Par exemple, alors que certains États exigent des entreprises qu'elles fassent une déclaration au niveau de la ville, d'autres n'exigent que des informations consolidées au niveau de l'État. Il est essentiel de conserver des registres fiscaux détaillés (tels que les factures, les reçus, les bons de commande et les certificats de revente) pour produire une déclaration de revenus exacte.

Il peut y avoir des périodes où votre entreprise n'a collecté aucune taxe de vente auprès de la clientèle. Cependant, vous pourriez tout de même être tenu de produire une déclaration de taxe de vente. Celles-ci sont appelées « déclarations à zéro », et vous êtes tenu de les produire auprès de l'État avant la date d'échéance.

Lorsqu'elles remplissent une déclaration de taxe de vente, les entreprises doivent indiquer toute exemption appropriée. Celles-ci varient selon le lieu, mais certains types de déductions courants incluent les exemptions de revente, les produits exonérés d'impôt, les ventes où les taxes ont été collectées par les facilitateurs de marché et les ventes aux organisations exonérées.

Un autre aspect difficile de la conformité réside dans les États dits « home rule » (à autonomie gouvernementale). Ces États permettent à des municipalités individuelles d'administrer leur propre taxe de vente et leurs propres assiettes fiscales. Les États suivants sont des États à autonomie gouvernementale : l'Alabama, l'Alaska, l'Arizona, le Colorado et la Louisiane. Dans ces États, les entreprises sont généralement tenues de produire une déclaration dans chaque municipalité à autonomie gouvernementale, en plus de la déclaration de l'État.

Comment verser (payer) la taxe de vente

À l'instar de la production d'une déclaration de taxe de vente, le processus de versement de la taxe varie selon l'administration fiscale. Il existe différentes méthodes et exigences en matière de calendrier à travers les États-Unis. Par exemple, la Californie exige de certaines entreprises qu'elles produisent des déclarations trimestrielles, mais effectuent des paiements anticipés mensuels. Cependant, à quelques exceptions près, la plupart des entreprises produiront et verseront la taxe de vente à la même date d'échéance.

Voici le processus général de versement de la taxe de vente :

1. Calculez vos obligations
   Regroupez vos transactions brutes pour la période de déclaration spécifiée, séparez les ventes exonérées d'impôt et calculez le montant exact de la taxe due à l'État ou aux territoires locaux.
   

2. Connectez-vous au portail
   Accédez au portail sécurisé de services électroniques de l'État à l'aide de vos identifiants d'entreprise et de vos numéros de compte fiscal uniques.

3. Produisez la déclaration
   Remplissez le formulaire fiscal numérique avec vos ventes calculées et les métadonnées d'exemption, ou effectuez le téléchargement d'une feuille de calcul si vous gérez des transactions à volume élevé et sur plusieurs emplacements.

4. Autoriser le paiement
   Saisissez les coordonnées bancaires de votre entreprise pour exécuter un transfert par chèque électronique sécurisé, ou utilisez une passerelle de carte de crédit pour soumettre le solde exact de l'impôt à payer avant la date limite stricte de l'État.

5. Confirmer la soumission
   Passez en revue le résumé de déclaration calculé, vérifiez que les montants finaux correspondent à vos documents comptables dorsaux et saisissez le mot de passe de votre compte pour transmettre officiellement la déclaration.

Pour éviter les pénalités et les intérêts, assurez-vous que vos paiements d'impôts sont soumis à la date d'échéance prévue. Dans la plupart des territoires, les frais pour défaut de production et pour défaut de paiement peuvent s'accumuler rapidement. De plus, assurez-vous de télécharger le résumé de la déclaration numérique et de conserver le numéro de confirmation de référence de la transaction. Conservez ces documents pour assurer la conformité en cas de contrôle fiscal futur.

Chaque administration fiscale autorise différents modes de paiement pour verser la taxe de vente, bien que la plupart autorisent les paiements électroniques tels que les CCA ou les transferts électroniques de fonds, ainsi que les paiements par carte de crédit et carte de débit. Bien que les paiements par carte de crédit ou carte de débit soient immédiats, ils entraînent souvent des frais de traitement. Les paiements CCA coûtent généralement moins cher, mais sont plus lents.

La plupart des États préfèrent que les entreprises produisent et versent en ligne, en utilisant les portails de leur propre État. Vous pouvez consulter cette liste exhaustive pour trouver le lien de l'administration fiscale de l'État concerné pour la production et le versement de la taxe de vente.

Comment Stripe Tax peut vous aider

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