Att driva ett företag i flera stater innebär fler kunder och fler möjligheter, men det innebär också att man måste arbeta med mer komplicerade skatteregler. Omsättningsskatt, inkomstskatt för företag och källskatt på löner blir snabbt komplicerat, och inget stat beräknar dem på samma sätt. Reglerna är inte standardiserade, tröskelvärdena är lätta att missa och ansvaret för att uppfylla kraven ligger hos dig.

Nedan diskuterar vi hur skattedeklaration i flera stater fungerar, hur man fastställer nexus och hur man bygger upp ett system som kan anpassas till ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är skattedeklaration i flera stater?
  
• Varför är det så viktigt att efterleva skattereglerna i flera stater?
  
• Hur fastställer ett företag nexus?
  
• Vilka steg krävs för att deklarera skatt i flera stater?
  

Vad är skattedeklaration i flera stater?

Om ditt företag är verksamt i mer än en USA-delstat måste du sannolikt också deklarera skatt i mer än en stat. Skattedeklaration i flera delstater är en process där du tar reda på var ditt företag har skatteplikt och sedan registrerar, tar ut och deklarerar skatter i var och en av dessa delstater. De typer av skatter du är ansvarig för kan inkludera:

• Inkomstskatter för företag
  
• Omsättnings- och användningsskatter
  
• Löneskatter
  
• Franchise- eller bruttointäktsskatt
  

Vilka skatter som gäller beror helt på din affärsmodell samt på var och hur du bedriver din verksamhet. Du kan vara ansvarig för skatter i en delstat om du säljer till kunder, anställer distansmedarbetare eller lagrar inventarier i ett tredjepartslager där. Detta gäller oavsett om du har ett kontor i den delstaten eller inte. Till exempel kommer ett programvaruföretag som är baserat i Texas, anställer en distansmedarbetare i Oregon och börjar sälja till kunder i Colorado sannolikt att behöva betala franchise-skatt i Texas, statlig inkomstskatt i Oregon och omsättningsskatt i Colorado.

Varför är det så viktigt att följa skattereglerna i flera stater?

Det är så svårt att efterleva skattereglerna i flera stater eftersom ”efterleva skattereglerna” betyder olika saker överallt.

Vissa stater beskattar molnbaserade mjukvarutjänster (SaaS) och digitala tjänster, medan andra inte gör det. Det finns stater som låter dig använda en formel med en faktor för att fördela inkomst och de som låter dig använda en formel med tre faktorer. Vissa stater lägger till omsättningsskatter på kommun- och regionnivå utöver den statliga skattesatsen – varje jurisdiktion har sina egna regler. Vissa stater kräver att arbetsgivaren håller inne skatt för distansanställda, medan andra kräver att distansanställda beskattas där arbetsgivaren är belägen. Även definitionen av "att göra affärer" varierar.

Att förstå dessa nyanser – i flera olika jurisdiktioner, som alla ändrar sina regler med olika tidsfrister – är en stor utmaning. Följande är några konsekvenser du kan drabbas av om du inte lyckas hålla jämna steg med efterlevnaden av skattereglerna i olika stater.

Påföljder för utebliven deklaration

Obetalda skatter leder till påföljder. Om ditt företag är verksamt i en stat och inte lämnar in de deklarationer som krävs är du exponerad för:

• Retroaktiv beskattning
  
• Räntekostnader och dröjsmålspåföljder
  
• Ökad revisionsrisk
  

Missade möjligheter att spara pengar

Utan en gedigen kunskap om reglerna på delstatsnivå kan företag gå miste om skattelättnader eller skattebefrielser. Vissa stater erbjuder till exempel skattelättnader för att förhindra dubbelbeskattning av företagsinkomster. Andra har ömsesidighetsavtal som befriar anställda från dubbel källskatt. För att kunna använda dessa mekanismer på rätt sätt måste du veta vad staterna erbjuder och hur du tillämpar eventuella undantag.

Utmaningar under expansionen

Om du öppnar nya fysiska lokaler, anställer i nya stater, säljer och levererar till nya stater eller säljer företaget kommer ditt statliga skatteavtryck att aktualiseras. Förvärvare och revisorer kommer sannolikt att titta på hur väl du har hanterat dina skyldigheter. Olösta statliga problem som sena deklarationer, felaktigt rapporterade inkomster och obetalda skatter kan komplicera eller försena expansionen. Efterlevnad i flera stater banar väg för expansion.

Hur fastställer ett företag nexus?

"Nexus" är kopplingen mellan ett företag och en stat som skapar skatteförpliktelser. Om ditt företag har en meningsfull koppling till en stat får den staten beskatta en del av dina aktiviteter, oavsett om det är försäljning, inkomst, lön eller alla tre. Tricket är att veta vilka typer av aktiviteter som skapar den skyldigheten och var. Det finns två huvudtyper av nexus som utlöser skatteansvar: fysisk och ekonomisk. Här följer en närmare beskrivning av båda.

Fysisk nexus

Du har en fysisk anknytning till en stat när ditt företag har en påtaglig närvaro där. Det kan innebära:

• Ett kontor eller en butikslokal
  
• Anställda som arbetar i staten
  
• Inventarier som förvaras där
  
• Tjänster som du tillhandahåller på plats
  

Även en så liten sak som att lagra varor i ett lager kan skapa en fysisk nexus i en stat som du aldrig har besökt. På samma sätt kan det skapa skattskyldighet att skicka anställda för att arbeta på mässor eller installera produkter på plats, även om de bara är på besök.

När du har en fysisk nexus i en stat är du i allmänhet föremål för omsättningsskatt och eventuellt löneskatt och inkomstskatt.

Ekonomisk förbindelse

Sedan Högsta domstolens beslut 2018 i South Dakota v. Wayfair har stater också tillåtits att verkställa skatteuppbörd som enbart baseras på ekonomisk aktivitet, utan krav på fysisk närvaro.

När du överskrider en viss transaktionströskel i en stat med omsättningsskatt etablerar du en ekonomisk förbindelse. Det innebär att du måste registrera dig,ta ut och betala skatt där. Vanliga tröskelvärden är:

• 100 000 dollar i försäljning per år
  
• 100 000 dollar i försäljning eller 200 transaktioner per år
  

Detaljerna varierar dock mellan olika stater. Kaliforniens tröskelvärde för ekonomisk förbindelse är t.ex. 500 000 USD i försäljning per år.

Vilka steg är involverade i att deklarera i flera stater?

När du har tagit reda på var du är skattskyldig måste du registrera, ta ut och deklarera i varje relevant stat. Så här hanterar de flesta företag den pågående efterlevnadsprocessen.

Identifiera dina nexus-stater

Börja med att bekräfta var du har etablerat fysiska eller ekonomiska förbindelser. Du kommer att behöva:

• Spåra var du har anställt medarbetare
  
• Övervaka var ditt lager finns eller varor skickas från
  
• Granska din försäljningsvolym och antalet transaktioner per stat
  
• Hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar av statliga tröskelvärden
  
• Se upp för expansion till nya stater (avsiktlig eller ej)
  

Stripe Tax kan automatiskt övervaka din försäljning i olika stater och varna dig när du överskrider ett tröskelvärde som skapar en ekonomisk förbindelse. Den typen av automatisering är användbar eftersom tröskelvärden kan smyga sig på.

Registrera dig i varje stat

Innan du tar ut skatt eller deklarerar måste du registrera dig hos den statliga skattemyndigheten. Beroende på din situation kan detta innebära följande:

• Ansökan om tillstånd för omsättningsskatt
  
• Registrera dig som arbetsgivare för löneskatter
  
• Säkerställ ett auktorisationscertifikat för att bedriva verksamhet i staten
  

Varje stat har sin egen process, sina egna formulär och sina egna portaler.

Ta ut och följ upp rätt skatter

När du registrerar dig är du ansvarig för:

• Uttag av omsättningsskatt på varje transaktion inom staten till rätt skattesats
  
• Hålla inne rätt belopp i inkomstskatt för anställda i den aktuella staten
  
• Loggning av skattebefriad försäljning och lagring av återförsäljningscertifikat, om tillämpligt
  
• Föra detaljerade register som uppfyller varje stats deklarationskrav
  

Utöver statsnivån varierar momsreglerna beroende på kommun, region och till och med produkttyp. Automatisering kan ha stor inverkan här. Stripe Tax beräknar automatiskt rätt skatt för varje transaktion baserat på plats, produktkategori och lokala skattesatser.

Lämna in skattedeklarationer enligt varje stats schema

Varje stat har sina egna tidsfrister, formulär och format. Du kanske lämnar in moms månadsvis i en stat och kvartalsvis i ett annat. De flesta stater kräver att du arkiverar följande:

• Månads- eller kvartalsvisa momsdeklarationer (beroende på volym)
  
• Kvartalsvis rapportering av löneinnehållning
  
• Årlig inkomst- eller franchise-skatt
  

För att hålla koll kan du skapa och upprätthålla en kalender för att följa upp efterlevnaden:

• Deklarationsfrekvenser per stat
  
• Specifika tidsfrister för varje inlämning
  
• Inloggningsuppgifter och åtkomstinformation för varje stats deklarationsportal
  

Vissa deklarationsverktyg kan automatisera detta åt dig, medan andra låter dig exportera dina uppgifter direkt till de format som krävs för respektive stat.

Skicka in betalning och håll dig uppdaterad

Efter att du har deklarerat måste du betala alla skatter du är skyldig i tid och i sin helhet. Uteblivna betalningar kan leda till påföljder, även om din deklaration var korrekt. Och när ditt företag utvecklas kommer dina skatteförpliktelser också att göra det. Du kommer att behöva:

• Registrera dig i nya stater i takt med att du växer
  
• Övervaka förändringar av tröskelvärden och nya nexus-triggers
  
• Spåra uppdateringar av skattelagstiftningen som påverkar dina skattesatser eller deklarationskrav
  

Många företag genomför en kvartalsvis granskning av nexus och efterlevnad för att säkerställa att de fortfarande täcker rätt stater. För att hantera efterlevnadsskyldigheter bör företag bygga replikerbara system som skalas med deras omsättning och använda automatisering där det är möjligt.