Dirigir una empresa en varios estados significa tener más clientes y más oportunidades, pero también implica trabajar con impuestos más complicados. El impuesto sobre las ventas, el impuesto de sociedades y las retenciones salariales se acumulan rápidamente, y no hay dos estados que los calculen de la misma manera. Las reglas no están estandarizadas, los umbrales son fáciles de pasar por alto y la carga de cumplir con las normas recae en tu equipo.

A continuación, explicaremos cómo funciona la declaración fiscal en varios estados, cómo determinar el nexo y cómo crear un sistema que se adapte a tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la declaración fiscal multiestatal?
  
• ¿Por qué es tan importante el cumplimiento de la normativa fiscal multiestatal?
  
• ¿Cómo determina un nexo una empresa?
  
• ¿Qué pasos implica la declaración fiscal multiestatal?
  

¿Qué es la declaración fiscal multiestatal?

Si tu empresa opera en más de un estado de EE. UU., es probable que también tenga que declarar impuestos en más de un estado. La declaración de impuestos en varios estados es el proceso de averiguar dónde tiene tu empresa obligaciones fiscales y, a continuación, registrarse, recaudar y presentar los impuestos en cada uno de esos estados. Los tipos de impuestos de los que eres responsable pueden incluir los siguientes:

• impuestos de sociedades;
  
• impuestos sobre ventas y uso;
  
• impuestos sobre la nómina;
  
• impuestos sobre franquicias o ingresos brutos.
  

Los impuestos aplicables dependen totalmente de su modelo de negocio, así como de dónde y cómo opere. Puede tener que pagar impuestos en un estado si vende a clientes, contrata empleados a distancia o almacena existencias en un almacén de terceros. Esto es así tanto si tiene una oficina en ese estado como si no. Por ejemplo, una empresa de software que tiene su sede en Texas, contrata a un empleado a distancia en Oregón y empieza a vender a clientes en Colorado probablemente deberá pagar el impuesto de franquicia de Texas, la retención del impuesto sobre la renta del estado de Oregón y el impuesto sobre las ventas de Colorado.

¿Por qué es tan importante el cumplimiento de la normativa fiscal multiestatal?

El cumplimiento de normativa fiscal multiestatal es tan difícil porque “cumplimiento de normativa fiscal” significa algo ligeramente diferente en cada lugar.

Algunos estados gravan el software como servicio (SaaS) y los servicios digitales, mientras que otros no. Hay estados que permiten utilizar una fórmula de factor único para prorratear los ingresos, y otros que permiten utilizar una fórmula de tres factores. Algunos estados añaden impuestos sobre las ventas a nivel de ciudad y condado, además de la tasa estatal; cada jurisdicción tiene sus propias normas. Algunos estados exigen que el empleador retenga impuestos por los empleados que trabajan a distancia, mientras que otros exigen que los empleados que trabajan a distancia tributen en el lugar donde se encuentra el empleador. Incluso la definición de “hacer negocios” varía.

Entender esos matices (en múltiples jurisdicciones, que cambian sus normas en diferentes plazos) es un desafío importante. Estas son algunas de las consecuencias a las que puedes enfrentarte si no te mantienes al día con el cumplimiento de las obligaciones fiscales en los distintos estados.

Multas por falta de presentaciones

Los impuestos impagos conllevan multas. Si tu empresa tiene actividad en un estado y no presenta las declaraciones exigidas, se expone a lo siguiente:

• impuestos retroactivos;
  
• intereses y multas por mora;
  
• mayor riesgo de auditoría.
  

Oportunidades perdidas para ahorrar dinero

Sin un conocimiento sólido de las normas estatales, las empresas pueden perderse créditos o exenciones fiscales. Por ejemplo, algunos estados ofrecen créditos fiscales para evitar la doble imposición de los ingresos empresariales. Otros tienen acuerdos de reciprocidad que eximen a los empleados de la doble retención. Para utilizar correctamente estos mecanismos, hay que saber qué ofrecen los estados y cómo aplicar las posibles exenciones.

Desafíos durante la expansión

Si vas a abrir nuevas sedes físicas, contratar en nuevos estados, vender y enviar a nuevos estados, o vender la empresa, tu huella fiscal estatal saldrá a relucir. Es probable que los compradores y auditores se fijen en cómo has gestionado tus obligaciones. Los problemas estatales no resueltos, como las presentaciones tardías, los ingresos mal declarados y los impuestos impagos, pueden complicar o retrasar la expansión. El cumplimiento multiestatal despeja el camino para la expansión.

¿Cómo determina un nexo una empresa?

“Nexo” es la conexión entre una empresa y un estado que crea obligaciones impositivas. Si tu empresa tiene un vínculo significativo con un estado, ese estado tiene derecho a gravar una parte de tus actividades, ya sea ventas, ingresos, nómina o las tres. La clave está en saber qué tipos de actividades generan esa obligación y en qué lugares. Existen dos tipos principales de nexo que generan responsabilidades fiscales: el nexo físico y el nexo económico. A continuación, analizamos ambas en más detalle.

Nexo físico

Tienes un nexo físico en un estado en el que tu empresa tiene una presencia tangible. Eso podría conllevar lo siguiente:

• una oficina o lugar minorista;
  
• empleados que trabajan en el estado;
  
• inventario almacenado allí;
  
• servicios in situ que prestas allí.
  

Incluso algo tan mínimo como almacenar mercancías en un depósito puede establecer un nexo físico en un estado que nunca has visitado. Del mismo modo, enviar empleados a trabajar en ferias comerciales o a instalar productos en el lugar puede generar obligaciones fiscales, incluso si solo están de visita.

Una vez que se tiene un nexo físico en un estado, generalmente se está sujeto al impuesto sobre las ventas y, potencialmente, al impuesto sobre la nómina y la renta.

Nexo económico

Desde la decisión de la Corte Suprema de 2018 en Dakota del Sur v. Wayfair, los estados también han sido autorizados a exigir la recaudación de impuestos basándose únicamente en la actividad económica, sin que se requiera presencia física.

Una vez que superas cierto umbral de transacciones en un estado que aplica impuesto sobre las ventas, se establece un nexo económico. Eso significa que tienes que registrarte, cobrar y remitir impuestos allí. Los umbrales comunes son los siguientes:

• $100,000 en ventas por año;
  
• $100,000 en ventas o 200 transacciones por año.
  

Sin embargo, los detalles varían según el estado. El umbral del nexo económico de California, por ejemplo, es de $500,000 en ventas por año.

¿Qué pasos implica la declaración fiscal multiestatal?

Una vez que averigües dónde debes impuestos, tendrás que registrarte, recaudar y presentar la declaración en cada uno de los estados pertinentes. Así es como la mayoría de las empresas manejan el proceso continuo de cumplimiento de la normativa.

Identifica tus estados nexo

Empieza por confirmar dónde has establecido nexos económicos o físicos. Necesitarás hacer lo siguiente:

• rastrear dónde has contratado empleados;
  
• controlar dónde se almacena o desde dónde se envía tu inventario;
  
• revisar tu volumen de ventas y el recuento de transacciones por estado;
  
• mantenerte al día sobre cualquier cambio en los umbrales estatales;
  
• estar atento a la expansión a nuevos estados (intencionada o no).
  

Stripe Tax puede monitorear automáticamente tus ventas en todos los estados y alertarte cuando superes un umbral que crea un nexo económico. Ese tipo de automatización es útil porque los umbrales pueden acercarse sigilosamente.

Regístrate en cada estado

Antes de recaudar o presentar la declaración, tienes que darte de alta en la autoridad fiscal estatal. Según tu situación, esto podría implicar lo siguiente:

• solicitar un impuesto sobre las ventas permiso
  
• registrarte como empleador para impuestos sobre la nómina;
  
• obtener un certificado de autorización para operar en el estado.
  

Cada estado tiene su propio proceso, formularios y portales.

Cobra y sigue los impuestos correctos

Una vez que te registras, eres responsable de lo siguiente:

• recaudar el impuesto sobre las ventas en cada transacción dentro del estado a la tasa correcta;
  
• retener el importe correcto del impuesto sobre la renta a los empleados de ese estado;
  
• registrar las ventas exentas de impuestos y almacenamiento de los certificados de reventa, si corresponde;
  
• mantener registros detallados que cumplan los requisitos de declaración de impuestos estatales de cada estado.
  

Más allá del nivel estatal, las reglas del impuesto sobre las ventas varían según la ciudad, el condado e incluso el tipo de producto. La automatización puede tener un gran impacto en esto. Stripe Tax calcula automáticamente el impuesto correcto en cada transacción según el lugar, la categoría de producto y las tarifas locales.

Presenta declaraciones de impuestos en el calendario de cada estado

Cada estado tendrá sus propios plazos, formularios y formatos. Puedes presentar el impuesto sobre las ventas mensualmente en un estado y trimestralmente en otro. La mayoría de los estados requieren que presentes lo siguiente:

• declaraciones mensuales o trimestrales del impuesto sobre las ventas (en función del volumen);
  
• declaraciones trimestrales de retenciones salariales;
  
• declaraciones anuales ingresos corporativos o de impuestos sobre franquicias
  

Para mantenerte organizado, elabora y mantén un calendario de cumplimiento de la normativa para realizar un control de lo siguiente:

• frecuencias de presentación por estado;
  
• plazos específicos para cada declaración;
  
• credenciales de inicio de sesión y datos de acceso al portal de presentación de solicitudes de cada estado.
  

Algunas herramientas de declaración fiscal pueden automatizar este proceso, mientras que otras permiten exportar los datos directamente a los formatos necesarios para cada estado.

Remite pagos y mantente al día

Después de presentar la declaración, deberás pagar los impuestos que adeudabas a tiempo y en su totalidad. Los pagos atrasados pueden dar lugar a multas, incluso si tu declaración fiscal fue correcta. Y, a medida que tu empresa se desarrolle, también lo harán tus obligaciones impositivas. Necesitarás hacer lo siguiente:

• registrarte en nuevos estados a medida que creces;
  
• supervisar los cambios de umbral y los nuevos desencadenantes de nexos;
  
• hacer un seguimiento de las actualizaciones del código tributario que afectan tus tarifas o requisitos de declaración.
  

Muchas empresas realizan una revisión trimestral de nexo y cumplimiento de la normativa para asegurarse de que siguen cumpliendo con las obligaciones en los estados correspondientes. Para gestionar las obligaciones de cumplimiento, las empresas deben crear sistemas replicables que crezcan junto con su presencia y utilizar la automatización siempre que sea posible.