Uno de los primeros requisitos para cumplir la normativa fiscal de EE. UU. es registrarse para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas. Este permiso —que suele denominarse también licencia del impuesto sobre las ventas, permiso de vendedor o permiso de minorista— concede autorización a las empresas para cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes de un estado concreto.

Cobrar el impuesto sobre las ventas sin el permiso pertinente es ilegal, por lo que es importante llevar a cabo el registro. En este artículo, explicaremos cómo obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en cada estado y responderemos varias preguntas comunes acerca de este asunto.

Ten presente que aquí te ofreceremos información general al respecto. Lo más recomendable es que consultes a un especialista que te ofrezca asesoramiento específico para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Necesito un permiso del impuesto sobre ventas?
  
• ¿Hay alguna diferencia entre los permisos del impuesto sobre las ventas y los certificados de reventa?
  
• ¿Debo renovar mi permiso del impuesto sobre las ventas?
  
• Cómo registrarse para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en cada estado
  

¿Necesito un permiso del impuesto sobre ventas?

En EE. UU., las empresas tienen la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando se superan determinados umbrales, que se conocen como «umbrales de nexo económico» y pueden basarse en los ingresos, las transacciones o ambos factores. Dado que el impuesto sobre las ventas es competencia de los distintos estados, estos umbrales varían de un lugar a otro del país.

Por ejemplo, en el estado de Nevada, las empresas tienen la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas a sus clientes solo si han superado los 100.000 $ en ingresos o han hecho más de 200 transacciones con clientes de dicho estado. En algunos estados, solo se aplican umbrales de ingresos o se establece que las empresas deban superar ambos umbrales (de transacciones y de ingresos) para cobrar el impuesto sobre las ventas.

Las empresas también pueden tener obligaciones relativas al impuesto sobre las ventas si tienen una presencia o un nexo físicos en un estado. Estos son algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico:

• Ubicación: una oficina, un almacén, una tienda u otro establecimiento físico. Almacenar inventario suele implicar un nexo físico.

• Empleados: tener un empleado, un contratista, un comercial, un instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.

• Eventos: vender productos en una feria comercial u otro evento.

Cuando llegues a la conclusión de que estás obligado a cobrar el impuesto sobre las ventas en un estado, el siguiente paso es registrarte para obtener el permiso pertinente. Este permiso es específico de cada estado, por lo que debes registrarte para obtenerlo en cada estado en el que tengas la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas. No obstante, existe un proceso de registro simplificado en ciertos estados que explicaremos más adelante.

¿Hay alguna diferencia entre los permisos del impuesto sobre las ventas y los certificados de reventa?

Los permisos del impuesto sobre las ventas y los certificados de reventa son dos tipos de documentos fiscales. El certificado de reventa exime a los minoristas del pago del impuesto sobre las ventas en el punto de venta original cuando el destino de los artículos que adquieren es la reventa. En tal caso, es el cliente del minorista el que paga el impuesto sobre las ventas cuando compra el producto.

En función de los requisitos de tu empresa, puedes plantearte solicitar un permiso del impuesto sobre las ventas y un certificado de reventa. Puedes encontrar un análisis más detallado sobre los certificados de reventa en este artículo.

¿Debo renovar mi permiso del impuesto sobre las ventas?

En algunos estados, las empresas deben renovar su permiso del impuesto sobre las ventas periódicamente. Mientras en unos estados las empresas deben renovar el permiso de forma activa, en otros, se renueva automáticamente. Es importante que te informes sobre el proceso de renovación del estado en cuestión.

Las empresas deben renovar su permiso del impuesto sobre las ventas en los estados indicados a continuación.

• Alabama: los contribuyentes deben renovar el permiso fiscal de Alabama anualmente.

• Arizona: el permiso del impuesto de privilegio de transacción (la versión del impuesto sobre las ventas de este estado) debe renovarse cada año antes del 1 de enero.

• Colorado: el permiso del impuesto sobre las ventas de Colorado debe renovarse cada dos años.

• Connecticut: el permiso del impuesto sobre las ventas de Connecticut debe renovarse cada dos años.

• Indiana: en este estado, los permisos del impuesto sobre las ventas se renuevan automáticamente cada dos años.

• Luisiana: el periodo de vigencia del permiso varía en función de la empresa, pero en todos los casos la empresa debe renovarlo en los 30 días previos a la fecha de vencimiento.

• Michigan: en este estado, los permisos del impuesto sobre las ventas se renuevan automáticamente.

• Nueva York: en este estado, se notifica a las empresas cuando resultan «seleccionadas» para renovar el permiso.

• Oklahoma: en Oklahoma, se emite un permiso temporal del impuesto sobre las ventas con una vigencia de seis meses, período tras el cual se renueva automáticamente por 30 meses más. Después, se puede renovar cada tres años siempre que la cuenta de la empresa esté en regla.

• Pensilvania: los permisos del impuesto sobre las ventas se deben renovar al menos cada cinco años.

• Rhode Island: los permisos del impuesto de ventas tienen una validez de un año y deben renovarse en el mes de julio.

• Washington: el periodo de vigencia del permiso varía en función de la empresa, pero en todos los casos la empresa debe renovarlo en los 90 días previos a la fecha de vencimiento.

En los casos descritos a continuación, deberías plantearte actualizar el permiso del impuesto sobre las ventas.

• Cambios en la estructura del negocio: por ejemplo, si el negocio pasa de ser una empresa unipersonal a ser una sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

• Cambios en la titularidad de la empresa: por ejemplo, cuando un socio deja la empresa o cuando se vende el negocio.

• Cambios en la ubicación de la empresa: por ejemplo, cuando cambia el estado donde radica la empresa. Aunque tengas una empresa de e-commerce, si cambias la «ubicación de la empresa» a otro estado, debes actualizar el permiso del impuesto sobre las ventas.

Cómo registrarse para obtener el permiso del impuesto sobre las ventas en cada estado

Por lo general, los pasos para registrarse en un estado con el fin de cobrar el impuesto sobre las ventas son los siguientes:

1. Reúne información de la empresa y de contacto.

2. Visita el sitio web del Departamento de Hacienda del estado en cuestión.

3. Accede a la sección «Impuesto sobre las ventas y el uso» del sitio web para registrar tu empresa.

Debes registrarte para cobrar el impuesto sobre las ventas en cada uno de los estados en los que cumplas los requisitos de registro de impuestos. Para registrarte con el fin de obtener un permiso del impuesto sobre las ventas, visitar el sitio web de la autoridad fiscal estatal. Puedes consultar el enlace de cada estado aquí.

Hay una excepción para los estados que participan en el acuerdo denominado Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA), que se creó con el objetivo de simplificar el proceso de registro para el impuesto sobre las ventas a través del sistema de registro de impuestos sobre las ventas simplificado (Streamlined Sales Tax Registration System, SSTRS).

Los siguientes 24 estados han incorporado a su legislación los estándares del SSUTA: Arkansas, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Dakota del Sur, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, Nueva Jersey, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Tennessee, Utah, Vermont, Virginia Occidental, Washington, Wisconsin y Wyoming.

Los vendedores pueden registrarse en el SSTRS aquí. Una vez que lo hayan hecho, los usuarios deben configurar una cuenta para cada estado y tendrán que registrarse por separado si tienen alguna obligación del impuesto sobre ventas en un estado que no participe en el SSUTA.

Si debías registrarte a efectos de impuestos en un estado, pero no lo hiciste, tienes varias opciones. Si han pasado varios meses desde que comenzó la situación de incumplimiento en cuanto al registro de impuestos, consulta a un experto en el impuesto sobre las ventas para determinar el mejor camino para tu empresa. La mayoría de los estados tienen un programa de comunicación voluntaria para ayudar a los vendedores a cumplir sus obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas; además, podrías tener derecho a participar en un programa de amnistía estatal para regularizar tu situación. No empieces a cobrar el impuesto hasta que no te hayas registrado correctamente ante la autoridad fiscal local o estatal.