Uno de los primeros pasos para el cumplimiento de la normativa del impuesto a las ventas en los EE. UU. es registrarse para obtener un permiso de impuesto a las ventas. También conocidos como licencia de impuesto sobre las ventas, permiso de vendedor o permiso de comerciante minorista, estos permisos otorgan a las empresas el permiso para cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes en un estado en particular.

Cobrar el impuesto a las ventas sin un permiso es ilegal, por lo que es importante no omitir el paso de registro. A continuación, explicaremos cómo obtener un permiso de impuesto a las ventas en cada estado y responderemos algunas preguntas comunes sobre los permisos de impuestos a las ventas.

A continuación, explicamos quién necesita un permiso de impuesto sobre las ventas, cómo registrarse para obtener uno en cada estado y qué ocurre si no te registras para obtener este permiso cuando tienes la obligación de hacerlo.

Ten en cuenta que se trata de información general sobre el impuesto a las ventas, por lo que debes consultar a un experto para obtener asesoramiento específico para tu empresa.

Conclusiones principales

• Necesitas un permiso en cada estado donde tengas presencia física (oficina, empleados, inventario) o nexo económico (normalmente, más de USD 100,000 en ventas o más de 200 transacciones).
  
• En virtud de la resolución del caso de South Dakota v. Wayfair (2018), no es necesario tener presencia física para deber el impuesto sobre las ventas.
  
• Solicitar la mayoría de los permisos de impuesto sobre las ventas estatales es gratis, y el procesamiento puede demorar desde unos pocos segundos hasta varias semanas, según el estado.
  
• El Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) permite registrarte en 24 estados a través de un solo formulario.
  
• Una vez que te hayas registrado, deberás presentar las declaraciones a tiempo (de manera mensual, trimestral o anual), incluso si las ventas son cero.
  

¿Necesito un permiso de impuesto sobre las ventas?

En EE. UU., las empresas están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos se denominan umbrales de nexo económico y se basan en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Debido a que el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían de un estado a otro.

Por ejemplo, en Nevada, las empresas deben cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes solo si superaron los USD 100,000 en ingresos o 200 transacciones de clientes en Nevada. Algunos estados solo tienen umbrales de ingresos o exigen a las empresas que superen los umbrales de ingresos y transacciones antes de cobrar el impuesto a las ventas.

Otra opción para que las empresas cumplan con las obligaciones del impuesto sobre las ventas es tener una presencia física o un nexo físico en un estado. Estos son algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico:

• Ubicación: Una oficina, un almacén, una tienda u otro lugar físico de la empresa. El almacenamiento de inventario a menudo crea un nexo físico.

• Empleados: Tener un empleado, un contratista, un vendedor, un instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.

• Eventos: Vender productos en una feria comercial u otro evento.

Una vez que determines que tienes obligaciones de impuesto sobre las ventas en un estado, el siguiente paso es registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Esos permisos son específicos de cada estado, por lo que debes registrarte para obtener uno en cada estado donde tengas obligaciones de impuesto sobre las ventas. Sin embargo, existe un proceso de registro simplificado para determinados estados que trataremos más adelante.

Explicación del nexo

El nexo fiscal sobre las ventas es cualquier conexión legal entre una empresa y un estado que obliga a la empresa a cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en las transacciones que se realicen dentro de ese estado.

Antes de decidir cómo registrarte, debes determinar si realmente lo necesitas. Las obligaciones del impuesto sobre las ventas se activan de dos formas:

• Nexo físico
  El nexo físico se produce cuando tu empresa tiene una presencia tangible en un estado. Esto puede incluir tener una oficina, un almacén o una ubicación minorista en un estado, almacenar inventario allí, tener empleados o contratistas trabajando en el estado, o utilizar un socio de gestión logística o de envíos directos (drop-shipping) ubicado físicamente en ese estado.

• Nexo económico
  El nexo económico se activa en función de los ingresos por ventas o el volumen de transacciones, independientemente de la presencia física. Tras la decisión del Tribunal Supremo en 2018 del caso de South Dakota v. Wayfair, Inc., los 45 estados que tienen un impuesto sobre las ventas a nivel estatal aplican normas de nexo económico. Si bien la base estándar es de USD 100,000 en ventas o de 200 transacciones anuales, los umbrales varían según el estado.

Según las leyes para facilitadores de Marketplace, los Marketplaces como Amazon, Etsy y Uber Eats deben cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en nombre de sus vendedores. Si en un estado solo realizas ventas a través de un Marketplace, es posible que no necesites registrarte en absoluto. Las reglas varían según el estado, por lo que debes verificarlo con cada estado donde tengas un nexo.

Registro del permiso de impuesto sobre las ventas: comparación por estado

¿Qué documentos necesitas para registrarte?

Los requisitos varían ligeramente según el estado, pero tener estos documentos preparados de antemano agilizará el proceso de solicitud:

• Información general de la empresa: Nombres legales de los propietarios y porcentajes de propiedad, número de documento de identidad emitido por un organismo público y la ubicación de la sede corporativa principal y cualquier ubicación física local (como depósitos o tiendas minoristas).

• Identificador fiscal: Necesitarás tu número de Identificación del Empleador (EIN), el número de Seguro Social y cualquier identificación fiscal estatal existente.

• Detalles de la entidad jurídica: Nombre oficial registrado de la empresa o nombre comercial, así como el tipo de entidad comercial (LLC, empresa unipersonal, etc.).

• Código NAICS: Tu código del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS) que describe tu actividad comercial principal.

• Información del impuesto sobre las ventas: Necesitarás la fecha exacta en que tu empresa obtuvo el nexo fiscal sobre las ventas, una estimación de las ventas mensuales o anuales sujetas a impuestos en el estado y un resumen de los bienes o servicios que vendes.

Además, según el estado, es posible que necesites una cuenta corriente de la empresa para el débito directo de futuras remesas de impuestos.

Cuánto demora el registro del permiso de impuesto sobre las ventas

Los tiempos de procesamiento varían ampliamente según el estado y el método de solicitud, y van desde la aprobación inmediata hasta varias semanas.

• Solicitudes en línea (instantáneas a 10 días hábiles)
  Muchos estados procesan las presentaciones digitales en un plazo de 1 a 5 días hábiles, y varios emiten un número de cuenta y un permiso electrónico de inmediato.

• Solicitudes en papel o por correo (de 2 a 6 semanas)
  Las presentaciones por correo o de solicitudes que requieren una revisión manual demoran significativamente más.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS)
  La presentación de un registro multiestatal a través del SSTRS normalmente se procesa en todos los estados participantes en unos pocos días hábiles.

La práctica recomendada es enviar la solicitud entre 2 y 4 semanas antes de comenzar a realizar ventas sujetas a impuestos o si anticipas que cruzarás el umbral de nexo económico de un estado. Los estados no permiten cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes hasta que el registro esté oficialmente activo.

¿Cuánto cuesta el registro?

En la mayoría de los estados de EE. UU., registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas es gratis. Sin embargo, los costos totales dependen de las comisiones de solicitud específicas del estado, los requisitos de fianza de seguridad y si te registras directamente o a través de un sistema multiestatal.

Aunque la mayoría de los estados emiten permisos sin cargo, varios requieren una comisión de registro o licencia por única vez:

• Arizona: USD 12, se cobra por ubicación comercial. Los municipios locales pueden cobrar comisiones de registro adicionales.

• Arkansas: USD 50, una comisión no reembolsable por única vez.

• Colorado: USD 16, acompañado de un depósito de seguridad reembolsable obligatorio de USD 50 (un total de USD 66 por adelantado). La licencia se debe renovar cada dos años.

• Connecticut: USD 100, que cubre un permiso que se renueva automáticamente cada dos años sin costo adicional.

• Florida: USD 5 (solo solicitudes en papel). Registrarse en línea es gratis.

• Hawái: USD 20, una comisión por única vez para una licencia del Impuesto General a los Consumos (GET, por sus siglas en inglés), que Hawái aplica en lugar de un impuesto sobre las ventas tradicional.

• Indiana: USD 25, una comisión por única vez para un Certificado de Comerciante Minorista Registrado (RRMC). Es válido por dos años y se renueva automáticamente de forma gratuita si la empresa está al día.

• Nevada: USD 15, se cobra por ubicación. También es posible que se requiera un depósito de seguridad según tu volumen mensual estimado de ventas sujetas a impuestos.

• Ohio: USD 50, por una Licencia de Vendedor Transitorio o de Condado estándar. Nota: Los vendedores remotos fuera del estado generalmente se registran para obtener una cuenta de impuesto sobre el uso del vendedor gratuita en lugar de una licencia de vendedor estándar dentro del estado.

• Oklahoma: USD 20, más USD 10 adicionales por cada ubicación comercial extra.

• Rhode Island: USD 10, que se debe renovar anualmente.

• Carolina del Sur: USD 50, una comisión por única vez para una licencia minorista estándar.

• Wisconsin: USD 20, que se aplica a tu primer permiso de impuestos. Las ubicaciones o permisos adicionales no requieren una comisión adicional.

• Wyoming: USD 60, una comisión de registro por única vez.

Incluso en los estados donde el permiso en sí es técnicamente gratuito (como California, Texas y Misuri), el departamento de ingresos del estado puede exigirte pagar un depósito de seguridad o una fianza en función de tu volumen de ventas proyectado o historial crediticio anterior antes de emitir el permiso.

Vale la pena señalar que enviar un registro multiestatal a través del Sistema Simplificado de Registro del Impuesto sobre las Ventas (SSTRS, por sus siglas en inglés) es gratis.

¿Tengo que renovar mi permiso de impuesto a las ventas?

Algunos estados exigen que las empresas renueven su permiso de impuesto sobre las ventas periódicamente. Aunque ciertos estados exigen que las empresas tomen medidas para renovar su permiso, otros lo renuevan automáticamente. Es importante consultar con tu estado para determinar el proceso de renovación.

Estos estados exigen que las empresas renueven su permiso de impuesto sobre las ventas: 

• Alabama: Los contribuyentes deben renovar su permiso de impuestos de Alabama anualmente. 

• Arizona: El permiso del impuesto sobre el privilegio de transacciones del estado (la versión de Arizona del impuesto sobre las ventas) se debe renovar todos los años antes del 1 de enero. 

• Colorado: Los permisos de impuesto sobre las ventas de Colorado se deben renovar cada dos años.

• Connecticut: Los permisos de impuesto sobre las ventas de Connecticut se deben renovar cada dos años.

• Indiana: Indiana renueva automáticamente los permisos de impuesto sobre las ventas cada dos años.

• Louisiana: Los plazos de vencimiento varían para cada empresa, pero la empresa debe renovar su permiso en un plazo de 30 días a partir de la fecha de vencimiento.

• Michigan: Michigan renueva automáticamente los permisos de impuesto sobre las ventas. 

• Nueva York: Nueva York notifica a las empresas cuando han sido «seleccionadas para la renovación».

• Oklahoma: Los permisos de impuesto sobre las ventas de Oklahoma se emiten a modo de prueba por seis meses y se renovarán automáticamente por 30 meses. Luego, se pueden renovar en incrementos de tres años siempre que la cuenta de la empresa se mantenga al día.

• Pensilvania: Los permisos de impuesto sobre las ventas se deben renovar, como mínimo, cada cinco años.

• Rhode Island: Los permisos de impuesto sobre las ventas tienen una validez de un año y se deben renovar cada mes de julio.

• Washington: Los plazos de vencimiento varían para cada empresa, pero la empresa debe realizar la renovación dentro de los 90 días posteriores a la fecha de vencimiento.

Hay algunas situaciones en las que deberías considerar actualizar tu permiso de impuesto a las ventas:

• Cambios en la estructura de la empresa: Por ejemplo, cambiar tu empresa de una propiedad unipersonal a una sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

• Cambios en la propiedad de la empresa: Por ejemplo, si un socio abandona la empresa o esta se vende.

• Cambios en la ubicación de la empresa: Por ejemplo, si cambia el estado de origen de tu empresa. Incluso si tienes una empresa de comercio electrónico, si mudas la «ubicación de la empresa» a otro estado, debes actualizar el permiso de impuesto sobre las ventas en consecuencia. 

Cómo registrarse para obtener un permiso de impuesto a las ventas en cada estado

Por lo general, estos son los pasos para registrarse en un estado a fin de cobrar el impuesto a las ventas:

Paso 1: Determina dónde tienes nexo

Identifica todos los estados en los que tienes la obligación legal de cobrar el impuesto sobre las ventas. Esto se activa por la presencia física (tener una oficina, empleados o inventario almacenado en un estado) o por el nexo económico (superar los umbrales específicos de ingresos o transacciones de un estado).

Paso 2: Verifica qué estados están cubiertos por facilitadores de Marketplace

Si vendes de forma exclusiva a través de plataformas como Amazon, Etsy o Walmart, estos Marketplaces normalmente tienen la obligación legal de cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en tu nombre. Es posible que no necesites tu propio permiso en los estados donde solo realizas ventas en el Marketplace.

Paso 3: Elige tu vía de registro

Decide si quieres registrarte directamente en los departamentos de ingresos de cada estado o utilizar el portal del SSTRS, que permite registrarse en un máximo de 24 estados participantes mediante una sola solicitud.

Paso 4: Reúne los documentos necesarios

Recopila los datos de tu empresa por adelantado. Necesitarás tu número de identificación patronal (EIN) federal, los datos de la estructura corporativa, el código del NAICS, la información de propiedad (incluidos los SSN de los directivos principales) y los datos bancarios para pagar comisiones o remitir impuestos.

Paso 5: Envía la solicitud en línea a través del portal del departamento de ingresos del estado

Crea una cuenta en línea en el sitio web de impuestos del estado, busca la solicitud de permiso de impuesto sobre las ventas (a veces llamada permiso de vendedor, licencia de proveedor o impuesto sobre el privilegio de transacción) y completa el formulario. Paga las tarifas de registro estatales requeridas durante el proceso de compra.

Paso 6: Espera tu permiso o certificado de reventa o de revendedor

Los tiempos de procesamiento van desde la aprobación inmediata hasta unas pocas semanas. Una vez que se apruebe, el estado emitirá tu número de identificación fiscal para el impuesto sobre las ventas y el permiso oficial. Ten en cuenta que algunos estados exigen que este permiso se muestre físicamente en tus ubicaciones minoristas.

Paso 7: Configura el cumplimiento de la normativa fiscal continuo

Actualiza tu proceso de compra o sistema de puntos de venta con tu nueva identificación fiscal para empezar a cobrar el impuesto. El estado te asignará una frecuencia de presentación (normalmente mensual, trimestral o anual). Deberás presentar las declaraciones a tiempo a partir de ese momento, incluso en los períodos en los que tus ventas hayan sido cero.

Una opción para optimizar este proceso es dejar que Stripe gestione tus registros fiscales en EE. UU. Esto te permite beneficiarte de un proceso simplificado que autocompleta los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento de la normativa local.

Si cumpliste con el requisito de registro fiscal en un estado, pero no te registraste, tienes algunas opciones. Si han pasado meses desde que superaste el requisito de registro fiscal, consulta a expertos en el impuesto sobre las ventas para determinar la mejor manera de proceder para tu empresa. La mayoría de los estados tienen un programa de divulgación voluntaria para ayudar a los vendedores a resolver las obligaciones relativas al impuesto sobre las ventas, y podrías ser elegible para participar en el programa de amnistía de un estado a fin de cumplir con la normativa. No empieces a cobrar el impuesto hasta que te hayas registrado de forma adecuada en la autoridad fiscal estatal o local.

¿Qué sucede después del registro?

Una vez que el departamento de ingresos de tu estado apruebe tu solicitud y emita tu permiso de impuesto sobre las ventas, debes comenzar a cumplir inmediatamente con las normativas fiscales locales.

Esto incluye cobrar el impuesto sobre las ventas en tu plataforma de comercio electrónico, software de facturación o sistema de puntos de venta. También deberás remitir los impuestos sobre las ventas al estado según la frecuencia de declaración fiscal asignada (mensual, trimestral o anual). 

Si bien muchos permisos tienen validez indefinida, algunos estados exigen renovaciones anuales o bienales.

Qué ocurre si no te registras para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas

No registrarse para obtener un permiso cuando tienes un nexo o cobrar el impuesto sin uno conlleva consecuencias legales y financieras graves:

• Pagar impuestos atrasados del propio bolsillo: Si no te registras y no les cobras el impuesto sobre las ventas a los compradores, el estado te seguirá considerando responsable. Durante una auditoría, te obligarán a pagar los impuestos históricos no cobrados con tus propios ingresos.

• Multas e intereses agresivos: Los estados imponen multas altas por el incumplimiento. Operar sin un permiso puede generar multas de hasta el 50 % de los impuestos adeudados, además de los intereses acumulados a diario por los pagos atrasados.

• Consecuencias legales por el cobro no autorizado: Cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes sin un permiso válido es ilegal. Las autoridades fiscales consideran que esto es un fraude, lo que puede dar lugar a cargos por delitos menores, multas importantes o enjuiciamiento penal.

• Interrupción de la actividad de la empresa: Los departamentos de ingresos pueden revocar tus licencias comerciales generales, embargar tus activos u obligarte legalmente a cesar las operaciones hasta que se resuelvan tus obligaciones fiscales.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

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• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

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Preguntas frecuentes sobre el registro de permisos de impuesto sobre las ventas