Uno de los primeros pasos para el cumplimiento de la normativa del impuesto a las ventas en los EE. UU. es registrarse para obtener un permiso de impuesto a las ventas. También conocidos como licencia de impuesto sobre las ventas, permiso de vendedor o permiso de comerciante minorista, estos permisos otorgan a las empresas el permiso para cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes en un estado en particular.

Cobrar el impuesto a las ventas sin un permiso es ilegal, por lo que es importante no omitir el paso de registro. A continuación, explicaremos cómo obtener un permiso de impuesto a las ventas en cada estado y responderemos algunas preguntas comunes sobre los permisos de impuestos a las ventas.

Ten en cuenta que se trata de información general sobre el impuesto a las ventas, por lo que debes consultar a un experto para obtener asesoramiento específico para tu empresa.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Necesito un permiso de impuesto sobre las ventas?
  
• ¿Son diferentes los permisos de impuestos sobre las ventas de los certificados de reventa?
  
• ¿Tengo que renovar mi permiso de impuesto sobre las ventas?
  
• Cómo registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en cada estado
  

¿Necesito un permiso de impuesto sobre las ventas?

En EE. UU., las empresas están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos umbrales se denominan umbrales de nexo económico y se basan en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Debido a que el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían en todo el país.

Por ejemplo, en Nevada, las empresas deben cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes solo si superaron los USD 100,000 en ingresos o 200 transacciones de clientes en Nevada. Algunos estados solo tienen umbrales de ingresos o exigen a las empresas que superen los umbrales de ingresos y transacciones antes de cobrar el impuesto a las ventas.

Las empresas también pueden cumplir con las obligaciones del impuesto sobre las ventas al tener una presencia física o un nexo físico en un estado. Algunos ejemplos de actividades comerciales que pueden crear un nexo físico son:

• Sede: una oficina, un almacén, una tienda u otro lugar físico de negocios. El almacenamiento de inventario a menudo crea un nexo físico.

• Empleados: tener un empleado, un contratista, un vendedor, un instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.

• Eventos: vender productos en una feria comercial u otro evento.

Una vez que determines que tienes obligaciones de impuestos sobre las ventas en un estado, tu siguiente paso es registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Esos permisos son específicos de cada estado, por lo que debes registrarte para obtener un permiso en cada estado donde tengas obligaciones de impuestos sobre las ventas. Sin embargo, existe un proceso de registro simplificado para ciertos estados que explicaremos más adelante.

¿Son los permisos de impuestos sobre las ventas diferentes de los certificados de reventa?

Los permisos de impuestos sobre las ventas y los certificados de reventa son dos tipos de documentos fiscales. Un certificado de reventa permite a los comerciantes minoristas evitar el pago del impuesto sobre las ventas en el punto de venta original cuando compran artículos que pretenden revender. En cambio, el cliente del comerciante minorista pagará el impuesto sobre las ventas cuando compre el producto.

Según los requisitos de tu empresa, podrías considerar solicitar un permiso de impuesto sobre las ventas y un certificado de reventa. Analizamos los certificados de reventa con más detalle en este artículo.

¿Tengo que renovar mi permiso de impuesto a las ventas?

Algunos estados requieren que las empresas renueven su permiso de impuesto a las ventas periódicamente. Mientras que algunos estados requieren medidas activas de las empresas para renovar su permiso, otros estados lo renuevan automáticamente. Es importante averiguar cuál es el proceso de renovación de tu estado.

Estos estados requieren que las empresas renueven su permiso de impuesto a las ventas:

• Alabama: los contribuyentes están obligados a renovar su permiso fiscal de Alabama anualmente.

• Arizona: el permiso del impuesto estatal sobre el privilegio de las transacciones (la versión de Arizona del impuesto sobre las ventas) debe renovarse cada año antes del 1 de enero.

• Colorado: los permisos de impuestos a las ventas de Colorado deben renovarse cada dos años.

• Connecticut: los permisos del impuesto a las ventas de Connecticut deben renovarse cada dos años.

• Indiana: Indiana renueva automáticamente los permisos de impuestos a las ventas cada dos años.

• Luisiana: los plazos de vencimiento varían para cada empresa, pero la empresa debe renovar su permiso en el plazo de 30 días posteriores a la fecha de vencimiento.

• Michigan: Michigan renueva automáticamente los permisos de impuestos a las ventas.

• Nueva York: Nueva York notifica a las empresas cuando fueron «seleccionadas para la renovación».

• Oklahoma: los permisos de impuestos a las ventas de Oklahoma se emiten a modo de prueba durante seis meses y se renuevan automáticamente por 30 meses. Luego se renuevan en incrementos de tres años, siempre y cuando la cuenta de la empresa se mantenga al día.

• Pennsylvania: los permisos de impuestos a las ventas deben renovarse al menos cada cinco años.

• Rhode Island: los permisos de impuestos a las ventas son válidos por un año y deben renovarse en julio.

• Washington: los plazos de vencimiento varían para cada empresa, pero la empresa debe realizar la renovación en el plazo de 90 días posteriores a la fecha de vencimiento.

Hay algunas situaciones en las que deberías considerar actualizar tu permiso de impuesto a las ventas:

• Cambios en la estructura de la empresa: por ejemplo, si tu empresa cambia de unipersonal a sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

• Cambios en la titularidad de la empresa: por ejemplo, si un socio abandona la empresa o la empresa se vende.

• Cambios en la ubicación de la empresa: por ejemplo, si cambia el estado de residencia de tu empresa. Incluso si tienes una empresa de comercio electrónico, si trasladas tu «sede comercial» a otro estado, debes actualizar tu permiso de impuesto a las ventas de manera acorde.

Cómo registrarse para obtener un permiso de impuesto a las ventas en cada estado

Por lo general, estos son los pasos para registrarse en un estado a fin de cobrar el impuesto a las ventas:

1. Recopila información comercial y de contacto.

2. Visita el sitio web del Departamento de Hacienda de tu estado.

3. Ve a la sección «Impuesto sobre las ventas y el uso» del sitio web para registrar tu empresa.

Debes registrarte individualmente para cobrar el impuesto a las ventas en los estados en los que hayas cumplido con los requisitos de registro fiscal. Para registrarte a fin de obtener un permiso de impuesto a las ventas, visita el sitio web de la autoridad fiscal del estado. Puedes encontrar el enlace para cada estado aquí.

Existe una exención para los estados que participan en el Acuerdo Simplificado del Impuesto sobre las Ventas y el Uso (SSUTA, por sus siglas en inglés). Este acuerdo fue creado para simplificar el proceso de registro del impuesto sobre las ventas con el Sistema Simplificado de Registro del Impuesto sobre las Ventas (SSTRS, por sus siglas en inglés).

Veinticuatro estados aprobaron leyes para cumplir con el SSUTA: Arkansas, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Dakota del Sur, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, Nueva Jersey, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Tennessee, Utah, Vermont, Virginia Occidental, Washington, Wisconsin y Wyoming.

Los vendedores pueden registrarse en el SSTRS aquí. Una vez registrados, los usuarios deberán configurar cuentas individualmente en cada estado, y deberán registrarse por separado si tienen obligaciones de impuestos sobre las ventas en cualquier estado que no cumpla con el SSUTA.

Para agilizar este proceso, puedes permitir que Stripe gestione tus registros fiscales en EE. UU. y beneficiarte de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te permite ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento de la normativa local.

Si cumpliste con el requisito de registro fiscal en un estado pero no te registraste, tienes algunas opciones. Si transcurrieron algunos meses desde que incumpliste el requisito de registro fiscal, consulta con expertos en impuestos a las ventas para determinar el mejor camino a seguir para tu empresa. La mayoría de los estados tienen un programa de divulgación voluntaria para ayudar a los vendedores a resolver las obligaciones del impuesto a las ventas, y es posible que seas apto para participar en el programa de amnistía de un estado a fin de cumplir con la normativa. No comiences a cobrar impuestos hasta que te hayas registrado correctamente ante la autoridad fiscal estatal o local.