Een van de eerste stappen om te voldoen aan de omzetbelasting in de Verenigde Staten is het registreren voor een omzetbelastingvergunning. Deze vergunningen, ook wel verkoopbelastingvergunning, verkopersvergunning of detailhandelsvergunning genoemd, geven bedrijven de toestemming om omzetbelasting te innen van klanten in een bepaalde staat.

Het innen van omzetbelasting zonder vergunning is illegaal, dus het is belangrijk om de registratiestap niet over te slaan. Hieronder leggen we uit hoe je in elke staat een omzetbelastingvergunning kunt krijgen en beantwoorden we een paar veelgestelde vragen over omzetbelastingvergunningen.

Hieronder bespreken we wie er een vergunning voor omzetbelasting nodig heeft, hoe je je in elke staat voor een vergunning voor omzetbelasting registreert en wat er gebeurt als je je niet registreert voor een vergunning voor omzetbelasting terwijl dit wel verplicht is.

Houd er rekening mee dat dit algemene informatie over omzetbelasting is en dat je een deskundige dient te raadplegen voor advies dat specifiek op jouw bedrijf van toepassing is.

Kernpunten

• Je hebt een vergunning nodig in elke staat waar je fysieke aanwezigheid (kantoor, werknemer, voorraad) of economische nexus hebt (meestal meer dan $ 100.000 aan verkopen of meer dan 200 transacties).
  
• Volgens South Dakota v. Wayfair (2018) heb je geen fysieke aanwezigheid nodig om omzetbelasting verschuldigd te zijn.
  
• Vergunningen voor omzetbelasting in de meeste staten zijn gratis aan te vragen en de verwerking kan variëren van enkele seconden tot meerdere weken, afhankelijk van de staat.
  
• Met het Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) kun je je met één formulier in 24 staten registreren.
  
• Zodra je bent geregistreerd, moet je volgens het schema (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) aangiften indienen, zelfs als je geen verkopen hebt.
  

Heb ik een omzetbelastingvergunning nodig?

In de VS zijn ondernemingen verplicht om omzetbelasting te berekenen aan klanten wanneer ze bepaalde drempels overschrijden. Deze drempels worden economische nexus-drempels genoemd en zijn gebaseerd op inkomsten, op transacties, of op beide. Omdat de omzetbelasting op staatsniveau wordt geregeld, variëren deze drempels per staat.

In Nevada hoeven bedrijven bijvoorbeeld alleen omzetbelasting van klanten te innen als ze meer dan $ 100.000 aan omzet of 200 transacties van klanten in Nevada hebben voltooid. Bepaalde staten hebben alleen omzetdrempels of vereisen dat bedrijven de omzet- en transactiedrempels overschrijden voordat ze omzetbelasting kunnen innen.

Ondernemingen kunnen ook aan hun omzetbelastingverplichtingen voldoen door fysiek aanwezig te zijn of een fysieke nexus te hebben met een staat. Voorbeelden van bedrijfsactiviteiten die een fysieke nexus kunnen creëren, zijn onder meer:

• Locatie: Een kantoor, magazijn, winkel of andere fysieke bedrijfslocatie. Het opslaan van voorraad creëert vaak een fysieke nexus.

• Werknemers: Het hebben van een werknemer, onderaannemer, verkoper, installateur of een ander persoon die in een staat werkzaamheden voor jouw onderneming uitvoert.

• Evenementen: Het verkopen van producten op een beurs of een ander evenement.

Zodra je vaststelt dat je omzetbelastingverplichtingen hebt in een staat, is de volgende stap het registreren voor een vergunning voor omzetbelasting. Deze vergunningen zijn specifiek per staat, dus je moet je in elke staat waar je omzetbelastingverplichtingen hebt, registreren voor een vergunning. Er is echter een gestroomlijnde registratieprocedure voor bepaalde staten die we later zullen bespreken.

Nexus uitgelegd

Sales tax nexus is elke juridische verbinding tussen een onderneming en een staat op basis waarvan de onderneming verplicht is om omzetbelasting te berekenen en af te dragen over transacties binnen die staat.

Voordat je besluit hoe je je registreert, bepaal je of dit ook daadwerkelijk nodig is. Verplichtingen voor omzetbelasting worden op een van de twee manieren geactiveerd:

• Fysieke nexus
  Er is sprake van fysieke nexus als je onderneming een tastbare aanwezigheid heeft in een staat. Dit kan onder meer een kantoor, magazijn of detailhandellocatie in een staat zijn, het opslaan van voorraad in die staat, het hebben van werknemers of aannemers die in die staat werken, of het gebruik van een fulfilment- of dropshipping-partner die fysiek gevestigd is in die staat.

• Economische nexus
  De economische nexus wordt geactiveerd door verkoopinkomsten of het transactievolume, ongeacht fysieke aanwezigheid. Naar aanleiding van de uitspraak van het Hooggerechtshof in South Dakota v. Wayfair, Inc. in 2018 handhaven alle 45 staten met een landelijke omzetbelasting regels rond de economische nexus. Hoewel de standaardrichtlijn $ 100.000 aan omzet of jaarlijks 200 transacties is, verschillen de drempels per staat.

Volgens de wetgeving voor marktplaatsfacilitators zijn marktplaatsen als Amazon, Etsy en Uber Eats verplicht om namens hun verkopers omzetbelasting te berekenen en af te dragen. Als je in een staat alleen via een marktplaats verkoopt, hoef je je mogelijk helemaal niet te registreren. De regels variëren per staat, dus verifieer dit bij elke staat waar je nexus hebt.

Registratie van vergunning voor omzetbelasting: Vergelijking per staat

Welke documenten heb je nodig om je te registreren?

Vereisten verschillen enigszins per staat, maar door deze documenten vooraf voor te bereiden, stroomlijn je het aanmeldingsproces:

• Algemene bedrijfsgegevens: Juridische namen van eigenaren en eigendomspercentages, nummer van een officieel identiteitsbewijs, en de locatie van het primaire hoofdkantoor en eventuele lokale fysieke locaties (zoals magazijnen of winkels voor detailhandel).

• Belasting-ID: Je hebt je Employer Identification Number (EIN), socialsecuritynummer en een eventueel bestaand belasting-ID voor de staat nodig.

• Gegevens van juridische entiteit: Officiële geregistreerde bedrijfsnaam of handelsnaam, evenals je type bedrijfsentiteit (LLC, eenmanszaak, enzovoort).

• NAICS-code: Je North American Industry Classification System (NAICS)-code die je primaire bedrijfsactiviteit beschrijft.

• Gegevens over omzetbelasting: Je hebt de exacte datum nodig waarop je bedrijf een sales tax nexus heeft gekregen, een schatting van de maandelijkse of jaarlijkse belastbare verkopen in de staat, en een overzicht van de goederen of diensten die je verkoopt.

Daarnaast heb je, afhankelijk van de staat, mogelijk een zakelijke betaalrekening nodig voor automatische incasso van toekomstige belastingafdrachten.

Hoelang duurt de registratie van een vergunning voor omzetbelasting?

Verwerkingstijden variëren sterk per staat en aanmeldmethode, en lopen uiteen van onmiddellijke goedkeuring tot enkele weken.

• Online aanmeldingen (direct tot 10 werkdagen)
  Veel staten verwerken digitale inzendingen binnen 1 tot 5 werkdagen. Diverse staten geven direct een accountnummer en een elektronische vergunning af.

• Aanmeldingen op papier of per post (2 tot 6 weken)
  Indienen per post of aanmeldingen versturen die handmatige controle vereisen, duurt aanzienlijk langer.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS)
  Als je een registratie voor meerdere staten via het SSTRS indient, wordt deze doorgaans binnen een paar werkdagen verwerkt door deelnemende staten.

De best practice is om de aanvraag 2 tot 4 weken in te dienen voordat je begint met belastbare verkopen of verwacht de drempel voor de economische nexus van een staat te overschrijden. Staten staan niet toe dat je omzetbelasting berekent aan klanten totdat de registratie officieel actief is.

Hoeveel kost de registratie?

In de meeste staten van de VS is registratie voor een vergunning voor omzetbelasting gratis. De totale kosten zijn echter afhankelijk van staatspecifieke kosten voor een aanvraag, vereisten voor een borgsom en de vraag of je je rechtstreeks of via een systeem voor meerdere staten registreert.

Hoewel de meerderheid van de staten vergunningen gratis afgeeft, vereisen verschillende staten eenmalige registratie- of licentiekosten:

• Arizona: $ 12, in rekening gebracht per bedrijfslocatie. Lokale gemeenten kunnen extra registratiekosten in rekening brengen.

• Arkansas: $ 50, een eenmalige, niet-restitueerbare vergoeding.

• Colorado: $ 16, plus een verplichte restitueerbare borg van $ 50 (in totaal $ 66 vooraf). De licentie moet elke twee jaar worden verlengd.

• Connecticut: $ 100 voor een vergunning die automatisch elke twee jaar zonder extra kosten wordt verlengd.

• Florida: $ 5 (alleen voor aanvragen op papier). Online registreren is gratis.

• Hawaii: $ 20, een eenmalige vergoeding voor een licentie voor General Excise Tax (GET), die Hawaii berekent in plaats van een traditionele omzetbelasting.

• Indiana: $ 25, een eenmalige vergoeding voor een Registered Retail Merchant Certificate (RRMC). Dit certificaat is twee jaar geldig en wordt automatisch gratis verlengd als de onderneming een goede reputatie heeft.

• Nevada: $ 15, in rekening gebracht per locatie. Afhankelijk van je geschatte maandelijkse belastbare verkoopvolume kan er ook een borg vereist zijn.

• Ohio: $ 50 voor een standaard County of Transient Vendor's License. Let op: verkopers op afstand van buiten de staat registreren zich over het algemeen voor een gratis account voor 'seller's use tax' in plaats van een standaard verkoperslicentie voor de staat zelf.

• Oklahoma: $ 20, plus nog eens $ 10 voor elke extra bedrijfslocatie.

• Rhode Island: $ 10, wat jaarlijks moet worden verlengd.

• South Carolina: $ 50, een eenmalige vergoeding voor een standaard detailhandelslicentie.

• Wisconsin: $ 20, wat van toepassing is op je eerste vergunning voor omzetbelasting. Voor extra locaties of vergunningen worden geen extra kosten in rekening gebracht.

• Wyoming: $ 60, eenmalige registratiekosten.

Zelfs in staten waar de vergunning zelf in theorie gratis is (zoals Californië, Texas en Missouri), kan de belastingdienst van de staat vereisen dat je een borg of garantie afgeeft op basis van je verwachte verkoopvolume of eerdere kredietgeschiedenis voordat de vergunning wordt afgegeven.

Houd er rekening mee dat het indienen van een registratie voor meerdere staten via het Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) gratis is.

Moet ik mijn omzetbelastingvergunning verlengen?

In een paar staten moeten ondernemingen hun vergunning voor omzetbelasting periodiek verlengen. Hoewel in bepaalde staten ondernemingen actie moeten ondernemen om de vergunning te verlengen, wordt deze in andere staten automatisch verlengd. Het is belangrijk om bij de staat na te vragen wat de verlengingsprocedure is.

In deze staten moeten ondernemingen hun vergunning voor omzetbelasting verlengen: 

• Alabama: Belastingbetalers moeten hun belastingvergunning in Alabama jaarlijks verlengen. 

• Arizona: De vergunning voor de transaction privilege tax (de versie van Arizona van de omzetbelasting) in de staat moet elk jaar vóór 1 januari worden verlengd. 

• Colorado: Vergunningen voor omzetbelasting in Colorado moeten elke twee jaar worden verlengd.

• Connecticut: Vergunningen voor omzetbelasting in Connecticut moeten elke twee jaar worden verlengd.

• Indiana: Indiana verlengt vergunningen voor omzetbelasting automatisch elke twee jaar.

• Louisiana: Vervaltermijnen variëren per onderneming, maar de onderneming moet de vergunning binnen 30 dagen na de vervaldatum verlengen.

• Michigan: Michigan verlengt vergunningen voor omzetbelasting automatisch. 

• New York: New York stelt ondernemingen op de hoogte wanneer ze zijn 'geselecteerd voor verlenging'.

• Oklahoma: Vergunningen voor omzetbelasting in Oklahoma worden verstrekt op proef voor zes maanden en worden automatisch verlengd voor 30 maanden. Daarna kan de vergunning in stappen van drie jaar worden verlengd, zolang het account van de onderneming een goede reputatie behoudt.

• Pennsylvania: Vergunningen voor omzetbelasting moeten ten minste elke vijf jaar worden verlengd.

• Rhode Island: Vergunningen voor omzetbelasting zijn een jaar geldig en moeten elk jaar in juli worden verlengd.

• Washington: Vervaltermijnen variëren per onderneming, maar de onderneming moet binnen 90 dagen na de vervaldatum verlengen.

Er zijn een paar scenario's waarin je zou moeten overwegen je omzetbelastingvergunning bij te werken:

• Wijzigingen in de ondernemingsstructuur: Bijvoorbeeld als je jouw onderneming verandert van een eenmanszaak in een limited liability company (LLC).

• Wijzigingen in het eigendom van de onderneming: Bijvoorbeeld als een partner de onderneming verlaat of de onderneming wordt verkocht.

• Wijzigingen in de bedrijfslocatie: Bijvoorbeeld als de thuisstaat van jouw onderneming verandert. Zelfs als je een e-commerce-onderneming bent, moet je de vergunning voor omzetbelasting dienovereenkomstig bijwerken als je jouw 'bedrijfslocatie' naar een andere staat verplaatst. 

Registratie voor een omzetbelastingvergunning in elke staat

Over het algemeen zijn dit de stappen die je moet volgen om je bij een staat te registreren voor het heffen van omzetbelasting:

Stap 1: Bepalen waar je nexus hebt

Identificeer elke staat waar je een wettelijke verplichting hebt om omzetbelasting te berekenen. Dit wordt geactiveerd door fysieke aanwezigheid (een kantoor, werknemers of opgeslagen voorraad in een staat) of economische nexus (het overschrijden van de specifieke drempels voor inkomsten of transacties van een staat).

Stap 2: Controleren welke staten worden gedekt door marktplaatsfacilitators

Als je uitsluitend via platformen zoals Amazon, Etsy of Walmart verkoopt, zijn deze marktplaatsen doorgaans wettelijk verplicht om namens jou omzetbelasting te berekenen en af te dragen. Je hebt mogelijk geen eigen vergunning nodig in staten waar je alleen via marktplaatsen verkoopt.

Stap 3: Je registratietraject kiezen

Beslis of je je direct registreert bij de belastingdiensten van individuele staten of de SSTRS-portal gebruikt. Hiermee kun je je met één enkele aanmelding registreren in maximaal 24 deelnemende staten.

Stap 4: Vereiste documenten verzamelen

Verzamel van tevoren de bedrijfsgegevens. Je hebt het Federal Employer Identification Number (EIN), gegevens over de bedrijfsstructuur, de NAICS-code, eigendomsinformatie (inclusief SSN's voor de belangrijkste functionarissen) en bankgegevens nodig voor het betalen van kosten of het afdragen van belastingen.

Stap 5: Online aanmelden via de portal van het Department of Revenue van de staat

Maak online een account aan op de belastingwebsite van de staat, zoek de aanvraag voor een vergunning voor omzetbelasting (soms een verkopersvergunning, leverancierslicentie of transactieprivilegebelasting genoemd) en vul het formulier in. Betaal de vereiste registratiekosten van de staat tijdens het afrekenproces.

Stap 6: Wachten op de vergunning of het wederverkoopcertificaat

De verwerkingstijden lopen uiteen van onmiddellijke goedkeuring tot enkele weken. Na goedkeuring geeft de staat je belasting-ID en de officiële vergunning af. Houd er rekening mee dat sommige staten eisen dat je deze vergunning fysiek toont op je detailhandellocaties.

Stap 7: Doorlopende fiscale compliance configureren

Werk het afrekenproces of het POS-systeem bij met de nieuwe belasting-ID om belasting te gaan berekenen. De staat wijst je een frequentie voor aangifte toe (meestal maandelijks, per kwartaal of jaarlijks). Je moet voortaan de aangiften op tijd indienen, zelfs voor periodes zonder verkopen.

Een optie om dit proces te stroomlijnen is om Stripe je belastingregistraties in de VS te laten beheren. Hiermee profiteer je van een vereenvoudigd proces dat aanmeldingsgegevens vooraf invult. Dit bespaart tijd en garandeert compliance met de lokale regelgeving.

Als je aan de vereisten voor belastingregistratie in een staat voldoet, maar je niet hebt geregistreerd, heb je een paar opties. Als er maanden zijn verstreken sinds je de registratievereiste hebt overschreden, is het raadzaam experts op het gebied van omzetbelasting te raadplegen om de beste vervolgstappen voor je onderneming te bepalen. De meeste staten hebben een programma voor vrijwillige openbaarmaking om verkopers te helpen met hun verplichtingen rondom omzetbelasting. Mogelijk kom je in aanmerking voor deelname aan een amnestieprogramma van de staat om aan de compliance te voldoen. Begin niet met het berekenen van belasting voordat je je op de juiste manier hebt geregistreerd bij de lokale of staatsbelastingdienst.

Wat gebeurt er na registratie?

Zodra de belastingdienst van jouw staat jouw aanmeldformulier goedkeurt en jouw vergunning voor omzetbelasting verstrekt, moet je direct beginnen met het naleven van de lokale belastingregels.

Dit omvat het berekenen van omzetbelasting in jouw e-commerce-platform, facturatiesoftware of POS-systeem. Je moet ook omzetbelasting afdragen aan de staat met jouw toegewezen aangiftefrequentie (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks). 

Hoewel veel vergunningen voor onbepaalde tijd geldig zijn, vereisen sommige staten een jaarlijkse of tweejaarlijkse verlenging.

Wat gebeurt er als je je niet registreert voor een vergunning voor omzetbelasting?

Je niet registreren voor een vergunning als je nexus hebt, of belasting berekenen zonder vergunning, brengt ernstige financiële en juridische gevolgen met zich mee:

• Achterstallige belastingen zelf betalen: Als je je niet registreert en geen omzetbelasting aan kopers berekent, stelt de staat je alsnog aansprakelijk. Tijdens een audit word je verplicht om niet-berekende historische belastingen uit eigen inkomsten te betalen.

• Agressieve boetes en rente: Staten leggen hoge boetes op voor het niet naleven van regels. Werken zonder vergunning kan leiden tot boetes tot 50% van de verschuldigde belastingen, plus dagelijks oplopende rente over te late betalingen.

• Juridische gevolgen voor onbevoegd berekenen: Omzetbelasting berekenen aan klanten zonder geldige vergunning is illegaal. Belastingautoriteiten beschouwen dit als fraude, wat kan leiden tot aanklachten wegens overtredingen, aanzienlijke boetes of strafrechtelijke vervolging.

• Verstoring van de bedrijfsactiviteiten: Belastingdiensten kunnen de algemene zakelijke licenties intrekken, beslag leggen op je bezittingen of je wettelijk dwingen de activiteiten te staken totdat aan de belastingverplichtingen is voldaan.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het bewaken van jouw verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van jouw Stripe-transacties. Het kan zich ook namens jou registreren om belasting te berekenen in de VS, Amerikaanse aangiften automatiseren in het Dashboard en wereldwijde aangiften beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent automatisch omzetbelasting, btw en GST over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiften in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiften integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat jouw wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners jouw aangiften beheren, zodat jij je kunt richten op de groei van jouw onderneming. 

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over de registratie van een vergunning voor omzetbelasting