Ett av de första stegen mot efterlevnad av omsättningsskatt i USA är att registrera sig för tillstånd för omsättningsskatt. Dessa tillstånd, som även ofta kallas för momstillstånd, säljartillstånd eller återförsäljartillstånd, ger företag tillstånd att ta ut omsättningsskatt från kunder i en viss delstat.

Att ta ut omsättningsskatt utan tillstånd är olagligt, så det är viktigt att inte hoppa över registreringssteget. Nedan förklarar vi hur du får tillstånd för omsättningsskatt i varje delstat och svarar på några vanliga frågor om tillstånd för omsättningsskatt.

Nedan går vi igenom vem som behöver ett tillstånd för omsättningsskatt, hur man registrerar sig för ett tillstånd för omsättningsskatt i varje delstat och vad som händer om du inte registrerar dig för ett tillstånd för omsättningsskatt när du är skyldig att ha ett.

Observera att detta är allmän information om omsättningsskatt och att du bör fråga en expert om råd som rör ditt företag.

Viktiga lärdomar

• Du behöver ett tillstånd i varje delstat där du har fysisk närvaro (kontor, anställd, lager) eller ekonomiska förbindelseregler (vanligtvis 100 000+ USD i försäljning eller 200+ transaktioner).
  
• Enligt South Dakota mot Wayfair (2018) behöver du inte fysisk närvaro för att vara skyldig att betala omsättningsskatt.
  
• De flesta statliga tillstånd för omsättningsskatt är gratis att ansöka om, och behandlingen kan ta allt från några sekunder till flera veckor beroende på delstat.
  
• Med Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) kan du registrera dig i 24 delstater genom ett enda formulär.
  
• När du väl är registrerad måste du deklarera enligt schemat (månadsvis, kvartalsvis eller årligen) även om du har noll försäljningar.
  

Behöver jag tillstånd för omsättningsskatt?

I USA måste företag ta ut omsättningsskatt från kunder när de överskrider vissa gränser. Dessa gränser kallas för gränser för ekonomiska förbindelseregler, och de är baserade på intäkter, baserade på transaktioner eller bådadera. Eftersom omsättningsskatt styrs på delstatsnivå varierar dessa gränser från delstat till delstat.

I Nevada behöver företag till exempel bara ta ut omsättningsskatt från kunder om de har överskridit 100 000 USD i intäkter eller 200 transaktioner från kunder i Nevada. Vissa delstater har endast intäktströsklar eller kräver att företag överskrider intäkts- och transaktionströsklarna innan de tar ut omsättningsskatt.

Företag kan också uppfylla kraven på omsättningsskatt genom fysisk närvaro i eller fysisk förbindelse med en delstat. Exempel på affärsverksamheter som kan skapa fysiska förbindelser är:

• Plats: Ett kontor, ett lager, en butik eller en annan fysisk verksamhetsplats. Att lagra varulager skapar ofta en fysisk förbindelse.

• Anställda: Att ha en anställd, entreprenör, säljare, installatör eller en annan person som utför arbete för ditt företag i en delstat.

• Evenemang: Att sälja produkter på en mässa eller ett annat evenemang.

När du har fastställt att du har skyldigheter för omsättningsskatt i en delstat är ditt nästa steg att registrera dig för ett tillstånd för omsättningsskatt. Dessa tillstånd är specifika för varje delstat, så du måste registrera dig för ett tillstånd i varje delstat där du har skyldigheter för omsättningsskatt. Det finns dock en strömlinjeformad registreringsprocess för vissa delstater som vi kommer att ta upp senare.

Nexus förklarat

Förbindelseregler för omsättningsskatt är en juridisk koppling mellan ett företag och en delstat som kräver att företaget ska ta ut och betala in omsättningsskatt på transaktioner inom delstaten.

Innan du bestämmer dig för hur du ska registrera dig, bör du fastställa om du faktiskt behöver det. Skyldigheter för omsättningsskatt utlöses på ett av två sätt:

• Fysisk nexus
  Fysisk nexus uppstår när ditt företag har en fysisk närvaro i en delstat. Det kan innebära att man har ett kontor, ett lager eller en detaljhandelsplats i en delstat, förvarar lager i den delstaten, har anställda eller entreprenörer som arbetar i den delstaten, eller använder en orderhanterings- eller dropshipping-partner som är fysiskt belägen i den delstaten.

• Ekonomiska förbindelseregler
  Ekonomiska förbindelseregler utlöses av försäljningsintäkter eller transaktionsvolym, oavsett fysisk närvaro. Efter Högsta domstolens beslut i målet South Dakota mot Wayfair, Inc. 2018, upprätthåller alla 45 delstater med en statlig omsättningsskatt bestämmelser om ekonomiska förbindelseregler. Även om standardnivån är 100 000 USD i försäljning eller 200 transaktioner per år, varierar tröskelvärdena mellan delstaterna.

Enligt lagar för marknadsplatsförmedlare är marknadsplatser som Amazon, Etsy och Uber Eats skyldiga att ta ut och betala in omsättningsskatt för sina säljares räkning. Om du endast säljer i en delstat via en marknadsplats, kanske du inte behöver registrera dig alls. Reglerna varierar beroende på delstat, så verifiera med varje delstat där du har nexus.

Registrering av tillstånd för omsättningsskatt: Jämförelse mellan delstater

Vilka dokument behöver du för att registrera dig?

Kraven varierar något mellan olika delstater, men om du har dessa dokument förberedda i förväg kommer ansökningsprocessen att gå smidigare:

• Allmän företagsinformation: Ägarnas juridiska namn och ägarandelar, nummer på myndighetsutfärdad id-handling och platsen för det primära huvudkontoret och eventuella lokala fysiska platser (till exempel lager eller butiker för detaljhandel).

• Skatteidentifikator: Du behöver ditt Employer Identification Number (EIN), social security-nummer och eventuella befintliga skatteregistreringsnummer för delstaten.

• Uppgifter om juridisk enhet: Officiellt registrerat företagsnamn eller handelsnamn, samt din bolagsform (LLC, enskild firma etc.).

• NAICS-kod: Din North American Industry Classification System-kod (NAICS) som beskriver din huvudsakliga affärsverksamhet.

• Information om omsättningsskatt: Du behöver det exakta datumet då ditt företag fick förbindelseregler för omsättningsskatt, en uppskattning av månatlig eller årlig skattepliktig försäljning i delstaten och en sammanfattning av de varor eller tjänster du säljer.

Dessutom kan du, beroende på delstat, behöva ett checkkonto för företag för autogiro av framtida inbetalningar av skatt.

Hur lång tid tar registrering av tillstånd för omsättningsskatt

Behandlingstiderna varierar kraftigt beroende på delstat och ansökningsmetod, från omedelbart godkännande till flera veckor.

• Onlineansökningar (direkt till 10 arbetsdagar)
  Många delstater behandlar digitala ansökningar inom 1 till 5 arbetsdagar, och flera utfärdar ett kontonummer och elektroniskt tillstånd omedelbart.

• Pappers- eller postansökningar (2 till 6 veckor)
  Att ansöka via post eller skicka in ansökningar som kräver manuell granskning tar betydligt längre tid.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS)
  Att skicka in en registrering för flera delstater genom SSTRS behandlas vanligtvis av de deltagande delstaterna inom några arbetsdagar.

Bästa praxis är att ansöka 2 till 4 veckor innan du börjar göra skattepliktiga försäljningar eller förutser att du överskrider tröskelvärdet för en delstats ekonomiska förbindelseregler. Delstater tillåter inte att du tar ut omsättningsskatt från kunder förrän din registrering är officiellt aktiv.

Vad kostar en registrering?

I de flesta delstater i USA är det gratis att registrera sig för ett tillstånd för omsättningsskatt. De totala kostnaderna beror dock på delstatsspecifika ansökningsavgifter, krav på säkerhetsdeposition och om du registrerar dig direkt eller via ett system för flera delstater.

Även om majoriteten av delstaterna utfärdar tillstånd kostnadsfritt kräver flera en engångsavgift för registrering eller licens:

• Arizona: 12 USD, debiteras per företagsplats. Lokala kommuner kan ta ut ytterligare avgifter för registrering.

• Arkansas: 50 USD, en icke återbetalningsbar engångsavgift.

• Colorado: 16 USD, åtföljd av en obligatorisk återbetalningsbar säkerhetsdeposition på 50 USD (totalt 66 USD i förskott). Licensen måste förnyas vartannat år.

• Connecticut: 100 USD, vilket täcker ett tillstånd som förnyas automatiskt vartannat år utan extra kostnad.

• Florida: 5 USD (endast pappersansökningar). Det är kostnadsfritt att registrera sig online.

• Hawaii: 20 USD, en engångsavgift för en General Excise Tax-licens (GET), som Hawaii tar ut i stället för en traditionell omsättningsskatt.

• Indiana: 25 USD, en engångsavgift för ett Registered Retail Merchant Certificate (RRMC). Det är giltigt i två år och förnyas automatiskt kostnadsfritt om företaget sköter sina åtaganden.

• Nevada: 15 USD, debiteras per plats. En säkerhetsdeposition kan också krävas beroende på din uppskattade månatliga skattepliktiga försäljningsvolym.

• Ohio: 50 USD, för en standard County eller Transient Vendor's License. Obs! Distanssäljare från andra delstater registrerar sig i allmänhet för ett kostnadsfritt konto för säljares användarskatt (seller's use tax) i stället för en vanlig säljarlicens inom delstaten.

• Oklahoma: 20 USD, plus ytterligare 10 USD för varje extra företagsplats.

• Rhode Island: 10 USD, som måste förnyas årligen.

• South Carolina: 50 USD, en engångsavgift för en standardlicens för detaljhandel.

• Wisconsin: 20 USD, vilket gäller för ditt första skattetillstånd. Ytterligare platser eller tillstånd kräver ingen extraavgift.

• Wyoming: 60 USD, en engångsavgift för registrering.

Även i delstater där tillståndet i sig är tekniskt sett kostnadsfritt (såsom Kalifornien, Texas och Missouri) kan delstatens skattemyndighet kräva att du betalar en säkerhetsdeposition eller borgen baserat på din beräknade försäljningsvolym eller tidigare kredithistorik innan tillståndet utfärdas.

Det är värt att notera att det är kostnadsfritt att skicka in en registrering för flera delstater via Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS).

Måste jag förnya mitt tillstånd för omsättningsskatt?

Ett fåtal delstater kräver att företag förnyar sitt tillstånd för omsättningsskatt regelbundet. Även om vissa delstater kräver att företag vidtar åtgärder för att förnya sitt tillstånd, förnyar andra delstater det automatiskt. Det är viktigt att kontrollera med din delstat för att fastställa förnyelseprocessen.

Dessa delstater kräver att företag förnyar sitt tillstånd för omsättningsskatt: 

• Alabama: Skattebetalare måste förnya sitt skattetillstånd i Alabama årligen. 

• Arizona: Delstatens tillstånd för transaktionsskatt (Arizonas version av omsättningsskatt) måste förnyas varje år senast den 1 januari. 

• Colorado: Colorados tillstånd för omsättningsskatt måste förnyas vartannat år.

• Connecticut: Connecticuts tillstånd för omsättningsskatt måste förnyas vartannat år.

• Indiana: Indiana förnyar automatiskt tillstånd för omsättningsskatt vartannat år.

• Louisiana: Tidsramar för när tillstånd löper ut varierar för varje företag, men företaget måste förnya sitt tillstånd inom 30 dagar från det datum det löper ut.

• Michigan: Michigan förnyar automatiskt tillstånd för omsättningsskatt. 

• New York: New York meddelar företag när de har "valts ut för förnyelse".

• Oklahoma: Oklahomas tillstånd för omsättningsskatt utfärdas på prov i sex månader och förnyas automatiskt i 30 månader. Det kan sedan förnyas i treårsintervaller så länge företagets konto har en god status.

• Pennsylvania: Tillstånd för omsättningsskatt måste förnyas minst vart femte år.

• Rhode Island: Tillstånd för omsättningsskatt är giltiga i ett år och måste förnyas i juli varje år.

• Washington: Tidsramar för när tillstånd löper ut varierar för varje företag, men företaget måste förnya inom 90 dagar från det datum det löper ut.

Det finns några scenarier när du bör överväga att uppdatera ditt tillstånd för omsättningsskatt:

• Ändringar i företagsstruktur: Till exempel att ändra ditt företag från en enskild firma till ett aktiebolag (LLC).

• Ändringar i företagsägande: Till exempel om en partner lämnar företaget eller om företaget säljs.

• Ändringar av företagets plats: Till exempel om ditt företags hemvistdelstat ändras. Även om du är ett e-handelsföretag, om du flyttar din "företagsplats" till en annan delstat bör du uppdatera ditt tillstånd för omsättningsskatt i enlighet med detta. 

Hur man registrerar sig för tillstånd för omsättningsskatt i varje delstat

Vanligtvis följer man de här stegen för att registrera sig hos en delstat för att ta ut omsättningsskatt:

Steg 1: Fastställ var du har nexus

Identifiera varje delstat där du har en juridisk skyldighet att ta ut omsättningsskatt. Detta utlöses av fysisk närvaro (att ha ett kontor, anställda eller sparat lager i en delstat) eller ekonomiska förbindelseregler (att överskrida en delstats specifika tröskelvärden för intäkter eller transaktioner).

Steg 2: Kontrollera vilka delstater som täcks av marknadsplatsförmedlare

Om du säljer uteslutande via plattformar som Amazon, Etsy eller Walmart, är dessa marknadsplatser vanligtvis juridiskt skyldiga att ta ut och betala in omsättningsskatt för din räkning. Du kanske inte behöver ett eget tillstånd i delstater där du bara har marknadsplatsförsäljning.

Steg 3: Välj din registreringsväg

Besluta om du vill registrera dig direkt hos enskilda delstaters skattemyndigheter eller använda SSTRS-portalen, som låter dig registrera dig i upp till 24 deltagande delstater med en enda ansökan.

Steg 4: Samla in nödvändiga dokument

Sammanställ dina företagsuppgifter i förväg. Du behöver ditt Federal Employer Identification Number (EIN), information om företagsstrukturen, NAICS-kod, ägarinformation (inklusive SSN för huvudansvariga) och bankuppgifter för att betala avgifter eller betala in skatter.

Steg 5: Ansök online via delstatens Department of Revenue-portal

Skapa ett onlinekonto på delstatens skattewebbplats, leta upp ansökan om tillstånd för omsättningsskatt (ibland kallat säljartillstånd, säljarlicens eller transaktionsskatt), och fyll i formuläret. Betala eventuella obligatoriska statliga registreringsavgifter i kassan.

Steg 6: Vänta på ditt tillstånd eller återförsäljarintyg

Behandlingstiderna varierar från omedelbart godkännande till några veckor. När ansökan har godkänts utfärdar delstaten ditt skatteregistreringsnummer för omsättningsskatt och det officiella tillståndet. Observera att vissa delstater kräver att du fysiskt visar upp detta tillstånd på dina detaljhandelsplatser.

Steg 7: Ställ in löpande efterlevnad av skatteregler

Uppdatera ditt kassa- eller POS-system med ditt nya skatteregistreringsnummer för att börja ta ut skatt. Delstaten tilldelar dig en deklarationsfrekvens – vanligtvis månadsvis, kvartalsvis eller årligen. Du måste deklarera i tid framöver, även för perioder där du hade noll försäljningar.

Ett alternativ för att effektivisera denna process är att låta Stripe hantera dina skatteregistreringar i USA. Det gör att du kan dra nytta av en förenklad process som förifyller ansökningsuppgifter, sparar tid och säkerställer efterlevnad av lokala regler.

Om du uppfyllde kravet på skatteregistrering i en delstat men inte registrerade dig, har du några alternativ. Om månader har gått sedan du överskred kravet på skatteregistrering bör du rådfråga experter på omsättningsskatt för att fastställa den bästa vägen framåt för ditt företag. De flesta delstater har ett frivilligt upplysningsprogram för att hjälpa säljare att lösa skulder för omsättningsskatt, och du kan vara berättigad att delta i en delstats amnestiprogram för att uppnå efterlevnad. Börja inte ta ut skatt förrän du har registrerat dig korrekt hos den statliga eller lokala skattemyndigheten.

Vad händer efter registreringen?

När din delstats skattemyndighet godkänner din ansökan och utfärdar ditt tillstånd för omsättningsskatt måste du omedelbart börja följa lokala skatteregler.

Detta inkluderar att ta ut omsättningsskatt i din e-handelsplattform, din faktureringsprogramvara eller ditt POS-system. Du måste också betala in omsättningsskatt tillbaka till delstaten med din tilldelade deklarationsfrekvens (månadsvis, kvartalsvis eller årligen). 

Även om många tillstånd är giltiga på obestämd tid, kräver vissa delstater årliga förnyelser eller förnyelser vartannat år.

Vad händer om du inte registrerar dig för ett tillstånd för omsättningsskatt

Att misslyckas med att registrera sig för ett tillstånd när du har nexus, eller att ta ut skatt utan ett sådant, medför allvarliga ekonomiska och juridiska konsekvenser:

• Betala kvarskatt ur egen ficka: Om du inte registrerar dig och inte tar ut omsättningsskatt från köpare, håller delstaten dig fortfarande ansvarig. Vid en revision kommer du att tvingas betala ej uttagna historiska skatter från dina egna intäkter.

• Aggressiva straffavgifter och ränta: Delstater tar ut höga straffavgifter för bristande efterlevnad. Att bedriva verksamhet utan tillstånd kan utlösa straffavgifter på upp till 50 % av den skyldiga skatten, plus daglig ränta på sena betalningar.

• Juridiska konsekvenser för obehörigt uttag: Att ta ut omsättningsskatt från kunder utan ett giltigt tillstånd är olagligt. Skattemyndigheter ser detta som bedrägeri, vilket kan leda till anklagelser om förseelser, betydande böter eller åtal.

• Affärsstörningar: Skattemyndigheter kan återkalla dina allmänna affärslicenser, belägga dina tillgångar med kvarstad eller juridiskt tvinga dig att upphöra med verksamheten tills dina skatteskyldigheter är lösta.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax minskar komplexiteten med efterlevnad av skatteregler så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, genom att klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax hjälper dig att övervaka dina skyldigheter och varnar dig när du överskrider en gräns för skatteregistrering baserat på dina Stripe-transaktioner. Det kan också registrera dig för att ta ut skatt för din räkning i USA, automatisera amerikanska deklarationer i Dashboard och hantera globala deklarationer genom betrodda partner. Stripe Tax beräknar och tar automatiskt ut omsättningsskatt, moms och GST för:

• Digitala varor och tjänster i alla delstater i USA och över 100 länder
  
• Fysiska varor i alla delstater i USA och 42 länder
  

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatteuppbörd med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera sig för att betala skatt: Om du behöver registrera dig för omsättningsskatt i USA kan du låta Stripe hantera dina skatteregistreringar. Du får en förenklad process som förifyller ansökningsuppgifter – vilket besparar dig tid och förenklar efterlevnaden av lokala regler. Om du behöver hjälp med registrering utanför USA samarbetar Stripe med Taxually för att hjälpa dig registrera dig hos lokala skattemyndigheter.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatsändringarna.

• Förenkla deklarationer: Stripe Tax automatiserar amerikanska deklarationer i Dashboard, som drivs av TaxJar. För globala deklarationer integreras Stripe Tax sömlöst med deklarationspartner, så att dina globala deklarationer blir korrekta och i tid. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. 

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.

Vanliga frågor om registrering av tillstånd för omsättningsskatt