Einer der ersten Schritte zur Einhaltung der Verkaufssteuervorschriften in den USA ist die Registrierung für eine Verkaufssteuergenehmigung. Diese Genehmigungen werden auch als Verkaufssteuerlizenz, Verkäufergenehmigung oder Einzelhändlergenehmigung bezeichnet und geben Unternehmen die Erlaubnis, von Kunden/Kundinnen in einem bestimmten Bundesstaat Verkaufssteuer zu erheben.

Die Erhebung von Verkaufssteuern ohne Genehmigung ist rechtswidrig, daher ist es wichtig, die Registrierung nicht zu ignorieren. Im Folgenden erklären wir, wie Sie in den einzelnen Bundesstaaten eine Verkaufssteuergenehmigung erhalten, und beantworten einige häufig gestellte Fragen zur Verkaufssteuergenehmigung.

Beachten Sie, dass es sich im Folgenden um allgemeine Informationen zur Verkaufssteuer handelt und dass Sie sich speziell für Ihr Unternehmen von einer Expertin oder einem Experten beraten lassen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Benötige ich eine Verkaufssteuergenehmigung?
  
• Unterscheiden sich Verkaufssteuergenehmigungen von Weiterverkaufsbescheinigungen?
  
• Muss die Verkaufssteuergenehmigung erneuert werden?
  
• So registrieren Sie sich in jedem Bundesstaat für eine Verkaufssteuergenehmigung
  

Benötige ich eine Verkaufssteuergenehmigung?

Unternehmen in den USA sind verpflichtet, Verkaufssteuer von ihren Kundinnen und Kunden zu erheben, wenn sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten. In den USA werden diese Schwellenwerte für die wirtschaftliche Relevanz als wirtschaftlicher Nexus bzw. „Economic Nexus“ bezeichnet und sind entweder umsatz- oder transaktionsbezogen oder beides. Da die Verkaufssteuer auf bundesstaatlicher Ebene geregelt wird, sind diese Schwellenwerte von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich.

In Nevada beispielsweise müssen Unternehmen nur dann Verkaufssteuer von den Kundinnen und Kunden erheben, wenn sie einen Umsatz von 100.000 USD oder 200 Transaktionen von Kundinnen und Kunden in Nevada überschritten haben. In anderen Bundesstaaten wiederum gibt es nur Umsatzschwellen oder die Unternehmen müssen die Verkaufssteuer erst erheben, wenn sie die Umsatz- und Transaktionsschwelle bereits überschritten haben.

Unternehmen können ihrer Verkaufssteuerpflicht auch nachkommen, indem sie in einem Bundesstaat physisch präsent sind oder dort einen physischen Nexus haben. Beispiele für Unternehmensaktivitäten, die einen physischen Nexus schaffen können, sind folgende:

• Standort: ein Büro, Lagerhaus, Geschäft oder ein anderer physischer Geschäftssitz. Die Warenlagerung schafft häufig einen physischen Nexus.

• Mitarbeitende: Mitarbeitende, Auftragnehmer/innen, Verkäufer/innen, Monteurinnen oder Monteure oder andere Personen, die in einem Bundesstaat für Ihr Unternehmen tätig sind.

• Veranstaltungen: Verkauf von Produkten auf einer Messe oder bei einer anderen Veranstaltung.

Sobald Sie feststellen, dass Sie in einem Bundesstaat verkaufssteuerpflichtig sind, besteht Ihr nächster Schritt darin, sich für eine Verkaufssteuergenehmigung zu registrieren. Diese Genehmigungen sind für jeden Bundesstaat unterschiedlich. Sie müssen sich also in jedem Bundesstaat, in dem Sie zur Verkaufssteuer verpflichtet sind, um eine Genehmigung bemühen. Für bestimmte Bundesstaaten gibt es jedoch ein vereinfachtes Registrierungsverfahren, das wir später erklären werden.

Unterscheiden sich Verkaufssteuergenehmigungen von Weiterverkaufsbescheinigungen?

Verkaufssteuergenehmigungen und Weiterverkaufsbescheinigungen sind zwei verschiedene Arten von Steuerunterlagen. Mit einer Weiterverkaufsbescheinigung können Einzelhändler/innen die Zahlung der Verkaufssteuer am ursprünglichen Point of Sale vermeiden, wenn sie Artikel kaufen, die sie weiterverkaufen wollen. Stattdessen zahlt die Kundin oder der Kunde der Einzelhändlerin oder des Einzelhändlers die Verkaufssteuer, wenn sie bzw. er das Produkt kauft.

Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen können Sie eine Verkaufssteuergenehmigung und eine Weiterverkaufsbescheinigung beantragen. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Weiterverkaufsbescheinigung ein.

Muss die Verkaufssteuergenehmigung erneuert werden?

In einigen Bundesstaaten müssen Unternehmen ihre Verkaufssteuergenehmigung in regelmäßigen Abständen erneuern. In manchen Bundesstaaten müssen Unternehmen aktiv werden, um ihre Genehmigung zu verlängern, in anderen Bundesstaaten wird sie automatisch verlängert. Es ist wichtig, dass Sie sich bei Ihrem Bundesstaat erkundigen, wie das Erneuerungsverfahren funktioniert.

In den folgenden Bundesstaaten müssen Unternehmen ihre Verkaufssteuergenehmigung erneuern:

• Alabama: Steuerzahler/innen müssen ihre Alabama-Steuererlaubnis jährlich erneuern.

• Arizona: Die Genehmigung für die Transaktionsprivilegsteuer (Verkaufssteuer in Arizona) muss jedes Jahr zum 1. Januar erneuert werden.

• Colorado: Die Verkaufssteuergenehmigungen in Colorado müssen alle zwei Jahre erneuert werden.

• Connecticut: Die Verkaufssteuergenehmigungen in Connecticut müssen alle zwei Jahre erneuert werden.

• Indiana: In Indiana werden die Verkaufssteuergenehmigungen automatisch alle zwei Jahre erneuert.

• Louisiana: Die Ablauffristen sind für jedes Unternehmen unterschiedlich, aber das Unternehmen muss seine Genehmigung innerhalb von 30 Tagen nach dem Ablaufdatum erneuern.

• Michigan: In Michigan werden die Verkaufssteuergenehmigungen automatisch erneuert.

• New York: In New York werden Unternehmen benachrichtigt, wenn sie „für eine Erneuerung ausgewählt“ wurden.

• Oklahoma: Die Verkaufssteuergenehmigungen in Oklahoma werden für sechs Monate auf Probe ausgestellt und automatisch für 30 Monate verlängert. Danach kann die Verkaufssteuergenehmigung dann in Dreijahresschritten verlängert werden, solange das Konto des jeweiligen Unternehmens einwandfrei geführt wird.

• Pennsylvania: Verkaufssteuergenehmigungen müssen mindestens alle fünf Jahre erneuert werden.

• Rhode Island: Verkaufssteuergenehmigungen sind ein Jahr lang gültig und müssen jedes Jahr im Juli erneuert werden.

• Washington: Die Ablauffristen sind für jedes Unternehmen unterschiedlich, aber das Unternehmen muss innerhalb von 90 Tagen nach Ablaufdatum seine Genehmigung erneuern.

Es gibt einige Szenarien, in denen Sie eine Aktualisierung Ihrer Verkaufssteuergenehmigung in Betracht ziehen sollten:

• Änderungen der Unternehmensstruktur: Wenn Sie beispielsweise Ihr Unternehmen von einem Einzelunternehmen in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC) umwandeln.

• Änderung der Eigentumsrechte am Unternehmen: Wenn zum Beispiel ein Partner das Unternehmen verlässt oder das Unternehmen verkauft wird.

• Änderung des Unternehmensstandorts: Wenn sich beispielsweise der Heimat-Bundesstaat Ihres Unternehmens ändert. Auch als E-Commerce-Unternehmen sollten Sie, wenn Sie Ihren „Unternehmensstandort“ in einen anderen Bundesstaat verlegen, Ihre Verkaufssteuergenehmigung entsprechend aktualisieren.

So registrieren Sie sich in jedem Bundesstaat für eine Verkaufssteuergenehmigung

In der Regel sind für die Registrierung zur Erhebung der Verkaufssteuer in einem Bundesstaat die folgenden Schritte erforderlich:

1. Erfassen Sie Geschäfts- und Kontaktinformationen.

2. Besuchen Sie die Website der Finanzbehörde Ihres Bundesstaats.

3. Gehen Sie zum Abschnitt „Sales and Use Tax“ auf der Website, um Ihr Unternehmen zu registrieren.

Sie müssen sich in jedem einzelnen Bundesstaat für die Erhebung der Verkaufssteuer registrieren lassen, in dem Sie die Anforderungen für die Steuerregistrierung erfüllt haben. Um eine Verkaufssteuergenehmigung zu beantragen, rufen Sie die Website der bundesstaatlichen Steuerbehörde auf. Den Link für jeden Bundesstaat finden Sie hier.

Für Bundesstaaten, die am Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA) teilnehmen, gibt es eine Ausnahme. Dieses Abkommen wurde geschlossen, um das Verfahren der Verkaufssteuerregistrierung mit dem Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) zu vereinfachen.

Derzeit haben 24 Bundesstaaten Gesetze zur Umsetzung des SSUTA verabschiedet: Arkansas, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, North Carolina, North Dakota, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, West Virginia, Wisconsin und Wyoming.

Verkäufer/innen können sich hier für das SSTRS registrieren. Nach der Registrierung müssen die Nutzer/innen für jeden Bundesstaat ein eigenes Konto anlegen und sich gesondert registrieren, wenn sie in einem nicht-SSUTA-konformen Bundesstaat Verkaufssteuerverpflichtungen haben.

Wenn Sie zur Steuerregistrierung in einem Bundesstaat verpflichtet sind, sich aber noch nicht registriert haben, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Wenn der Stichtag zur erforderlichen Steuerregistrierung bereits einige Monate verstrichen ist, wenden Sie sich an eine Expertin oder einen Experten für Verkaufssteuer, um sich über die beste Vorgehensweise für Ihr Unternehmen beraten zu lassen. Die meisten Bundesstaaten unterhalten ein Programm zur freiwilligen Offenlegung, um Verkäufer/innen bei der Begleichung von Verkaufssteuerverbindlichkeiten zu unterstützen. Möglicherweise können Sie an einem bundesstaatlichen Amnestieprogramm teilnehmen, um die Compliance mit den Vorschriften zu erreichen. Beginnen Sie erst mit der Steuererhebung, wenn Sie sich ordnungsgemäß bei der bundesstaatlichen oder lokalen Steuerbehörde registriert haben.