Einer der ersten Schritte zur Einhaltung der Verkaufssteuervorschriften in den USA ist die Registrierung für eine Verkaufssteuergenehmigung. Diese Genehmigungen werden auch als Verkaufssteuerlizenz, Verkäufergenehmigung oder Einzelhändlergenehmigung bezeichnet und geben Unternehmen die Erlaubnis, von Kunden/Kundinnen in einem bestimmten Bundesstaat Verkaufssteuer zu erheben.

Die Erhebung von Verkaufssteuern ohne Genehmigung ist rechtswidrig, daher ist es wichtig, die Registrierung nicht zu ignorieren. Im Folgenden erklären wir, wie Sie in den einzelnen Bundesstaaten eine Verkaufssteuergenehmigung erhalten, und beantworten einige häufig gestellte Fragen zur Verkaufssteuergenehmigung.

Im Folgenden erläutern wir, wer eine Sales Tax-Genehmigung benötigt, wie Sie sich in jedem Bundesstaat für eine Sales Tax-Genehmigung registrieren und was passiert, wenn Sie sich nicht für eine Sales Tax-Genehmigung registrieren, obwohl Sie dazu verpflichtet sind.

Beachten Sie, dass es sich im Folgenden um allgemeine Informationen zur Verkaufssteuer handelt und dass Sie sich speziell für Ihr Unternehmen von einer Expertin oder einem Experten beraten lassen sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Sie benötigen eine Genehmigung in jedem Bundesstaat, in dem Sie eine physische Präsenz (Büro, Angestellte, Inventar) oder einen wirtschaftlichen Nexus (in der Regel mehr als 100.000 USD Umsatz oder mehr als 200 Transaktionen) haben.
  
• Gemäß dem Urteil im Fall South Dakota v. Wayfair (2018) benötigen Sie keine physische Präsenz, um Sales Tax zu schulden.
  
• Für die meisten bundesstaatlichen Sales Tax-Genehmigungen können Sie sich kostenlos bewerben, und die Bearbeitung kann je nach Bundesstaat einige Sekunden bis mehrere Wochen dauern.
  
• Über das Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) können Sie sich in 24 Bundesstaaten mit einem einzigen Formular registrieren.
  
• Sobald Sie registriert sind, müssen Sie Ihre Steuererklärungen fristgerecht (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) einreichen, selbst bei null Verkäufen.
  

Benötige ich eine Verkaufssteuergenehmigung?

In den USA sind Unternehmen verpflichtet, die Sales Tax von Kundinnen und Kunden einzuziehen, wenn sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Diese Schwellenwerte werden als Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus bezeichnet und basieren auf dem Umsatz, der Transaktion oder beidem. Da die Sales Tax auf Bundesstaatenebene geregelt wird, variieren diese Schwellenwerte von Bundesstaat zu Bundesstaat.

In Nevada beispielsweise müssen Unternehmen nur dann Verkaufssteuer von den Kundinnen und Kunden erheben, wenn sie einen Umsatz von 100.000 USD oder 200 Transaktionen von Kundinnen und Kunden in Nevada überschritten haben. In anderen Bundesstaaten wiederum gibt es nur Umsatzschwellen oder die Unternehmen müssen die Verkaufssteuer erst erheben, wenn sie die Umsatz- und Transaktionsschwelle bereits überschritten haben.

Unternehmen können ihrer Pflicht zur Sales Tax auch nachkommen, indem sie in einem Bundesstaat physisch präsent sind oder dort einen physischen Nexus haben. Beispiele für Unternehmensaktivitäten, die einen physischen Nexus schaffen können, sind folgende:

• Standort: Ein Büro, Lager, Geschäft oder ein anderer physischer Geschäftsort. Die Lagerung von Beständen schafft oft einen physischen Nexus.

• Mitarbeitende: Ein/e Mitarbeiter/in, Auftragnehmer/in, Verkäufer/in, Installateur/in oder eine andere Person, die in einem Bundesstaat Arbeiten für Ihr Unternehmen ausführt.

• Veranstaltungen: Verkauf von Produkten auf einer Messe oder einer anderen Veranstaltung.

Sobald Sie feststellen, dass Sie in einem Bundesstaat Verpflichtungen zur Sales Tax haben, ist Ihr nächster Schritt, sich für eine Sales-Tax-Zulassung zu registrieren. Diese Zulassungen sind spezifisch für jeden Bundesstaat, daher müssen Sie sich in jedem Bundesstaat für eine Zulassung registrieren, in dem Sie Verpflichtungen zur Sales Tax haben. Für bestimmte Bundesstaaten gibt es jedoch einen optimierten Registrierungsprozess, den wir später behandeln werden.

Nexus erklärt

Ein Sales Tax Nexus ist jede rechtliche Verbindung zwischen einem Unternehmen und einem Bundesstaat, die das Unternehmen dazu verpflichtet, Sales Tax für Transaktionen innerhalb des Bundesstaates einzuziehen und abzuführen.

Bevor Sie sich entscheiden, wie Sie sich registrieren, sollten Sie ermitteln, ob dies überhaupt erforderlich ist. Verpflichtungen in Bezug auf die Sales Tax werden auf zwei Arten ausgelöst:

• Physischer Nexus
  Ein physischer Nexus entsteht, wenn Ihr Unternehmen eine greifbare Präsenz in einem Bundesstaat hat. Dies kann den Betrieb eines Büros, eines Lagers oder eines Einzelhandelsstandorts in einem Bundesstaat, die Lagerung von Beständen in diesem Bundesstaat, die Beschäftigung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern in diesem Bundesstaat oder die Nutzung von Ausführungs- oder Drop-Shipping-Partnern mit physischem Standort in diesem Bundesstaat umfassen.

• Wirtschaftlicher Nexus
  Ein wirtschaftlicher Nexus wird durch Umsatz oder Transaktionsvolumen ausgelöst, unabhängig von einer physischen Präsenz. Nach der Entscheidung des Supreme Court aus dem Jahr 2018 im Fall South Dakota v. Wayfair, Inc. setzen alle 45 Bundesstaaten, die eine bundesstaatliche Sales Tax erheben, Regelungen zum wirtschaftlichen Nexus durch. Während der Standardrichtwert bei einem Umsatz von 100.000 USD oder 200 Transaktionen pro Jahr liegt, variieren die Schwellenwerte je nach Bundesstaat.

Gemäß den Gesetzen für Marktplatz-Vermittler sind Marktplätze wie Amazon, Etsy und Uber Eats dazu verpflichtet, im Namen ihrer Verkäuferinnen und Verkäufer Sales Tax einzuziehen und abzuführen. Wenn Sie in einem Bundesstaat nur über einen Marktplatz verkaufen, müssen Sie sich möglicherweise gar nicht registrieren. Die Regeln variieren je nach Bundesstaat. Überprüfen Sie dies also in jedem Bundesstaat, in dem Sie einen Nexus haben.

Registrierung der Zulassung für die Sales Tax: Vergleich der US-Bundesstaaten

Welche Dokumente benötigen Sie für die Registrierung?

Die Anforderungen variieren je nach US-Bundesstaat leicht. Wenn Sie diese Dokumente jedoch im Voraus vorbereiten, wird der Antragsprozess optimiert:

• Allgemeine Unternehmensinformationen: Rechtmäßige Namen der Eigentümerinnen und Eigentümer sowie Eigentumsanteile, behördlich ausgestellte Ausweisnummer und der Standort des Hauptsitzes des Unternehmens sowie aller lokalen physischen Standorte (wie Lagerhäuser oder Einzelhandelsgeschäfte)

• Steueridentifikationsnummer: Sie benötigen Ihre Employer Identification Number (EIN), Ihre Sozialversicherungsnummer und jede bestehende Steueridentifikationsnummer des US-Bundesstaates.

• Details zur juristischen Person: Offizieller eingetragener Unternehmensname oder Handelsname sowie die Art Ihrer Unternehmenseinheit (LLC, Einzelunternehmen usw.)

• NAICS-Code: Ihr Code des North American Industry Classification System (NAICS), der Ihre primäre geschäftliche Tätigkeit beschreibt

• Informationen zur Sales Tax: Sie benötigen das genaue Datum, an dem Ihr Unternehmen einen Sales Tax Nexus erhalten hat, eine Schätzung der monatlichen oder jährlichen steuerpflichtigen Verkäufe in dem US-Bundesstaat sowie eine Zusammenfassung der Waren oder Dienstleistungen, die Sie verkaufen.

Darüber hinaus benötigen Sie je nach US-Bundesstaat möglicherweise ein Geschäftsgirokonto für das Lastschriftverfahren künftiger Steuerabführungen.

Wie lange dauert die Registrierung für eine Sales Tax-Genehmigung?

Die Bearbeitungszeiten variieren stark je nach Bundesstaat und Antragsmethode und reichen von einer sofortigen Genehmigung bis hin zu mehreren Wochen.

• Online-Anträge (sofort bis zu 10 Werktage)
  Viele Bundesstaaten bearbeiten digitale Einreichungen innerhalb von 1 bis 5 Werktagen, wobei einige sofort eine Kontonummer und eine elektronische Genehmigung ausstellen.

• Anträge in Papierform oder per Post (2 bis 6 Wochen)
  Die Einreichung per Post oder das Einreichen von Anträgen, die manuell geprüft werden müssen, dauert deutlich länger.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS)
  Die Einreichung einer bundesstaatenübergreifenden Registrierung über das SSTRS wird in den teilnehmenden Bundesstaaten in der Regel innerhalb weniger Werktage abgewickelt.

Es empfiehlt sich, den Antrag 2 bis 4 Wochen zu stellen, bevor Sie beginnen, steuerpflichtige Verkäufe zu tätigen oder voraussichtlich die Schwelle für den wirtschaftlichen Nexus eines Bundesstaates überschreiten. Die Bundesstaaten erlauben es Ihnen nicht, Sales Tax von Kundinnen und Kunden einzuziehen, bis Ihre Registrierung offiziell aktiv ist.

Wie viel kostet die Registrierung?

In den meisten US-Bundesstaaten ist die Registrierung für eine Zulassung für die Sales Tax kostenlos. Die Gesamtkosten hängen jedoch von den bundesstaatspezifischen Antragsgebühren, den Anforderungen an Sicherheitskautionen und davon ab, ob Sie sich direkt oder über ein System für mehrere US-Bundesstaaten registrieren.

Während die Mehrheit der US-Bundesstaaten Zulassungen kostenlos ausstellt, erfordern einige eine einmalige Registrierungs- oder Lizenzgebühr:

• Arizona: 12 USD, berechnet pro Unternehmensstandort. Lokale Gemeinden können zusätzliche Registrierungsgebühren erheben.

• Arkansas: 50 USD, eine nicht erstattungsfähige einmalige Gebühr

• Colorado: 16 USD, einhergehend mit einer obligatorischen erstattungsfähigen Kaution von 50 USD (insgesamt 66 USD im Voraus). Die Lizenz muss alle zwei Jahre erneuert werden.

• Connecticut: 100 USD, was eine Zulassung abdeckt, die sich alle zwei Jahre ohne zusätzliche Kosten automatisch verlängert.

• Florida: 5 USD (nur Papieranträge). Die Online-Registrierung ist kostenlos.

• Hawaii: 20 USD, eine einmalige Gebühr für eine Lizenz für die General Excise Tax (GET), die Hawaii anstelle einer traditionellen Sales Tax erhebt.

• Indiana: 25 USD, eine einmalige Gebühr für ein Registered Retail Merchant Certificate (RRMC). Es ist zwei Jahre lang gültig und verlängert sich automatisch kostenlos, wenn das Unternehmen seinen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommt.

• Nevada: 15 USD, berechnet pro Standort. Je nach geschätztem monatlichen steuerpflichtigen Verkaufsvolumen kann auch eine Kaution erforderlich sein.

• Ohio: 50 USD für eine standardmäßige County or Transient Vendor's License. Hinweis: Remote-Verkäuferinnen und -Verkäufer außerhalb des US-Bundesstaates registrieren sich in der Regel eher für ein kostenloses Seller's Use Tax-Konto als für eine standardmäßige Vendor's License innerhalb des US-Bundesstaates.

• Oklahoma: 20 USD zuzüglich weiterer 10 USD für jeden zusätzlichen Unternehmensstandort

• Rhode Island: 10 USD; die Zulassung muss jährlich erneuert werden.

• South Carolina: 50 USD, eine einmalige Gebühr für eine standardmäßige Einzelhandelslizenz

• Wisconsin: 20 USD, die für Ihre erste Steuerzulassung gelten. Für zusätzliche Standorte oder Zulassungen ist keine zusätzliche Gebühr erforderlich.

• Wyoming: 60 USD, eine einmalige Registrierungsgebühr

Selbst in US-Bundesstaaten, in denen die Zulassung selbst technisch gesehen kostenlos ist (wie Kalifornien, Texas und Missouri), kann das Finanzministerium des Bundesstaates verlangen, dass Sie eine Kaution oder Bürgschaft hinterlegen, basierend auf Ihrem prognostizierten Verkaufsvolumen oder Ihrer bisherigen Bonitätshistorie, bevor die Zulassung ausgestellt wird.

Es ist erwähnenswert, dass das Einreichen einer Registrierung für mehrere US-Bundesstaaten über das Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) kostenlos ist.

Muss die Verkaufssteuergenehmigung erneuert werden?

Einige US-Bundesstaaten verlangen von Unternehmen, dass sie ihre Sales-Tax-Zulassung regelmäßig erneuern. Während bestimmte Bundesstaaten erfordern, dass Unternehmen aktiv werden, um ihre Zulassung zu erneuern, verlängern andere Bundesstaaten sie automatisch. Es ist wichtig, dass Sie sich bei Ihrem Bundesstaat erkundigen, um den Verlängerungsprozess zu klären.

In diesen Bundesstaaten müssen Unternehmen ihre Sales-Tax-Zulassung erneuern: 

• Alabama: Steuerzahler/innen müssen ihre Steuerzulassung in Alabama jährlich erneuern. 

• Arizona: Die Zulassung für die Transaction Privilege Tax des Bundesstaates (Arizonas Version der Sales Tax) muss jedes Jahr bis zum 1. Januar erneuert werden. 

• Colorado: Sales-Tax-Zulassungen in Colorado müssen alle zwei Jahre erneuert werden.

• Connecticut: Sales-Tax-Zulassungen in Connecticut müssen alle zwei Jahre erneuert werden.

• Indiana: Indiana erneuert Sales-Tax-Zulassungen automatisch alle zwei Jahre.

• Louisiana: Die Ablaufzeiträume variieren für jedes Unternehmen, aber das Unternehmen muss seine Zulassung innerhalb von 30 Tagen nach dem Ablaufdatum erneuern.

• Michigan: Michigan erneuert Sales-Tax-Zulassungen automatisch. 

• New York: New York benachrichtigt Unternehmen, wenn sie „für die Erneuerung ausgewählt“ wurden.

• Oklahoma: Sales-Tax-Zulassungen in Oklahoma werden auf Probebasis für sechs Monate ausgestellt und automatisch für 30 Monate erneuert. Anschließend können sie in Schritten von drei Jahren verlängert werden, solange das Konto des Unternehmens in gutem Zustand bleibt.

• Pennsylvania: Sales-Tax-Zulassungen müssen mindestens alle fünf Jahre erneuert werden.

• Rhode Island: Sales-Tax-Zulassungen sind ein Jahr lang gültig und müssen jeden Juli erneuert werden.

• Washington: Die Ablaufzeiträume variieren für jedes Unternehmen, aber das Unternehmen muss innerhalb von 90 Tagen nach dem Ablaufdatum erneuern.

Es gibt einige Szenarien, in denen Sie eine Aktualisierung Ihrer Verkaufssteuergenehmigung in Betracht ziehen sollten:

• Änderungen der Unternehmensstruktur: Zum Beispiel, wenn Sie Ihr Unternehmen von einem Einzelunternehmen in eine Limited Liability Company (LLC) umwandeln.

• Änderungen der Eigentumsverhältnisse: Zum Beispiel, wenn ein/e Partner/in das Unternehmen verlässt oder das Unternehmen verkauft wird.

• Änderungen des Unternehmensstandorts: Zum Beispiel, wenn sich der Heimatbundesstaat Ihres Unternehmens ändert. Auch wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen sind, sollten Sie Ihre Sales-Tax-Zulassung entsprechend aktualisieren, wenn Sie Ihren „Unternehmensstandort“ in einen anderen Bundesstaat verlegen. 

So registrieren Sie sich für eine Sales Tax-Genehmigung in jedem Bundesstaat

In der Regel sind die folgenden Schritte zur Registrierung bei einem Bundesstaat zur Erhebung der Sales Tax erforderlich:

Schritt 1: Ermitteln Sie, wo Sie einen Nexus haben

Ermitteln Sie jeden Bundesstaat, in dem Sie rechtlich verpflichtet sind, Sales Tax einzuziehen. Dies wird durch eine physische Präsenz (ein Büro, Angestellte oder gelagerten Bestand in einem Bundesstaat) oder einen wirtschaftlichen Nexus (Überschreiten der spezifischen Umsatz- oder Transaktionsschwellenwerte eines Bundesstaates) ausgelöst.

Schritt 2: Prüfen Sie, welche Bundesstaaten von Marktplatz-Vermittlern abgedeckt werden

Wenn Sie ausschließlich über Plattformen wie Amazon, Etsy oder Walmart verkaufen, sind diese Marktplätze in der Regel rechtlich verpflichtet, in Ihrem Namen Sales Tax einzuziehen und abzuführen. In Bundesstaaten, in denen Sie nur Marktplatzverkäufe haben, benötigen Sie möglicherweise keine eigene Genehmigung.

Schritt 3: Wählen Sie Ihren Registrierungsweg

Entscheiden Sie, ob Sie sich direkt bei den Finanzbehörden der einzelnen Bundesstaaten registrieren möchten oder ob Sie das SSTRS-Portal nutzen, über das Sie sich mit einem einzigen Anmeldeformular in bis zu 24 teilnehmenden Bundesstaaten registrieren können.

Schritt 4: Stellen Sie die erforderlichen Dokumente zusammen

Stellen Sie Ihre Geschäftsdaten im Voraus zusammen. Sie benötigen Ihre Bundessteueridentifikationsnummer (Federal Employer Identification Number, EIN), Details zur Unternehmensstruktur, den NAICS-Code, Eigentumsinformationen (einschließlich der Sozialversicherungsnummern für primäre Führungskräfte) sowie Bankdaten, um Gebühren zu bezahlen oder Steuern abzuführen.

Schritt 5: Reichen Sie den Antrag online über das Portal des Department of Revenue des Bundesstaates ein

Erstellen Sie ein Online-Konto auf der Steuer-Website des Bundesstaates, suchen Sie das Anmeldeformular für die Sales Tax-Genehmigung (manchmal als Verkäufergenehmigung, Lieferantenlizenz oder Transaktionsprivilegsteuer bezeichnet) und füllen Sie das Formular aus. Zahlen Sie beim Bezahlvorgang alle erforderlichen bundesstaatlichen Registrierungsgebühren.

Schritt 6: Warten Sie auf Ihre Genehmigung oder Ihr Wiederverkaufszertifikat

Die Bearbeitungszeiten reichen von einer sofortigen Genehmigung bis zu einigen Wochen. Nach der Genehmigung stellt der Bundesstaat Ihre Steueridentifikationsnummer für die Sales Tax und die offizielle Genehmigung aus. Beachten Sie, dass einige Bundesstaaten verlangen, dass Sie diese Genehmigung an Ihren Einzelhandelsstandorten physisch aushängen.

Schritt 7: Richten Sie eine fortlaufende Steuerkonformität ein

Aktualisieren Sie Ihren Bezahlvorgang oder Ihr Point of Sale-System mit Ihrer neuen Steueridentifikationsnummer, um mit dem Einziehen von Steuern zu beginnen. Der Bundesstaat weist Ihnen eine Einreichungsfrequenz zu – in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Sie müssen Steuererklärungen künftig rechtzeitig einreichen, selbst für Zeiträume, in denen Sie keine Verkäufe hatten.

Eine Möglichkeit zur Optimierung dieses Prozesses besteht darin, Stripe Ihre Steuerregistrierungen in den USA verwalten zu lassen. Dadurch profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Details für das Anmeldeformular vorausgefüllt werden, was Ihnen Zeit spart und die Compliance mit den lokalen Vorschriften sicherstellt.

Wenn Sie die Anforderung zur Steuerregistrierung in einem Bundesstaat erfüllt, sich aber nicht registriert haben, stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung. Wenn seit der Überschreitung der Anforderung zur Steuerregistrierung Monate vergangen sind, ziehen Sie Sales Tax-Expertinnen und -Experten zurate, um das beste Vorgehen für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Die meisten Bundesstaaten verfügen über ein Programm zur freiwilligen Selbstanzeige, um Verkäuferinnen und Verkäufern bei der Begleichung von Sales Tax-Verbindlichkeiten zu helfen, und Sie sind möglicherweise berechtigt, an einem Amnestieprogramm des Bundesstaates teilzunehmen, um die Compliance zu gewährleisten. Beginnen Sie nicht mit dem Einziehen von Steuern, bis Sie sich ordnungsgemäß bei der zuständigen Steuerbehörde des Bundesstaates oder der Gemeinde registriert haben.

Was passiert nach der Registrierung?

Sobald die Steuerbehörde Ihres Bundesstaates Ihren Antrag genehmigt und Ihre Sales-Tax-Zulassung ausstellt, müssen Sie sofort mit der Einhaltung der lokalen Steuervorschriften beginnen.

Dazu gehört das Einziehen der Sales Tax über Ihre E-Commerce-Plattform, Ihre Abrechnungssoftware oder Ihr Point-of-Sale-System. Außerdem müssen Sie die Sales Tax in dem Ihnen zugewiesenen Einreichungsintervall (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) an den Bundesstaat abführen. 

Während viele Zulassungen auf unbestimmte Zeit gültig sind, verlangen einige Bundesstaaten jährliche oder zweijährliche Erneuerungen.

Was passiert, wenn Sie sich nicht für eine Sales Tax-Genehmigung registrieren?

Sich nicht für eine Genehmigung zu registrieren, wenn Sie einen Nexus haben, oder Steuern ohne eine solche einzuziehen, hat schwerwiegende finanzielle und rechtliche Konsequenzen:

• Steuernachzahlungen aus eigener Tasche: Wenn Sie sich nicht registrieren und keine Sales Tax von den Käuferinnen und Käufern einziehen, macht der Bundesstaat Sie dennoch haftbar. Bei einer Prüfung werden Sie gezwungen, nicht eingezogene historische Steuern aus Ihrem eigenen Umsatz zu zahlen.

• Aggressive Strafen und Zinsen: Die Bundesstaaten verhängen hohe Strafen für mangelnde Compliance. Der Betrieb ohne Genehmigung kann Strafen von bis zu 50 % der geschuldeten Steuern nach sich ziehen, zuzüglich täglich anfallender Zinsen für verspätete Zahlungen.

• Rechtliche Konsequenzen für unbefugtes Einziehen: Das Einziehen von Sales Tax von Kundinnen und Kunden ohne gültige Genehmigung ist illegal. Die Steuerbehörden betrachten dies als Betrug, was zu einer Anklage wegen Vergehen, erheblichen Geldstrafen oder strafrechtlicher Verfolgung führen kann.

• Betriebsunterbrechung: Finanzbehörden können Ihre allgemeinen Geschäftslizenzen widerrufen, Pfandrechte an Ihren Vermögenswerten geltend machen oder Sie rechtlich dazu zwingen, den Betrieb einzustellen, bis Ihre steuerlichen Verpflichtungen geklärt sind.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Registrierung für die Sales Tax-Genehmigung