Uno de los primeros requisitos para cumplir la normativa fiscal de EE. UU. es registrarse para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas. Este permiso —que suele denominarse también licencia del impuesto sobre las ventas, permiso de vendedor o permiso de minorista— concede autorización a las empresas para cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes de un estado concreto.

Cobrar el impuesto sobre las ventas sin el permiso pertinente es ilegal, por lo que es importante llevar a cabo el registro. En este artículo, explicaremos cómo obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en cada estado y responderemos varias preguntas comunes acerca de este asunto.

A continuación, explicamos quién necesita un permiso del impuesto sobre las ventas, cómo registrarse para obtenerlo en cada estado y qué ocurre si no te registras cuando es obligatorio.

Ten presente que aquí te ofreceremos información general al respecto. Lo más recomendable es que consultes a un especialista que te ofrezca asesoramiento específico para tu empresa.

De un vistazo

• Necesitas un permiso en cada estado en el que tengas presencia física (oficina, empleado, inventario) o nexo económico (normalmente más de 100.000 $ en ventas o más de 200 transacciones).
  
• Según el caso South Dakota contra Wayfair (2018), no necesitas tener presencia física para deber el impuesto sobre las ventas.
  
• La solicitud de la mayoría de los permisos de impuestos sobre las ventas estatales es gratuita, y su procesamiento puede tardar desde unos segundos hasta varias semanas, dependiendo del estado.
  
• El Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) te permite registrarte en 24 estados mediante un único formulario.
  
• Una vez que te hayas registrado, deberás presentar las declaraciones en los plazos establecidos (mensual, trimestral o anualmente) incluso si las ventas son nulas.
  

¿Necesito un permiso del impuesto sobre ventas?

En EE. UU., las empresas están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos umbrales se conocen como umbrales de nexo económico y se basan en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Debido a que el impuesto sobre las ventas se regula a nivel estatal, estos umbrales varían de un estado a otro.

Por ejemplo, en el estado de Nevada, las empresas tienen la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas a sus clientes solo si han superado los 100.000 $ en ingresos o han hecho más de 200 transacciones con clientes de dicho estado. En algunos estados, solo se aplican umbrales de ingresos o se establece que las empresas deban superar ambos umbrales (de transacciones y de ingresos) para cobrar el impuesto sobre las ventas.

Las empresas también pueden tener obligaciones relativas al impuesto sobre las ventas si tienen una presencia o un nexo físicos en un estado. Estos son algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico:

• Ubicación: Una oficina, un almacén, una tienda u otro lugar físico de la empresa. El almacenamiento de inventario suele crear un nexo físico.

• Empleados: Tener a un empleado, contratista, vendedor, instalador u otra persona trabajando para tu empresa en un estado.

• Eventos: Vender productos en una feria comercial u otro evento.

Una vez que determines que tienes obligaciones de impuesto sobre las ventas en un estado, el siguiente paso es registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Esos permisos son específicos de cada estado, por lo que debes registrarte para obtener un permiso en cada estado donde tengas obligaciones de impuesto sobre las ventas. Sin embargo, hay un proceso de registro simplificado para ciertos estados que cubriremos más adelante.

Explicación del nexo

El nexo del impuesto sobre las ventas es cualquier conexión legal entre una empresa y un estado que obliga a la empresa a cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en las transacciones que se realizan dentro del estado.

Antes de decidir cómo registrarte, determina si realmente necesitas hacerlo. Las obligaciones del impuesto sobre las ventas se activan de una de estas dos formas:

• Nexo físico
  El nexo físico se produce cuando tu empresa tiene una presencia tangible en un estado. Esto puede incluir tener una oficina, un almacén o un establecimiento de comercio minorista en un estado, almacenar inventario en ese estado, tener empleados o contratistas trabajando en ese estado, o utilizar un socio de gestión logística o de envío directo ubicado físicamente en ese estado.

• Nexo económico
  El nexo económico se activa por los ingresos de las ventas o el volumen de transacciones, independientemente de la presencia física. Tras la decisión del Tribunal Supremo en el caso South Dakota contra Wayfair, Inc. de 2018, los 45 estados con un impuesto sobre las ventas estatal aplican las normativas del nexo económico. Aunque la base de referencia estándar es de 100.000 $ en ventas o 200 transacciones anuales, los umbrales varían según el estado.

Según las leyes de facilitadores de marketplaces, los marketplaces como Amazon, Etsy y Uber Eats están obligados a cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en nombre de sus vendedores. Si solo vendes en un estado a través de un marketplace, es posible que no necesites registrarte en absoluto. Las normas varían según el estado, por lo que debes verificarlas en cada estado en el que tengas nexo.

Registro de permisos del impuesto sobre las ventas: Comparación estado por estado

¿Qué documentos necesitas para el registro?

Los requisitos varían ligeramente según el estado, pero tener estos documentos preparados de antemano agilizará el proceso de solicitud:

• Información general de la empresa: Nombres legales de los propietarios y porcentajes de propiedad, número de documento de identidad expedido por el gobierno y la ubicación de la sede corporativa principal y cualquier ubicación física local (como almacenes o tiendas de comercio minorista).

• Identificador fiscal: Necesitarás tu número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), el número de la seguridad social y cualquier ID fiscal estatal existente.

• Detalles de la entidad jurídica: Nombre oficial registrado de la empresa o nombre comercial, así como el tipo de entidad comercial (LLC, empresa unipersonal, etc.).

• Código NAICS: Tu código del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS, por sus siglas en inglés) que describe tu actividad comercial principal.

• Información del impuesto sobre las ventas: Necesitarás la fecha exacta en la que tu empresa obtuvo el nexo del impuesto sobre las ventas, una estimación de las ventas gravables mensuales o anuales en el estado y un resumen de los bienes o servicios que vendes.

Además, según el estado, es posible que necesites una cuenta corriente de empresa para el adeudo directo de las futuras remesas de impuestos.

Cuánto tarda el registro del permiso del impuesto sobre las ventas

Los tiempos de procesamiento varían mucho según el estado y el método de solicitud, y van desde la aprobación inmediata hasta varias semanas.

• Solicitudes por internet (instantáneo a 10 días hábiles)
  Muchos estados procesan los envíos digitales en un plazo de 1 a 5 días hábiles, y varios emiten un número de cuenta y un permiso electrónico de inmediato.

• Solicitudes en papel o por correo postal (de 2 a 6 semanas)
  Las presentaciones por correo postal o el envío de solicitudes que requieren una revisión manual tardan mucho más.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS)
  El envío de un registro multiestatal a través del SSTRS normalmente se procesa en los estados participantes en unos pocos días hábiles.

La mejor práctica es presentar la solicitud entre 2 y 4 semanas antes de empezar a realizar ventas sujetas a impuestos o prever que se superará el umbral de nexo económico de un estado. Los estados no permiten cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes hasta que el registro esté oficialmente activo.

¿Cuánto cuesta el registro?

En la mayoría de los estados de EE. UU., el registro para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas es gratuito. Sin embargo, los costes totales dependen de las comisiones de solicitud específicas del estado, los requisitos de las fianzas y si te registras directamente o a través de un sistema multiestatal.

Aunque la mayoría de los estados emiten permisos sin coste alguno, algunos exigen una comisión única de registro o de obtención de licencia:

• Arizona: 12 $, cobrados por ubicación comercial. Los municipios locales pueden cobrar comisiones de registro adicionales.

• Arkansas: 50 $, una comisión única no reembolsable.

• Colorado: 16 $, acompañados de un depósito de seguridad reembolsable y obligatorio de 50 $ (lo que suma 66 $ por adelantado). La licencia debe renovarse cada dos años.

• Connecticut: 100 $, que cubren un permiso que se renueva automáticamente cada dos años sin coste adicional.

• Florida: 5 $ (solo solicitudes en papel). El registro en línea es gratuito.

• Hawái: 20 $, una comisión única por una licencia del impuesto general sobre el consumo (GET, por sus siglas en inglés), que Hawái evalúa en lugar de un impuesto sobre las ventas tradicional.

• Indiana: 25 $, una comisión única para un Certificado de Comerciante Minorista Registrado (RRMC, por sus siglas en inglés). Es válido por dos años y se renueva automáticamente de forma gratuita si la empresa está al corriente de pago.

• Nevada: 15 $, cobrados por ubicación. También puede ser necesario un depósito de seguridad en función del volumen mensual estimado de ventas gravables.

• Ohio: 50 $, para una licencia estándar de vendedor del condado o itinerante. Nota: Los vendedores remotos de fuera del estado suelen registrarse para obtener una cuenta gratuita del impuesto sobre el uso del vendedor en lugar de una licencia estándar de vendedor del estado.

• Oklahoma: 20 $, más 10 $ adicionales por cada ubicación comercial extra.

• Rhode Island: 10 $, que se deben renovar anualmente.

• Carolina del Sur: 50 $, una comisión única para una licencia estándar de comercio minorista.

• Wisconsin: 20 $, que se aplican a tu primer permiso de impuestos. Los permisos o las ubicaciones adicionales no requieren una comisión extra.

• Wyoming: 60 $, una comisión de registro única.

Incluso en los estados en los que el permiso en sí es técnicamente gratuito (como California, Texas y Misuri), el departamento de ingresos del estado puede exigirte que aportes un depósito de seguridad o una fianza en función del volumen de ventas proyectado o de tu historial crediticio previo antes de emitir el permiso.

Cabe destacar que enviar un registro multiestatal a través del Sistema Simplificado de Registro del Impuesto sobre las Ventas (SSTRS) es gratuito.

¿Debo renovar mi permiso del impuesto sobre las ventas?

Unos pocos estados exigen a las empresas que renueven su permiso de impuesto sobre las ventas periódicamente. Aunque ciertos estados requieren que las empresas tomen medidas para renovar su permiso, otros estados lo renuevan automáticamente. Es importante que lo consultes con tu estado para determinar el proceso de renovación.

Estos estados exigen a las empresas que renueven su permiso de impuesto sobre las ventas: 

• Alabama: Los contribuyentes deben renovar su permiso de impuestos de Alabama anualmente. 

• Arizona: El permiso del impuesto sobre el privilegio de transacciones (la versión del impuesto sobre las ventas de Arizona) del estado debe renovarse todos los años antes del 1 de enero. 

• Colorado: Los permisos de impuesto sobre las ventas de Colorado deben renovarse cada dos años.

• Connecticut: Los permisos de impuesto sobre las ventas de Connecticut deben renovarse cada dos años.

• Indiana: Indiana renueva automáticamente los permisos de impuesto sobre las ventas cada dos años.

• Luisiana: Los plazos de caducidad varían para cada empresa, pero la empresa debe renovar su permiso en un plazo de 30 días a partir de la fecha de caducidad.

• Míchigan: Míchigan renueva automáticamente los permisos de impuesto sobre las ventas. 

• Nueva York: Nueva York notifica a las empresas cuando han sido «seleccionadas para la renovación».

• Oklahoma: Los permisos de impuesto sobre las ventas de Oklahoma se emiten a modo de prueba por seis meses y se renovarán automáticamente por 30 meses. A partir de entonces, se pueden renovar en incrementos de tres años siempre que la cuenta de la empresa se mantenga al corriente de pago.

• Pensilvania: Los permisos de impuesto sobre las ventas deben renovarse al menos cada cinco años.

• Rhode Island: Los permisos de impuesto sobre las ventas son válidos durante un año y deben renovarse cada mes de julio.

• Washington: Los plazos de caducidad varían para cada empresa, pero la empresa debe realizar la renovación en un plazo de 90 días a partir de la fecha de caducidad.

En los casos descritos a continuación, deberías plantearte actualizar el permiso del impuesto sobre las ventas.

• Cambios en la estructura de la empresa: Por ejemplo, el cambio de tu empresa de un empresario individual a una sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

• Cambios en la titularidad de la empresa: Por ejemplo, si un socio abandona la empresa o esta se vende.

• Cambios de ubicación de la empresa: Por ejemplo, si cambia el estado de origen de tu empresa. Aunque tengas una empresa de e-commerce, si trasladas tu «ubicación de la empresa» a otro estado, debes actualizar tu permiso de impuesto sobre las ventas como corresponda. 

Cómo registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre ventas en cada estado

Normalmente, estos son los pasos para registrarse en un estado con el fin de recaudar el impuesto sobre las ventas:

Paso 1: Determina dónde tienes nexo

Identifica cada estado en el que tengas la obligación legal de cobrar el impuesto sobre las ventas. Esto se activa por la presencia física (tener una oficina, empleados o inventario almacenado en un estado) o por el nexo económico (superar los umbrales específicos de ingresos o transacciones de un estado).

Paso 2: Comprueba qué estados están cubiertos por los facilitadores de marketplace

Si vendes exclusivamente a través de plataformas como Amazon, Etsy o Walmart, esos marketplaces suelen estar obligados legalmente a cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en tu nombre. Es posible que no necesites tu propio permiso en los estados donde solo tienes ventas en marketplaces.

Paso 3: Elige tu vía de registro

Decide si quieres registrarte directamente en los departamentos de ingresos de cada estado o utilizar el portal del SSTRS, que te permite registrarte en hasta 24 estados participantes mediante una única solicitud.

Paso 4: Reúne los documentos necesarios

Recopila de antemano los datos de tu empresa. Necesitarás tu número de identificación de empleador (EIN) federal, los detalles de la estructura corporativa, el código NAICS, la información de propiedad (incluidos los SSN de los directivos principales) y los datos bancarios para pagar las comisiones o remitir los impuestos.

Paso 5: Presenta la solicitud por internet a través del portal del Departamento de Ingresos del estado

Crea una cuenta por internet en el sitio web de impuestos del estado, localiza la solicitud del permiso del impuesto sobre las ventas (a veces llamado permiso de vendedor, licencia de vendedor o impuesto por el privilegio de realizar transacciones) y completa el formulario. Paga las comisiones de registro estatales requeridas durante el proceso de compra.

Paso 6: Espera a recibir tu permiso o certificado de reventa o revendedor

Los tiempos de procesamiento van desde la aprobación instantánea hasta unas pocas semanas. Una vez aprobado, el estado emitirá tu número de ID fiscal del impuesto sobre las ventas y el permiso oficial. Ten en cuenta que algunos estados exigen que muestres físicamente este permiso en tus establecimientos de comercio minorista.

Paso 7: Configura el cumplimiento de la normativa fiscal continuo

Actualiza tu proceso de compra o tu sistema de puntos de venta con tu nuevo ID fiscal para empezar a cobrar impuestos. El estado te asignará una frecuencia de presentación (normalmente mensual, trimestral o anual). Deberás presentar las declaraciones a tiempo a partir de entonces, incluso en los períodos en los que tus ventas hayan sido nulas.

Una opción para agilizar este proceso es dejar que Stripe gestione tus registros de impuestos en EE. UU. Esto te permite beneficiarte de un proceso simplificado que rellena previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento de la normativa local.

Si has cumplido el requisito de registro de impuestos en un estado pero no te has registrado, tienes un par de opciones. Si han pasado meses desde que superaste el requisito de registro de impuestos, consulta a expertos en el impuesto sobre las ventas para determinar la mejor forma de proceder para tu empresa. La mayoría de los estados tienen un programa de divulgación voluntaria para ayudar a los vendedores a resolver las obligaciones del impuesto sobre las ventas, y es posible que cumplas los requisitos para participar en el programa de amnistía de un estado y así cumplir la normativa. No empieces a cobrar impuestos hasta que te hayas registrado correctamente en la autoridad fiscal estatal o local.

¿Qué sucede después del registro?

Una vez que el departamento de hacienda de tu estado apruebe tu solicitud de acceso y emita tu permiso de impuesto sobre las ventas, debes empezar inmediatamente a cumplir la normativa fiscal local.

Esto incluye cobrar el impuesto sobre las ventas en tu plataforma de e-commerce, software de facturación o sistema de puntos de venta. También tendrás que remitir los impuestos sobre las ventas al estado en la frecuencia de presentación que se te haya asignado (mensual, trimestral o anual). 

Aunque muchos permisos tienen validez indefinida, algunos estados exigen renovaciones anuales o bienales.

Qué ocurre si no te registras para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas

No registrarte para obtener un permiso cuando tienes nexo, o cobrar impuestos sin él, conlleva graves consecuencias financieras y legales:

• Pagar impuestos atrasados de tu bolsillo: Si no te registras y no cobras el impuesto sobre las ventas a los compradores, el estado te seguirá considerando responsable. Durante una auditoría, te verás en la obligación de pagar los impuestos históricos no cobrados con tus propios ingresos.

• Sanciones e intereses agresivos: Los estados imponen sanciones severas por el incumplimiento de la normativa. Operar sin un permiso puede desencadenar sanciones de hasta el 50 % de los impuestos adeudados, además de los intereses que se acumulan a diario por los pagos atrasados.

• Consecuencias legales por el cobro no autorizado: Cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes sin un permiso válido es ilegal. Las autoridades fiscales consideran esto como un fraude, lo que puede dar lugar a cargos por delitos menores, multas importantes o un proceso penal.

• Interrupción de la actividad empresarial: Los departamentos de ingresos pueden revocar tus licencias comerciales generales, embargar tus bienes o forzarte legalmente a cesar las operaciones hasta que se resuelvan tus obligaciones fiscales.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro de impuestos en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarte para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard y gestionar las presentaciones globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para pagar impuestos sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación: Stripe Tax automatiza las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones globales, Stripe Tax se integra perfectamente con socios de presentación, para que tus presentaciones globales sean precisas y puntuales. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. 

Más información sobre Stripe Tax, o empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre el registro de permisos del impuesto sobre las ventas