Uno dei primi passi da compiere verso la conformità all'imposta sulle vendite negli Stati Uniti è la registrazione per ottenere un permesso per l'imposta sulle vendite. Questo permesso, chiamato anche licenza per l'imposta sulle vendite, permesso per il venditore o permesso per il venditore al dettaglio, garantisce alle attività l'autorizzazione a riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti in un determinato stato.

La riscossione dell'imposta sulle vendite senza permesso non è legale, quindi è importante non omettere la fase di registrazione. Di seguito spiegheremo come ottenere un permesso per l'imposta sulle vendite in ogni stato e risponderemo ad alcune domande comuni su questi permessi.

Di seguito, illustriamo chi ha bisogno di un permesso per l'imposta sulle vendite, come registrarsi per tale permesso in ciascuno stato e cosa succede se non ti registri per un permesso per l'imposta sulle vendite quando ti è richiesto di averne uno.

Tieni comunque presente che in questo contesto vengono fornite informazioni di carattere generale, quindi ti consigliamo di rivolgerti a un consulente specifico per la tua attività.

In sintesi

• Hai bisogno di un permesso in ogni stato in cui hai una presenza fisica (ufficio, dipendente, inventario) o un nesso economico (in genere oltre 100.000 $ in vendite o oltre 200 transazioni).
  
• In base alla causa South Dakota contro Wayfair (2018), non è necessaria la presenza fisica per essere tenuti al versamento dell'imposta sulle vendite.
  
• La maggior parte dei permessi statali per l'imposta sulle vendite può essere richiesta gratuitamente e l'elaborazione può richiedere da pochi secondi a diverse settimane, a seconda dello stato.
  
• Lo Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) ti consente di registrarti in 24 stati tramite un unico modulo.
  
• Una volta effettuata la registrazione, devi presentare le dichiarazioni nei tempi previsti (mensilmente, trimestralmente o annualmente) anche in assenza di vendite.
  

È necessario avere un permesso per l'imposta sulle vendite?

Negli Stati Uniti, alle attività è richiesto di riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti quando superano determinate soglie. Tali soglie sono definite soglie del nesso economico e si basano sui ricavi, sulle transazioni o su entrambi. Poiché l'imposta sulle vendite è gestita a livello statale, queste soglie variano da stato a stato.

Ad esempio, in Nevada le attività devono riscuotere l'imposta sulle vendite solo se superano 100.000 dollari di ricavi o 200 transazioni con i clienti dello stato. In alcuni stati vengono applicate unicamente soglie in termini di ricavi, mentre in altri la riscossione dell'imposta sulle vendite avviene al superamento di soglie di ricavi e di transazioni.

Le attività possono anche soddisfare i requisiti fiscali per il fatto di avere una presenza fisica o un nesso fisico in uno stato. Ecco alcuni esempi di operazioni commerciali che possono creare un nesso fisico:

• Sede: un ufficio, magazzino, negozio o altro luogo fisico di lavoro. Lo stoccaggio dell'inventario crea spesso un nesso fisico.

• Dipendenti: avere un dipendente, appaltatore, venditore, installatore o altra persona che svolge un lavoro per la tua attività in uno stato.

• Eventi: vendere prodotti a una fiera o in occasione di un altro evento.

Una volta stabilito di avere obblighi relativi all'imposta sulle vendite in uno stato, il passaggio successivo consiste nel registrarti per ottenere un permesso per l'imposta sulle vendite. Tali permessi sono specifici per ogni stato, pertanto devi registrarti per un permesso in ogni stato in cui hai obblighi relativi all'imposta sulle vendite. Tuttavia, per alcuni stati esiste una procedura di registrazione semplificata che tratteremo più avanti.

Spiegazione del nesso

Il nesso in materia di imposta sulle vendite è un qualsiasi collegamento di carattere giuridico tra un'attività e uno stato che richiede all'attività di riscuotere e versare l'imposta sulle vendite per le transazioni all'interno dello stato.

Prima di decidere come registrarti, stabilisci se ne hai effettivamente bisogno. Gli obblighi relativi all'imposta sulle vendite vengono attivati in uno dei due modi seguenti:

• Nesso fisico
  Il nesso fisico si verifica quando la tua attività ha una presenza tangibile in uno stato. Ciò può includere avere un ufficio, un magazzino o un punto vendita al dettaglio in uno stato, l'inventario salvato in tale stato, avere dipendenti o collaboratori che lavorano in tale stato o avvalersi di un partner di evasione degli ordini o di drop-shipping fisicamente presente in tale stato.

• Nesso economico
  Il nesso economico è attivato dai ricavi delle vendite o dal volume di transazioni, indipendentemente dalla presenza fisica. A seguito della decisione della Corte Suprema del 2018 per la causa South Dakota contro Wayfair, Inc., tutti i 45 stati con un'imposta sulle vendite a livello statale applicano normative sul nesso economico. Sebbene la base standard sia di 100.000 $ in vendite o 200 transazioni all'anno, le soglie variano in base allo stato.

Ai sensi delle leggi sui facilitatori di marketplace, i marketplace come Amazon, Etsy e Uber Eats sono tenuti a riscuotere e versare l'imposta sulle vendite per conto dei propri venditori. Se vendi in uno stato solo tramite marketplace, potresti non doverti affatto registrare. Le regole variano a seconda dello stato, pertanto ti invitiamo a verificarle con ogni stato in cui hai un nesso.

Registrazione del permesso per l'imposta sulle vendite: confronto stato per stato

Quali documenti servono per la registrazione?

I requisiti variano leggermente in base allo stato, ma preparare questi documenti in anticipo semplificherà la procedura di richiesta:

• Informazioni generali sull'attività: nomi legali dei titolari e percentuali di proprietà, numero del documento di identità rilasciato da un'autorità governativa e la località della sede aziendale principale e di eventuali sedi fisiche locali (come magazzini o negozi al dettaglio).

• Identificativo fiscale: avrai bisogno del tuo Employer Identification Number (EIN), del numero di previdenza sociale e di qualsiasi ID fiscale statale esistente.

• Dettagli della persona giuridica: ragione sociale registrata ufficiale o nome commerciale, nonché il tipo di persona giuridica della tua attività (LLC, ditta individuale, ecc.).

• Codice NAICS: il tuo codice North American Industry Classification System (NAICS) che descrive l'attività principale della tua azienda.

• Informazioni sull'imposta sulle vendite: avrai bisogno della data esatta in cui la tua attività ha acquisito il nesso in materia di imposta sulle vendite, di una stima delle vendite imponibili mensili o annuali nello stato e di un riepilogo dei beni o servizi che vendi.

Inoltre, a seconda dello stato, potresti aver bisogno di un conto corrente aziendale per l'addebito diretto dei futuri versamenti fiscali.

Quanto tempo richiede la registrazione per un permesso per l'imposta sulle vendite?

I tempi di elaborazione variano notevolmente a seconda dello stato e del metodo di richiesta, andando dall'approvazione immediata a diverse settimane.

• Richieste online (da immediate a 10 giorni lavorativi)
  Molti stati elaborano le richieste digitali entro 1-5 giorni lavorativi e molti emettono immediatamente un numero di account e un permesso elettronico.

• Richieste cartacee o via posta (da 2 a 6 settimane)
  La presentazione via posta o l'invio di richieste che richiedono una revisione manuale richiede molto più tempo.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS)
  L'invio di una registrazione multi-stato tramite l'SSTRS in genere viene elaborato negli stati partecipanti entro alcuni giorni lavorativi.

La procedura consigliata è di farne richiesta da 2 a 4 settimane prima di iniziare a effettuare vendite imponibili o se prevedi di superare la soglia del nesso economico di uno stato. Gli stati non ti consentono di riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti finché la tua registrazione non è ufficialmente attiva.

Quanto costa la registrazione?

Nella maggior parte degli stati degli Stati Uniti, la registrazione per ottenere un permesso per l'imposta sulle vendite è gratuita. Tuttavia, i costi totali dipendono dalle tariffe di richiesta specifiche dello stato, dai requisiti della garanzia cauzionale e dall'eventualità che tu ti registri direttamente o tramite un sistema multistatale.

Sebbene la maggior parte degli stati rilasci permessi gratuitamente, molti richiedono una tariffa di registrazione o licenza una tantum:

• Arizona: 12 $, addebitati per località dell'attività. Le municipalità locali potrebbero addebitare ulteriori tariffe di registrazione.

• Arkansas: 50 $, una tariffa una tantum non rimborsabile.

• Colorado: 16 $, accompagnati da un deposito cauzionale rimborsabile obbligatorio di 50 $ (per un totale di 66 $ anticipati). La licenza deve essere rinnovata ogni due anni.

• Connecticut: 100 $, che coprono un permesso che si rinnova automaticamente ogni due anni senza costi aggiuntivi.

• Florida: 5 $ (solo per le richieste cartacee). La registrazione online è gratuita.

• Hawaii: 20 $, una tariffa una tantum per una licenza per la General Excise Tax (GET), che le Hawaii applicano al posto di un'imposta sulle vendite tradizionale.

• Indiana: 25 $, una tariffa una tantum per un Registered Retail Merchant Certificate (RRMC). È valido per due anni e si rinnova automaticamente e gratuitamente se l'attività è in regola.

• Nevada: 15 $, addebitati per località. Potrebbe inoltre essere richiesto un deposito cauzionale a seconda del volume stimato delle vendite imponibili mensili.

• Ohio: 50 $, per una County o Transient Vendor's License standard. Nota: in genere i venditori remoti fuori dallo stato si registrano per un account gratuito per l'imposta sull'uso del venditore piuttosto che per una licenza standard come fornitore all'interno dello stato.

• Oklahoma: 20 $, più altri 10 $ per ogni località aggiuntiva dell'attività.

• Rhode Island: 10 $, da rinnovare annualmente.

• South Carolina: 50 $, una tariffa una tantum per una licenza di commercio al dettaglio standard.

• Wisconsin: 20 $, applicati al tuo primo permesso per l'imposta. Le località o i permessi aggiuntivi non richiedono un costo aggiuntivo.

• Wyoming: 60 $, una tariffa di registrazione una tantum.

Anche negli stati in cui il permesso in sé è tecnicamente gratuito (come California, Texas e Missouri), il dipartimento delle entrate dello stato potrebbe richiedere di versare un deposito cauzionale o una garanzia in base al volume di vendite previsto o allo storico creditizio precedente prima di emettere il permesso.

Vale la pena notare che la presentazione di una registrazione multistatale tramite lo Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) è gratuita.

È necessario rinnovare il permesso per l'imposta sulle vendite?

Alcuni stati richiedono alle attività di rinnovare periodicamente il permesso per l'imposta sulle vendite. Sebbene alcuni stati richiedano alle attività di attivarsi per rinnovare il permesso, altri lo rinnovano automaticamente. È importante verificare con il proprio stato per determinare la procedura di rinnovo.

Questi stati richiedono alle attività di rinnovare il permesso per l'imposta sulle vendite: 

• Alabama: i contribuenti sono tenuti a rinnovare annualmente il proprio permesso fiscale dell'Alabama. 

• Arizona: il permesso per la "transaction privilege tax" dello stato (la versione dell'Arizona dell'imposta sulle vendite) deve essere rinnovato ogni anno entro il 1 gennaio. 

• Colorado: i permessi per l'imposta sulle vendite del Colorado devono essere rinnovati ogni due anni.

• Connecticut: i permessi per l'imposta sulle vendite del Connecticut devono essere rinnovati ogni due anni.

• Indiana: l'Indiana rinnova automaticamente i permessi per l'imposta sulle vendite ogni due anni.

• Louisiana: i tempi di scadenza variano per ogni attività, ma l'attività deve rinnovare il permesso entro 30 giorni dalla data di scadenza.

• Michigan: il Michigan rinnova automaticamente i permessi per l'imposta sulle vendite. 

• New York: New York avvisa le attività quando sono state "selezionate per il rinnovo".

• Oklahoma: i permessi per l'imposta sulle vendite dell'Oklahoma vengono emessi in prova per sei mesi e saranno rinnovati automaticamente per 30 mesi. Sono quindi rinnovabili con incrementi di tre anni, a condizione che l'account dell'attività rimanga in regola.

• Pennsylvania: i permessi per l'imposta sulle vendite devono essere rinnovati almeno ogni cinque anni.

• Rhode Island: i permessi per l'imposta sulle vendite sono validi per un anno e devono essere rinnovati ogni mese di luglio.

• Washington: i tempi di scadenza variano per ogni attività, ma l'attività deve effettuare il rinnovo entro 90 giorni dalla data di scadenza.

In alcuni scenari è bene valutare l'opportunità di aggiornare il permesso per l'imposta sulle vendite:

• Modifiche alla struttura dell'attività: ad esempio, la trasformazione della tua attività da ditta individuale a società a responsabilità limitata (LLC).

• Modifiche alla proprietà dell'attività: ad esempio, se un partner lascia l'attività o l'attività viene venduta.

• Modifiche alla sede dell'attività: ad esempio, se lo stato di appartenenza della tua attività cambia. Anche se la tua è un'attività di e-commerce, se trasferisci la "sede dell'attività" in un altro stato, dovresti aggiornare di conseguenza il permesso per l'imposta sulle vendite. 

Come registrarsi per richiedere un permesso per l'imposta sulle vendite in ogni stato

Di seguito sono riportati i passaggi per registrarsi presso uno stato al fine di riscuotere l'imposta sulle vendite:

Passaggio 1: determina dove hai un nesso

Identifica ogni stato in cui hai l'obbligo di carattere giuridico di riscuotere l'imposta sulle vendite. Tale obbligo è determinato dalla presenza fisica (avere un ufficio, dipendenti o inventario salvato in uno stato) o dal nesso economico (superare specifiche soglie di ricavi o transazioni di uno stato).

Passaggio 2: controlla quali stati sono coperti dai facilitatori di marketplace

Se vendi esclusivamente tramite piattaforme come Amazon, Etsy o Walmart, tali marketplace sono in genere tenuti per legge a riscuotere e versare l'imposta sulle vendite per tuo conto. Potresti non aver bisogno di un permesso personale negli stati in cui effettui solo vendite tramite marketplace.

Passaggio 3: scegli il percorso di registrazione

Decidi se registrarti direttamente presso i dipartimenti delle entrate dei singoli stati o se utilizzare il portale SSTRS, che ti consente di registrarti in un massimo di 24 stati partecipanti utilizzando un'unica richiesta di registrazione.

Passaggio 4: raccogli i documenti richiesti

Prepara in anticipo i dettagli della tua attività. Ti serviranno l'Employer Identification Number (EIN) federale, i dettagli della struttura aziendale, il codice NAICS, le informazioni sulla proprietà (inclusi gli SSN dei dirigenti principali) e le coordinate bancarie per pagare le commissioni o effettuare la rimessa fiscale.

Passaggio 5: richiedi online tramite il portale del dipartimento delle entrate dello stato

Crea un account online sul sito web fiscale dello stato, individua la richiesta di registrazione per il permesso per l'imposta sulle vendite (a volte chiamato permesso del venditore, licenza del venditore o imposta sui privilegi di transazione) e completa il modulo. Paga eventuali commissioni di registrazione statali richieste durante il checkout.

Passaggio 6: attendi il tuo permesso o certificato di rivendita

I tempi di elaborazione variano dall'approvazione immediata ad alcune settimane. Una volta approvata la richiesta, lo stato emetterà il tuo numero di ID fiscale per l'imposta sulle vendite e il permesso ufficiale. Tieni presente che alcuni stati richiedono l'esposizione fisica di questo permesso nei tuoi punti vendita al dettaglio.

Passaggio 7: configura la conformità fiscale continua

Aggiorna il tuo sistema di checkout o la soluzione point of sale con il tuo nuovo ID fiscale per iniziare a riscuotere l'imposta. Lo stato ti assegnerà una frequenza di presentazione, in genere mensile, trimestrale o annuale. In futuro, dovrai presentare le dichiarazioni in tempo, anche per i periodi in cui non hai registrato alcuna vendita.

Un'opzione per semplificare questa procedura è lasciare che Stripe gestisca le tue registrazioni fiscali negli Stati Uniti. Questo ti consente di trarre vantaggio da una procedura semplificata che precompila i dettagli della richiesta di registrazione, facendoti risparmiare tempo e garantendo la conformità alle normative locali.

Se hai soddisfatto i requisiti di registrazione fiscale in uno stato ma non ti sei registrato, hai diverse opzioni. Se sono trascorsi mesi da quando hai superato i requisiti di registrazione fiscale, consulta esperti in materia di imposta sulle vendite per determinare la soluzione migliore per la tua attività. La maggior parte degli stati dispone di un programma di divulgazione volontaria per aiutare i venditori a risolvere le passività in materia di imposta sulle vendite e potresti essere idoneo a partecipare a un programma di condono statale per rientrare nella conformità. Non iniziare a riscuotere l'imposta prima di esserti registrato correttamente presso l'autorità fiscale statale o locale.

Cosa succede dopo la registrazione?

Una volta che il dipartimento delle entrate statale approva la tua richiesta e rilascia il permesso per l'imposta sulle vendite, devi iniziare immediatamente a rispettare le normative fiscali locali.

Ciò include la riscossione dell'imposta sulle vendite nella tua piattaforma di e-commerce, nel software di fatturazione o nella soluzione point of sale. Dovrai anche versare le imposte sulle vendite allo stato in base alla frequenza di dichiarazione assegnata (mensile, trimestrale o annuale). 

Sebbene molti permessi siano validi a tempo indeterminato, alcuni stati richiedono rinnovi annuali o biennali.

Cosa succede se non ti registri per un permesso per l'imposta sulle vendite?

La mancata registrazione per un permesso quando hai un nesso o la riscossione dell'imposta senza di esso comporta gravi conseguenze finanziarie e legali:

• Pagamento delle imposte arretrate di tasca propria: se non ti registri e non riscuoti l'imposta sulle vendite dagli acquirenti, lo stato ti riterrà comunque responsabile. Durante un audit, sarai costretto a pagare le imposte storiche non riscosse dai tuoi stessi ricavi.

• Sanzioni e interessi aggressivi: gli stati impongono pesanti sanzioni in caso di mancata conformità. Operare senza un permesso può far scattare sanzioni fino al 50% delle imposte dovute, oltre agli interessi giornalieri maturati sui pagamenti in ritardo.

• Conseguenze legali per la riscossione non autorizzata: riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti senza un permesso valido è illegale. Le autorità fiscali considerano questo una frode, che può comportare l'accusa di reato minore, multe significative o procedimenti penali.

• Interruzione dell'attività: i dipartimenti delle entrate possono revocare le tue licenze commerciali generali, porre vincoli sui tuoi beni o importi per legge la cessazione delle operazioni fino alla risoluzione dei tuoi obblighi fiscali.

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Domande frequenti sulla registrazione per un permesso per l'imposta sulle vendite