L'une des premières étapes du processus de conformité en matière de taxe sur les ventes aux États-Unis consiste à s'immatriculer en vue d'obtenir le permis associé. Également connu sous le nom de licence de taxe sur les ventes, permis de marchand ou permis de commerçant, ce document autorise les entreprises à percevoir la taxe sur les ventes auprès de leurs clients dans un État donné.

La perception de la taxe sur les ventes sans autorisation est illégale et l'importance de l'étape de l'immatriculation ne doit par conséquent pas être minimisée. Cet article vous explique comment obtenir un permis de taxe sur les ventes dans chaque État américain et répond à quelques questions courantes concernant ces permis.

Ci-dessous, nous expliquons qui a besoin d'un permis de taxe sur les ventes, comment s'immatriculer pour obtenir un permis de taxe sur les ventes dans chaque État, et ce qui se passe si vous ne vous immatriculez pas alors que c'est obligatoire.

Notez toutefois que ces informations concernant la taxe sur les ventes d'ordre général ne peuvent se substituer à l'accompagnement d'un conseiller fiscal à même de vous orienter en fonction du profil spécifique de votre entreprise.

L’essentiel à retenir

• vous avez besoin d'un permis dans chaque État où vous avez une présence physique (bureau, personnel, stocks) ou un lien économique (généralement plus de 100 000 $ de ventes ou plus de 200 transactions) ;
  
• en vertu de l'arrêt South Dakota v. Wayfair (2018), vous n'avez pas besoin d'une présence physique pour être redevable de la taxe sur les ventes ;
  
• la demande de la plupart des permis de taxe sur les ventes d'État est gratuite, et le traitement peut prendre de quelques secondes à plusieurs semaines selon l'État ;
  
• le système SSTRS (Streamlined Sales Tax Registration System) vous permet de vous immatriculer dans 24 États via un formulaire unique ;
  
• une fois immatriculé, vous devez soumettre vos déclarations à temps (mensuellement, trimestriellement ou annuellement), même si vous n'avez réalisé aucune vente.
  

Pertinence d'un permis de taxe sur les ventes

Aux États-Unis, les entreprises sont tenues de collecter la taxe sur les ventes auprès des clients lorsqu'elles dépassent certains seuils. Ces seuils sont appelés seuils fiscaux, et ils sont basés sur les revenus, sur les transactions, ou les deux. Étant donné que la taxe sur les ventes est régie au niveau de l'État, ces seuils varient d'un État à l'autre.

Dans l'État du Nevada, par exemple, les entreprises ne doivent collecter la taxe sur les ventes auprès de leurs clients que si leur chiffre d'affaires dépasse 100 000 $ ou si elles réalisent 200 transactions avec des clients du Nevada. Certains États prévoient uniquement des seuils de revenus, ou n'exigent la collecte de la taxe sur les ventes que lorsque les entreprises dépassent un certain niveau de revenus et un certain volume de transactions.

Les entreprises peuvent également être soumises à des obligations en matière de taxe sur les ventes dès lors qu’elles présentent un lien physique avec un État, notamment de par leur présence dans celui-ci. Retrouvez ci-dessous quelques exemples d’activités commerciales susceptibles de créer un lien physique.

• emplacement : un bureau, un entrepôt, un magasin ou tout autre lieu d'affaires physique. Le stockage de stocks crée souvent un lien physique ;

• employés : le fait d'avoir un employé, un sous-traitant, un vendeur, un installateur ou une autre personne travaillant pour votre entreprise dans un État ;

• événements : la vente de produits lors d'un salon professionnel ou d'un autre événement.

Une fois que vous déterminez que vous avez des obligations de taxe sur les ventes dans un État, l'étape suivante consiste à vous inscrire pour obtenir un permis de taxe sur les ventes. Ces permis sont propres à chaque État. Il est donc nécessaire de vous inscrire pour obtenir un permis dans chaque État où vous avez des obligations de taxe sur les ventes. Toutefois, il existe un processus d'inscription simplifié pour certains États que nous aborderons plus tard.

Explication du lien fiscal

Le lien fiscal pour la taxe sur les ventes est toute connexion légale entre une entreprise et un État qui oblige l'entreprise à collecter et reverser la taxe sur les ventes sur les transactions effectuées dans cet État.

Avant de décider comment vous immatriculer, déterminez si vous en avez réellement besoin. Les obligations liées à la taxe sur les ventes sont déclenchées de deux manières :

• lien physique ;
  Un lien physique se produit lorsque votre entreprise a une présence tangible dans un État. Cela inclut le fait d'avoir un bureau, un entrepôt ou un point de vente retail dans un État, d'y entreposer des stocks, d'y employer du personnel ou des prestataires, ou d'utiliser un partenaire de réalisation ou de dropshipping physiquement situé dans cet État.

• lien économique.
  Le lien économique est déclenché par les revenus des ventes ou le volume de transactions, indépendamment de toute présence physique. À la suite de la décision de la Cour suprême dans l'affaire South Dakota v. Wayfair, Inc. en 2018, les 45 États appliquant une taxe sur les ventes à l'échelle de l'État appliquent des réglementations sur les liens économiques. Bien que le seuil standard soit de 100 000 $ de ventes ou de 200 transactions par an, les seuils varient selon les États.

En vertu des lois sur les facilitateurs de marketplace, les marketplaces comme Amazon, Etsy et Uber Eats sont tenues de collecter et de reverser la taxe sur les ventes au nom de leurs vendeurs. Si vous vendez uniquement dans un État via une marketplace, vous n'aurez peut-être pas besoin de vous immatriculer. Les règles varient selon l'État, vérifiez donc auprès de chaque État dans lequel vous avez un lien fiscal.

Immatriculation pour le permis de taxe sur les ventes : comparaison par État

Quels sont les documents nécessaires pour s'immatriculer ?

Les exigences varient légèrement d'un État à l'autre, mais préparer ces documents à l'avance facilitera le processus de demande :

• Informations générales de l'entreprise : noms légaux des propriétaires et pourcentages de propriété, numéro de pièce d'identité officielle, emplacement du siège social principal et de tout site physique local (comme des entrepôts ou des magasins de retail).

• Identifiant fiscal : vous aurez besoin de votre numéro d'identification de l'employeur (EIN), de votre numéro de sécurité sociale et de tout numéro fiscal d'État existant.

• Détails de l'entité juridique : nom de l'entreprise ou nom commercial officiel enregistré, ainsi que le type d'entité de votre entreprise (LLC, entreprise individuelle, etc.).

• Code NAICS : votre code du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (NAICS) décrivant votre activité principale.

• Informations sur la taxe sur les ventes : vous aurez besoin de la date exacte à laquelle votre entreprise a établi un lien fiscal, d'une estimation des ventes taxables mensuelles ou annuelles dans l'État et d'un résumé des biens ou services que vous vendez.

De plus, selon l'État, vous pouvez avoir besoin d'un compte courant professionnel pour le prélèvement automatique de vos futurs versements de taxes.

Quel est le délai d'immatriculation pour un permis de taxe sur les ventes ?

Les délais de traitement varient considérablement selon l'État et la méthode de demande, allant d'une approbation immédiate à plusieurs semaines.

• demandes en ligne (immédiat à 10 jours ouvrés) ;
  De nombreux États traitent les demandes numériques sous 1 à 5 jours ouvrés, et plusieurs délivrent immédiatement un numéro de compte et un permis électronique.

• demandes papier ou par courrier (2 à 6 semaines) ;
  Les demandes par courrier ou nécessitant un examen manuel prennent beaucoup plus de temps.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS).
  L'immatriculation dans plusieurs États via le système SSTRS est généralement traitée sous quelques jours ouvrés par les États participants.

La meilleure pratique consiste à faire la demande 2 à 4 semaines avant de commencer à réaliser des ventes taxables ou si vous prévoyez de franchir le seuil fiscal d'un État. Les États ne vous autorisent pas à collecter la taxe sur les ventes auprès des clients tant que votre immatriculation n'est pas officiellement active.

Combien coûte l'immatriculation ?

Dans la plupart des États des États-Unis, l'immatriculation pour un permis de taxe sur les ventes est gratuite. Toutefois, les coûts totaux dépendent des frais de dossier propres à chaque État, des exigences de dépôt de garantie et du fait que vous vous immatriculiez directement ou via un système multi-États.

Bien que la majorité des États délivrent des permis gratuitement, plusieurs exigent des frais d'immatriculation ou de licence uniques :

• Arizona : 12 $, facturés par site commercial. Les municipalités locales peuvent facturer des frais d'immatriculation supplémentaires.

• Arkansas : 50 $, des frais uniques non remboursables.

• Colorado : 16 $, accompagnés d'un dépôt de garantie obligatoire et remboursable de 50 $ (soit un total de 66 $ à payer d'avance). La licence doit être renouvelée tous les deux ans.

• Connecticut : 100 $, couvrant un permis qui se renouvelle automatiquement tous les deux ans sans frais supplémentaires.

• Floride : 5 $ (demandes papier uniquement). L'immatriculation en ligne est gratuite.

• Hawaï : 20 $, des frais uniques pour une licence de taxe d'accise générale (GET), qu'Hawaï applique à la place d'une taxe sur les ventes classique.

• Indiana : 25 $, des frais uniques pour un certificat de commerçant de retail enregistré (RRMC). Il est valable deux ans et se renouvelle automatiquement gratuitement si l'entreprise est en règle.

• Nevada : 15 $, facturés par site. Un dépôt de garantie peut également être exigé en fonction de votre volume estimé de ventes taxables mensuelles.

• Ohio : 50 $, pour une licence de vendeur itinérant ou de comté standard. Remarque : les vendeurs à distance situés hors de l'État s'immatriculent généralement pour un compte gratuit de taxe d'utilisation du vendeur plutôt que pour une licence de vendeur standard dans l'État.

• Oklahoma : 20 $, plus 10 $ supplémentaires pour chaque site commercial supplémentaire.

• Rhode Island : 10 $, qui doivent être renouvelés chaque année.

• Caroline du Sud : 50 $, des frais uniques pour une licence de retail standard.

• Wisconsin : 20 $, qui s'appliquent à votre premier permis fiscal. Les sites ou permis supplémentaires ne requièrent aucun frais supplémentaire.

• Wyoming : 60 $, des frais d'immatriculation uniques.

Même dans les États où le permis lui-même est techniquement gratuit (comme la Californie, le Texas et le Missouri), le département des impôts de l'État peut exiger que vous versiez un dépôt de garantie ou une caution en fonction de votre volume de ventes projeté ou de vos antécédents de crédit avant de délivrer le permis.

Il convient de noter que la soumission d'une immatriculation multi-États via le Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) est gratuite.

Nécessité de renouveler mon permis de taxe sur les ventes

Quelques États exigent des entreprises qu'elles renouvellent périodiquement leur permis de taxe sur les ventes. Bien que certains États exigent des entreprises qu'elles prennent des mesures pour renouveler leur permis, d'autres le renouvellent automatiquement. Il est important de vous renseigner auprès de votre État pour déterminer le processus de renouvellement.

Ces États exigent des entreprises qu'elles renouvellent leur permis de taxe sur les ventes : 

• Alabama : les contribuables doivent renouveler leur permis de taxe de l'Alabama chaque année ; 

• Arizona : le permis de taxe sur le privilège de transaction de l'État (la version de l'Arizona de la taxe sur les ventes) doit être renouvelé chaque année avant le 1er janvier ; 

• Colorado : les permis de taxe sur les ventes du Colorado doivent être renouvelés tous les deux ans ;

• Connecticut : les permis de taxe sur les ventes du Connecticut doivent être renouvelés tous les deux ans ;

• Indiana : l'Indiana renouvelle automatiquement les permis de taxe sur les ventes tous les deux ans ;

• Louisiane : les délais d'expiration varient pour chaque entreprise, mais l'entreprise doit renouveler son permis dans les 30 jours suivant la date d'expiration ;

• Michigan : le Michigan renouvelle automatiquement les permis de taxe sur les ventes ; 

• New York : New York informe les entreprises lorsqu'elles ont été « sélectionnées pour le renouvellement » ;

• Oklahoma : les permis de taxe sur les ventes de l'Oklahoma sont délivrés à titre d'essai pour six mois et seront automatiquement renouvelés pour 30 mois. Ils sont ensuite renouvelables par périodes de trois ans tant que le compte de l'entreprise est en règle ;

• Pennsylvanie : les permis de taxe sur les ventes doivent être renouvelés au moins tous les cinq ans ;

• Rhode Island : les permis de taxe sur les ventes sont valables un an et doivent être renouvelés chaque mois de juillet ;

• Washington : les délais d'expiration varient pour chaque entreprise, mais l'entreprise doit procéder au renouvellement dans les 90 jours suivant la date d'expiration.

En parallèle, certains scénarios particuliers peuvent justifier la mise à jour de votre permis de taxe sur les ventes.

• changements de structure de l'entreprise : par exemple, le passage d'une entreprise individuelle à une société à responsabilité limitée (SARL) ;

• changements de propriété de l'entreprise : par exemple, si un associé quitte l'entreprise ou si l'entreprise est vendue ;

• changements d'emplacement de l'entreprise : par exemple, si l'État d'origine de votre entreprise change. Même si vous êtes une entreprise d'e-commerce, si vous déplacez votre « emplacement de l'entreprise » dans un autre État, vous devez mettre à jour votre permis de taxe sur les ventes en conséquence ; 

Comment s’inscrire pour obtenir un certificat de taxe sur les ventes dans chaque État

En règle générale, les étapes à suivre pour s’inscrire auprès d’un État afin de percevoir la taxe sur les ventes sont les suivantes :

Étape 1 : déterminez où vous avez un lien fiscal

Identifiez chaque État où vous avez l'obligation légale de collecter la taxe sur les ventes. Cela est déclenché par une présence physique (avoir un bureau, du personnel ou des stocks entreposés dans un État) ou un lien économique (dépasser les seuils spécifiques de revenus ou de transactions d'un État).

Étape 2 : vérifiez quels États sont couverts par les facilitateurs de marketplace

Si vous vendez exclusivement sur des plateformes comme Amazon, Etsy ou Walmart, ces marketplaces sont généralement tenues par la loi de collecter et de reverser la taxe sur les ventes en votre nom. Vous n'aurez peut-être pas besoin de votre propre permis dans les États où vous réalisez uniquement des ventes sur une marketplace.

Étape 3 : choisissez votre méthode d'immatriculation

Décidez si vous souhaitez vous immatriculer directement auprès du service des impôts de chaque État ou utiliser le portail SSTRS, qui permet de s'immatriculer dans un maximum de 24 États participants via un seul formulaire d'inscription.

Étape 4 : rassemblez les documents obligatoires

Préparez les informations de votre entreprise à l'avance. Vous aurez besoin de votre numéro d'identification d'employeur (EIN) fédéral, des informations sur la structure de l'entreprise, du code NAICS, des informations sur la propriété (y compris les numéros de sécurité sociale des principaux dirigeants) et de vos coordonnées bancaires pour payer les frais ou reverser les taxes.

Étape 5 : faites la demande en ligne sur le portail du service des impôts de l'État

Créez un compte en ligne sur le site web fiscal de l'État, cherchez le formulaire d'inscription pour le permis de taxe sur les ventes (parfois appelé permis de vendeur, licence de vendeur ou taxe sur les privilèges de transaction) et remplissez-le. Réglez les frais d'immatriculation de l'État obligatoires lors du paiement.

Étape 6 : attendez votre permis ou certificat de revente

Les délais de traitement vont d'une approbation immédiate à quelques semaines. Une fois la demande approuvée, l'État délivre votre numéro fiscal pour la taxe sur les ventes et votre permis officiel. Notez que certains États exigent que ce permis soit affiché physiquement dans vos points de vente retail.

Étape 7 : configurez la conformité fiscale continue

Mettez à jour votre système de paiement ou de point de vente avec votre nouveau numéro fiscal pour commencer à collecter la taxe. L'État vous attribuera une fréquence de déclaration (généralement mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Vous devez désormais soumettre vos déclarations à temps, même pour les périodes sans aucune vente.

Une option pour simplifier ce processus consiste à laisser Stripe gérer vos immatriculations fiscales aux États-Unis. Cela vous permet de profiter d'un processus simplifié qui préremplit les informations du formulaire d'inscription, pour vous faire gagner du temps et garantir votre conformité avec les réglementations locales.

Si vous remplissez les conditions d'immatriculation fiscale dans un État mais que vous ne vous êtes pas immatriculé, plusieurs options s'offrent à vous. Si des mois se sont écoulés depuis que vous avez dépassé le seuil d'immatriculation fiscale, consultez des experts en taxe sur les ventes pour déterminer la meilleure approche pour votre entreprise. La plupart des États disposent d'un programme de divulgation volontaire pour aider les commerçants à régler leurs dettes de taxe sur les ventes, et vous pourriez être éligible à un programme d'amnistie de l'État pour vous mettre en conformité. Ne commencez pas à collecter de taxe avant de vous être correctement immatriculé auprès de l'administration fiscale locale ou de l'État.

Que se passe-t-il après l'inscription ?

Une fois que le département du revenu de votre État approuve votre formulaire d'inscription et délivre votre permis de taxe sur les ventes, vous devez immédiatement commencer à vous conformer aux réglementations fiscales locales.

Cela inclut la collecte de la taxe sur les ventes sur votre plateforme d'e-commerce, votre logiciel de facturation ou votre système de point de vente. Vous devrez également reverser les taxes sur les ventes à l'État à la fréquence de déclaration qui vous a été attribuée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). 

Bien que de nombreux permis soient valables indéfiniment, certains États exigent des renouvellements annuels ou biennaux.

Que se passe-t-il si vous ne vous immatriculez pas pour obtenir un permis de taxe sur les ventes ?

Ne pas s'immatriculer pour obtenir un permis alors que vous avez un lien fiscal, ou collecter la taxe sans permis, entraîne de lourdes conséquences financières et juridiques :

• paiement des arriérés d'impôts de votre poche : si vous ne vous immatriculez pas et ne collectez pas la taxe sur les ventes auprès des acheteurs, l'État vous tient toujours pour responsable. Lors d'un contrôle fiscal, vous devrez payer les taxes historiques non collectées sur vos propres revenus ;

• pénalités et intérêts dissuasifs : les États imposent de lourdes pénalités en cas de non-conformité. Exercer sans permis peut entraîner des pénalités allant jusqu'à 50 % des taxes dues, plus des intérêts cumulés quotidiennement sur les retards de paiement ;

• conséquences juridiques en cas de collecte non autorisée : collecter la taxe sur les ventes auprès des clients sans permis en cours de validité est illégal. Les autorités fiscales considèrent cela comme une fraude, ce qui peut entraîner des accusations de délit, des amendes importantes ou des poursuites pénales ;

• interruption d'activité : les services des impôts peuvent révoquer vos licences commerciales générales, exercer un privilège sur vos actifs ou vous forcer légalement à cesser vos activités jusqu'à ce que vos obligations fiscales soient réglées.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale pour que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Vous pouvez commencer à collecter des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante. Pour ce faire, activez l’option depuis le Dashboard ou utilisez notre puissante API.

Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription fiscale selon vos transactions Stripe. L’outil peut également s’inscrire pour percevoir la taxe en votre nom aux États-Unis, automatiser les déclarations américaines dans le Dashboard et gérer les déclarations mondiales grâce à des partenaires de confiance. Stripe Tax calcule et perçoit automatiquement la taxe de vente, la TVA et la TPS sur :

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Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous immatriculer et collecter les taxes : identifiez les pays et territoires dans lesquels vous devez collecter des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois immatriculé, vous pouvez activer la collecte des taxes dans un nouvel État ou un nouveau pays en quelques secondes. Il suffit d’ajouter une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou d’activer la fonctionnalité en un clic depuis le Dashboard Stripe.

• Effectuer votre immatriculation fiscale : si vous devez effectuer votre immatriculation à une taxe sur les ventes aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales. Vous bénéficiez d’un processus simplifié avec des formulaires préremplis, ce qui vous fait gagner du temps et facilite la conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d’aide en dehors des États-Unis, Stripe s’associe à Taxually pour vous aider à effectuer votre immatriculation auprès des autorités fiscales locales.

• Automatiser la collecte des taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant de taxe applicable, quels que soient ce que vous vendez et l’endroit où vous le vendez.. L’outil prend en charge des centaines de produits et services, et reste à jour sur les règles fiscales et les changements de taux.

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