Aux États-Unis, l’une des premières étapes de la conformité à la taxe de vente consiste à demander un permis de taxe de vente. Également appelés licence de taxe de vente, permis de vendeur ou permis de détaillant, ces permis autorisent les entreprises à prélever des taxes de vente auprès de clients d’un État donné.

La perception de la taxe de vente sans permis est illégale, il est donc important de ne pas sauter l’étape de l’inscription. Ci-dessous, nous allons vous expliquer comment obtenir un permis de taxe de vente dans chaque État et répondre à quelques questions courantes concernant les permis de taxe de vente.

Ci-dessous, nous expliquons qui a besoin d'un permis de taxe de vente, comment s'inscrire pour obtenir un permis de taxe de vente dans chaque État, et ce qui se passe si vous ne vous inscrivez pas pour obtenir un permis de taxe de vente alors que vous êtes tenu d'en avoir un.

Notez qu’il s’agit d’informations générales sur la taxe de vente et que vous devriez consulter un expert pour obtenir des conseils spécifiques à votre entreprise.

Points clés à retenir

• Vous avez besoin d'un permis dans chaque État où vous avez une présence physique (bureau, personnel, stocks) ou un lien économique (généralement plus de 100 000 $ de ventes ou plus de 200 transactions).
  
• En vertu de l'arrêt South Dakota c. Wayfair (2018), vous n'avez pas besoin d'une présence physique pour devoir la taxe de vente.
  
• La plupart des demandes de permis de taxe de vente de l'État sont gratuites, et le traitement peut prendre de quelques secondes à plusieurs semaines selon l'État.
  
• Le Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) vous permet de vous inscrire dans 24 États au moyen d'un seul formulaire.
  
• Une fois votre inscription effectuée, vous devez produire des déclarations selon le calendrier prévu (mensuellement, trimestriellement ou annuellement), même si vos ventes sont nulles.
  

Ai-je besoin d’un permis de taxe de vente?

Aux États-Unis, les entreprises sont tenues de collecter la taxe de vente auprès des clients lorsqu'elles dépassent certains seuils. Ces seuils sont appelés seuils de lien économique, et ils sont basés sur les revenus, les transactions, ou les deux. Étant donné que la taxe de vente est régie au niveau de l'État, ces seuils varient d'un État à l'autre.

Par exemple, au Nevada, les entreprises ne doivent prélever la taxe de vente auprès des clients que si elles ont dépassé 100 000 $ de revenus ou 200 transactions auprès de clients du Nevada. Certains États n’appliquent que des seuils de revenus ou exigent des entreprises qu’elles dépassent ces seuils de revenus et de transactions avant de percevoir la taxe de vente.

Les entreprises peuvent également remplir leurs obligations en matière de taxe de vente en ayant un local physique, ou lien physique, dans un État. Voici quelques exemples d’activités commerciales susceptibles de créer un tel lien :

• Emplacement : Un bureau, un entrepôt, un magasin ou un autre lieu physique d'affaires. Le stockage de stocks crée souvent un lien physique.

• Employés : Le fait d'avoir un employé, un sous-traitant, un représentant des ventes, un installateur ou une autre personne effectuant un travail pour votre entreprise dans un État.

• Événements : La vente de produits lors d'un salon professionnel ou d'un autre événement.

Une fois que vous avez déterminé que vous avez des obligations en matière de taxe de vente dans un État, votre prochaine étape consiste à vous inscrire pour obtenir un permis de taxe de vente. Ces permis sont spécifiques à chaque État, vous devez donc vous inscrire pour obtenir un permis dans chaque État où vous avez des obligations en matière de taxe de vente. Cependant, il existe un processus d'inscription simplifié pour certains États que nous aborderons plus tard.

Le lien fiscal expliqué

Le lien fiscal est tout lien juridique entre une entreprise et un État qui oblige l'entreprise à percevoir et à verser la taxe de vente sur les transactions effectuées dans l'État.

Avant de décider de la façon de vous inscrire, déterminez si vous devez réellement le faire. Les obligations en matière de taxe de vente sont déclenchées de l'une des deux façons suivantes :

• Lien physique
  Un lien physique se produit lorsque votre entreprise a une présence tangible dans un État. Cela peut inclure le fait d'avoir un bureau, un entrepôt ou un commerce de détail dans un État, d'y entreposer des stocks, d'avoir du personnel ou des prestataires qui y travaillent, ou de faire appel à un partenaire de traitement ou d'expédition directe situé physiquement dans cet État.

• Lien économique
  Le lien économique est déclenché par les revenus de vente ou le volume des transactions, indépendamment de la présence physique. À la suite de la décision de la Cour suprême de 2018 dans l'affaire South Dakota c. Wayfair, Inc., les 45 États ayant une taxe de vente à l'échelle de l'État appliquent des réglementations sur le lien économique. Bien que la référence standard soit de 100 000 $ de ventes ou de 200 transactions par an, les seuils varient selon les États.

En vertu des lois sur les facilitateurs de marché, les marchés comme Amazon, Etsy et Uber Eats sont tenus de percevoir et de verser la taxe de vente au nom de leurs marchands. Si vous ne vendez dans un État que par l'intermédiaire d'un marché, vous n'aurez peut-être pas du tout besoin de vous inscrire. Les règles varient selon l'État, alors vérifiez auprès de chaque État où vous avez un lien fiscal.

Inscription au permis de taxe de vente : comparaison État par État

Quels sont les documents nécessaires à l'inscription ?

Les exigences varient légèrement selon les États, mais la préparation de ces documents à l'avance facilitera le processus d'inscription :

• Informations sur l'entreprise : noms juridiques des propriétaires et pourcentages de propriété, numéro de la pièce d'identité officielle, et le lieu du siège social principal ainsi que tous les lieux physiques locaux (comme les entrepôts ou les magasins de commerce de détail).

• Identifiant fiscal : vous aurez besoin de votre numéro d'identification de l'employeur (EIN), de votre numéro d'assurance sociale et de tout numéro d'identification fiscale d'État existant.

• Détails de l'entité juridique : nom de l'entreprise enregistré officiellement ou nom commercial, ainsi que le type de votre entité juridique (SARL, entreprise individuelle, etc.).

• Code SCIAN : votre code du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) décrivant votre activité commerciale principale.

• Informations sur la taxe de vente : vous aurez besoin de la date exacte à laquelle votre entreprise a établi un lien fiscal, d'une estimation des ventes taxables mensuelles ou annuelles dans l'État, et d'un résumé des biens ou des services que vous vendez.

De plus, selon l'État, vous pourriez avoir besoin d'un compte de chèques d'entreprise pour le prélèvement automatique des futurs versements de taxes.

Combien de temps prend l'inscription pour un permis de taxe de vente?

Les délais de traitement varient considérablement selon l'État et le mode de demande, allant d'une approbation immédiate à plusieurs semaines.

• Demandes en ligne (immédiat à 10 jours ouvrables)
  De nombreux États traitent les soumissions numériques dans un délai de 1 à 5 jours ouvrables, et plusieurs délivrent un numéro de compte et un permis électronique immédiatement.

• Demandes papier ou par la poste (2 à 6 semaines)
  La transmission par la poste ou la soumission de demandes nécessitant une vérification manuelle prend beaucoup plus de temps.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS)
  La soumission d'une inscription dans plusieurs États par l'intermédiaire du SSTRS est généralement traitée dans les États participants en quelques jours ouvrables.

La bonne pratique consiste à faire la demande 2 à 4 semaines avant de commencer à réaliser des ventes taxables ou de prévoir d'atteindre le seuil de lien économique d'un État. Les États ne vous permettent pas de percevoir la taxe de vente auprès de la clientèle tant que votre inscription n'est pas officiellement active.

Combien coûte l'inscription ?

Dans la plupart des États des États-Unis, l'inscription à un permis de taxe de vente est gratuite. Cependant, les coûts totaux dépendent des frais de demande propres à chaque État, des exigences en matière de cautionnement et de votre inscription directe ou par le biais d'un système multi-États.

Bien que la majorité des États délivrent des permis gratuitement, plusieurs exigent des frais d'inscription ou de licence uniques :

• Arizona : 12 $, facturés par lieu d'entreprise. Les municipalités locales peuvent facturer des frais d'inscription supplémentaires.

• Arkansas : 50 $, des frais uniques non remboursables.

• Colorado : 16 $, accompagnés d'un dépôt de garantie remboursable obligatoire de 50 $ (pour un total de 66 $ payables d'avance). La licence doit être renouvelée tous les deux ans.

• Connecticut : 100 $, ce qui couvre un permis qui se renouvelle automatiquement tous les deux ans sans frais supplémentaires.

• Floride : 5 $ (demandes papier uniquement). L'inscription en ligne est gratuite.

• Hawaï : 20 $, des frais uniques pour une licence de taxe d'accise générale (GET), que Hawaï perçoit au lieu d'une taxe de vente traditionnelle.

• Indiana : 25 $, des frais uniques pour un certificat de commerçant de détail enregistré (RRMC). Il est valide pour deux ans et se renouvelle automatiquement et gratuitement si l'entreprise est en règle.

• Nevada : 15 $, facturés par lieu. Un dépôt de garantie peut également être exigé selon l'estimation du volume de vos ventes taxables mensuelles.

• Ohio : 50 $, pour une licence de vendeur standard de comté ou itinérant. Remarque : les vendeurs à distance hors de l'État s'inscrivent généralement à un compte gratuit de taxe d'utilisation pour vendeur plutôt qu'à une licence de vendeur standard de l'État.

• Oklahoma : 20 $, plus 10 $ supplémentaires pour chaque lieu d'entreprise additionnel.

• Rhode Island : 10 $, qui doivent être renouvelés chaque année.

• Caroline du Sud : 50 $, des frais uniques pour une licence standard de commerce de détail.

• Wisconsin : 20 $, qui s'appliquent à votre premier permis de taxe. Les lieux ou les permis supplémentaires ne nécessitent aucuns frais additionnels.

• Wyoming : 60 $, des frais d'inscription uniques.

Même dans les États où le permis est techniquement gratuit (comme en Californie, au Texas et au Missouri), le ministère du Revenu de l'État peut vous demander de verser un dépôt de garantie ou un cautionnement basé sur votre volume de ventes prévu ou vos antécédents de crédit avant de délivrer le permis.

Il convient de noter que la soumission d'une inscription multi-États par le biais du système d'inscription simplifié aux taxes de vente (SSTRS) est gratuite.

Dois-je renouveler mon permis de taxe de vente?

Quelques États exigent que les entreprises renouvellent leur permis de taxe de vente périodiquement. Bien que certains États obligent les entreprises à prendre des mesures pour renouveler leur permis, d'autres le renouvellent automatiquement. Il est important de vérifier auprès de votre État pour déterminer le processus de renouvellement.

Ces États exigent que les entreprises renouvellent leur permis de taxe de vente : 

• Alabama : Les contribuables sont tenus de renouveler leur permis de taxe de l'Alabama chaque année. 

• Arizona : Le permis de taxe sur les privilèges de transaction de l'État (la version de la taxe de vente de l'Arizona) doit être renouvelé chaque année au plus tard le 1er janvier. 

• Colorado : Les permis de taxe de vente du Colorado doivent être renouvelés tous les deux ans.

• Connecticut : Les permis de taxe de vente du Connecticut doivent être renouvelés tous les deux ans.

• Indiana : L'Indiana renouvelle automatiquement les permis de taxe de vente tous les deux ans.

• Louisiane : Les délais d'expiration varient pour chaque entreprise, mais l'entreprise doit renouveler son permis dans les 30 jours suivant la date d'expiration.

• Michigan : Le Michigan renouvelle automatiquement les permis de taxe de vente. 

• New York : New York avise les entreprises lorsqu'elles ont été « sélectionnées pour le renouvellement ».

• Oklahoma : Les permis de taxe de vente de l'Oklahoma sont délivrés à titre probatoire pour six mois et seront automatiquement renouvelés pour 30 mois. Ils sont ensuite renouvelables par tranches de trois ans tant que le compte de l'entreprise demeure en règle.

• Pennsylvanie : Les permis de taxe de vente doivent être renouvelés au moins tous les cinq ans.

• Rhode Island : Les permis de taxe de vente sont valides pendant un an et doivent être renouvelés chaque mois de juillet.

• Washington : Les délais d'expiration varient pour chaque entreprise, mais l'entreprise doit effectuer son renouvellement dans les 90 jours suivant la date d'expiration.

Dans certains cas, vous devriez envisager de mettre à jour votre permis de taxe de vente :

• Changements de structure d'entreprise : Par exemple, le passage de votre entreprise d'une entreprise individuelle à une société à responsabilité limitée (LLC).

• Changements de propriété de l'entreprise : Par exemple, si un associé quitte l'entreprise ou si l'entreprise est vendue.

• Changements de l'emplacement de l'entreprise : Par exemple, si l'État d'origine de votre entreprise change. Même si vous êtes une entreprise de commerce en ligne, si vous déplacez votre « emplacement d'entreprise » dans un autre État, vous devez mettre à jour votre permis de taxe de vente en conséquence. 

Comment s’inscrire pour obtenir un permis de taxe de vente dans chaque État

En règle générale, les étapes nécessaires pour s’inscrire auprès d’un État afin de percevoir la taxe de vente sont les suivantes :

Étape 1 : Déterminer où vous avez un lien fiscal

Identifiez chaque État où vous avez l'obligation juridique de percevoir la taxe de vente. Cette obligation est déclenchée par une présence physique (avoir un bureau, du personnel ou des stocks entreposés dans un État) ou un lien économique (dépasser les seuils de revenus ou de transactions spécifiques d'un État).

Étape 2 : Vérifier quels États sont couverts par les facilitateurs de marché

Si vous vendez exclusivement par l'intermédiaire de plateformes comme Amazon, Etsy ou Walmart, ces marchés sont généralement tenus par la loi de percevoir et de verser la taxe de vente en votre nom. Vous n'aurez peut-être pas besoin de votre propre permis dans les États où vous ne réalisez que des ventes sur des marchés.

Étape 3 : Choisir votre parcours d'inscription

Décidez de vous inscrire directement auprès du ministère du Revenu de chaque État ou d'utiliser le portail SSTRS, qui vous permet de vous inscrire dans un maximum de 24 États participants à l'aide d'une seule demande.

Étape 4 : Rassembler les documents requis

Compilez les renseignements sur votre entreprise à l'avance. Vous aurez besoin de votre numéro d'identification d'employeur (EIN) fédéral, des détails sur la structure de votre entreprise, de votre code SCIAN, des renseignements sur la propriété (y compris les numéros de sécurité sociale des dirigeants principaux) et de vos coordonnées bancaires pour payer les frais ou verser les taxes.

Étape 5 : Faire une demande en ligne par le portail du ministère du Revenu de l'État

Créez un compte en ligne sur le site Web de l'administration fiscale de l'État, repérez la demande de permis de taxe de vente (parfois appelée permis de marchand, licence de vendeur ou taxe sur le privilège de transaction) et remplissez le formulaire. Payez tous les frais d'inscription exigés par l'État au moment du paiement.

Étape 6 : Attendre votre permis ou votre certificat de revente ou de revendeur

Les délais de traitement varient d'une approbation instantanée à quelques semaines. Une fois l'approbation accordée, l'État délivrera votre numéro d'identification fiscale pour la taxe de vente et votre permis officiel. Veuillez noter que certains États exigent que vous affichiez physiquement ce permis dans vos commerces de détail.

Étape 7 : Configurer la conformité fiscale continue

Mettez à jour votre système de paiement ou de point de vente avec votre nouveau numéro d'identification fiscale pour commencer à percevoir la taxe. L'État vous attribuera une fréquence de déclaration – généralement mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Vous devez produire vos déclarations à temps à l'avenir, même pour les périodes où vous n'avez réalisé aucune vente.

Une option pour simplifier ce processus consiste à laisser Stripe gérer vos inscriptions fiscales aux États-Unis. Cela vous permet de profiter d'un processus simplifié qui préremplit les détails de la demande, ce qui vous fait gagner du temps et garantit la conformité aux réglementations locales.

Si vous avez respecté l'exigence d'inscription fiscale dans un État, mais que vous ne vous êtes pas inscrit, quelques options s'offrent à vous. S'il s'est écoulé des mois depuis que vous avez dépassé l'exigence d'inscription fiscale, consultez des spécialistes de la taxe de vente pour déterminer la meilleure voie à suivre pour votre entreprise. La plupart des États disposent d'un programme de divulgation volontaire pour aider les marchands à régler leurs obligations en matière de taxe de vente, et vous pourriez être admissible à participer au programme d'amnistie d'un État pour vous mettre en conformité. Ne commencez pas à percevoir de taxe tant que vous ne vous êtes pas inscrit correctement auprès de l'administration fiscale de l'État ou locale.

Que se passe-t-il après l'inscription ?

Une fois que le ministère du Revenu de votre État approuve votre demande et délivre votre permis de taxe de vente, vous devez immédiatement commencer à vous conformer aux réglementations fiscales locales.

Cela inclut de collecter la taxe de vente sur votre plateforme de commerce en ligne, votre logiciel de facturation ou votre système de point de vente. Vous devrez également verser les taxes de vente à l'État selon votre fréquence de déclaration attribuée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). 

Bien que de nombreux permis soient valides indéfiniment, certains États exigent des renouvellements annuels ou biennaux.

Que se passe-t-il si vous ne vous inscrivez pas pour obtenir un permis de taxe de vente?

Le fait de ne pas vous inscrire pour obtenir un permis lorsque vous avez un lien fiscal, ou de percevoir une taxe sans en avoir un, entraîne de graves conséquences financières et juridiques :

• Payer des arriérés de taxes de sa poche : Si vous ne vous inscrivez pas et ne percevez pas la taxe de vente auprès des acheteurs, l'État vous tiendra quand même responsable. Lors d'une vérification, vous serez dans l'obligation de payer les anciennes taxes non perçues à même vos propres revenus.

• Pénalités et intérêts agressifs : Les États imposent des pénalités sévères en cas de non-conformité. Exercer ses activités sans permis peut entraîner des pénalités allant jusqu'à 50 % des taxes dues, en plus des intérêts cumulés quotidiennement sur les retards de paiement.

• Conséquences juridiques pour la perception non autorisée : Il est illégal de percevoir la taxe de vente auprès de la clientèle sans un permis valide. Les administrations fiscales considèrent cela comme une fraude, ce qui peut entraîner des accusations de délit, des amendes importantes ou des poursuites pénales.

• Interruption des activités : Les ministères du Revenu peuvent révoquer vos licences d'exploitation générales, placer des privilèges sur vos actifs ou vous forcer légalement à cesser vos activités jusqu'à ce que vos obligations fiscales soient réglées.

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