L'une des premières étapes du processus de conformité en matière de taxe sur les ventes aux États-Unis consiste à s'immatriculer en vue d'obtenir le permis associé. Également connu sous le nom de licence de taxe sur les ventes, permis de marchand ou permis de commerçant, ce document autorise les entreprises à percevoir la taxe sur les ventes auprès de leurs clients dans un État donné.

La perception de la taxe sur les ventes sans autorisation est illégale et l'importance de l'étape de l'immatriculation ne doit par conséquent pas être minimisée. Cet article vous explique comment obtenir un permis de taxe sur les ventes dans chaque État américain et répond à quelques questions courantes concernant ces permis.

Notez toutefois que ces informations d'ordre général ne peuvent se substituer à l'accompagnement d'un conseiller fiscal à même de vous orienter en fonction du profil spécifique de votre entreprise.

Sommaire

• Pertinence d'un permis de taxe sur les ventes
  
• Différences entre permis de taxe sur les ventes et certificats de revente
  
• Nécessité de renouveler mon permis de taxe sur les ventes
  
• Procédure d'obtention d'un permis de taxe sur les ventes dans chaque État
  

Pertinence d'un permis de taxe sur les ventes

Aux États-Unis, les entreprises de vente en ligne sont tenues de collecter la taxe sur les ventes auprès de leurs clients dès lors qu'elles dépassent certains seuils. Ces derniers sont appelés « seuils de lien économique ». Ils sont basés sur les revenus, les transactions ou les deux. Le fait que la taxe sur les ventes soit gérée à l'échelle de chaque État implique que ces seuils ne sont pas les mêmes pour l'ensemble du pays.

Dans l'État du Nevada, par exemple, les entreprises ne doivent collecter la taxe sur les ventes auprès de leurs clients que si leur chiffre d'affaires dépasse 100 000 $ ou si elles réalisent 200 transactions avec des clients du Nevada. Certains États prévoient uniquement des seuils de revenus, ou n'exigent la collecte de la taxe sur les ventes que lorsque les entreprises dépassent un certain niveau de revenus et un certain volume de transactions.

Les entreprises peuvent également être soumises à des obligations en matière de taxe sur les ventes dès lors qu'elles présentent un lien physique avec un État, notamment de par leur présence dans celui-ci. Retrouvez ci-dessous quelques exemples d'activités commerciales susceptibles de créer un lien physique.

• Localisation : des bureaux, un entrepôt, une boutique ou tout autre lieu physique d'activité. L'entreposage de stocks crée souvent un lien physique.

• Employés : présence dans un État d'employés, d'entrepreneurs, de vendeurs, d'installateurs ou de tout autre individu qui travaille pour votre entreprise.

• Événements : vente de produits lors d'un salon ou de tout autre événement.

Dès lors que vous déterminez avoir des obligations en matière de taxe sur les ventes dans un État, l'étape suivante consiste à vous immatriculer pour obtenir le permis associé. Ces autorisations sont propres à chaque État et vous devez donc vous immatriculer dans tous ceux dans lesquels vous avez des obligations fiscales. À noter qu'une procédure simplifiée, que nous expliquerons plus bas, est prévue dans certains d'entre eux.

Les permis de taxe sur les ventes sont-ils différents des certificats de revente ?

Les permis de taxe sur les ventes et les certificats de revente sont deux types de documents fiscaux. Un certificat de revente permet aux marchands d’éviter de payer la taxe sur les ventes au point de vente d’origine lorsqu’ils achètent des articles qu’ils ont l’intention de revendre. C’est le client du marchand paiera la taxe sur les ventes lorsqu’il achètera le produit.

Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez envisager de demander un permis de taxe sur les ventes et un certificat de revente. Nous discutons des certificats de revente plus en détail dans cet article.

Nécessité de renouveler mon permis de taxe sur les ventes

Plusieurs États exigent des entreprises qu'elles renouvellent périodiquement leur permis de taxe sur les ventes. Parmi eux, certains s'attendent à ce que les mesures nécessaires soient prises en connaissance de cause, tandis que d'autres procèdent à un renouvellent automatique. Veillez à bien vérifier la procédure de renouvellement auprès de chaque État pertinent.

Les entreprises sont invitées à renouveler leur permis de taxe sur les ventes dans les États suivants.

• Alabama : les contribuables sont tenus de renouveler leur permis fiscal chaque année.

• Arizona : le permis de taxe sur les privilèges de transaction (version de la taxe sur les ventes pour cet État) doit être renouvelé chaque année avant le 1er janvier.

• Colorado : le permis de taxe de vente du Colorado doit être renouvelé tous les deux ans.

• Connecticut : le permis de taxe de vente du Connecticut doit être renouvelé tous les deux ans.

• Indiana : l'Indiana renouvelle automatiquement les permis de taxe sur les ventes tous les deux ans.

• Louisiane : si les délais de validité varient d'une entité à l'autre, les entreprises sont tenues de renouveler leur permis dans les 30 jours qui suivent la date de son expiration.

• Michigan : le Michigan renouvelle automatiquement les permis de taxe sur les ventes.

• New York : l'État de New York informe les entreprises sélectionnées pour un renouvellement.

• Oklahoma : les permis de taxe sur les ventes de l'Oklahoma sont délivrés à titre probatoire pour une période de six mois et sont ensuite automatiquement renouvelés pour une période de 30 mois. Après quoi ils sont renouvelables tous les trois ans, tant que le compte de l'entreprise reste en règle.

• Pennsylvanie : les permis de taxe sur les ventes doivent être renouvelés au moins tous les cinq ans.

• Rhode Island : les permis de taxe sur les ventes sont valables un an et doivent être renouvelés chaque année en juillet.

• Washington : si les délais de validité varient d'une entité à l'autre, les entreprises sont tenues de renouveler leur permis dans les 90 jours qui suivent la date de son expiration.

En parallèle, certains scénarios particuliers peuvent justifier la mise à jour de votre permis de taxe sur les ventes.

• Modifications de la structure d'entreprise : par exemple, le passage d'une entreprise individuelle à une société à responsabilité limitée (LLC).

• Changement de propriétaire de l'entreprise : par exemple, en cas de départ d'un associé ou de vente de l'entreprise.

• Modification de l'emplacement de l'entreprise : par exemple, en cas de changement du siège social de votre entreprise. Les structures e-commerce qui déplacent leur « lieu d'activité » dans un autre État sont également tenues de demander l'actualisation de leur permis de taxe sur les ventes en conséquence.

Comment s’inscrire pour obtenir un certificat de taxe sur les ventes dans chaque État

En règle générale, les étapes à suivre pour s’inscrire auprès d’un État afin de percevoir la taxe sur les ventes sont les suivantes :

1. Préparez les informations sur votre entreprise et vos coordonnées.

2. Visitez le site Web du ministère des Finances de votre État.

3. Accédez à la section « Taxe de vente et d’utilisation » du site Web pour immatriculer votre entreprise.

Vous devez vous immatriculer individuellement pour percevoir la taxe sur les ventes dans les États où vous avez satisfait aux exigences d’inscription fiscale. Pour obtenir un certificat de taxe sur les ventes, accédez au site Web de l’administration fiscale de l’État. Vous trouverez ici le lien pour chaque État.

Les États qui participent à l’Accord simplifié de taxe sur les ventes et l’utilisation (SSUTA) bénéficient d’une exemption. Cet accord a été créé pour simplifier le processus d’immatriculation à la taxe sur les ventes grâce au Streamline Sales Tax Registration System (SSTRS).

Vingt-quatre États ont adopté des lois pour se conformer à la SSUTA : Arkansas, Géorgie, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, Caroline du Nord, Dakota du Nord, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Dakota du Sud, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, Virginie-Occidentale, Wisconsin et Wyoming.

Les marchands peuvent s’enregistrer auprès du SSTRS ici. Une fois enregistrés, les utilisateurs devront configurer des comptes individuellement auprès de chaque État et s’immatriculer séparément s’ils ont des obligations en matière de taxe sur les ventes dans un État qui n’est pas conforme à la SSUTA.

Pour simplifier ce processus, confiez à Stripe la gestion de vos immatriculations fiscales aux États-Unis et bénéficiez d’un processus simplifié qui préremplit les détails de la demande, ce qui vous permet de gagner du temps et de garantir la conformité aux réglementations locales.

Si vous remplissiez les conditions d’immatriculation fiscale dans un État, mais que vous ne vous êtes pas enregistré, plusieurs options s’offrent à vous. Si quelques mois se sont écoulés depuis que vous avez dépassé l’exigence d’immatriculation fiscale, consultez des experts en taxe sur les ventes pour déterminer la meilleure voie à suivre pour votre entreprise. La plupart des États ont mis en place un programme de divulgation volontaire pour aider les marchands à régler leurs obligations liées à la taxe sur les ventes, et vous pourriez être admissible au programme d’amnistie d’un État pour vous mettre en conformité. Ne commencez pas à percevoir des taxes tant que vous n’êtes pas correctement immatriculé auprès de l’autorité fiscale locale ou de l’État.