Um dos primeiros passos para a conformidade do imposto sobre vendas nos EUA é o registro de uma autorização do imposto sobre vendas (sales tax permit). Essa autorização concede às empresas a permissão de recolher o imposto sobre vendas de clientes em um estado específico.

O recolhimento do imposto sobre vendas sem uma autorização é ilegal, por isso é importante não pular a etapa de cadastro. Abaixo, explicamos como obter uma autorização de imposto sobre vendas em cada estado e respondemos a algumas perguntas comuns sobre a autorização de imposto sobre vendas.

Abaixo, explicamos quem precisa de uma licença de imposto sobre vendas, como se cadastrar para uma licença de imposto sobre vendas em cada estado e o que acontece se você não se cadastrar para uma licença de imposto sobre vendas quando for exigido.

Observe que essas informações são gerais sobre o imposto sobre vendas e você deve consultar um especialista para obter conselhos específicos para o seu negócio.

Principais conclusões

• Você precisa de uma licença em todos os estados onde tiver presença física (escritório, funcionário, inventário) ou nexo econômico (geralmente mais de US$ 100.000 em vendas ou mais de 200 transações).
  
• Pela decisão do caso South Dakota v. Wayfair (2018), você não precisa ter presença física para dever imposto sobre vendas.
  
• A solicitação da maioria das licenças estaduais de imposto sobre vendas é gratuita, e o processamento pode levar de alguns segundos a várias semanas, dependendo do estado.
  
• O Sistema Simplificado de Cadastro de Imposto sobre Vendas (SSTRS) permite que você se cadastre em 24 estados com um único formulário.
  
• Após o cadastro, você deve enviar as declarações no prazo (mensal, trimestral ou anual), mesmo com zero vendas.
  

Preciso de uma autorização de imposto sobre vendas?

Nos EUA, as empresas são obrigadas a recolher o imposto sobre vendas dos clientes quando excedem determinados limites. Esses limites são chamados de limites de nexo econômico e são baseados em receita, em transações ou em ambos. Como o imposto sobre vendas é regido no nível estadual, esses limites variam de estado para estado.

Por exemplo, em Nevada, as empresas só precisam recolher impostos sobre vendas de clientes se tiverem excedido US$ 100.000 em receita ou 200 transações de clientes em Nevada. Alguns estados têm apenas limites mínimos de receita ou exigem que as empresas excedam os limites de receita e transação antes de recolher o imposto sobre vendas.

As empresas também podem cumprir as obrigações fiscais relativas ao imposto sobre vendas por terem uma presença física ou um nexo físico em um estado. Exemplos de atividades comerciais que podem criar um nexo físico incluem:

• Localização: Um escritório, armazém, loja ou outro local físico da empresa. O armazenamento de inventário geralmente cria um nexo físico.

• Funcionários: Ter um funcionário, prestador de serviços, vendedor, instalador ou outra pessoa prestando serviços para sua empresa em um estado.

• Eventos: Vender produtos em uma feira comercial ou outro evento.

Depois de determinar que você tem obrigações de imposto sobre vendas em um estado, o próximo passo é se cadastrar para obter uma licença de imposto sobre vendas. Essas licenças são específicas para cada estado, portanto, você deve se cadastrar para obter uma licença em cada estado onde tem obrigações de imposto sobre vendas. No entanto, há um processo de cadastro simplificado para alguns estados que abordaremos mais adiante.

Explicação sobre nexo

O nexo do imposto sobre vendas é qualquer conexão jurídica entre uma empresa e um estado que exija que a empresa recolha e repasse o imposto sobre vendas em transações no estado.

Antes de decidir como se cadastrar, determine se você realmente precisa. As obrigações de imposto sobre vendas são acionadas de duas maneiras:

• Nexo físico.
  O nexo físico ocorre quando a sua empresa tem uma presença tangível em um estado. Isso pode incluir ter um escritório, armazém ou local de varejo em um estado, armazenar inventário nesse estado, ter funcionários ou prestadores de serviços trabalhando nesse estado, ou usar um parceiro de execução ou envio direto (drop-shipping) localizado fisicamente nesse estado.

• Nexo econômico.
  O nexo econômico é acionado pela receita de vendas ou pelo volume de transações, independentemente da presença física. Após a decisão da Suprema Corte em 2018 no caso South Dakota v. Wayfair, Inc., todos os 45 estados com um imposto sobre vendas estadual aplicam regulamentos de nexo econômico. Embora a linha de base padrão seja de US$ 100.000 em vendas ou 200 transações anuais, os limites variam de acordo com o estado.

Pelas leis de facilitadores de marketplace, marketplaces como Amazon, Etsy e Uber Eats são obrigados a recolher e repassar o imposto sobre vendas em nome dos seus vendedores. Se você vender em um estado apenas via marketplace, talvez não precise se cadastrar. As regras variam de acordo com o estado, portanto, verifique com cada estado em que você tem nexo.

Cadastro da licença do imposto sobre vendas: comparação por estado

Quais documentos são necessários para o cadastro?

Os requisitos variam um pouco de acordo com o estado, mas preparar esses documentos com antecedência agilizará o processo de inscrição:

• Dados comerciais gerais: Nomes jurídicos dos proprietários e porcentagens de propriedade, número de identificação oficial, além da localização da sede corporativa principal e de quaisquer localizações físicas locais (como armazéns ou lojas de varejo).

• Identificador fiscal: Você precisará do seu Employer Identification Number (EIN), SSN e de qualquer ID fiscal estadual existente.

• Detalhes da pessoa jurídica: Nome da empresa registrado oficial ou nome fantasia, bem como o tipo da sua entidade comercial (LLC, empresa individual, etc.).

• Código NAICS: O seu código do Sistema de Classificação de Setor da América do Norte (NAICS), que descreve sua atividade comercial principal.

• Informações sobre o imposto sobre vendas: Você precisará da data exata em que sua empresa obteve o nexo do imposto sobre vendas, de uma estimativa de vendas tributáveis mensais ou anuais no estado e de um resumo dos produtos ou serviços que você vende.

Além disso, dependendo do estado, você pode precisar de uma conta corrente comercial para o débito automático de futuros repasses de impostos.

Quanto tempo demora o cadastro para a licença de imposto sobre vendas?

Os tempos de processamento variam muito conforme o estado e o método de inscrição, variando desde a aprovação imediata até várias semanas.

• Inscrições online (imediato a 10 dias úteis).
  Muitos estados processam envios digitais de 1 a 5 dias úteis, e vários emitem um número de conta e uma licença eletrônica imediatamente.

• Inscrições em papel ou por correio (2 a 6 semanas).
  A declaração por correio ou o envio de inscrições que exigem revisão manual leva muito mais tempo.

• Streamlined Sales Tax (SSTRS).
  O envio de um cadastro em vários estados pelo SSTRS costuma ser processado nos estados participantes em alguns dias úteis.

A prática recomendada é se inscrever de 2 a 4 semanas antes de começar a fazer vendas tributáveis ou quando prever que atingirá o limite de nexo econômico de um estado. Os estados não permitem recolher o imposto sobre vendas dos clientes até que seu cadastro esteja oficialmente ativo.

Quanto custa o cadastro?

Na maioria dos estados dos EUA, o cadastro para uma licença do imposto sobre vendas é gratuito. No entanto, os custos totais dependem das tarifas da plataforma específicas do estado, dos requisitos de depósito de garantia e se você faz o cadastro diretamente ou por meio de um sistema multiestadual.

Embora a maioria dos estados emita licenças sem cobrança, vários exigem uma tarifa única de cadastro ou licenciamento:

• Arizona: US$ 12, cobrados por localização da empresa. Os municípios locais podem cobrar tarifas de cadastro adicionais.

• Arkansas: US$ 50, uma tarifa única e não reembolsável.

• Colorado: US$ 16, acompanhados por um depósito de garantia reembolsável obrigatório de US$ 50 (totalizando US$ 66 adiantados). A licença deve ser renovada a cada dois anos.

• Connecticut: US$ 100, que cobrem uma licença que é renovada automaticamente a cada dois anos sem custo adicional.

• Flórida: US$ 5 (apenas inscrições em papel). O cadastro online é gratuito.

• Havaí: US$ 20, uma tarifa única para uma licença de General Excise Tax (GET), que o Havaí avalia no lugar de um imposto sobre vendas tradicional.

• Indiana: US$ 25, uma tarifa única para um Registered Retail Merchant Certificate (RRMC). Ela é válida por dois anos e é renovada automaticamente de forma gratuita se a empresa estiver em situação regular.

• Nevada: US$ 15, cobrados por localização. Um depósito de garantia também pode ser exigido dependendo do seu volume estimado de vendas tributáveis mensais.

• Ohio: US$ 50, para uma County or Transient Vendor's License padrão. Observação: vendedores remotos de fora do estado geralmente fazem o cadastro para uma conta de imposto de uso do vendedor gratuita, em vez de uma licença de fornecedor estadual padrão.

• Oklahoma: US$ 20, mais US$ 10 adicionais para cada localização da empresa extra.

• Rhode Island: US$ 10, que devem ser renovados anualmente.

• Carolina do Sul: US$ 50, uma tarifa única para uma licença de varejo padrão.

• Wisconsin: US$ 20, que se aplicam à sua primeira licença de imposto. Localizações ou licenças adicionais não exigem uma tarifa adicional.

• Wyoming: US$ 60, uma tarifa de cadastro única.

Mesmo em estados onde a licença em si é tecnicamente gratuita (como Califórnia, Texas e Missouri), o departamento de receita do estado pode exigir que você pague um depósito de garantia ou fiança com base no volume de vendas projetado ou no histórico de crédito anterior antes de emitir a licença.

Vale ressaltar que o envio de um cadastro multiestadual por meio do Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) é gratuito.

Preciso renovar minha autorização de imposto sobre vendas?

Alguns estados exigem que as empresas renovem sua licença de imposto sobre vendas periodicamente. Embora alguns estados exijam que as empresas tomem medidas para renovar sua licença, outros a renovam automaticamente. É importante verificar com seu estado para determinar o processo de renovação.

Estes estados exigem que as empresas renovem sua licença de imposto sobre vendas: 

• Alabama: Os contribuintes devem renovar sua licença de imposto do Alabama anualmente. 

• Arizona: A licença de imposto sobre privilégios de transação do estado (a versão do Arizona para o imposto sobre vendas) deve ser renovada anualmente até 1º de janeiro. 

• Colorado: As licenças de imposto sobre vendas do Colorado devem ser renovadas a cada dois anos.

• Connecticut: As licenças de imposto sobre vendas de Connecticut devem ser renovadas a cada dois anos.

• Indiana: Indiana renova automaticamente as licenças de imposto sobre vendas a cada dois anos.

• Louisiana: Os prazos de validade variam para cada empresa, mas a empresa deve renovar sua licença no prazo de 30 dias após a data de validade.

• Michigan: Michigan renova automaticamente as licenças de imposto sobre vendas. 

• Nova York: Nova York notifica as empresas quando são "selecionadas para renovação".

• Oklahoma: As licenças de imposto sobre vendas de Oklahoma são emitidas em caráter probatório por seis meses e serão renovadas automaticamente por 30 meses. Depois, podem ser renovadas em incrementos de três anos, desde que a conta da empresa permaneça em situação regular.

• Pensilvânia: As licenças de imposto sobre vendas devem ser renovadas, pelo menos, a cada cinco anos.

• Rhode Island: As licenças de imposto sobre vendas são válidas por um ano e devem ser renovadas todo mês de julho.

• Washington: Os prazos de validade variam para cada empresa, mas a empresa deve renovar no prazo de 90 dias após a data de validade.

Há alguns cenários em que pode ser recomendável atualizar a autorização de imposto sobre vendas:

• Mudanças na estrutura da empresa: Por exemplo, alterar sua empresa de uma firma individual para uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC).

• Mudanças de propriedade da empresa: Por exemplo, se um sócio sair da empresa ou se a empresa for vendida.

• Mudanças na localização da empresa: Por exemplo, se o estado sede da sua empresa mudar. Mesmo se você tiver uma empresa de e-commerce, se mudar sua "localização da empresa" para outro estado, deverá atualizar sua licença de imposto sobre vendas em conformidade. 

Como solicitar uma autorização de imposto sobre vendas em cada estado

Normalmente, estas são as etapas para se cadastrar em um estado para recolher o imposto sobre vendas:

Etapa 1: Determine onde você tem nexo

Identifique cada estado onde você tem a obrigação legal de recolher imposto sobre vendas. Isso é acionado por presença física (ter um escritório, funcionários ou inventário armazenado em um estado) ou nexo econômico (exceder os limites específicos de receita ou transação de um estado).

Etapa 2: Verifique quais estados são cobertos por facilitadores de marketplace

Se você vende exclusivamente por plataformas como Amazon, Etsy ou Walmart, esses marketplaces geralmente são legalmente obrigados a recolher e repassar o imposto sobre vendas em seu nome. Você pode não precisar de uma licença própria nos estados onde faz apenas vendas por marketplace.

Etapa 3: Escolha seu caminho de cadastro

Decida se deseja fazer o cadastro diretamente nos departamentos de receita estaduais individuais ou usar o portal do SSTRS, que permite que você se cadastre em até 24 estados participantes usando uma única inscrição.

Etapa 4: Reúna os documentos necessários

Reúna os dados da sua empresa com antecedência. Você precisará do Número de Identificação do Empregador (EIN) federal, dados da estrutura corporativa, código NAICS, informações de propriedade (incluindo SSNs dos diretores principais) e dados bancários para o pagamento de tarifas ou para repassar impostos.

Etapa 5: Inscreva-se online pelo portal do Departamento de Receita do estado

Crie uma conta online no site de impostos do estado, localize a inscrição para a licença de imposto sobre vendas (às vezes chamada de licença de vendedor, licença de fornecedor ou imposto de privilégio de transação) e preencha o formulário. Pague todas as tarifas de cadastro estadual exigidas no checkout.

Etapa 6: Aguarde sua licença ou certificado de revenda

Os tempos de processamento variam de aprovação instantânea a algumas semanas. Após a aprovação, o estado emitirá o seu número de ID fiscal de imposto sobre vendas e a licença oficial. Alguns estados exigem que você exiba fisicamente essa licença nos seus locais de varejo.

Etapa 7: Configure a conformidade fiscal contínua

Atualize o seu checkout ou sistema de ponto de venda com o seu novo ID fiscal para começar a recolher impostos. O estado atribuirá uma frequência de declaração (geralmente mensal, trimestral ou anual). Daqui em diante, você deve enviar as declarações dentro do prazo, mesmo em períodos com zero vendas.

Uma opção para simplificar esse processo é deixar a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais nos EUA. Assim, você aproveita um processo simplificado que preenche os detalhes da inscrição automaticamente, poupando seu tempo e garantindo a conformidade com os regulamentos locais.

Se você atendeu ao requisito de cadastro fiscal em um estado, mas não se cadastrou, existem algumas opções. Caso já tenham se passado meses desde que você excedeu o requisito de cadastro fiscal, consulte especialistas em imposto sobre vendas para determinar o melhor caminho para a sua empresa. A maioria dos estados tem um programa de divulgação voluntária para ajudar os vendedores a resolver obrigações de imposto sobre vendas, e você pode estar qualificado para participar de um programa de anistia estadual para entrar em conformidade. Não comece a recolher impostos até que você tenha feito o cadastro adequado na autoridade fiscal local ou estadual.

O que acontece após o cadastro?

Assim que o departamento da receita estadual aprovar sua inscrição e emitir sua licença de imposto sobre vendas, você deverá começar a cumprir imediatamente as regulamentações fiscais locais.

Isso inclui recolher o imposto sobre vendas na sua plataforma de e-commerce, software de faturamento ou sistema de ponto de venda. Você também precisará repassar os impostos sobre vendas para o estado na sua frequência de declaração atribuída (mensalmente, trimestralmente ou anualmente). 

Embora muitas licenças sejam válidas por tempo indeterminado, alguns estados exigem renovações anuais ou bienais.

O que acontece se você não se cadastrar para uma licença de imposto sobre vendas?

Deixar de se cadastrar para uma licença quando você tem nexo, ou recolher impostos sem ela, acarreta graves consequências financeiras e jurídicas:

• Pagamento de impostos atrasados do próprio bolso: se você não se cadastrar e não recolher o imposto sobre vendas dos compradores, o estado ainda considerará você responsável. Durante uma auditoria, você será forçado a pagar impostos históricos não recolhidos usando a sua própria receita.

• Penalidades e juros agressivos: os estados cobram altas penalidades por não conformidade. Operar sem uma licença pode gerar penalidades de até 50% dos impostos devidos, além de juros diários acumulados sobre pagamentos atrasados.

• Consequências jurídicas por recolhimento não autorizado: recolher imposto sobre vendas de clientes sem uma licença válida é ilegal. As autoridades fiscais veem isso como fraude, o que pode resultar em acusações de contravenção, multas significativas ou processo criminal.

• Interrupção dos negócios: os departamentos de receita podem revogar suas licenças gerais de negócios, colocar penhoras sobre seus ativos ou forçar legalmente você a encerrar as operações até que suas obrigações fiscais sejam resolvidas.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e alerta quando você excede um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações na Stripe. Ele também pode fazer o cadastro para recolher impostos em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar declarações globais por meio de parceiros de confiança. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente o imposto sobre vendas, IVA e GST em:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique as declarações: O Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Para declarações globais, o Stripe Tax se integra perfeitamente com parceiros de declaração, para que suas declarações globais sejam precisas e pontuais. Deixe nossos parceiros gerenciarem suas declarações para que você possa se concentrar em expandir sua empresa. 

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Perguntas frequentes sobre o cadastro da licença do imposto sobre vendas