ใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายคือเอกสารที่ใช้เพื่อตรวจสอบว่าการซื้อมีคุณสมบัติได้รับการยกเว้นภาษีการขายภายใต้ข้อบังคับของรัฐหรือไม่ ใบรับรองเหล่านี้เป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการจากลูกค้าที่ส่งไปยังผู้ขายว่าธุรกรรมไม่ต้องเสียภาษีการขายเนื่องจากเงื่อนไขที่มีคุณสมบัติบางประการ ซึ่งอาจรวมถึงลักษณะของผู้ซื้อหรือวัตถุประสงค์ในการใช้สินค้าที่ซื้อ

สําหรับผู้ขาย การยอมรับใบรับรองการยกเว้นที่กรอกอย่างถูกต้องหมายความว่าผู้ขายได้รับการปกป้องจากความรับผิดในการเรียกเก็บภาษีการขายจากธุรกรรมนั้น ในระหว่างการตรวจสอบ ผู้ขายสามารถแสดงใบรับรองเหล่านี้เป็นหลักฐานเพื่อพิสูจน์ว่าไม่เรียกเก็บภาษีการขาย ลูกค้าและผู้ขายต้องปฏิบัติตามแนวทางเฉพาะรัฐที่เข้มงวดเกี่ยวกับการออก การยอมรับ และการจัดเก็บใบรับรองเหล่านี้ และการใช้ใบรับรองอย่างไม่ถูกต้องหรือการอ้างสิทธิ์ที่เป็นการฉ้อโกงที่เกี่ยวข้องกับใบรับรองการยกเว้นอาจส่งผลให้ถูกลงโทษ

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องมีใบรับรองการยกเว้นและวิธีการทํางานของแต่ละรัฐ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดคุณจึงต้องมีใบรับรองการยกเว้น
  
• รัฐมีมุมมองเกี่ยวกับยอดขายที่ได้รับการยกเว้นแตกต่างกันอย่างไร
  
• การเลือกใบรับรองการยกเว้นที่เหมาะสม
  
• หนังสือรับรองการยกเว้นภาษีขายแบบสมบูรณ์มีอะไรบ้าง
  
• ใครสามารถใช้ใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายได้บ้าง
  
• ใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายแยกตามรัฐ
  

เหตุใดคุณจึงต้องมีใบรับรองการยกเว้น

ธุรกิจต่างๆ ต้องมีใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการแบบปลอดภาษี ซึ่งโดยปกติแล้วจะต้องเสียภาษีการขาย ใบรับรองเหล่านี้ออกโดยหน่วยงานภาษีของรัฐหรือท้องถิ่น และใช้เป็นหลักฐานว่าผู้ซื้อได้รับการยกเว้นภาษีการขายสําหรับสินค้าหรือธุรกรรมบางรายการ

ต่อไปนี้คือเหตุผลที่ธุรกิจอาจต้องมีใบรับรองการยกเว้นภาษีการขาย

• เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายภาษีการขายสําหรับการซื้อที่ได้รับการยกเว้น: โดยทั่วไปแล้วจะได้รับใบรับรองการยกเว้นเพื่อหลีกเลี่ยงการชําระภาษีการขายเมื่อทําการซื้อที่จะใช้สําหรับการขายต่อ การผลิต หรือวัตถุประสงค์อื่นๆ ที่ได้รับการยกเว้น

• เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายภาษี ในหลายเขตอํานาจศาล ธุรกิจต่างๆ จําเป็นต้องเรียกเก็บภาษีการขายจากลูกค้า เว้นแต่ลูกค้าจะแสดงใบรับรองการยกเว้นที่ถูกต้อง หากธุรกิจไม่เรียกเก็บภาษีการขายเมื่อจําเป็น ธุรกิจอาจต้องรับผิดต่อภาษีที่ยังไม่ได้ชําระ บวกกับค่าปรับและดอกเบี้ย

• เพื่ออํานวยความสะดวกในการทําธุรกรรมทางธุรกิจ ใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายทําให้กระบวนการซื้อง่ายขึ้น ด้วยการระบุผู้ซื้อที่ได้รับการยกเว้นจากผู้ขายอย่างชัดเจน วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าและข้อโต้แย้งเกี่ยวกับการจัดเก็บภาษีการขาย

• เพื่อให้มีสิทธิ์ได้รับการยกเว้นเฉพาะลูกค้า: ธุรกิจและองค์กรประเภทต่างๆ อาจมีสิทธิ์ได้รับการยกเว้นภาษีการขายที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น องค์กรไม่แสวงผลกําไร หน่วยงานราชการ และธุรกิจบางประเภทอาจได้รับการยกเว้นภาษีการขายสําหรับการซื้อบางรายการ

รัฐมีมุมมองเกี่ยวกับยอดขายที่ได้รับการยกเว้นแตกต่างกันอย่างไร

รัฐต่างๆ ทั่วสหรัฐอเมริกามีกฎระเบียบและมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าเป็นการขายที่ได้รับการยกเว้น ความแตกต่างเหล่านี้เกิดจากการให้ความสําคัญทางเศรษฐกิจและนโยบายการคลังของแต่ละรัฐ ต่อไปนี้คือความแตกต่างของนโยบายภาษีการขายในรัฐต่างๆ

• ประเภทการยกเว้น: บางรัฐมีข้อยกเว้น แต่บางรัฐไม่มีข้อยกเว้น ตัวอย่างเช่น แม้ว่ารัฐส่วนใหญ่จะได้รับการยกเว้นการซื้อที่ดําเนินการโดยองค์กรไม่แสวงผลกําไรและหน่วยงานของรัฐ แต่ประเภทองค์กรไม่แสวงผลกําไรที่มีคุณสมบัติ (เช่น ศาสนากับสถาบันการศึกษา) จะแตกต่างกันไป และแม้ว่ารัฐส่วนใหญ่จะยกเว้นสินค้าบางรายการ เช่น สินค้าอุปโภคบริโภคและยาที่จําหน่ายตามใบสั่งแพทย์ แต่รัฐอื่นๆ ก็เก็บภาษีสินค้าเหล่านี้

• การยกเว้นตามการใช้งาน: รัฐมีข้อยกเว้นที่แตกต่างกันตามวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ สินค้าที่ใช้ในการผลิตหรือในการผลิตสินค้าอื่นๆ อาจได้รับการยกเว้นในรัฐหนึ่งแต่ต้องเสียภาษีในอีกรัฐหนึ่ง เกณฑ์การนิยาม "การใช้งาน" อาจมีความเฉพาะเจาะจงและแตกต่างกันออกไป ทําให้ธุรกิจต้องจัดทําเอกสารวัตถุประสงค์การใช้งานอย่างละเอียดเพื่อให้มีคุณสมบัติสําหรับการยกเว้น

• การยกเว้นสําหรับการขายต่อ: รัฐส่วนใหญ่ที่มีภาษีการขายจะมีการยกเว้นการขายต่อสำหรับสินค้าที่ซื้อมาเพื่อจุดประสงค์ในการขายต่อโดยผู้ซื้อ แต่ข้อกําหนดในการพิสูจน์เจตนาที่จะขายต่ออาจแตกต่างกันออกไป ซึ่งส่งผลต่อวิธีที่ธุรกิจบันทึกและรายงานธุรกรรมเหล่านี้

• การยกเว้นสําหรับการขายเป็นครั้งคราวหรือแบบไม่เป็นทางการ: รัฐบางแห่งให้การยกเว้นสำหรับการขายที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราวหรือไม่เป็นทางการและไม่ได้เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินธุรกิจตามปกติ เช่น ธุรกิจที่ขายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานเก่า การยกเว้นเหล่านี้ไม่ได้มีผลเท่ากันในทุกรัฐ และคําจํากัดความของสิ่งที่เข้าข่ายเป็น "เป็นครั้งคราว" หรือ "ไม่เป็นทางการ" อาจขึ้นอยู่กับการตีความ

ขั้นตอนการสมัคร การรักษา และการใช้ใบรับรองการยกเว้นอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ บางรัฐกําหนดให้ต่ออายุใบรับรองการยกเว้นเป็นระยะ ในขณะที่บางรัฐยอมรับอย่างไม่มีกําหนด เว้นแต่จะมีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานหรือสถานะของผู้ถือใบรับรอง ความเข้มงวดที่ธุรกิจต้องใช้ในการจัดทำเอกสารเพื่อยืนยันคุณสมบัติสำหรับการยกเว้นและจัดทำบันทึกอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ซึ่งทำให้เกิดต้นทุนและความพยายามในการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่แตกต่างกัน

การเลือกใบรับรองการยกเว้นที่เหมาะสม

ต่อไปนี้คือคู่มือสําหรับการเลือกใบรับรองการยกเว้นที่ถูกต้อง

• ทําความเข้าใจข้อกําหนดของรัฐ: เนื่องจากแต่ละรัฐมีกฎหมายภาษีและประเภทของใบรับรองการยกเว้นของตนเอง ขั้นตอนแรกคือการทําความเข้าใจข้อกําหนดของรัฐที่จําหน่ายหรือใช้สินค้านั้นอย่างละเอียด ซึ่งรวมถึงการระบุประเภทการขายที่ได้รับการยกเว้นและใบรับรองที่เกี่ยวข้องที่หน่วยงานภาษีของรัฐต้องการ

• กําหนดประเภทของการยกเว้น: การยกเว้นอาจแตกต่างกันไปตามลักษณะของผู้ซื้อ (เช่น องค์กรไม่แสวงผลกําไร หน่วยงานราชการ) การใช้งานสินค้าที่ซื้อ (เช่น การขายต่อ การผลิต การใช้งานทางการเกษตร) หรือประเภทของผลิตภัณฑ์ (เช่น อาหาร เวชภัณฑ์) ธุรกิจจะต้องระบุพื้นฐานของการอ้างสิทธิ์ยกเว้นและเลือกใบรับรองที่ตรงกับเกณฑ์นี้

• ใช้แบบฟอร์มที่ถูกต้อง: แต่ละรัฐมีแบบฟอร์มใบรับรองการยกเว้นเป็นของตัวเอง ธุรกิจจะต้องใช้แบบฟอร์มที่ถูกต้องซึ่งหน่วยงานด้านภาษีของรัฐกําหนด เพื่อให้แน่ใจว่าระบบรับรู้การยกเว้นดังกล่าว หาแบบฟอร์มเหล่านี้ได้บนเว็บไซต์ของรัฐบาลหรือหน่วยงานภาษีของรัฐ

• ระบุข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้อง: ในการกรอกใบรับรองการยกเว้น ธุรกิจจะต้องให้ข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดอย่างถูกต้อง ข้อมูลนี้รวมถึงชื่อธุรกิจ ที่อยู่ ประเภทธุรกิจ เหตุผลในการยกเว้น และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีที่ถูกต้อง ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องอาจทําให้คําขอยกเว้นถูกปฏิเสธได้

• เก็บข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ: ธุรกิจควรเก็บบันทึกใบรับรองการยกเว้นทั้งหมดที่ออกและยอมรับให้เป็นปัจจุบัน บันทึกเหล่านี้ควรเข้าถึงได้ง่ายเพื่อการตรวจสอบ เพื่อพิสูจน์ว่าข้อยกเว้นนั้นถูกต้องและมีการบันทึกไว้อย่างถูกต้องในขณะที่ทําธุรกรรม

• การตรวจสอบและการต่ออายุเป็นประจํา: บางรัฐกําหนดให้ต่ออายุใบรับรองการยกเว้นเป็นระยะๆ ธุรกิจควรติดตามวันหมดอายุของใบรับรองและต่ออายุตามความจําเป็นเพื่อรักษาไว้ซึ่งความถูกต้อง

หนังสือรับรองการยกเว้นภาษีการขายแบบสมบูรณ์มีอะไรบ้าง

หนังสือรับรองการยกเว้นภาษีขายแบบสมบูรณ์จะต้องเป็นไปตามเกณฑ์บางประการจึงจะถูกต้องและมีประสิทธิภาพสําหรับใช้ในการยกเว้นภาษีการขายของผู้ซื้อ ต่อไปนี้คือใบรับรองที่สมบูรณ์

• ข้อมูลที่สมบูรณ์: หนังสือรับรองจะต้องมีข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดที่ไม่มีการละเว้น รวมถึงวันที่ออก ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย ประเภทธุรกิจ หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) คําอธิบายสินค้าหรือบริการที่ซื้อ และเหตุผลในการยกเว้น

• แบบฟอร์มที่ถูกต้อง: เอกสารจะต้องเป็นรูปแบบที่ถูกต้องตามที่กําหนดโดยหน่วยงานภาษีของรัฐที่เกี่ยวข้อง รัฐต่างๆ สามารถมีแบบฟอร์มที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของการอ้างสิทธิ์การยกเว้น

• ลายเซ็นและการประกาศ: ใบรับรองที่ถูกต้องโดยทั่วไปจะต้องมีลายเซ็นของผู้ซื้อหรือตัวแทนที่ได้รับอนุญาต โดยการลงนามพวกเขารับรองว่าข้อมูลบนใบรับรองนั้นถูกต้อง และสินค้าที่ซื้อมีคุณสมบัติได้รับการยกเว้นภายใต้บทลงโทษของการเบิกความเท็จ

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดเฉพาะรัฐ: บางรัฐอาจมีข้อกําหนดเพิ่มเติม เช่น การประกาศเฉพาะ หมายเลขจดทะเบียน หรือการอนุมัติล่วงหน้าจากหน่วยงานภาษีก่อนที่จะถือว่าใบรับรองนั้นถูกต้อง

ใครสามารถใช้ใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายได้บ้าง

ธุรกิจที่มีคุณสมบัติตามระเบียบข้อบังคับเฉพาะรัฐจะใช้ใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายโดยไม่ต้องจ่ายภาษีการขาย ณ จุดขาย นี่คือผู้ที่มักใช้และวิธีใช้งาน

• ตัวแทนจําหน่าย: ธุรกิจเหล่านี้ได้รับการยกเว้นภาษีการขายสําหรับสินค้าที่ซื้อเพื่อขายต่อ การยกเว้นนี้จะช่วยป้องกันสถานการณ์ภาษีต่อภาษี เนื่องจากลูกค้าขั้นสุดท้ายจะจ่ายภาษีการขายเมื่อซื้อ ผู้ค้าปลีกจะต้องจัดเตรียมใบรับรองการยกเว้นล่วงหน้าเพื่อไม่ให้ถูกเรียกเก็บภาษีขายจากซัพพลายเออร์

• ผู้ผลิต: ธุรกิจการผลิตสามารถใช้ใบรับรองเหล่านี้เพื่อซื้อวัตถุดิบหรือเครื่องจักรที่เกี่ยวข้องโดยตรงในกระบวนการผลิต เนื่องจากผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายจะต้องเสียภาษีขาย การเก็บภาษีจากปัจจัยการผลิตจึงถือเป็นการเก็บภาษีซ้ำซ้อน ข้อยกเว้นเหล่านี้ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้สินค้าในการผลิต

• องค์กรไม่แสวงผลกําไร: นิติบุคคล เช่น องค์กรการกุศล องค์กรทางศาสนา และสถาบันการศึกษามักจะมีสิทธิ์ได้รับการยกเว้นภาษีการขาย กลุ่มเหล่านี้ต้องพิสูจน์สถานะการเป็นองค์กรไม่แสวงผลกําไรและการซื้อของพวกเขาเกี่ยวข้องโดยตรงกับวัตถุประสงค์ที่ได้รับการยกเว้นภาษี เช่น สื่อการเรียนรู้สําหรับโรงเรียน

• หน่วยงานของรัฐบาล: รัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่นใช้ใบรับรองการยกเว้นสําหรับการซื้อที่ทําขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่บริการสาธารณะ วิธีนี้จะอํานวยความสะดวกในการใช้เงินทุนสาธารณะอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยลดค่าใช้จ่ายทางภาษีที่ไม่จําเป็น

• ผู้ผลิตสินค้าเกษตร: เกษตรกรและเจ้าของฟาร์มมีสิทธิ์ได้รับการยกเว้นสําหรับการซื้อที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตสินค้าเกษตร เช่น อาหารสัตว์หรืออุปกรณ์การเกษตร ซึ่งสนับสนุนภาคเกษตรโดยการลดต้นทุนการดําเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการผลิตอาหาร

• นักการทูตต่างประเทศและองค์กรระหว่างประเทศ: นักการทูตและองค์กรระหว่างประเทศอาจมีสิทธิ์ได้รับการยกเว้นตามข้อตกลงทางการทูตที่อํานวยความสะดวกด้านความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ ผู้ซื้อที่มีสิทธิ์จะต้องแสดงใบรับรองที่ได้รับการยอมรับภายใต้สนธิสัญญาระหว่างประเทศหรือนโยบายของสหรัฐอเมริกา

• สถานพยาบาล: ในบางเขตอํานาจศาล ผู้ให้บริการทางการแพทย์สามารถซื้อเวชภัณฑ์และอุปกรณ์ทางการแพทย์ได้โดยไม่ต้องเสียภาษีหากใช้โดยตรงในการดูแลผู้ป่วย

• ผู้รับเหมา: ผู้รับเหมาที่ทํางานโดยตรงให้กับนิติบุคคลที่ได้รับการยกเว้นภาษี เช่น รัฐบาลหรือองค์กรไม่แสวงผลกําไรสามารถซื้อวัสดุสําหรับโครงการเฉพาะได้โดยไม่ต้องเสียภาษี หากโครงการเหล่านั้นอยู่ภายใต้สถานะการยกเว้นภาษีของนิติบุคคล

ใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายแยกตามรัฐ

ด้านล่างนี้เป็นรายการสรุปข้อกำหนดเกี่ยวกับใบรับรองการยกเว้นภาษีการขายสำหรับทั้ง 45 รัฐที่จัดเก็บภาษีการขายทั่วทั้งรัฐ รายการนี้ไม่รวมรัฐอะแลสกา เดลาแวร์ มอนแทนา นิวแฮมป์เชียร์ และโอเรกอน ซึ่งทั้งหมดนี้ไม่ได้เรียกเก็บภาษีการขายระดับรัฐ