Bescheinigungen über die Befreiung von der Verkaufssteuer sind Dokumente, mit denen bestätigt werden kann, dass ein Kauf gemäß den staatlichen Vorschriften für eine Befreiung von der Verkaufssteuer qualifiziert ist. Diese Bescheinigungen dienen als offizieller Nachweis der Kundin/des Kunden gegenüber der/dem Verkäufer/in, dass die Transaktion nicht der Verkaufssteuer unterliegt, und zwar aufgrund bestimmter qualifizierender Voraussetzungen, zu denen die Art der Käuferin/des Käufers oder der Verwendungszweck der gekauften Waren gehören können.

Für Verkäufer/innen bedeutet die Annahme einer korrekt ausgefüllten Freistellungsbescheinigung, dass sie von der Verpflichtung zum Erheben von Verkaufssteuer auf diese Transaktion befreit sind. Bei Betriebsprüfungen können Verkäufer/innen diese Bescheinigungen als Nachweis dafür vorlegen, dass sie keine Verkaufssteuer erheben. Der Kunde/die Kundin und der/die Verkäufer/in müssen sich an strenge bundesstaatliche Richtlinien bezüglich der Ausstellung, Annahme und Aufbewahrung dieser Zertifikate halten. Falsche Verwendung oder betrügerische Behauptungen im Zusammenhang mit Freistellungsbescheinigungen können zu Strafen führen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, warum Sie Freistellungsbescheinigungen benötigen und wie sie von Bundesstaat zu Bundesstaat funktionieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum benötigen Sie Freistellungsbescheinigungen?
  
• Wie Bundesstaaten steuerbefreite Verkäufe unterschiedlich betrachten
  
• Wahl der richtigen Freistellungsbescheinigung
  
• Was zählt als vollständige Verkaufssteuerbefreiungsbescheinigung?
  
• Wer kann Verkaufssteuerbefreiungsbescheinigungen verwenden?
  
• Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufssteuer nach Bundesstaat
  

Wozu benötigen Sie Freistellungsbescheinigungen?

Unternehmen benötigen Bescheinigungen über die Befreiung von der Verkaufssteuer, um Waren oder Dienstleistungen steuerfrei einzukaufen, die normalerweise der Verkaufssteuer unterliegen. Diese Bescheinigungen werden von staatlichen oder lokalen Steuerbehörden ausgestellt und dienen als Nachweis, dass Käufer/innen von der Zahlung der Verkaufssteuer auf bestimmte Artikel oder Transaktionen befreit sind.

Hier sind die Gründe, warum Unternehmen eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufssteuer benötigen:

• So vermeiden Sie die Zahlung von Verkaufssteuer auf steuerbefreite Einkäufe: Freistellungsbescheinigungen werden in der Regel ausgestellt, um die Zahlung von Verkaufssteuern bei Käufen zu vermeiden, die für den Weiterverkauf, die Herstellung oder andere steuerbefreite Zwecke verwendet werden.

• Einhaltung von Steuergesetzen: In vielen Zuständigkeitsbereichen sind Unternehmen verpflichtet, Verkaufssteuer von ihren Kundinnen und Kunden zu erheben, es sei denn, diese legen eine gültige Freistellungsbescheinigung vor. Wenn ein Unternehmen die Verkaufssteuer nicht ordnungsgemäß erhebt, muss es möglicherweise die unbezahlten Steuern zuzüglich Strafen und Zinsen zahlen.

• Zur Erleichterung von Geschäftstransaktionen: Freistellungsbescheinigungen für die Verkaufssteuer vereinfachen den Kaufprozess, indem sie von der Steuer befreite Käufer/innen gegenüber Verkäufer/innen eindeutig identifizieren. Dies hilft, Verzögerungen und Zahlungsanfechtungen bei der Erhebung der Verkaufssteuer zu vermeiden.

• So können Sie kundenspezifische Ausnahmen in Anspruch nehmen: Verschiedene Arten von Unternehmen und Organisationen können für verschiedene Ausnahmen von der Verkaufssteuer in Frage kommen. Beispielsweise können gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden und bestimmte Arten von Unternehmen von der Zahlung der Verkaufssteuer auf bestimmte Einkäufe befreit sein.

Wie Staaten steuerbefreite Verkäufe unterschiedlich sehen

Die US-Bundesstaaten haben unterschiedliche Vorschriften und Auffassungen darüber, was als steuerbefreiter Verkauf gilt. Diese Unterschiede ergeben sich aus den wirtschaftlichen Prioritäten und der Finanzpolitik der einzelnen Staaten. Hier erfahren Sie, wie sich die Bundesstaaten in ihrer Verkaufssteuerpolitik unterscheiden:

• Arten von Ausnahmen: Einige Staaten bieten Ausnahmen an, die andere nicht gewähren. Obwohl beispielsweise die meisten Bundesstaaten Käufe von gemeinnützigen Organisationen und Regierungsbehörden ausnehmen, variieren die Arten von gemeinnützigen Organisationen, die sich qualifizieren (z. B. religiöse vs. Bildungseinrichtungen). Und obwohl die meisten Bundesstaaten bestimmte Waren wie Lebensmittel und verschreibungspflichtige Medikamente von der Steuer befreien, besteuern andere Staaten diese Artikel.

• Nutzungsbasierte Ausnahmen: Die Bundesstaaten haben unterschiedliche Ausnahmen, je nachdem, wie ein Artikel verwendet wird. Gegenstände, die bei der Herstellung oder bei der Herstellung anderer Waren verwendet werden, können beispielsweise in einem Bundesstaat steuerbefreit, in einem anderen jedoch steuerpflichtig sein. Die Kriterien zur Definition des Begriffs „Verwendung“ können sehr spezifisch und unterschiedlich sein, so dass Unternehmen den Verwendungszweck sorgfältig dokumentieren müssen, um sich für Ausnahmen zu qualifizieren.

• Ausnahmen für den Wiederverkauf: Die meisten Staaten mit einer Verkaufssteuer bieten eine Ausnahme beim Wiederverkauf von Artikeln an, die gekauft werden, um von der Käuferin oder vom Käufer erneut verkauft zu werden. Die Anforderungen an den Nachweis der Weiterverkaufsabsicht können jedoch unterschiedlich sein, was sich darauf auswirkt, wie Unternehmen diese Transaktionen dokumentieren und melden.

• Ausnahmen für gelegentliche oder seltene Verkäufe: Einige Staaten sehen Ausnahmen für gelegentliche oder seltene Verkäufe vor, die nicht im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit erfolgen, z. B. wenn ein Unternehmen seine alten Büromöbel verkauft. Diese Ausnahmen werden nicht in allen Bundesstaaten einheitlich angewendet, und die Definitionen dessen, was als „gelegentlich“ oder „gelegentlich“ gilt, können Auslegungen unterliegen.

Das Verfahren zur Beantragung, Aufrechterhaltung und Verwendung von Freistellungsbescheinigungen kann sich ebenfalls von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden. Einige Staaten verlangen eine regelmäßige Erneuerung von Freistellungsbescheinigungen, während andere sie auf unbestimmte Zeit akzeptieren, es sei denn, es gibt eine Änderung der Verwendung oder des Status der Inhaberin oder des Inhabers. Die Strenge, mit der Unternehmen ihre Qualifikationen für Ausnahmen dokumentieren und Aufzeichnungen führen müssen, kann ebenfalls von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren, was zu unterschiedlichen Kosten und Bemühungen für die Einhaltung der Vorschriften führt.

Wahl der richtigen Freistellungsbescheinigung

Hier finden Sie einen Leitfaden für die Auswahl der richtigen Freistellungsbescheinigung:

• Machen Sie sich mit den Anforderungen der Bundesstaaten vertraut: Da jeder Bundesstaat seine eigenen Steuergesetze und Arten von Freistellungsbescheinigungen hat, besteht der erste Schritt darin, die Anforderungen des Bundesstaates, in dem die Waren verkauft oder verwendet werden, genau zu kennen. Dazu gehört die Identifizierung der Arten von Verkäufen, die steuerbefreit sind, und die entsprechenden Bescheinigungen, die von der Steuerbehörde des Bundesstaates verlangt werden.

• Bestimmen Sie die Art der Befreiung: Ausnahmen können je nach Käuferart (z. B. gemeinnützige Einrichtung, Regierungsbehörde), Verwendung des gekauften Artikels (z. B. Wiederverkauf, Herstellung, landwirtschaftliche Nutzung) oder Art des Produkts (z. B. Lebensmittel, medizinische Artikel) variieren. Unternehmen müssen die Grundlage für ihren Befreiungsanspruch ermitteln und die entsprechende Bescheinigung auswählen.

• Verwenden Sie korrekte Formulare: Jeder Staat hat seine eigenen Formulare für Freistellungsbescheinigungen. Für Unternehmen ist es wichtig, das korrekte Formular der Steuerbehörde des Bundesstaates zu verwenden, um zu gewährleisten, dass die Befreiung anerkannt wird. Diese Formulare finden Sie in der Regel auf den Websites der Landesregierung oder der Steuerbehörden.

• Vollständige und genaue Angaben: Beim Ausfüllen einer Freistellungsbescheinigung müssen Unternehmen alle erforderlichen Informationen korrekt angeben. Dazu gehören der Name, die Adresse, die Art des Unternehmens, der Grund für die Steuerbefreiung und eine gültige Steueridentifikationsnummer. Unvollständige oder falsche Angaben können zur Ablehnung des Befreiungsantrags führen.

• Halten Sie Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand: Unternehmen sollten Aufzeichnungen über alle von ihnen ausgestellten und akzeptierten Freistellungsbescheinigungen führen. Diese Aufzeichnungen sollten für Audits und Überprüfungen leicht zugänglich sein, um nachzuweisen, dass die Ausnahmen zum Zeitpunkt der Transaktion gültig und ordnungsgemäß dokumentiert waren.

• Regelmäßige Überprüfung und Erneuerung: Einige Staaten verlangen, dass Freistellungsbescheinigungen regelmäßig erneuert werden. Unternehmen sollten die Ablaufdaten ihrer Zertifikate im Auge behalten und sie bei Bedarf erneuern, um ihre Gültigkeit zu erhalten.

Was zählt als vollständige Verkaufssteuerbefreiungsbescheinigung?

Eine vollständige Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufssteuer muss bestimmte Kriterien erfüllen, damit sie für die Befreiung eines Käufers/einer Käuferin von der Verkaufssteuer gültig und effektiv ist. Folgendes macht in der Regel ein vollständiges Zertifikat aus:

• Vollständige Informationen: Die Bescheinigung muss lückenlos alle erforderlichen Informationen enthalten, einschließlich Ausstellungsdatum, Name und Adresse des Käufers/der Käuferin, Name und Adresse des Verkäufers/der Verkäuferin, Art des Unternehmens, Steuerzahleridentifikationsnummer (TIN), Beschreibung der gekauften Waren oder Dienstleistungen und Grund für die Steuerbefreiung.

• Korrekte Form: Das Dokument muss in der korrekten Form sein, wie von der zuständigen staatlichen Steuerbehörde vorgeschrieben. Verschiedene Bundesstaaten können unterschiedliche Formulare haben, je nachdem, welche Art von Befreiung beansprucht wird.

• Unterschrift und Erklärung: Ein gültiges Zertifikat erfordert in der Regel die Unterschrift des Käufers/der Käuferin oder eines bevollmächtigten Vertreters/einer bevollmächtigten Vertreterin. Mit ihrer Unterschrift erklären sie, dass die Angaben auf der Bescheinigung korrekt sind und dass die gekauften Waren für die eidesstattliche Befreiung in Frage kommen.

• Einhaltung bundesstaatlicher Besonderheiten: In einigen Staaten gelten möglicherweise zusätzliche Anforderungen wie bestimmte Erklärungen, Registrierungsnummern oder Vorabgenehmigungen durch die Steuerbehörden, bevor eine Bescheinigung als gültig gilt.

Wer kann Verkaufssteuerbefreiungsbescheinigungen verwenden?

Bescheinigungen über die Befreiung von der Verkaufssteuer werden von Unternehmen verwendet, die sich nach bundesstaatsspezifischen Vorschriften für den Kauf von Waren qualifizieren, ohne an der Verkaufsstelle Verkaufssteuer zu zahlen. Hier erfahren Sie, wer sie üblicherweise verwendet und wie:

• Wiederverkäufer: Diese Unternehmen müssen keine Verkaufssteuer auf Waren zahlen, die sie für den Weiterverkauf kaufen. Die Steuerbefreiung verhindert eine Steuer-gegen-Steuer-Situation, da nur der Endkunde beim Kauf Verkaufssteuern zahlt. Wiederverkäufer müssen ihre Freistellungsbescheinigung proaktiv vorlegen, damit ihnen von den Lieferanten keine Verkaufssteuer berechnet wird.

• Hersteller: Fertigungsbetriebe können diese Zertifikate für den Kauf von Rohstoffen oder Maschinen verwenden, die direkt am Produktionsprozess beteiligt sind. Da auf das Endprodukt Verkaufssteuer erhoben wird, würde die Besteuerung der Vorleistungen eine Doppelbesteuerung darstellen. Diese Ausnahmen sind streng reguliert, um sicherzustellen, dass die Artikel in der Fertigung verwendet werden.

• Gemeinnützige Organisationen: Einrichtungen wie Wohltätigkeitsorganisationen, religiöse Organisationen und Bildungseinrichtungen sind häufig von der Verkaufssteuer befreit. Diese Gruppen müssen nachweisen, dass sie gemeinnützig sind und dass ihre Käufe in direktem Zusammenhang mit ihren steuerbefreiten Zwecken stehen, wie z. B. Unterrichtsmaterialien für eine Schule.

• Regierungsstellen: Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden verwenden Freistellungsbescheinigungen für Käufe, die im Rahmen ihrer öffentlichen Aufgaben getätigt werden. Dies ermöglicht eine effizientere Nutzung öffentlicher Mittel, da unnötige Steuerausgaben vermieden werden.

• Landwirtschaftliche Erzeuger: Landwirte und Viehzüchter können Steuerbefreiungen für Käufe geltend machen, die in direktem Zusammenhang mit der Erzeugung landwirtschaftlicher Produkte stehen, wie z. B. Viehfutter oder landwirtschaftliche Ausrüstung. Dies unterstützt den Agrarsektor, indem es die mit der Lebensmittelproduktion verbundenen Betriebskosten senkt.

• Ausländische Diplomaten und internationale Organisationen: Diplomaten und internationale Organisationen können aufgrund diplomatischer Vereinbarungen, die der Erleichterung internationaler Beziehungen dienen, für Ausnahmen in Frage kommen. Berechtigte Käufer müssen Zertifikate vorlegen, die gemäß internationalen Verträgen oder US-Richtlinien anerkannt sind.

• Einrichtungen des Gesundheitswesens: In einigen Zuständigkeitsbereichen können Gesundheitsdienstleister medizinische Verbrauchsmaterialien und Geräte steuerfrei erwerben, wenn sie direkt in der Patientenversorgung verwendet werden.

• Auftragnehmer/innen: Auftragnehmer/innen, die direkt für steuerbefreite Einrichtungen wie Regierungen oder gemeinnützige Organisationen arbeiten, können Materialien für bestimmte Projekte steuerfrei erwerben, sofern diese Projekte unter den steuerbefreiten Status fallen.

Bescheinigung über Befreiung von der Verkaufssteuer nach Bundesstaat

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die Anforderungen an Verkaufssteuer-Befreiungsbescheinigungen für alle 45 Bundesstaaten, die eine Verkaufssteuer erheben. Diese Liste schließt Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon aus, die alle keine bundesstaatsweite Verkaufssteuer erheben.