Certificaten van vrijstelling van omzetbelasting zijn documenten die worden gebruikt om te valideren dat een aankoop in aanmerking komt voor een vrijstelling van omzetbelasting volgens staatsvoorschriften. Deze certificaten dienen als officieel bewijs van de klant aan de verkoper dat de transactie niet aan omzetbelasting is onderworpen vanwege bepaalde kwalificerende voorwaarden, waaronder de aard van de koper of het beoogde gebruik van de gekochte goederen.

Voor verkopers betekent het accepteren van een correct ingevuld vrijstellingscertificaat dat ze worden beschermd tegen de aansprakelijkheid om omzetbelasting over die transactie te innen. Tijdens audits kunnen verkopers deze certificaten overleggen als bewijs om te rechtvaardigen dat er geen omzetbelasting in rekening wordt gebracht. De klant en de verkoper moeten zich houden aan strenge staatsspecifieke richtlijnen met betrekking tot de uitgifte, acceptatie en opslag van deze certificaten, en onjuist gebruik of frauduleuze claims met betrekking tot vrijstellingscertificaten kunnen leiden tot boetes.

Hieronder leggen we uit waarom je vrijstellingscertificaten nodig hebt en hoe ze van staat tot staat werken.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom heb je vrijstellingscertificaten nodig?
  
• Hoe staten anders aankijken tegen vrijgestelde verkopen
  
• Het juiste vrijstellingscertificaat kiezen
  
• Wat telt als een volledig certificaat voor vrijstelling van omzetbelasting?
  
• Wie kan vrijstellingscertificaten voor omzetbelasting gebruiken?
  
• Certificaat van vrijstelling van omzetbelasting per staat
  

Waarom heb je vrijstellingscertificaten nodig?

Ondernemingen hebben vrijstellingscertificaten van omzetbelasting nodig om belastingvrije aankopen te doen van goederen of diensten die normaal gesproken aan omzetbelasting onderworpen zouden zijn. Deze certificaten worden uitgegeven door staats- of lokale belastingautoriteiten en dienen als bewijs dat de koper is vrijgesteld van het betalen van omzetbelasting op specifieke artikelen of transacties.

Hier zijn redenen waarom bedrijven vrijstellingscertificaten voor omzetbelasting nodig kunnen hebben:

• Om te voorkomen dat je omzetbelasting betaalt over vrijgestelde aankopen: Vrijstellingscertificaten worden meestal verkregen om te voorkomen dat je omzetbelasting betaalt bij aankopen die worden gebruikt voor wederverkoop, productie of andere vrijgestelde doeleinden.

• Om te voldoen aan de belastingwetgeving: In veel rechtsgebieden zijn bedrijven verplicht om omzetbelasting van hun klanten te innen, tenzij de klant een geldig vrijstellingscertificaat overlegt. Als een onderneming niet de juiste omzetbelasting int wanneer dat nodig is, kan het aansprakelijk zijn voor de onbetaalde belastingen, plus boetes en rente.

• Om zakelijke transacties te vergemakkelijken: Vrijstellingscertificaten voor omzetbelasting vereenvoudigen het aankoopproces door vrijgestelde kopers duidelijk te identificeren voor verkopers. Zo voorkom je vertragingen en geschillen over het innen van de omzetbelasting.

• Om in aanmerking te komen voor klantspecifieke vrijstellingen: Verschillende soorten bedrijven en organisaties kunnen in aanmerking komen voor verschillende vrijstellingen van omzetbelasting. Non-profitorganisaties, overheidsinstellingen en bepaalde typen bedrijven kunnen bijvoorbeeld worden vrijgesteld van het betalen van omzetbelasting op specifieke aankopen.

Hoe staten anders aankijken tegen vrijgestelde verkopen

Staten in de Verenigde Staten hebben verschillende regels en opvattingen over wat een vrijgestelde verkoop is. Deze verschillen vloeien voort uit de economische prioriteiten en het begrotingsbeleid van elke staat. Hier zijn manieren waarop staten verschillen in hun beleid voor omzetbelasting:

• Soorten vrijstellingen: Sommige staten bieden vrijstellingen die andere niet bieden. Hoewel de meeste staten bijvoorbeeld aankopen door non-profitorganisaties en overheidsinstanties vrijstellen, variëren de typen non-profitorganisaties die in aanmerking komen (bijv. religieuze versus onderwijsinstellingen). En hoewel de meeste staten bepaalde goederen, zoals boodschappen en voorgeschreven medicijnen, vrijstellen, belasten andere staten deze items.

• Vrijstellingen op basis van gebruik: Staten hebben verschillende vrijstellingen op basis van hoe een item wordt gebruikt. Artikelen die bijvoorbeeld worden gebruikt bij de vervaardiging of de productie van andere goederen, kunnen in de ene staat zijn vrijgesteld, maar in een andere belastbaar zijn. De criteria die "gebruik" definiëren, kunnen zeer specifiek zijn en sterk variëren, waardoor bedrijven het beoogde gebruik zorgvuldig moeten documenteren om in aanmerking te komen voor vrijstellingen.

• Vrijstellingen voor wederverkoop: De meeste staten met een omzetbelasting bieden een vrijstelling voor wederverkoop voor artikelen die zijn gekocht om opnieuw door de koper te worden verkocht. Maar de vereisten om de intentie om door te verkopen aan te tonen, kunnen verschillen, wat van invloed is op de manier waarop ondernemingen deze transacties documenteren en rapporteren.

• Vrijstellingen voor incidentele of incidentele verkoop: Sommige staten bieden vrijstellingen voor incidentele of informele verkopen die niet plaatsvinden in het kader van de normale bedrijfsvoering, zoals een bedrijf dat oud kantoormeubilair verkoopt. Deze vrijstellingen worden niet in alle staten op dezelfde manier toegepast en de definities van wat kwalificeert als 'incidenteel' of 'incidenteel' kunnen onderhevig zijn aan interpretatie.

Het proces van het aanvragen, onderhouden en gebruiken van vrijstellingscertificaten kan ook per staat verschillen. Sommige staten vereisen periodieke verlenging van vrijstellingscertificaten, terwijl andere ze voor onbepaalde tijd accepteren, tenzij er een wijziging is in het gebruik of de status van de certificaathouder. De striktheid waarmee bedrijven hun kwalificaties voor vrijstellingen moeten documenteren en gegevens moeten bijhouden, kan ook per staat verschillen, waardoor verschillende niveaus van nalevingskosten en -inspanningen ontstaan.

Het juiste vrijstellingscertificaat kiezen

Hier is een gids voor het kiezen van het juiste vrijstellingscertificaat:

• Begrijp de vereisten van de staat: Omdat elke staat zijn eigen belastingwetten en soorten vrijstellingscertificaten heeft, is de eerste stap een grondige kennis van de vereisten van de staat waar de goederen worden verkocht of gebruikt. Dit omvat het identificeren van welke soorten verkopen zijn vrijgesteld en de bijbehorende certificaten die vereist zijn door de belastingdienst van de staat.

• Bepaal het type vrijstelling: Vrijstellingen kunnen variëren op basis van de aard van de koper (bijv. non-profitorganisatie, overheidsinstelling), het gebruik van het gekochte artikel (bijv. wederverkoop, productie, agrarisch gebruik) of het type product (bijv. voedsel, medische benodigdheden). Ondernemingen moeten de basis van hun vrijstellingsaanvraag identificeren en het certificaat selecteren dat op deze basis aansluit.

• Gebruik de juiste formulieren: Elke staat heeft zijn eigen formulieren voor vrijstellingscertificaten. Het is belangrijk voor ondernemingen om het juiste formulier te gebruiken dat door de belastingdienst van de staat is verstrekt om ervoor te zorgen dat de vrijstelling wordt erkend. Deze formulieren zijn meestal te vinden op websites van de deelstaat, overheid of belastingdienst.

• Geef volledige en nauwkeurige informatie door: Bij het invullen van een vrijstellingscertificaat moeten bedrijven nauwkeurig alle vereiste informatie verstrekken. Dit omvat de naam, het adres, het type bedrijf, de reden voor de vrijstelling en een geldig belastingidentificatienummer. Elke onvolledige of onjuiste informatie kan leiden tot de afwijzing van de vrijstellingsaanvraag.

• Houd up-to-date gegevens: Bedrijven moeten een actuele administratie bijhouden van alle vrijstellingscertificaten die ze afgeven en accepteren. Deze gegevens moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor audits en beoordelingen om te bewijzen dat de vrijstellingen geldig en goed gedocumenteerd waren op het moment van de transactie.

• Regelmatige evaluatie en verlenging: Sommige staten vereisen dat vrijstellingscertificaten periodiek worden verlengd. Bedrijven moeten de vervaldatums van hun certificaten bijhouden en deze indien nodig vernieuwen om hun geldigheid te behouden.

Wat telt als een volledig certificaat voor vrijstelling van omzetbelasting?

Een volledig certificaat voor vrijstelling van omzetbelasting moet aan bepaalde criteria voldoen om geldig en effectief te zijn om een koper vrij te stellen van omzetbelasting. Dit is wat doorgaans een volledig certificaat is:

• Volledige informatie: Het certificaat moet alle noodzakelijke informatie bevatten zonder omissies, waaronder de datum van afgifte, de naam en het adres van de koper, de naam en het adres van de verkoper, het type bedrijf, het belastingidentificatienummer (TIN), een beschrijving van de gekochte goederen of diensten en de reden voor vrijstelling.

• Correcte vorm: Het document moet het juiste formulier hebben, zoals voorgeschreven door de relevante belastingdienst van de staat. Verschillende staten kunnen verschillende formulieren hebben, afhankelijk van het type vrijstelling dat wordt geclaimd.

• Handtekening en verklaring: Voor een geldig certificaat is doorgaans de handtekening van de koper of een gemachtigde vertegenwoordiger vereist. Door ondertekening verklaren ze dat de informatie op het certificaat juist is en dat de gekochte goederen in aanmerking komen voor de vrijstelling op straffe van meineed.

• compliance met specifieke kenmerken van de staat: Sommige staten kunnen aanvullende vereisten hebben, zoals specifieke verklaringen, registratienummers of voorafgaande goedkeuring door de belastingdienst voordat een certificaat als geldig wordt beschouwd.

Wie kan vrijstellingscertificaten voor omzetbelasting gebruiken?

Vrijstellingscertificaten voor omzetbelasting worden gebruikt door bedrijven die volgens staatsspecifieke regelgeving in aanmerking komen om goederen te kopen zonder omzetbelasting te betalen op het verkooppunt. Dit is wie ze meestal gebruikt en hoe:

• Wederverkopers: Deze bedrijven zijn vrijgesteld van het betalen van omzetbelasting op goederen die ze kopen voor wederverkoop. De vrijstelling voorkomt een belasting-op-belasting-situatie omdat de eindafnemer bij aankoop omzetbelasting betaalt. Resellers moeten hun vrijstellingscertificaat proactief verstrekken, zodat ze geen omzetbelasting in rekening worden gebracht door leveranciers.

• Fabrikanten: Productiebedrijven kunnen deze certificaten gebruiken voor de aankoop van grondstoffen of machines die direct betrokken zijn bij het productieproces. Omdat op het eindproduct omzetbelasting zal worden geheven, zou het belasten van de in een eerder stadium verrichte belasting dubbele belasting inhouden. Deze vrijstellingen zijn streng gereguleerd om ervoor te zorgen dat de artikelen bij de productie worden gebruikt.

• Non-profitorganisaties: Entiteiten zoals liefdadigheidsinstellingen, religieuze organisaties en onderwijsinstellingen komen vaak in aanmerking voor vrijstelling van omzetbelasting. Deze groepen moeten bewijzen dat ze een non-profitorganisatie zijn en dat hun aankopen rechtstreeks verband houden met hun belastingvrije doeleinden, zoals educatief materiaal voor een school.

• Overheidsinstanties: Federale, staats- en lokale overheden gebruiken vrijstellingscertificaten voor aankopen die worden gedaan als onderdeel van hun openbare dienstverleningstaken. Dit vergemakkelijkt een efficiënter gebruik van overheidsmiddelen door onnodige belastinguitgaven af te schaffen.

• Landbouwproducenten: Boeren en veeboeren komen in aanmerking voor vrijstellingen op aankopen die rechtstreeks verband houden met de productie van landbouwproducten zoals veevoer of landbouwmachines. Dit ondersteunt de landbouwsector door de operationele kosten in verband met voedselproductie te verlagen.

• Buitenlandse diplomaten en internationale organisaties: Diplomaten en internationale organisaties kunnen in aanmerking komen voor vrijstellingen op basis van diplomatieke overeenkomsten die dienen om internationale betrekkingen te vergemakkelijken. In aanmerking komende kopers moeten certificaten overleggen die worden erkend onder internationale verdragen of Amerikaans beleid.

• Zorginstellingen: In sommige rechtsgebieden kunnen zorgverleners medische benodigdheden en apparatuur belastingvrij aanschaffen als deze rechtstreeks in de patiëntenzorg worden gebruikt.

• Aannemers: Aannemers die rechtstreeks voor vrijgestelde entiteiten werken, zoals overheden of non-profitorganisaties, kunnen materialen voor specifieke projecten belastingvrij kopen als die projecten onder de paraplu van de belastingvrije status van de entiteit vallen.

Certificaat van vrijstelling van omzetbelasting per staat

Hieronder vind je een overzicht van de vereisten voor certificaten voor vrijstelling van omzetbelasting voor alle 45 staten die een omzetbelasting voor de gehele staat heffen. Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon vallen niet op deze lijst, die allemaal geen omzetbelasting voor de gehele staat heffen.