Intyg om befrielse från omsättningsskatt är dokument som används för att validera att ett köp uppfyller kraven för befrielse från omsättningsskatt enligt delstatliga bestämmelser. Dessa intyg fungerar som ett officiellt bevis från kunden till säljaren på att transaktionen inte är föremål för omsättningsskatt eftersom vissa villkor är uppfyllda, vilket kan bero på egenskaper hos köparen eller hur de köpta varorna är avsedda att användas.

Om säljare godtar ett korrekt ifyllt intyg om skattebefrielse innebär det att de är skyddade från skyldigheten att ta ut omsättningsskatt på den transaktionen. Under revisioner kan säljare visa dessa intyg som bevis som styrker varför de inte har tagit ut omsättningsskatt. Kunder och säljare måste följa stränga delstatsspecifika riktlinjer för utfärdande, godkännande och bevarande av dessa intyg, och felaktig användning eller bedrägliga anspråk hänförliga till intyg om skattebefrielse kan leda till påföljder.

Nedan förklarar vi varför man behöver intyg om skattebefrielse och hur de fungerar från delstat till delstat.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför behöver man intyg om befrielse från omsättningsskatt?
  
• Hur delstater ser på skattebefriad försäljning på olika sätt
  
• Att välja rätt intyg om befrielse från omsättningsskatt
  
• Vad räknas som ett fullständigt intyg om befrielse från omsättningsskatt?
  
• Vem kan använda intyg om befrielse från omsättningsskatt?
  
• Intyg om befrielse från omsättningsskatt efter delstat
  

Varför behöver man ett intyg om befrielse från omsättningsskatt?

Företag behöver intyg om befrielse från omsättningsskatt för att göra inköp av skattebefriade varor eller tjänster som normalt skulle vara föremål för omsättningsskatt. Dessa intyg utfärdas av delstatliga eller lokala skattemyndigheter och fungerar som bevis på att köparen är befriad från att betala omsättningsskatt på specifika varor eller transaktioner.

Här är några anledningar till varför företag kan behöva intyg om befrielse från omsättningsskatt:

• För att undvika att betala omsättningsskatt på skattebefriade inköp: Intyg om befrielse från omsättningsskatt erhålls vanligtvis för att inte behöva betala omsättningsskatt vid inköp av varor som ska användas till återförsäljning, tillverkning eller andra skattebefriade ändamål.

• För att följa skattelagar: I många jurisdiktioner är företag skyldiga att ta ut omsättningsskatt från sina kunder om inte kunden tillhandahåller ett giltigt intyg om skattebefrielse. Om ett företag inte tar ut omsättningsskatt när det krävs kan det bli skyldigt att betala de obetalda skatterna plus straffavgifter och ränta.

• För att underlätta affärstransaktioner: Intyg om befrielse från omsättningsskatt förenklar köpprocessen genom att köpare tydligt identifierar sig som skattebefriade inför säljare. Detta bidrar till att undvika fördröjningar i och tvister om uppbörd av omsättningsskatt.

• För att ha rätt till att befria specifika kunder från omsättningsskatt: Olika typer av företag och organisationer kan vara berättigade till olika typer av befrielse från omsättningsskatt. Till exempel kan ideella organisationer, myndigheter och vissa typer av företag vara befriade från att betala omsättningsskatt på specifika inköp.

Hur delstater ser på skattebefriad försäljning på olika sätt

Delstater i USA har olika regler och syn på vad som utgör skattebefriad försäljning. Dessa skillnader beror på varje delstats ekonomiska prioriteringar och finanspolitik. Här är några exempel där delstater skiljer sig åt i sin politik för omsättningsskatt:

• Typer av skattebefrielse: Vissa delstater tillämpar skattebefrielser som andra inte gör. Även om de flesta delstater tillämpar skattebefrielse för köp som görs av ideella organisationer och myndigheter, är det till exempel olika vilka typer av ideella organisationer som uppfyller kraven (t.ex. religiösa organisationer och utbildningsinstitut). Och även om de flesta delstater tillämpar skattebefrielse på vissa varor som matvaror och receptbelagda läkemedel, beskattar andra delstater dessa varor.

• Användningsbaserade skattebefrielser: Delstater har olika skattebefrielser beroende på hur en vara används. Varor som används vid tillverkning eller produktion av andra varor kan till exempel vara skattebefriade i en delstat men skattepliktiga i en annan. Kriterierna som definierar "användning" kan vara mycket specifika och variera kraftigt, vilket kräver att företag noggrant dokumenterar den avsedda användningen för att vara berättigad till skattebefrielse.

• Skattebefrielse vid återförsäljning: De flesta delstater med omsättningsskatt ger skattebefrielse vid återförsäljning för varor som köps i syfte att säljas igen av köparen. Men kraven för att bevisa avsikt att sälja vidare kan skilja sig åt, vilket påverkar hur företag dokumenterar och rapporterar dessa transaktioner.

• Skattebefrielse för tillfällig eller slumpmässig försäljning: Vissa delstater ger skattebefrielse för försäljningar som är tillfälliga eller slumpmässiga och inte görs inom ramen för den normala affärsverksamheten, till exempel ett företag som säljer gamla kontorsmöbler. Dessa undantag tillämpas inte enhetligt i alla delstater, och definitionerna av vad som kvalificerar sig som "tillfälligt" eller ”slumpmässigt" kan bli föremål för tolkning.

Processen för att ansöka om, bibehålla och använda intyg om skattebefrielse kan också skilja sig åt beroende på delstat. Vissa delstater kräver att intyg om skattebefrielse förnyas regelbundet, medan andra godtar dem på obestämd tid, såvida det inte sker en förändring i intygsinnehavarens situation eller användning. Hur noggrant företag måste dokumentera sitt berättigande till skattebefrielse och föra register kan också variera beroende på delstat, vilket leder till att kostnaderna och arbetet för att följa reglerna blir olika höga eller omfattande.

Att välja rätt intyg om befrielse från omsättningsskatt

Här är en guide till hur man väljer rätt intyg om befrielse från omsättningsskatt:

• Sätta sig in i delstatliga krav: Eftersom varje delstat har sina egna skattelagar och typer av intyg om skattebefrielse är det första steget att grundligt sätta sig in i vilka krav som gäller i den delstat där varorna säljs eller används. Detta inkluderar att identifiera vilka typer av försäljning som är skattebefriade och vilka motsvarande intyg som delstatens skattemyndighet kräver.

• Fastställ typen av skattebefrielse: Skattebefrielser kan variera beroende på köparens egenskaper (t.ex. ideell organisation, myndighet), användningen av den köpta varan (t.ex. återförsäljning, tillverkning, användning inom jordbruk), eller typ av produkt (t.ex. livsmedel, medicinska förnödenheter). Företag måste identifiera på vilken grund de ansöker om skattebefrielse och välja det intyg som motsvarar denna grund.

• Använd rätt formulär: Varje delstat har sina egna formulär för intyg om skattebefrielse. Det är viktigt att företag använder rätt formulär som tillhandahålls av delstatens skattemyndighet för att säkerställa att skattebefrielsen godkänns. Dessa formulär finns vanligtvis på delstatsmyndigheters eller skattemyndigheters webbplatser.

• Lämna fullständig och korrekt information: När företag fyller i ett intyg om skattebefrielse måste de lämna all nödvändig information på ett korrekt sätt. Detta inkluderar företagets namn, adress, typ av verksamhet, anledning till skattebefrielse och ett giltigt skatteregistreringsnummer. Ofullständig eller felaktig information kan leda till att ansökan om skattebefrielse avslås.

• För uppdaterade register: Företag bör föra uppdaterade register över alla intyg om skattebefrielse som de utfärdar och godkänner. Dessa register bör vara lättillgängliga för revisioner och granskningar för att bevisa att skattebefrielserna var giltiga och dokumenterade på ett korrekt sätt vid tidpunkten för transaktionen.

• Regelbunden översyn och förnyelse: Vissa delstater kräver att intyg om skattebefrielse förnyas med jämna mellanrum. Företag bör hålla reda på utgångsdatumen för sina intyg och förnya dem vid behov så att de fortsätter att vara giltiga.

Vad räknas som ett fullständigt intyg om befrielse från omsättningsskatt?

Ett fullständigt intyg om befrielse från omsättningsskatt måste uppfylla vissa kriterier för att vara giltigt och verkningsfullt att användas för att befria köpare från omsättningsskatt. Här är vad som vanligtvis utgör ett fullständigt intyg:

• Fullständig information: Intyget måste innehålla all nödvändig information utan att något utelämnas, till exempel datum för utfärdande, köparens namn och adress, säljarens namn och adress, typ av företag, skatteregistreringsnummer (TIN), beskrivning av varor eller tjänster som köpts och skäl till skattebefrielse.

• Korrekt formulär: Dokumentet måste ha den korrekta utformning som föreskrivs av den delstatliga skattemyndigheten i fråga. Olika delstater kan ha olika formulär beroende på vilken typ av skattebefrielse som begärs.

• Underskrift och försäkran: För att ett intyg ska vara giltigt krävs vanligtvis underskrift av köparen eller ett bemyndigat ombud. Genom att underteckna intygar de på heder och samvete att uppgifterna i intyget är korrekta och att de köpta varorna uppfyller kraven för skattebefrielse.

• Efterlevnad av delstaters specifika bestämmelser: Vissa delstater kan ha ytterligare krav, t.ex. specifika deklarationer, registreringsnummer eller förhandsgodkännande av skattemyndigheter, innan ett intyg anses vara giltigt.

Vem kan använda intyg om befrielse från omsättningsskatt?

Intyg om befrielse från omsättningsskatt används av företag som uppfyller kraven enligt delstatsspecifika regler för att köpa varor utan att betala omsättningsskatt på försäljningsstället. Här får du veta vem som vanligtvis använder dem och hur:

• Återförsäljare: Dessa företag är befriade från att betala omsättningsskatt på varor som de köper för återförsäljning. Undantaget förhindrar en situation med skatt-på-skatt eftersom slutkunden kommer att betala omsättningsskatt vid köpet. Återförsäljare måste tillhandahålla sitt intyg om skattebefrielse proaktivt så att de inte debiteras omsättningsskatt av leverantörerna.

• Tillverkare: Tillverkande företag kan använda dessa intyg för att köpa råvaror eller maskiner som är direkt involverade i produktionen. Eftersom slutprodukten kommer att belastas med omsättningsskatt skulle beskattningen av de ingående varorna utgöra dubbelbeskattning. Denna skattebefrielse är strikt reglerad för att säkerställa att artiklarna används i tillverkningen.

• Ideella organisationer: Enheter som välgörenhetsorganisationer, religiösa organisationer och utbildningsinstitut är ofta berättigade till befrielse från omsättningsskatt. Dessa grupper måste bevisa att de är ideella och att deras inköp är direkt relaterade till deras skattebefriade ändamål, t.ex. utbildningsmaterial till en skola.

• Statliga myndigheter: Federala, delstatliga och lokala myndigheter använder intyg om skattebefrielse för inköp som görs som en del av deras skyldigheter som offentliga förvaltningar. Detta bidrar till en mer ändamålsenlig användning av offentliga medel genom att onödiga skatteutgifter elimineras.

• Producenter av jordbruksprodukter: Jordbrukare och boskapsuppfödare är berättigade till undantag för inköp som är direkt kopplade till produktion av jordbruksprodukter, t.ex. djurfoder eller jordbruksutrustning. Detta stöder jordbrukssektorn genom att sänka driftskostnaderna för livsmedelsproduktion.

• Utländska diplomater och internationella organisationer: Diplomater och internationella organisationer kan vara berättigade till skattebefrielse baserat på diplomatavtal som syftar till att underlätta internationella relationer. Berättigade köpare måste tillhandahålla intyg som är erkända enligt internationella fördrag eller USA:s policyer.

• Hälso- och sjukvårdsinrättningar: I vissa jurisdiktioner kan vårdgivare köpa medicinska förnödenheter och medicinsk utrustning skattefritt om de används direkt i patientvården.

• Entreprenörer: Entreprenörer som arbetar direkt för skattebefriade organisationer, t.ex. myndigheter eller ideella organisationer, kan köpa material till specifika projekt skattefritt, om dessa projekt uppfyller de förutsättningar som är grunden till att organisationen är skattebefriad.

Intyg om befrielse från omsättningsskatt efter delstat

Nedan följer en sammanställning över kraven på intyg om befrielse från omsättningsskatt i alla 45 delstater som tillämpar en delstatstäckande omsättningsskatt. Denna lista exkluderar Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire och Oregon, som alla inte tar ut någon delstatstäckande omsättningsskatt.