La déclaration d’impôts sur les ventes et l'utilisation peut donner l'impression d'être une cible mouvante. Les règles changent d'un État à l'autre, les seuils ne sont pas toujours évidents, et ce qui compte comme une transaction taxable dépend souvent non seulement du bien ou du service vendu, mais aussi de la façon dont il est vendu. Le défi pour les entreprises qui vendent d'un territoire à l'autre est de rester à jour. Vous trouverez ci-dessous un guide pratique pour la déclaration d’impôts sur les ventes et l'utilisation. Dans ce document, nous discutons des types de transactions qui sont assujetties à ces taxes, des renseignements sur les ventes dont votre entreprise doit faire le suivi, et plus encore.

Sommaire

• Que sont les impôts sur les ventes et l'utilisation?
  
• Quels types d'entreprises sont assujettis aux impôts sur les ventes et l'utilisation?
  
• Quels types de transactions sont assujettis aux impôts sur les ventes et l'utilisation?
  
• Quel est le processus de déclaration d’impôts sur les ventes et l'utilisation?
  
• Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'elles font des déclarations d’impôts sur les ventes et l'utilisation?
  

Que sont les taxes de vente et d’utilisation?

La Sales tax est facturée au point de vente sur les produits et services taxables. L’entreprise la collecte auprès de la clientèle et la verse à l’administration fiscale de l’État ou de l’administration fiscale locale.

La taxe d’utilisation s’applique lorsqu’un achat n’inclut pas la taxe de vente, généralement lorsque des biens ou des services sont achetés auprès de vendeurs de l’extérieur de l'État. Dans ces cas, le client est responsable de payer la taxe équivalente directement à son État.

La principale distinction entre les deux est que la taxe de vente est collectée par l’entreprise et que la taxe d’utilisation est auto-déclarée par le client. Les deux taxes collectent des revenus sur la consommation taxable pour l’État, mais elles placent la responsabilité de la collecter entre des mains différentes.

Les entreprises qui exercent leurs activités aux États-Unis doivent comprendre comment ces taxes fonctionnent et quand chacune s’applique. Les entreprises qui vendent dans plusieurs États pourraient avoir besoin de collecter la taxe de vente dans chacun d’entre eux, quel que soit l’endroit où elles ont un nexus économique ou physique. Les entreprises qui achètent des biens auprès de vendeurs de l’extérieur de l’État qui n’imposent pas de taxe pourraient devoir payer une taxe d’utilisation dans l’État où elles utilisent les produits. La conformité fiscale exige que les entreprises soient conscientes de toutes leurs responsabilités fiscales et respectent rapidement leurs obligations de déclaration et de paiement.

Quels types d'entreprises sont assujettis aux taxes de vente et d'utilisation?

En pratique, toute entreprise qui vend des produits ou services taxables, achète auprès de vendeurs de l'extérieur de l'État ou exerce ses activités dans l'ensemble des territoires a probablement un certain niveau de responsabilité fiscale, qu'elle s'en rende compte ou non.

Le déclencheur de ces obligations se résume généralement à deux facteurs : ce que vous vendez et où vos activités commerciales créent un lien. Plus vos activités sont décentralisées (par exemple, si vous avez des équipes à distance, des stocks distribués ou si vous vendez des services numériques), plus il est probable que vous deviez suivre et gérer les taxes sur les ventes et les taxes d'utilisation dans plusieurs États. Les entreprises sont susceptibles d'avoir des obligations en matière de taxe de vente si elles :

• Vendent des biens physiques à des clients dans un ou plusieurs États, soit en ligne, soit en personne
  
• Fournissent des services taxables, comme la réparation ou l'installation de biens, des services de traitement de données ou des services de renseignement
  
• Offrent des produits numériques, tels que des livres électroniques, des abonnements en streaming ou logiciel-service (SaaS)
  
• Octroient de licences de propriété intellectuelle ou de logiciels pour une utilisation dans des États spécifiques
  
• utilisent la livraison directe ou exécutent des commandes à partir d'entrepôts de tiers dans les États où ils n'ont pas de bureau physique
  
• Dépassent les seuils de lien économique (en fonction du revenus ou du nombre de transactions), même si elles n'ont pas de présence physique dans cet État
  

Les entreprises sont susceptibles d'avoir des obligations fiscales sur l'utilisation si elles :

• Achètent du matériel, des fournitures ou des logiciels auprès de marchands hors de l'État
  
• Louent de l'équipement qui traverse les lignes de l'État
  
• Ramènent les stocks ou immobilisations dans un nouvel État pour usage interne après les avoir achetés ailleurs
  
• Extraient la fabrication ou le traitement d'un territoire à l'autre
  

Quels types de transactions sont assujettis aux taxes de vente et d'utilisation?

Les règles relatives à la taxe de vente et d'utilisation concernent ce que vous vendez, à qui, où et comment. Une transaction taxable dans un État peut ne pas être effectuée dans un autre, et une vente qui semble simple peut rapidement se compliquer selon le contexte. Voici ce que les entreprises doivent évaluer.

Ce qui est vendu

La plupart des États taxent ventes des biens meubles corporels (p. ex., appareils électroniques, meubles de bureau, vêtements) par défaut. Mais les services, les biens numériques et les logiciels sont souvent aussi taxables.

Les règles diffèrent considérablement. Certains énonçaient abonnements SaaS fiscaux lorsqu'ils sont utilisés à des fins personnelles, mais les exonèrent lorsqu'ils sont utilisés à des fins commerciales. D'autres considèrent les services d'installation, d'entretien ou de formation comme taxables s'ils sont groupés avec du matériel. Les médias numériques, les services de données et les cours en ligne peuvent être taxables, selon le format et le mode de prestation.

Qui est le client

Le type de client à qui vous vendez est important pour la taxation. De nombreux États permettent à certains clients d'éviter de payer la taxe de vente, notamment :

• les organismes gouvernementaux;
  
• Les organismes à but non lucratif ayant l’état d'exonération fiscale
  
• Les revendeurs (c.-à-d. ceux qui achètent des marchandises pour la revente) qui ont un certificat de revente valide
  

Où se trouve le client

Dans la plupart des États, la taxe de vente est établie sur la destination, ce qui signifie que vous collectez la taxe en fonction de l'endroit où le client reçoit le produit ou le service, et non de l'endroit où votre entreprise est située. Cela s'applique que vous expédiez des marchandises, accordiez l'accès au contenu numérique ou fournissez des services à distance.

Comment la transaction est livrée ou exécutée

Le mode de livraison peut également influer sur l'assujettissement aux taxes. Par exemple :

• Les frais d'expédition peuvent être taxables s'ils font partie de la vente totale.
  
• Les livraisons directes peuvent déclencher un nexus dans l'État où le tiers expéditeur exerce ses activités.
  
• La vente sur les places de marché en ligne pourrait transférer la responsabilité de la collecte des impôts à la plateforme (selon les lois sur les facilitateurs de place de marché).
  

Quel est le processus de déclaration d’impôts sur les ventes et l'utilisation?

La déclaration d’impôts sur les ventes et l'utilisation est un processus en plusieurs étapes qui exige précision, calendrier et coordination entre les systèmes. Chaque État a ses propres règles, dates limites et portails de déclaration. Ci-dessous figure le processus habituel :

Confirmez où et à quelle fréquence vous devez déclarer

Votre cadence de déclaration (par exemple, mensuelle, trimestrielle ou annuelle) dépend habituellement du montant d'impôt que vous collectez dans chaque État. Certains États exigent que les entreprises produisent des déclarations même pendant les périodes sans ventes taxables (c.-à-d. qu'elles ne produisent aucune déclaration).

Agrégez et validez vos données de transaction

Extrayez les registres des transactions par État et territoire fiscal. Rapprochez ces données avec votre système de vente, votre plateforme de comptabilité ou votre système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) pour confirmer :

• Ventes brutes
  
• Ventes taxables
  
• Impôt collecté (par territoire)
  
• Ventes exonérées (avec certificats justificatifs)
  

Calculez ce que vous devez

De nombreux États ont des taux d'imposition multiples au niveau de la ville, du comté et du district spécial. Vos totaux doivent refléter un approvisionnement précis, en particulier pour les ventes basées sur la destination, et inclure des réajustements pour les retours, les remises ou les frais d'expédition, s'ils sont taxables.

Déposez les déclarations et verser le paiement

Soumettez votre déclaration par le biais du portail en ligne de chaque État ou au moyen de systèmes de déclaration en vrac approuvés. Certains États autorisent la déclaration par un tiers, mais vous êtes toujours responsable de l'exactitude. Ensuite, versez le paiement par virement ACH (Chambre de compensation automatisée), virement bancaire ou chèque, selon les modes de paiement acceptées par l'État.

Maintenez des registres solides et des pistes de vérification

Tenir des registres détaillés des déclarations, des calculs, des confirmations de paiement et des certificats d'exemption. Les documents manquants peuvent entraîner des pénalités et des vérifications, même si vous avez correctement payé les impôts.

Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'elles produisent des taxes de vente et d'utilisation?

Déclarer des taxes de vente et d'utilisation peut devenir compliqué, surtout pour les entreprises opérant dans plus d'un État, vendant par plusieurs canaux ou gérant des offres de produits hybrides. Les règles sont différentes d'un État à l'autre, et elles sont souvent incohérentes ou sujettes à changement. Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées.

Règles d'État contradictoires

Chaque État définit différemment les produits taxables et les services. Les dates limites de déclaration, les exigences d'exemption et les formats de déclaration varient également, ce qui signifie qu'il n'y a pas de processus unique et normalisé à suivre.

Seuils du lien économique

Depuis l'arrêt [South Dakota v. Wayfair] 2018 de la Cour suprême des États-Unis(https://taxfoundation.org/taxedu/glossary/south-dakota-v-wayfair/), les États exigent maintenant que les marchands de l'extérieur de l'État s'inscrivent et collectent la taxe une fois qu'ils ont atteint certains seuils de vente ou de transaction. Mais ces seuils varient — 250 000 $ dans un État, 100 000 $ et 200 transactions dans un autre — et ils ne sont pas toujours bien médiatisés. C'est facile de passer à côté lorsque vous avez dépassé la limite.

Gestion des certificats d'exemption

Un client peut être exonéré d'impôt pour une vente B2B, mais seulement s'il fournit un certificat d'exemption valide. Le suivi, la validation et l'entreposage de ces certificats constituent un fardeau administratif permanent. Les documents manquants ou expirés peuvent faire en sorte que l'entreprise soit tenue responsable de l'impôt impayé.

Rapprochement et exactitude des données

La déclaration de revenus dans plusieurs États repose sur des données au niveau des territoires. Mais ces données peuvent se trouver dans différents systèmes (p. ex. plateformes de paiement, ERP, logiciels de comptabilité), qui ne se concorderont pas toujours de manière nette. Des registres incohérents peuvent entraîner des déclarations incorrectes, des territoires manquées ou des paiements en double.

Exposition à l’audit

Même des erreurs mineures peuvent déclencher une vérification, et une fois que vous êtes en cours d'examen dans un état, d'autres peuvent suivre. De nombreuses entreprises ne sont pas prêtes à produire la documentation nécessaire sur plusieurs années, surtout si elles ont changé de système ou de méthode de déclaration au cours de cette période.

La conformité fiscale de vente et d'utilisation peut représenter un risque pour votre entreprise. La complexité augmente au fur et à mesure que votre entreprise se développe, et pour garder une longueur d'avance, il faut coordonner les équipes, les systèmes et les lignes d'État.