La dichiarazione sulle imposte di vendita e uso può sembrare un bersaglio mobile. Le regole variano da stato a stato, le soglie non sono sempre ovvie e cosa viene considerato una transazione tassabile spesso dipende non solo dal bene o dal servizio venduto, ma anche da come avviene la vendita. Pertanto le attività che vendono in più giurisdizioni differenti devono affrontare la difficoltà di rimanere aggiornati. Di seguito troverai una guida pratica alla dichiarazione delle imposte su vendite e uso. Al suo interno discutiamo i tipi di transazioni soggette a queste tasse, le informazioni sulle vendite che la tua attività deve tracciare e altro ancora.

Di che cosa parla questo articolo?

• Che cosa sono le imposte su vendite e uso?
  
• Quali tipi di attività sono soggette a imposte su vendite e uso?
  
• Quali tipi di transazioni sono soggette a imposte su vendite e uso?
  
• Qual è la procedura per la dichiarazione delle imposte su vendite e uso?
  
• Quali difficoltà devono affrontare le attività quando dichiarano le imposte su vendite e uso?
  

Che cosa sono le imposte su vendite e uso?

L’imposta sulle vendite viene addebitata presso il punto vendita su beni e servizi tassabili. L'attività la riscuote dal cliente e la versa all'autorità fiscale statale o locale.

L'imposta sull’uso si applica quando un acquisto non include l'imposta sulle vendite, in genere quando beni o servizi vengono acquistati da fornitori al di fuori dello stato. In questi casi, il cliente è responsabile del pagamento dell'imposta equivalente direttamente al proprio stato.

La principale distinzione tra le due imposte è che quella sulle vendite viene raccolta dall’attività, mentre quella sull'uso è dichiarata autonomamente dal cliente. Entrambe le imposte riguardano i ricavi sul consumo tassabile per lo stato, ma attribuiscono la responsabilità della riscossione a entità differenti.

Le attività che operano negli Stati Uniti devono capire come funzionano queste imposte e quando si applicano. Le attività che vendono in più stati potrebbero dover riscuotere l’imposta sulle vendite in ciascuno di essi, ovunque abbiano un [nesso] economico o fisico (https://stripe.com/resources/more/nexus-tax-101). Le attività che acquistano beni da fornitori fuori dal proprio stato e che non addebitano le relative imposte potrebbero dover pagare l’imposta applicabile nello stato in cui utilizzano i prodotti. La conformità fiscale richiede che le attività siano consapevoli di tutte le responsabilità fiscali e soddisfino prontamente gli obblighi di dichiarazione e pagamento.

Quali tipi di attività sono soggette a imposte su vendite e uso?

In pratica, qualsiasi attività impegnata nella vendita di beni o servizi tassabili o nell’acquisto da fornitori fuori dallo stato, oppure che opera in giurisdizioni differenti ha probabilmente un certo livello di responsabilità fiscale, indipendentemente dal fatto che se ne renda conto o meno.

L'attivazione di questi obblighi in genere si riduce a due fattori: ciò che stai vendendo e dove le tue attività commerciali creano un nesso. Più decentralizzate sono le tue operazioni (ad esempio, se hai team remoti o un inventario distribuito oppure vendi servizi digitali), più è probabile che dovrai tracciare e gestire sia le imposte sulle vendite che quelle sull'uso in più stati. È probabile che le attività siano soggette a obblighi di imposta sulle vendite se:

• Vendono beni fisici a clienti in uno o più stati, online o di persona
  
• Forniscono servizi tassabili, come la riparazione o l'installazione di proprietà, servizi di elaborazione dati o servizi di informazione
  
• Offrono prodotti digitali, come e-book, abbonamenti in streaming o software-as-a-service (SaaS)
  
• Forniscono licenze per proprietà intellettuali o software per l'uso in stati specifici
  
• Utilizzano servizi di spedizione diretta o evadono gli ordini da magazzini di terze parti situati in stati in cui non hanno una sede fisica
  
• Superano le soglie di nesso economico (in base a ricavi o numero di transazioni), anche se non hanno una presenza fisica in quello stato
  

È probabile che le attività siano soggette a obblighi fiscali sull'uso se:

• Acquistano attrezzature, forniture o software da venditori al di fuori dello stato
  
• Noleggiano attrezzature che attraversano i confini di stato
  
• Portano inventario o beni capitali in un nuovo stato per uso interno dopo averli acquistati altrove
  
• Esternalizzano la produzione o l'evasione (degli ordini) in tutte le giurisdizioni
  

Quali tipi di transazioni sono soggette a imposte su vendite e uso?

Le regole sulle imposta su vendite e uso riguardano ciò che vendi, a chi lo vendi, e dove e come lo vendi. Una transazione tassabile in uno stato potrebbe non esserlo in un altro e una vendita che sembra semplice può diventare rapidamente complicata a seconda del contesto. Ecco che cosa devono valutare le attività.

Che cosa viene venduto

La maggior parte degli stati tassa le vendite di beni personali tangibili (ad esempio, elettronica, mobili per ufficio, abbigliamento) per impostazione predefinita. Tuttavia spesso sono tassabili anche i servizi, i beni digitali e il software.

Le regole differiscono notevolmente. Alcuni stati tassano gli abbonamenti SaaS utilizzati per scopi personali, ma li esentano quando sono impiegati per scopi aziendali. Altri considerano tassabili i servizi di installazione, manutenzione o formazione forniti in bundle con l'hardware. I media digitali, i servizi di dati e i corsi online potrebbero essere tassabili, a seconda del formato e del metodo di consegna.

Chi è il cliente

Il tipo di cliente a cui vendi è importante per la tassazione. Molti stati consentono a determinati clienti di evitare di pagare l’imposta sulle vendite, tra cui:

• Enti governativi
  
• Organizzazioni non profit con stato di esenzione fiscale
  
• Rivenditori (ovvero coloro che acquistano beni da rivendere) in possesso di un certificato di rivendita valido
  

Dove ha sede il cliente

Nella maggior parte degli stati, l’imposta sulle vendite si basa sulla destinazione, pertanto devi riscuoterla in base a dove il cliente riceve il prodotto o il servizio e non su dove ha sede la tua attività. Questo vale sia che tu stia spedendo merci, concedendo l'accesso a contenuti digitali o fornendo servizi da remoto.

Come viene consegnata o evasa la transazione

Sulla tassabilità può influire anche il metodo di consegna. Ad esempio:

• Le spese di spedizione possono risultare tassabili se fanno parte del costo totale.
  
• Le spedizioni dirette possono attivare il nesso nello stato in cui opera il mittente terza parte.
  
• La vendita tramite mercati online può trasferire la responsabilità di riscuotere le imposte alla piattaforma (a seconda delle leggi sui marketplace facilitatori).
  

Qual è la procedura da seguire per dichiarare le imposte su vendite e uso?

La dichiarazione delle imposte su vendite e uso è una procedura in più fasi che richiede precisione, tempistica e coordinamento tra i sistemi. Ogni stato ha regole, scadenze e portali di dichiarazione propri. Ecco come in genere funziona la procedura.

Verifica dove e con quale frequenza devi presentare la dichiarazione

La cadenza della dichiarazione (ad esempio mensile, trimestrale o annuale) in genere dipende da quante imposte riscuoti in ogni stato. Alcuni stati richiedono alle attività di presentare la dichiarazione anche durante i periodi senza vendite tassabili (ad esempio, dichiarando "zero ricavi").

Aggrega e convalida i dati delle tue transazioni

Estrai i record delle transazioni per stato e giurisdizione fiscale. Riconcilia questi dati con il tuo sistema di vendita, la tua piattaforma di contabilità o il tuo sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per confermare:

• Vendite lorde
  
• Vendite imponibili
  
• Imposte riscosse (per giurisdizione)
  
• Vendite esenti (con certificati giustificativi)
  

Calcola ciò che devi pagare

Molti stati applicano più aliquote fiscali differenti a livello di città, contea e distretto speciale. I totali devono indicare un approvvigionamento accurato, in particolare per le vendite basate sulla destinazione, e includere rettifiche per resi, sconti o spese di spedizione, se tassabili.

Dichiarazione di resi e versamento dei pagamenti

Invia la tua dichiarazione tramite il portale online di ciascuno stato o tramite sistemi di dichiarazione di massa approvati. Alcuni stati consentono di presentare le dichiarazioni tramite, ma sei comunque responsabile della loro accuratezza. Fatto ciò, versa il pagamento mediante un trasferimento con Automated Clearing House (ACH), un bonifico o un assegno, a seconda del metodo di pagamento accettato dallo stato.

Conserva registrazioni e audit trail solidi

Conserva registri dettagliati di resi, calcoli, conferme di pagamento e certificati di esenzione. La mancanza di documentazione può comportare sanzioni e controlli anche se hai pagato correttamente le imposte.

Quali difficoltà devono affrontare le attività quando dichiarano le imposte su vendite e uso?

La dichiarazione delle imposte su vendite e uso può diventare complicata, soprattutto per le attività che operano in più stati, vendono attraverso più canali o gestiscono offerte di prodotti ibridi. Le regole differiscono a seconda dello stato e spesso possono essere incoerenti o soggette a modifiche. Ecco alcune delle difficoltà più comuni che le attività devono affrontare.

Conflitto di regole degli stati

Ogni stato definisce i prodotti e i [servizi] tassabili (https://stripe.com/resources/more/when-to-charge-sales-tax-on-services-in-the-us) in modo differente. Possono variare anche le scadenze per la dichiarazione, i requisiti di esenzione e i formati di segnalazione, pertanto non esiste un unico processo standardizzato da seguire.

Soglie di nesso economico

In seguito alla sentenza della Corte Suprema del 2018 "South Dakota v. Wayfair", gli stati ora chiedono ai venditori con sede in altri stati di registrarsi e riscuotere le imposte una volta raggiunte determinate soglie di vendite o transazioni. Tuttavia queste soglie possono variare, ad esempio 250.000 $ in uno stato e 100.000 $ e 200 transazioni in un altro, e non sono sempre ben pubblicizzate. Pertanto è facile non accorgersi quando si superano i limiti fissati.

Gestione dei certificati di esenzione

Un cliente potrebbe essere esente da tasse per una vendita B2B, ma solo se fornisce un certificato di esenzione valido. Il tracciamento, la convalida e l'archiviazione di questi certificati rappresentano un onere amministrativo continuo. La documentazione mancante o scaduta può comportare la responsabilità dell'attività per tasse non corrisposte.

Riconciliazione e accuratezza dei dati

La dichiarazione delle imposte per più stati si basa su dati a livello di giurisdizione. Tuttavia i dati in questione potrebbero risiedere su sistemi differenti (ad esempio su piattaforme di pagamento, ERP, software di contabilità), che non sempre si fondono in modo ordinato. Registrazioni incoerenti possono causare dichiarazioni errate, giurisdizioni mancate o duplicazioni di pagamenti.

Esposizione ad audit

Anche piccoli errori possono dare origine a un audit e, una volta sotto riesame in uno stato, potrebbero seguirne altri. Molte attività non sono preparate a presentare la documentazione necessaria per più anni, soprattutto se hanno cambiato sistemi o metodi di dichiarazione durante quel periodo.

La conformità fiscale per vendite e uso può rappresentare un rischio per la tua azienda. La complessità aumenta con la crescita dell'attività e per rimanere al passo è necessario il coordinamento tra team, sistemi e linee di stato.