Deklaration av omsättnings- och användningsskatt kan kännas som ett rörligt mål. Reglerna ändras från delstat till delstat, tröskelvärdena är inte alltid uppenbara och vad som räknas som en skattepliktig transaktion beror ofta inte bara på vilken vara eller tjänst som säljs utan också hur den säljs. Autentiseringsfrågan för företag som säljer i olika jurisdiktioner är att hålla sig uppdaterade. Nedan hittar du en praktisk guide till deklaration av omsättnings- och användningsskatt. I den diskuterar vi vilka typer av transaktioner som omfattas av dessa skatter, vilken försäljningsinformation ditt företag behöver kategori och mycket annat.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är omsättnings- och användningsskatt?
  
• Vilka typer av företag är föremål för omsättnings- och användningsskatt?
  
• Vilka typer av transaktioner omfattas av omsättnings- och användningsskatt?
  
• Hur går processen för deklaration av omsättnings- och användningsskatt till?
  
• Vilka utmaningar ställs företag inför vid deklaration av omsättnings- och användningsskatt?
  

Vad är omsättnings- och användningsskatt?

Omsättningsskatt tas ut i POS-systemet på skattepliktiga varor och tjänster. Företag tar ut det från kund och betalar det till den delstatliga eller lokala skattemyndigheten.

Användningsskatt tillämpas när ett köp inte inkluderar omsättningsskatt – vanligtvis när varor eller tjänster köps från leverantörer utanför delstaten. I dessa fall är kunden ansvarig för att betala motsvarande skatt direkt till sin delstat.

Den huvudsakliga skillnaden mellan dessa två är att omsättningsskatt tas ut av företaget och att skatt på användning deklareras av kunden själv. Båda skatterna tar ut skatteintäkter på skattepliktig konsumtion för delstaten, men ansvaret för att ta ut dem ligger i olika händer.

Företag som är verksamma i USA måste förstå hur dessa skatter fungerar och när var och en av dem gäller. Företag som säljer till flera delstater kan behöva ta ut omsättningsskatt i var och en av dem, oavsett om de har ekonomiska eller fysiska förbindelser. Företag som köper varor från leverantörer utanför delstaten utan debitering av skatt kan vara skyldiga att betala skatt i den delstat där de använder produkterna. Efterlevnad av skatteregler kräver att företag är medvetna om allt ansvar för skatter och snabbt uppfyller sina skyldigheter vad gäller deklaration och betalning.

Vilka typer av företag omfattas av omsättnings- och användningsskatt?

I praktiken har alla företag som säljer skattepliktig varor eller tjänster, köper från utländska leverantörer eller är verksamma i olika jurisdiktioner sannolikt en viss nivå av skatt – oavsett om de inser det eller inte.

Den utlösande faktorn för dessa skyldigheter beror vanligtvis på två faktorer: vad du säljer och var ditt företags verksamhet skapar förbindelse. Ju mer decentraliserad din verksamhet är (t.ex. om du har distansteam, distribuerat lager eller säljer digitala tjänster), desto mer sannolikt är det att du måste kategori och hantera både omsättnings- och användningsskatt i flera delstater. Företag är sannolikt skyldiga att betala omsättningsskatt om de:

• Säljer fysiska varor till kunder i en eller flera delstater, antingen online eller i fysisk miljö
  
• Tillhandahåller skattepliktiga tjänster, t.ex. reparation eller installation av egendom, databehandlingstjänster eller informationstjänster
  
• Erbjuder digitala produkter, t.ex. e-böcker, streamingabonnemang eller molnbaserad mjukvarutjänst (SaaS)
  
• Licensierar immateriella rättigheter eller programvara för användning i specifika delstater
  
• Använder drop-shipping eller expediera beställningar från tredjepartslager i delstater där de inte har ett fysiskt kontor
  
• Överskrider tröskelvärden för ekonomiska förbindelseregler (baserat på intäkter eller antal transaktioner), även om de inte har en fysisk närvaro i den delstaten
  

Företag är sannolikt skyldiga att betala skatt om de:

• Köper utrustning, tillbehör eller programvara från säljare utanför delstaten
  
• Lånar ut utrustning som korsar delstatsgränserna
  
• Inför lager eller kapitaltillgångar i en ny delstat för internt bruk efter att ha köpt dem någon annanstans
  
• Outsourcar tillverkning eller orderhantering i olika jurisdiktioner
  

Vilka typer av transaktioner omfattas av omsättnings- och användningsskatt?

Regler för omsättnings- och användningsskatt handlar om vad du säljer, till vem, var och hur. En transaktion som är skattepliktig i en delstat kanske inte är det i en annan, och en försäljning som ser enkel ut kan snabbt bli komplicerad beroende på sammanhanget. Här är vad företag behöver utvärdera.

Vad som säljs

De flesta delstater beskattar försäljning av fysisk personlig egendom (t.ex. elektronik, kontorsmöbler, kläder) som standard. Men tjänster, digitala varor och programvara är också ofta skattepliktiga.

Reglerna skiljer sig mycket åt. Vissa delstater beskattar SaaS abonnemang när de används för personliga ändamål, men undantar dem när de används för företag. Andra behandlar installations-, underhålls- eller utbildningstjänster som skattepliktiga om de levereras med hårdvara. Digitala medier, datatjänster och onlinekurser kan vara skattepliktiga, beroende på format och leveransmetod.

Vem kunden är

Vilken typ av kund du säljer till är viktigt för beskattningen. Många delstater tillåter vissa kunder att undvika att betala omsättningsskatt, inklusive:

• Myndigheter
  
• Ideella organisationer med skattebefriad status
  
• Återförsäljare (dvs. de som köper varor för återförsäljning) som har ett giltigt återförsäljningscertifikat
  

Var kunden befinner sig

I de flesta delstater är omsättningsskatten destinationsbaserad, vilket innebär att du tar ut skatt baserad på var kunden får produkten eller tjänsten, och inte var ditt företag är baserat. Detta gäller oavsett om du levererar varor, beviljar åtkomst till digitalt innehåll eller tillhandahåller tjänster på distans.

Hur transaktionen levereras eller uppfylls

Leveransmetoden kan också påverka skatteplikten. Till exempel:

• Fraktkostnader kan vara skattepliktiga om de är en del av den totala försäljningen.
  
• Drop-leveranser kan utlösa förbindelser i den delstat där tredjepartsavsändaren är verksam.
  
• Försäljning via digitala marknadsplatser kan överföra ansvaret för debitering av skatt till plattformen (beroende på lagar om marknadsplatsers förmedlare).
  

Hur behandlas deklaration av omsättnings- och användningsskatt?

Deklaration av omsättnings- och användningsskatt behandlas i flera steg och kräver noggrannhet, timing och samordning mellan olika system. Varje delstat har sina egna regler, tidsfrister och deklarationer. Så här fungerar processen vanligtvis:

Bekräfta var och hur ofta du behöver deklarera

Din deklaration (t.ex. månadsvis, kvartalsvis eller årligen) beror vanligtvis på hur mycket skatt du tar ut i varje delstat. Vissa delstater kräver att företag deklarerar även under perioder utan skattepliktig försäljning (dvs. lämnar "nolldeklarationer").

Sammanställ och validera dina transaktionsdata

Hämta transaktioner efter delstat och skattejurisdiktion. Stäm av dessa data mot ditt försäljningssystem, din redovisningsplattform eller ditt system för företagsresursplanering (ERP) för att bekräfta:

• Bruttoförsäljning
  
• Skattepliktig försäljning
  
• Uttagen skatt (per jurisdiktion)
  
• Skattebefriad försäljning (med bevis)
  

Beräkna vad du är skyldig

Många delstater har flera skattesatser på stads-, läns- och specialdistriktsnivå. Summorna måste återspegla korrekta inköp, särskilt för destinationsbaserad försäljning, och inkludera justeringar för returer, rabatter eller fraktavgifter, om de är skattepliktiga.

Deklarera och betalning

Skicka in din deklaration via varje delstats onlineportal eller via godkända system för bulkdeklaration. Vissa delstater tillåter deklarationer från tredje part, men du ansvarar fortfarande för att de är korrekta. Därefter kan du betala in skatt genom överföring (ACH), banköverföring eller check, beroende på vilka betalningsmetoder delstaten accepterar.

Upprätthåll starka register och verifieringskedjor

För detaljerade register över returer, beräkningar, betalnings bekräftelser och intyg om undantag. Saknad dokumentation kan leda till straffavgifter och revisioner även om du har betalat skatten korrekt.

Vilka utmaningar står företag inför vid deklaration av omsättnings- och användningsskatt?

Deklaration av omsättnings- och användningsskatt kan vara komplicerat, särskilt för företag som är verksamma i mer än en delstat, säljer via flera kanaler eller hanterar hybridprodukterbjudanden. Reglerna skiljer sig åt från delstat till delstat, och de är också ofta inkonsekventa eller kan komma att ändras. Här är några av de vanligaste utmaningarna som företag står inför.

Motstridiga delstatsregler

Varje delstat definierar skattepliktiga produkter och tjänster på olika sätt. Tidsfrister för deklarationer, krav på undantag och rapporteringsformat varierar också, vilket innebär att du inte kan behandla dem på ett enhetligt och standardiserat sätt.

Trösklar för ekonomiska förbindelseregler

Sedan Högsta domstolens 2018 "South Dakota v. Wayfair”-beslut kräver delstater nu att säljare utanför delstaten registrerar sig och tar ut skatt när de når vissa tröskelvärden för försäljning eller transaktioner. Men dessa tröskelvärden varierar – 250 000 USD i en delstat, 100 000 USD och 200 transaktioner i en annan – och de är inte alltid välpublicerade. Det är lätt att missa när du har passerat gränsen.

Hantera intyg om undantag

En kund kan vara befriad från skatt för en B2B-försäljning, men bara om de tillhandahåller ett giltigt intyg om undantag. Att spåra, validera och lagra dessa certifikat är en ständig administrativ börda. Saknad eller utgången dokumentation kan leda till att företaget hålls ansvarigt för obetald skatt.

Avstämning och korrekthet för data

Deklaration av skatt i flera delstater bygger på uppgifter på jurisdiktionsnivå. Men dessa data kan finnas i olika system (t.ex. betalning, ERP-system, bokföringsprogram), som inte alltid sammanfogas snyggt. Inkonsekvent bokföring kan leda till felaktiga deklarationer, missade jurisdiktioner eller dubbla betalningar.

Revisionsexponering

Även mindre fel kan utlösa en revision, och när du väl har granskats i en delstat kan andra följa efter. Många företag är inte beredda att ta fram nödvändig dokumentation under flera år, särskilt om de har bytt system eller deklaration under den tiden.

Efterlevnad av skatteregler för omsättnings- och användningsskatt kan vara en risk för ditt företag. Komplexiteten ökar i takt med att ditt företag växer, och för att ligga steget före krävs samordning mellan team, system och delstatsgränser.