销售税和使用税务填报给人的感觉像一个移动的目标。规则因州而异，阈值有时不那么明显，哪些交易算作可征税的交易通常不仅取决于所销售的商品或服务，还取决于销售方式。跨管辖区销售的商家面临的挑战是如何保持时效性。下面，您将找到填报销售税和使用税的实用指南。在该指南中，我们讨论了需要缴纳这些税的交易类型、商家需要跟踪的销售信息等等。

本文内容

• 什么是销售税和使用税？
  
• 哪些类型的商家需要缴纳销售税和使用税？
  
• 哪些类型的交易需要缴纳销售税和使用税？
  
• 销售税和使用税的填报流程是什么样的？
  
• 商家在填报销售税和使用税时面临哪些挑战？
  

什么是销售税和使用税？

销售税 在销售点对可征税的货物和服务征收。商家从客户那里收取并上缴给州或地方税务机关。

当购买交易不含销售税时，应征收使用税——通常是从州外供应商处购买商品或服务时征收。在这些情况下，客户负责直接向其所在州支付等额的税费。

两者的主要区别是销售税由商家收取，使用税由客户自行申报。两个税种都为州收取可征税的消费收入，但将收取责任交给了不同的人。

在美国经营的商家需要了解这些税收是如何运作的，以及何时需要缴纳。向多个州销售的商家可能需要在每一个州收取销售税，无论它们在哪里建立了经济或物理关联。从不收税的州外供应商处购买商品的商家可能会在他们使用这些产品的州欠缴使用税。税务合规要求商家了解所有税务责任，及时履行报税和支付义务。

哪些类型的商家需要缴纳销售税和使用税？

实际上，任何商家，只要销售可征税的商品或服务、从州外供应商处购买或跨管辖区经营，都可能承担一定程度的税务责任——不管他们是否意识到这一点。

这些义务的触发因素通常归结为两个因素：您卖什么和您的商家活动在什么地方建立了联系。您的运营越分散（例如，如果您有远程团队、分布式库存或销售数字服务），您就越有可能需要跨多个州跟踪和管理销售税和使用税。商家如果符合下列条件，很可能承担销售税义务：

• 在线或亲自向一个或多个州的客户销售实物商品
  
• 提供可征税的服务，如财产的维修或安装、数据处理服务或信息服务
  
• 提供数字产品，例如电子书、流媒体订阅或软件即服务 (SaaS)
  
• 许可知识产权或软件在特定州使用
  
• 在没有实体办公室的州从第三方仓库代发货或履行订单
  
• 超过经济关联阈值（基于收入或交易计数），即使他们在该州没有实体机构
  

商家如果符合下列条件，很可能承担使用税义务：

• 从州外卖方处购买设备、用品或软件
  
• 跨越州界线租赁设备
  
• 在其他地方购买存货或资本资产 后，将其带入新的州供内部使用
  
• 跨管辖区外包制造或履行工作
  

哪些类型的交易需要缴纳销售税和使用税？

销售税和使用税务规则涉及您销售什么、向谁销售、在哪里销售以及如何销售。在一个州可征税的交易可能在另一个州无需征税，而看似直截了当的销售可能根据环境很快变得复杂。以下是商家需要评估的内容。

正在销售什么

大多数州默认对有形个人财产（例如电子产品、办公家具、服装）的销售 征税。但服务、数字商品和软件通常也是可征税的项目。

规则差别很大。用于个人目的时，有些州征收 SaaS 订阅税，但用于商家目的时免税。有些州将与硬件捆绑在一起的安装、维护或培训服务视为可征税的项目。数字媒体、数据服务和在线课程可能是可征税的项目，具体取决于格式和提供方法。

客户是谁

您的销售对应的客户类型关系着征税。许多州允许特定客户免缴销售税，包括：

• 政府机构
  
• 处于免税状态的非营利组织
  
• 拥有有效转售证明的转售商（即购买转售商品者）
  

客户所在地

在大多数州，销售税的征收基于目的地，这意味着您将根据客户收到产品或服务的地点而非商家所在地收税。无论您是发运货物、授予数字内容的访问权限还是远程提供服务，都须遵守此规定。

交易的交付或履行方式

交付方式也会影响可征税性。例如：

• 运费可能是可征税的项目，前提是它们是总销售额的一部分。
  
• 在第三方托运人经营业务所在的州，代发货可能会触发关联。
  
• 通过网上市场销售可将征税责任转移给平台（取决于交易市场促进者法律）。
  

销售税和使用税的填报流程是什么样的？

销售税和使用税的填报是一个多步骤流程，要求准确性、时效性和多系统协调。每个州都有自己的规则、期限和填报门户。下面是该流程包括的一般环节：

确认您需要在哪里填报以及多久填报一次

您的填报频率（例如每月、每季度或每年）通常取决于您在每个州收取的税额。一些州要求商家即使在没有可征税的销售期间也需填报（即填报“零申报”）。

汇总和验证交易数据

按州和税务管辖区拉取交易记录。将这些数据与您的销售系统、会计平台或企业资源规划 (ERP) 系统进行对账，以确认：

• 销售总额
  
• 可征税的销售
  
• 收取的税额（按管辖区）
  
• 豁免销售额（提供了证明）
  

计算您欠下的金额

许多州在市、郡和特区采用多种税率。您的总额需要反映准确的来源，特别是基于目的地的销售，并且包括退货、折扣或运费的调节（如果它们是可征税的项目）。

填写申报表并上缴税款

通过各州的在线门户或通过获得批准的批量填报系统提交您的申报表。有些州允许第三方填报，但您仍需对准确性负责。然后，根据州接受的支付方式，通过自动清算中心 (ACH) 转账、电汇或支票上缴税款。

维护良好的记录和审计跟踪

保存申报表、计算、支付确认和豁免证明 的详细记录。文件丢失可能导致处罚和审计，即使您正确地支付了税款。

商家在填报销售税和使用税时面临哪些挑战？

销售税和使用税的填报可能很复杂，特别是对于在多个州运营、通过多种渠道销售或管理混合产品供应的商家。每个州的规则都不同，它们也经常不一致或可能发生变化。以下是商家面临的一些最常见的挑战。

冲突状态规则

每个州对可征税的产品和服务 有不同的定义。报税期限、豁免要求和报告格式也各不相同，这意味着没有统一的标准化流程。

经济关联阈值

自从最高法院在 2018 年作出“南达科他州诉Wayfair”案裁决以来，各州现要求州外卖家一旦达到一定的销售额或交易阈值，必须进行登记并征税。但这些阈值各不相同——有的州规定 25 万美元，有的州则规定 10 万美元和 200 笔交易——有时知道它们的人并不多。您很容易在超过限制时全然不知。

管理豁免证明

B2B 销售的客户可以豁免销售税，但前提是他们能提供有效的豁免证明。跟踪、验证和存储这些证明是一项持续的管理负担。文件缺失或过期可能导致商家承担未缴纳销售税的责任。

数据对账和准确性

多州报税 依赖于管辖区数据。但这些数据可能存在于不同的系统中（例如支付平台、ERP、会计软件），它们有时并未条理清晰地整合在一起。不一致的记录可能导致不正确的报税、遗漏管辖区或重复支付。

审计曝光

即使微小的错误也可能触发审计，一旦您在一个州接受审查，其他州也可能跟进。许多商家并未准备好跨多个年份提交必要的文件，特别是当他们在此期间更改了系统或报税方式时。

销售税和使用税的税务合规问题可能对公司构成风险。随着商家规模的扩大，复杂性也越来越高，要想保持领先，需要跨团队、跨系统和跨州界线进行协调。