Als het gaat om het proriteren van transparantie bij facturatie, zijn er maar weinig tools die zo waardevol zijn als een gespecificeerde factuur. Gespecificeerde facturen geven precies aan voor welke goederen of diensten klanten betalen. Ze kunnen frustratie te verminderen en geschillen en vertragingen bij betalingen tot een minimum te beperken. Een gebrek aan transparantie in facturatie is een veel voorkomende zorg die ernstige problemen kan veroorzaken: uit een enquête uit 2022 bleek dat bijna 40% van de Amerikanen in de war was door hun medische facturen. Voor bedrijven in de gezondheidszorg, horeca of andere dienstverlenende branches kunnen sterk praktijken voor gespecificeerde facturen tot grote voordelen leiden.

Hieronder leggen we uit wat een gespecificeerde factuur is, hoe je er een maakt en welke voordelen het bedrijven en hun klanten biedt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een gespecificeerde factuur en hoe verschilt deze van een gewone factuur?
  
• Welke informatie moet er op een gespecificeerde factuur worden opgenomen?
  
• Een effectieve gespecificeerde factuur voor je bedrijf maken
  
• Voordelen van het gebruik van gespecificeerde facturen voor bedrijven en klanten
  

Wat is een gespecificeerde factuur en hoe verschilt deze van een gewone factuur?

Een gespecificeerde factuur is een factuur waarop elk geleverd product of elke geleverde dienst en de specifieke kosten van elk item worden vermeld. Terwijl een gewone factuur alleen een totaal te betalen bedrag of algemene categorieën kan bevatten zonder individuele diensten of producten te vermelden, toont een gespecificeerde factuur elk item of elke dienst regel voor regel met de prijs, vaak naast een beschrijving en hoeveelheid.

Dit zorgt voor transparantie en maakt het voor de klant gemakkelijker om te zien waar welke kosten vandaan komen. Gespecificeerde facturen worden vaak gebruikt voor medische facturen, hotelbonnen, juridische diensten, verzekeringsclaims en restaurantrekeningen. Normale facturen worden meestal gebruikt voor diensten met een vast tarief of voor kleine aankopen waarbij individuele itemdetails minder belangrijk zijn.

Welke informatie moet er op een gespecificeerde factuur worden opgenomen?

Een gespecificeerde factuur moet specifieke details over alle kosten van het totaal bevatten. Het bevat meestal:

• De datum waarop elke dienst is verleend of elk product is gekocht

• De naam en beschrijving van elk item of elke dienst

• De hoeveelheid van elk item of elke dienst (bijvoorbeeld twee kantoorbezoeken, vijf uur arbeid)

• De kosten per eenheid van elk item of elke dienst

• Totaal factuurregel (hoeveelheid x eenheidsprijs)

• Eventuele bijkomende kosten (bijvoorbeeld servicekosten, bezorgkosten)

• Eventuele belastingen

• Eventuele kortingen of aanpassingen

• Het subtotaal vóór eventuele bijkomende kosten, kortingen of belastingen

• Het totale verschuldigde bedrag

• Factureringsgegevens, meestal de naam, contactgegevens en het factuuradres van de aanbieder

Een effectieve gespecificeerde factuur voor je bedrijf maken

Om een effectieve gespecificeerde factuur op te stellen, moet je alle belangrijke gegevens voor zowel je klant als je bedrijf opnemen. Met een facturatietool bespaar je tijd en kun je facturen maken die er verzorgder uitzien. Met Stripe Invoicing kun je snel facturen maken en versturen vanaf je Stripe-dashboard zonder dat je extra software nodig hebt. Dit is wat je op deze facturen moet opnemen en hoe Stripe kan helpen.

Bedrijfsgegevens

Vermeld de naam, het logo, het adres, het telefoonnummer en de website van je bedrijf. Dit maakt het voor klanten gemakkelijker om contact met je op te nemen. Met Stripe kun je je facturen personaliseren met merkelementen zoals je logo en merkkleuren, zodat elke factuur een samenhangende uitstraling heeft.

Factuurnummer en -datum

Wijs elke factuur een uniek nummer toe en vermeld de datum voor het bijhouden. Stripe genereert automatisch het factuurnummer en de -datum. Wil je een aangepaste nummering, dan kun je dat aanpassen in de instellingen.

Factuurregels

Vermeld elk product of elke dienst afzonderlijk met een korte beschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en totale kosten. In Stripe Invoicing kun je meerdere factuurregels toevoegen, elk met een eigen beschrijving en prijzen.

Bijkomende kosten, belastingen en kortingen

Als er extra kosten zijn (bijvoorbeeld bezorgkosten, speciale diensten), vermeld deze dan op hun eigen regel zodat ze niet verloren gaan in de details. Vermeld eventuele belastingen (zowel het percentage als het totaalbedrag) en kortingen. Met Stripe Invoicing kun je aangepaste factuurregels toevoegen voor extra kosten, kortingsbonnen of kortingen toepassen en automatisch belastingen berekenen op basis van de locatie van de klant.

Subtotalen en eindtotaal

Geef een subtotaal op vóór belastingen, kosten of kortingen, tel deze vervolgens bij elkaar op en geef het eindtotaal onderaan weer. Stripe berekent automatisch de totalen als je ze optelt.

Opmerkingen of speciale instructies

Onderaan de factuur kunt u een bedanktbericht, herinnering of specifieke instructies met betrekking tot de factuur toevoegen. Met Stripe kun je een memo of voettekst toevoegen voor dit soort personalisatie.

Voordelen van het gebruik van gespecificeerde facturen voor bedrijven en klanten

Gespecificeerde facturen maken duidelijk wat alle kosten zijn. Hieronder vind je enkele manieren waarop gespecificeerde facturering bedrijven ten goede komt:

• Waarde van de dienst: voor dienstverlenende bedrijven helpt gespecificeerde facturering om de waarde van elke afzonderlijke dienst aan te tonen.

• Verduidelijkingen en geschillen: Door elke betaling op te splitsen, kun je de redenen voor klanten om de factuur in twijfel te trekken verminderen. Dit kan onbetaalde facturen tot een minimum beperken en de betalingssnelheid verbeteren.

• Compliance en documentatie: In branches zoals de gezondheidszorg en juridische dienstverlening zijn gespecificeerde facturen vaak vereist voor compliance of verzekeringsclaims. Een advocatenkantoor moet bijvoorbeeld gespecificeerde facturen tonen voor vergoedingen of audits.

• Verkoop- en marketinggegevens: Bedrijven die individuele items op facturen bijhouden, of het nu gaat om producten of diensten, kunnen inzicht krijgen in de voorkeuren van consumenten. Een adviesbureau kan bijvoorbeeld merken dat klanten vaak strategiesessies aanvragen met implementatiepakketten.

• Belastingaangifte en aftrekposten: bedrijven kunnen diensten en benodigdheden voor eigen risico snel scheiden op gespecificeerde facturen om uitgaven te classificeren wanneer ze belastingaangifte doen of zich voorbereiden op audits.

• Flexibiliteit: Met gespecificeerde facturering kunnen bedrijven facturen eenvoudig aanpassen aan specifieke verzoeken van klanten. Een ontwerper kan bijvoorbeeld een lijst maken van de individuele ontwerpelementen (bijvoorbeeld logo, website, merkgids) die door elke klant zijn gekocht.

Dit zijn een paar voordelen van gespecificeerde facturering voor klanten:

• Transparantie van de prijzen: Wanneer klanten een gespecificeerd overzicht zien, weten ze precies waarvoor ze betalen. Op een medische factuur kunnen klanten bijvoorbeeld de kosten voor elke test en procedure bekijken om te begrijpen waar hun betaling betrekking op heeft.

• Vergoedingen: Klanten hebben gespecificeerde facturen nodig als ze vergoeding aanvragen voor kosten zoals zakelijke reiskosten en verzekeringsclaims.

• Budgettering en financiële planning: Gespecificeerde facturen maken het makkelijker voor klanten om hun budgetten te beheren, met name voor terugkerende diensten. Als een klant bijvoorbeeld gebruikmaakt van een maandelijkse schoonmaakdienst aan huis, kan het zien van afzonderlijke kosten voor basisschoonmaak-, was- en dieptereinigingsdiensten hen helpen toekomstige boekingen aan te passen op basis van hun budgetprioriteiten.

• Geschillenbeslechting: Het is veel eenvoudiger om een probleem met één deel van een factuur aan te pakken als de kosten duidelijk gescheiden zijn. Als een klant bijvoorbeeld 'advieskosten' op een gespecificeerde factuur betwist, kan deze vragen stellen over die ene factuurregel in plaats van de hele factuur in twijfel te trekken.

• Belastingaftrekposten: Voor klanten die onkosten bijhouden voor belastingdoeleinden, wordt het eenvoudiger om aftrekbare kosten te identificeren met behulp van gespecificeerde facturen. Een freelancer kan bijvoorbeeld gespecificeerde facturen van zakelijke maaltijden of reizen gebruiken om de kosten voor entertainment te scheiden van professionele uitgaven en de juiste aftrekpost toe te passen.