Revenue Cycle Management (RCM) is een financiële procedure die door zorgaanbieders wordt gebruikt om inkomende betalingen te factureren, te traceren en te innen. RCM omvat patiëntregistratie, verzekeringsverificatie, het indienen van claims, facturatie aan patiënten en incasso's. De totale waarde van de RCM-markt zal naar verwachting in 2030 de $ 238 miljard overschrijden.

Hieronder bespreken we wat de RCM-procedure inhoudt, veelvoorkomende uitdagingen en best practices voor het verbeteren van financiële resultaten.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe Revenue Cycle Management de zorgactiviteiten ten goede komt
  
• Componenten en fasen van de inkomstencyclus in de zorg
  
• Best practices voor Revenue Cycle Management
  
• Hoe je verzekeringsclaims indient
  
• Hoe de procedure voor Revenue Cycle Management inkomsten beïnvloedt
  
• Uitdagingen in Revenue Cycle Management voor de zorg
  
• Hoe technologie kan helpen bij Revenue Cycle Management
  
• Hoe Stripe Billing kan helpen
  

De voordelen van revenue cycle management voor de bedrijfsvoering in de gezondheidszorg

Ondernemingen in de gezondheidszorg vertrouwen op RCM om financiële stabiliteit, efficiëntie en betere patiëntenzorg te bereiken. Hier is een nadere blik:

• Financiële stabiliteit: RCM helpt bij het creëren van een gestage inkomstenstroom voor zorgaanbieders door tijdig betalingen vast te leggen en te innen voor geleverde diensten.

• Efficiëntie en lagere kosten: Het RCM-proces bespaart tijd en middelen die worden besteed aan administratieve taken zoals facturatie en codering. Hierdoor kan personeel zich concentreren op patiëntenzorg.

• Verbeterde patiëntervaring: Een goed beheerd RCM-systeem faciliteert nauwkeurige facturatie en eenvoudigere betalingsprocessen, wat verwarring minimaliseert en de algehele patiëntervaring verbetert.

Onderdelen en fasen van de inkomstencyclus in de gezondheidszorg

De inkomstencyclus in de zorg heeft verschillende fasen die ervoor zorgen dat zorgaanbieders worden gecompenseerd voor de diensten die ze leveren:

• Pre-registratie: Het verzamelen van demografische en verzekeringsgegevens van een patiënt voorafgaand aan het bezoek.

• Patiëntregistratie: Het verzamelen van verdere patiëntgegevens, zoals persoonlijke gegevens en medische geschiedenis.

• Verzekeringsverificatie en autorisatie: Het controleren van de verzekeringsdekking en het verkrijgen van de nodige autorisaties voor procedures.

• Vastleggen van betalingen en codering: Het documenteren van alle uitgevoerde diensten en procedures en deze vertalen naar facturatiecodes voor verzekeringsclaims. Deze ICD-10- en CPT-codes zijn gestandaardiseerde nummers die medische diensten in de hele branche categoriseren en bepalen hoeveel de zorgaanbieder vergoed krijgt.

• Indienen van claims: Het indienen van gecodeerde claims bij verzekeringsmaatschappijen voor betaling. De betaler evalueert de compliance van een claim met de betalingsvoorwaarden en overeenkomsten en beslist of deze volledig of gedeeltelijk wordt betaald, of dat de claim wordt afgewezen of geweigerd.

• Beheer van afwijzingen: Het beheren en aanvechten van afgewezen verzekeringsclaims.

• Plaatsen van betalingen: Het plaatsen van de betaling op het account van de patiënt zodra de verzekeringsmaatschappij de zorgaanbieder betaalt.

• Facturatie aan patiënten: Het factureren van patiënten voor een saldo dat niet door de verzekering wordt gedekt. Dit kan eigen bijdragen, een eigen risico of kosten voor niet-gedekte diensten omvatten.

• Incasso's: Het opvolgen van onbetaalde saldi. Dit kan het sturen van herinneringsfacturen, het opzetten van betalingsplannen of de escalatie naar incasso's omvatten.

• Rapportage: Het analyseren van gegevens en kritieke prestatie-indicatoren en het rapporteren over de algehele gezondheid van de inkomstencyclus van een zorgaanbieder om mogelijke verbeterpunten aan het licht te brengen.

Best practices voor revenue cycle management

Het implementeren van een efficiënt RCM-proces omvat uitgebreide gegevensverzameling, transparante communicatie met patiënten en regelmatige prestatiemonitoring. Hier zijn enkele best practices voor RCM:

• Verzamel volledige, nauwkeurige patiëntinformatie bij het eerste contact: Verzamel bij het eerste contactpunt uitgebreide patiëntinformatie, inclusief persoonlijke gegevens, demografische gegevens, contactgegevens, status van de gezondheid en verzekeringsgegevens. Gebruik digitale tools om deze gegevens nauwkeurig en veilig vast te leggen. Nauwkeurige gegevensverzameling minimaliseert latere facturatiefouten en afgewezen claims.

• Verifieer de geschiktheid en autorisatie van de verzekering voorafgaand aan de dienst: Bevestig de nauwkeurigheid van de verzamelde informatie, met name de verzekeringsgegevens. Gebruik realtime verificatiesystemen om de dekking, voordelen en eventuele vereisten voor voorafgaande autorisatie van de patiënt te controleren. Het bevestigen van de geschiktheid en het verkrijgen van voorafgaande autorisaties voordat je diensten verleent, verduidelijkt de verantwoordelijkheden voor verzekeringsbetalingen vooraf. Het kan ook het aantal afgewezen claims als gevolg van dekkingsproblemen en daaropvolgende verrassingen op de factuur voor patiënten verminderen.

• Zorg voor nauwkeurige, up-to-date patiëntendossiers: Werk patiëntinformatie regelmatig bij en valideer deze. Wijzigingen in verzekeringen, contactgegevens of medische geschiedenis moeten onmiddellijk in het patiëntendossier worden weerspiegeld. Informeer patiënten over het registratieproces, welke informatie ze moeten verstrekken en waarom dit belangrijk is. Dit zorgt ervoor dat claims worden ingevuld met nauwkeurige, up-to-date informatie.

• Zorg voor compliance van de regelgeving bij registratie en gegevensverwerking: Raadpleeg alle relevante regelgeving, zoals privacywetgeving voor patiënten en normen voor gegevensbeveiliging, om een compliant registratieproces te ontwikkelen. Dit voorkomt dat juridische of regelgevende boetes later van invloed zijn op de inkomsten.

• Investeer in teamtraining en supportinfrastructuur voor klanten: Investeer in voortdurende educatie en training van personeel in actuele coderingsstandaarden en updates. Zorg voor een deskundig, toegankelijk supportteam voor klanten om vragen van patiënten over registratie, facturatie en verzekeringen af te handelen. Het verminderen van verwarring bij patiënten en het gebruik van nauwkeurige, precieze codering maximaliseert betalingscompliance en vergoedingen en verkleint de kans op afgewezen claims.

• Indiening en opschoning van claims: Ontwikkel een systematisch proces om tijdige, volledige, nauwkeurige claims in te dienen bij verzekeraars. Gebruik geautomatiseerde tools voor het opschonen van claims om fouten te detecteren en te corrigeren die kunnen leiden tot afwijzingen of vertragingen. Investeren in de indiening en opschoningsefficiëntie van claims kan vergoedingen versnellen en het aantal claims verminderen dat wordt afgewezen vanwege fouten bij gegevensinvoer.

• Traceren van claims en beheer van afwijzingen: Implementeer een sterke strategie voor het beheer van afwijzingen, inclusief een volgsysteem voor ingediende claims. Pak afwijzingen of verzoeken om aanvullende informatie onmiddellijk aan om onderbrekingen van de inkomstenstroom tot een minimum te beperken. Analyseer afwijzingen en identificeer eventuele patronen die kunnen worden aangepakt om het aantal voorvallen te verminderen en het bezwaarproces te versnellen.

• Verbeter communicatie met de patiënt en facturatie: Betrek patiënten vroegtijdig en vaak bij hun financiële verantwoordelijkheden. Verbeter incasso's van patiënten door hen gemakkelijk te begrijpen facturen, uitleg van kosten en verschillende betalingsopties te bieden. Transparante communicatie over kosten, facturatieprocedures en betalingsverwachtingen kan de patiënttevredenheid verhogen en incassoproblemen verminderen.

• Versterk het systeem voor het verwerken van betalingen: Creëer een systeem voor hoe en wanneer je betalingen moet verwerken, post ze op patiëntaccounts en reconcilieer accounts om ervoor te zorgen dat inkomsten zo snel mogelijk worden geïnd en vastgelegd.

• Gebruik technologie om prestaties te vereenvoudigen en te monitoren: Overweeg software- en technologieoplossingen die RCM-processen kunnen vereenvoudigen, handmatige fouten kunnen verminderen en realtime inzicht in de inkomstencyclus kunnen bieden. Controleer regelmatig key performance indicators (KPI's) en statistieken (bijv. netto-incassopercentage, percentage afgewezen claims) om de status van de inkomstencyclus te monitoren. Gebruik dit inzicht om weloverwogen beslissingen te nemen en voortdurende verbeteringen aan te brengen.

Verzekeringsclaims indienen

Nadat een patiënt zorgdiensten heeft ontvangen, stelt de aanbieder een verzekeringsclaim samen en dient deze in voor vergoeding. Zodra de claim is geaccepteerd, werkt de aanbieder het verschuldigde saldo op het account van de patiënt bij en factureert deze het resterende saldo aan de patiënt. Als de claim wordt afgewezen, moet de zorgaanbieder mogelijk een gewijzigde claim opnieuw indienen of bezwaar aantekenen.

Dit zijn de stappen van het indieningsproces:

• Documenteer de patiëntontmoeting en maak een factureerbare claim aan: Zorgaanbieders documenteren het patiëntbezoek en vertalen dit naar factureerbare kosten met behulp van geschikte medische codes die de aard van het bezoek en de geleverde diensten communiceren. Dit omvat diagnostische codes (bijv. ICD-10) en procedurele codes (bijv. CPT, HCPCS).

• Beoordeel en schoon de claim op fouten voorafgaand aan indiening: Claims ondergaan een grondig beoordelingsproces dat bekend staat als 'scrubbing' (opschonen) om eventuele fouten of inconsistenties te identificeren en corrigeren. Deze stap verkleint de kans op afgewezen claims vanwege problemen zoals onjuiste patiëntinformatie, coderingsfouten en ontbrekende details.

• Dien schone claims elektronisch en tijdig in: De claim wordt ingediend bij de juiste verzekeringsmaatschappij. Dit gebeurt doorgaans via systemen voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI), die in vergelijking met handmatige processen een snellere indiening en snellere reactietijden mogelijk maken.

• Wacht op toewijzing en claimverificatie: De verzekeringsmaatschappij beoordeelt de claim om haar aansprakelijkheid te bepalen, waarbij de dekking wordt geverifieerd en wordt gecontroleerd of de gefactureerde diensten overeenkomen met de polis van de patiënt. De verzekeraar beslist of hij volledig of gedeeltelijk betaalt of de claim afwijst. Deze beslissing is gebaseerd op factoren zoals dekking van de dienst, netwerkovereenkomsten en geschiktheid van de patiënt op het moment van de dienstverlening.

• Beoordeel de betaling en uitleg over voordelen (EOB): De verzekeraar voert de betaling uit aan de zorgaanbieder, vergezeld van een EOB, waarin wordt beschreven welke diensten werden gedekt, de betaalde bedragen en eventuele verantwoordelijkheid van de patiënt, zoals eigen risico en copayments.

• Verifieer of de betaling is verwerkt: De zorgaanbieder boekt de betaling op het account van de patiënt en past het accountsaldo aan om de betaling en de eventueel resterende verantwoordelijkheid van de patiënt te weerspiegelen.

• Geef een factuur uit aan de patiënt: De aanbieder geeft een factuur uit aan de patiënt voor elk resterend onbetaald saldo.

• Beoordeel afwijzingen en implementeer strategieën voor het beheer van afwijzingen: Als een claim wordt afgewezen, beoordeelt de aanbieder de reden voor de afwijzing en corrigeert deze eventuele problemen. Afhankelijk van de omstandigheden kan de claim opnieuw worden ingediend of kan er in beroep worden gegaan tegen de beslissing.

• Analyseer claimgegevens en verwerking om trends te identificeren: Aanbieders beoordelen hun claimprocessen regelmatig om trends te identificeren, zoals veelvoorkomende redenen voor afwijzingen of vertragingen in de betaling. Deze gegevens vormen de basis voor procesverbeteringen om het slagingspercentage van toekomstige claims te verhogen.

De invloed van het proces van revenue cycle management op de inkomsten

Elke stap van RCM zorgt voor een tijdige, nauwkeurige incasso van betalingen en genereert inkomsten voor de zorgaanbieder. Hier lees je hoe elke stap van de procedure een soepele ontvangst van inkomsten mogelijk maakt.

Uitdagingen bij revenue cycle management in de gezondheidszorg

Van het handhaven van compliance met de zich ontwikkelende regelgeving in de gezondheidszorg tot het in evenwicht brengen van de patiëntervaring, hier zijn de uitdagingen die het RCM-proces kan opleveren:

• Complexiteit van facturatie en codering: De gezondheidszorgsector heeft complexe facturatie- en coderingsprocessen, met duizenden codes voor diagnoses en procedures die regelmatig worden bijgewerkt en gewijzigd. Op de hoogte blijven van de juiste coderingspraktijken vereist voortdurende educatie en aanpassing.

• Ontwikkelende regelgeving in de gezondheidszorg: Regelgeving in de gezondheidszorg verandert regelmatig en is van invloed op verschillende aspecten van RCM, zoals facturatiepraktijken, privacy van patiënten en gegevensbeveiliging. Aanbieders moeten waakzaam zijn om deze veranderingen bij te houden.

• Variabiliteit van betalers: Facturatie en vergoeding vereisen het doorlopen van de afzonderlijke regels, dekkingspolissen en vergoedingstarieven van talrijke verzekeringsbetalers, wat het proces van het aanmaken, indienen en betwisten van claims compliceert.

• Toenemende verantwoordelijkheid van de patiënt: Met de opkomst van zorgplannen met een hoog eigen risico zijn patiënten in toenemende mate verantwoordelijk voor een groter deel van hun zorgkosten. Het innen van betalingen van patiënten kan uitdagender zijn dan samenwerken met verzekeraars vanwege hun relatief beperkte middelen.

• Middelenintensieve technologie-integratie: Het integreren van verschillende technologiesystemen (bijv. EPD's, facturatiesoftware, patiëntenportalen) kan complex en kostbaar zijn. Het niet goed integreren kan leiden tot datasilo's en het RCM-proces belemmeren.

• Beheer van afwijzingen: Het beheren en verminderen van afgewezen claims is een aanhoudende uitdaging. Elke afgewezen claim vereist extra middelen om te onderzoeken, in beroep te gaan of opnieuw in te dienen.

• Training en verloop van personeel: De voortdurende evolutie van facturatiepraktijken, codering en regelgeving vereist voortdurende training van het personeel. Hoge verlooppercentages in RCM-rollen kunnen de inkomstencyclus verstoren en inconsistenties in de verwerking creëren.

• Cyberbeveiligingsbedreigingen: Aangezien zorgorganisaties in toenemende mate vertrouwen op digitale systemen voor RCM, worden ze kwetsbaarder voor cyberbeveiligingsbedreigingen, zoals datalekken, die kunnen leiden tot grote financiële verliezen en reputatieschade.

• Last van data-analyse: Het verzamelen, integreren en interpreteren van grote hoeveelheden data kan lastig zijn. Organisaties kunnen moeite hebben om deze data effectief te gebruiken voor besluitvorming.

• Het in evenwicht brengen van de patiëntervaring: Het balanceren van de financiële aspecten van RCM met een positieve patiëntervaring kan een uitdaging zijn. Problemen zoals facturatiefouten, gebrek aan transparantie en slechte communicatie kunnen leiden tot ontevredenheid bij patiënten en de reputatie van een organisatie beïnvloeden.

Hoe technologie kan helpen bij revenue cycle management

Technologie kan RCM nauwkeuriger en gemakkelijker bij te houden maken, waardoor de financiële resultaten verbeteren en de administratieve lasten voor zorgaanbieders afnemen.

Voor interne RCM-teams die de controle over en het toezicht op patiëntclaims willen behouden, kunnen deze platformen de administratieve lasten minimaliseren. Voor uitbestede RCM kunnen technologieplatformen en dashboards inzicht bieden in hoe de inkomstencyclus wordt beheerd.

Met deze technologische hulpmiddelen kun je het RCM-proces verbeteren:

• Elektronische patiëntendossiers (EPD's): EPD's integreren patiëntgegevens in verschillende zorgomgevingen. Dit maakt brede toegang tot patiëntinformatie mogelijk, wat aanbieders helpt om patiëntcontacten correct te documenteren en te factureren. Door EPD's te integreren met je RCM kun je de klinische en financiële workflows van de praktijk stroomlijnen.

• Geautomatiseerde verificatie van geschiktheid: Geautomatiseerde systemen kunnen de verzekeringsdekking en voordelen van patiënten in realtime verifiëren voordat diensten worden verleend, waardoor de kans op facturatiefouten en afwijzingen vanwege dekkingsproblemen kleiner wordt.

• Software voor medische codering: Geavanceerde coderingssoftware helpt codeurs bij het toewijzen van de juiste codes voor procedures en diagnoses. Sommige systemen bevatten AI en machine-learning om codes voor te stellen, waardoor de kans op menselijke fouten kleiner wordt.

• Beheersystemen voor claims: Deze systemen controleren claims op fouten en automatiseren de indieningsprocedure. Ze kunnen veelvoorkomende problemen markeren die tot afwijzingen leiden, zodat correcties kunnen worden aangebracht voordat de claim naar de verzekeraar wordt gestuurd.

• Elektronische facturatie en verwerking van betalingen: Technologie kan facturen van patiënten elektronisch verzenden en online betalingen toestaan, wat deze procedures versnelt.

• Gegevensanalyses en rapportage: Geavanceerde analysetools kunnen financiële gegevens scannen op trends, knelpunten en verbetermogelijkheden in de inkomstencyclus. Dit inzicht kan informatie bieden voor belangrijke beslissingen en operationele aanpassingen.

• Platformen voor patiëntbetrokkenheid: Deze platformen communiceren met patiënten over hun financiële verantwoordelijkheden, bieden online facturatie- en betalingsopties en verstrekken educatieve bronnen, waardoor de patiëntervaring en compliance voor betalingen verbeteren.

• Tools voor beheer van afwijzingen: Technologie kan afgewezen claims traceren en analyseren. Zo kunnen patronen en onderliggende oorzaken worden geïdentificeerd, zodat aanbieders systemische problemen kunnen aanpakken en hun facturatiepraktijken kunnen verfijnen.

• Automatisering van routinetaken: Het automatiseren van routinematige administratieve taken zoals het inplannen van afspraken, verzekeringsverificatie en betalingsherinneringen kan de werkdruk voor medewerkers verminderen en hen in staat stellen zich te concentreren op complexere aspecten van RCM. Hier is de impact van AI en machine-learning op RCM het meest merkbaar.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je factureren en prijzen beheren zoals jij dat wilt: van simpele terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die je zelf onderhandelt. Begin binnen een paar minuten met het accepteren van terugkerende betalingen wereldwijd zonder dat je code hoeft te schrijven, of maak een eigen integratie met de API.

Stripe Billing kan je helpen:

• Flexibele prijzen aan te bieden: sneller reageren op de vraag van gebruikers met flexibele tariefmodellen, waaronder op gebruik gebaseerde, gestaffelde, flat-fee plus overage, en meer. Ondersteuning voor coupons, gratis proefperiodes, evenredige verdeling en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Je omzet verhogen en klantverloop verminderen: verbeter je omzet en verminder onvrijwillig klantverloop met Smart Retries en geautomatiseerde herstelworkflows. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan 6,5 miljard dollar aan omzet teruggewonnen.

• Je efficiëntie te verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing of ga vandaag nog aan de slag.