La gestion du cycle de revenus (GCR) est un processus financier qu'emploient les fournisseurs de soins de santé pour la facturation, le suivi et le recouvrement des paiements entrants. La GCR englobe l'inscription de la clientèle patiente, la vérification de l'assurance, la soumission des demandes, la facturation de la clientèle et le recouvrement. On estime que la valeur totale du marché de la GCR devrait dépasser 238 milliards de dollars d'ici 2030​​.

Ci-dessous, nous aborderons ce qu'implique le processus de GCR, les défis communs et les bonnes pratiques pour améliorer les résultats financiers.

Que contient cet article?

• Les avantages de la gestion du cycle de revenus pour les opérations de santé
  
• Composantes et étapes du cycle de revenus des soins de santé
  
• Bonnes pratiques en matière de gestion du cycle de revenus
  
• Comment soumettre des demandes d'assurance
  
• Comment le processus de gestion du cycle de revenus affecte les revenus
  
• Les défis de la gestion du cycle de revenus dans le domaine des soins de santé
  
• Comment la technologie peut-elle faciliter la gestion du cycle de revenus?
  
• Comment Stripe Billing peut vous aider
  

Avantages de la gestion du cycle des recettes pour les prestations de soins de santé

Les entreprises du secteur de la santé s'appuient sur la gestion du cycle des revenus (GCR) pour atteindre la stabilité financière, l'efficacité et de meilleurs soins aux patients. Voici un aperçu plus détaillé :

• Stabilité financière : La GCR aide à créer un flux de revenus constant pour les prestataires de soins de santé en capturant et en recouvrant rapidement les paiements des services rendus.

• Efficacité et réduction des coûts : Le processus de la GCR permet d'économiser du temps et des ressources consacrés aux tâches administratives telles que la facturation et le codage. Cela permet au personnel de se concentrer sur les soins aux patients.

• Amélioration de l'expérience du patient : Un système de GCR bien géré facilite une facturation précise et des processus de paiement plus simples, réduisant la confusion et améliorant l'expérience globale du patient.

Composantes et étapes du cycle des recettes du secteur de la santé

Le cycle des revenus de soins de santé comporte plusieurs étapes qui garantissent la rémunération des fournisseurs de soins de santé pour les services qu'ils fournissent :

• Préinscription : Recueillir les renseignements démographiques et les informations d'assurance de la personne recevant des soins avant sa visite.

• Inscription de la clientèle patiente : Recueillir d'autres informations sur la personne, telles que ses renseignements personnels et ses antécédents médicaux.

• Vérification de l'assurance et autorisation : Vérifier la couverture d'assurance et obtenir les autorisations nécessaires pour les interventions.

• Saisie et codage des paiements : Documenter l'ensemble des services et interventions effectués et les traduire en codes de facturation pour les demandes d'assurance. Ces codes CIM-10 et CPT sont des numéros normalisés qui classent les services médicaux de l'ensemble du secteur et déterminent le montant que le fournisseur de soins de santé recevra.

• Soumission d'une demande : Soumission des demandes codées aux compagnies d'assurance pour paiement. Le payeur évaluera la conformité d'une demande avec les politiques et les ententes de paiement et décidera de payer en totalité, de payer en partie, de refuser ou de rejeter la demande.

• Gestion des refus : Gestion et appel des demandes d'assurance refusées.

• Saisie des paiements : Saisie des paiements sur le compte de la personne ayant reçu les soins une fois que la compagnie d'assurance a payé le fournisseur de soins de santé.

• Facturation de la clientèle patiente : Facturation des soldes non couverts par l'assurance aux personnes ayant reçu des soins. Il peut s'agir d'une quote-part, de franchises ou de frais pour des services non couverts.

• Recouvrement : Suivi des soldes impayés. Cela peut comprendre l'envoi de factures de rappel, l'établissement de plans de paiement ou le transfert au service des recouvrements.

• Production de rapports : L'analyse des données et des indicateurs clés de performance et la production de rapports sur la santé globale du cycle de revenus d'un fournisseur de soins de santé afin de révéler les domaines d'amélioration potentiels.

Bonnes pratiques en matière de gestion du cycle des recettes

La mise en œuvre d'un processus de GCR efficace implique une collecte de données exhaustive, des communications transparentes avec les patients et un suivi régulier du rendement. Voici quelques bonnes pratiques pour la GCR :

• Recueillir des informations complètes et exactes sur le patient dès le premier contact : Dès le premier point de contact, recueillez des informations exhaustives sur le patient, notamment ses données personnelles, ses données démographiques, ses coordonnées, son état de santé et les détails de son assurance. Utilisez des outils numériques pour enregistrer ces données de façon précise et sécurisée. Une collecte de données exacte réduit les erreurs de facturation et les rejets de demande de règlement par la suite.

• Vérifier l'admissibilité à l'assurance et l'autorisation avant le service : Confirmez l'exactitude des informations recueillies, particulièrement les détails de l'assurance. Utilisez des systèmes de vérification en temps réel pour vérifier la couverture, les avantages sociaux et les exigences d'autorisation préalable du patient. La confirmation de l'admissibilité et l'obtention des autorisations préalables avant de fournir les services permettent de clarifier d'emblée les responsabilités de paiement de l'assurance. Cela peut également diminuer les rejets de demande de règlement causés par des problèmes de couverture et les surprises ultérieures de facturation pour les patients.

• Garder les dossiers des patients exacts et à jour : Mettez à jour et validez régulièrement les informations des patients. Les modifications apportées à l'assurance, aux coordonnées ou aux antécédents médicaux doivent être rapidement reflétées dans les dossiers des patients. Informez les patients du processus d'inscription, des renseignements qu'ils doivent fournir et de la raison pour laquelle ces renseignements sont importants. Cela garantit que les demandes de règlement sont remplies avec des informations exactes et à jour.

• Veiller à la conformité réglementaire lors de l'inscription et du traitement des données : Référencez toutes les réglementations pertinentes telles que les lois sur la vie privée des patients et les normes de sécurité des données pour développer un processus d'inscription conforme. Cela permet d'éviter que des pénalités juridiques ou réglementaires ne nuisent aux revenus par la suite.

• Investir dans la formation de l'équipe et dans l'infrastructure du service à la clientèle : Investissez dans la formation continue du personnel concernant les normes de codage actuelles et leurs mises à jour. Maintenez une équipe du service à la clientèle bien informée et accessible pour répondre aux demandes des patients au sujet de l'inscription, de la facturation et de l'assurance. La réduction de la confusion chez les patients et l'utilisation d'un codage précis et exact maximisent la conformité des paiements et des remboursements et réduisent la probabilité de demandes de règlement refusées.

• Soumission et vérification des demandes de règlement : Mettez en place un processus systématique de soumission de demandes de règlement exhaustives et exactes aux assureurs en temps opportun. Utilisez des outils de vérification automatique des demandes de règlement pour détecter et corriger les erreurs qui pourraient mener à des rejets ou à des retards. Investir dans l'efficacité de la soumission et de la vérification des demandes de règlement peut accélérer les remboursements et réduire le nombre de demandes rejetées en raison d'erreurs de saisie de données.

• Suivi des demandes de règlement et gestion des refus : Mettez en œuvre une stratégie robuste de gestion des refus, y compris un système de suivi des demandes soumises. Traitez rapidement les refus ou les demandes d'informations supplémentaires afin de minimiser les interruptions du flux de revenus. Analysez les refus et repérez tout modèle pouvant être corrigé pour réduire le nombre d'occurrences et accélérer le processus d'appel.

• Améliorer la communication et la facturation avec les patients : Communiquez avec les patients tôt et souvent quant à leurs responsabilités financières. Améliorez les recouvrements des patients en leur fournissant des factures simples à comprendre, des explications des frais et diverses options de paiement. Une communication transparente sur les coûts, les procédures de facturation et les attentes en matière de paiement peut augmenter la satisfaction des patients et diminuer les problèmes de recouvrement.

• Renforcer le système de traitement de vos paiements : Établissez un système sur la façon de traiter les paiements et quand le faire, de les afficher dans les comptes des patients et de rapprocher les comptes afin de garantir que les revenus sont collectés et enregistrés aussi rapidement que possible.

• Utiliser la technologie pour simplifier et surveiller le rendement : Envisagez des solutions technologiques et des logiciels qui peuvent simplifier les processus de GCR, réduire les erreurs manuelles et fournir un aperçu en temps réel du cycle des revenus. Examinez régulièrement les indicateurs de performance clés (IPC) et les indicateurs (p. ex., le taux net de recouvrement, le taux de refus des demandes de règlement) pour surveiller l'état du cycle de revenus. Utilisez ces connaissances pour prendre des décisions éclairées et des améliorations continues.

Comment soumettre des demandes de règlement

Après qu'un patient a reçu des services de santé, le prestataire prépare et soumet une demande de règlement pour obtenir un remboursement. Lorsque la demande de règlement est acceptée, le prestataire met à jour le solde du compte du patient et facture le solde restant au patient. Si la demande de règlement est refusée, le prestataire de soins de santé devra peut-être soumettre à nouveau une demande de règlement modifiée ou présenter un appel.

Voici les étapes du processus de soumission :

• Documenter la rencontre avec le patient et créer une demande de règlement facturable : Les prestataires de soins de santé documentent la consultation du patient et la traduisent en frais facturables au moyen de codes médicaux appropriés qui communiquent la nature de la consultation et les services fournis. Ceux-ci incluent les codes de diagnostic (p. ex., CIM-10) et les codes de procédure (p. ex., CPT, HCPCS).

• Vérifier la demande de règlement et la soumettre à un examen préalable afin d'y repérer les erreurs : Les demandes de règlement font l'objet d'un processus de vérification approfondie appelé examen préalable afin d'identifier et de corriger toute erreur ou incohérence. Cette étape permet de réduire la probabilité de rejets ou de refus de demandes de règlement causés par des problèmes tels que des renseignements incorrects sur le patient, des erreurs de codage et des détails manquants.

• Soumettre des demandes de règlement propres électroniquement et rapidement : La demande de règlement est soumise à la compagnie d'assurance appropriée. Cette opération est généralement effectuée à l'aide de systèmes d'échange de données informatisé (EDI), qui permettent d'accélérer les délais de soumission et de réponse par rapport aux processus manuels.

• Attendre le règlement et la vérification de la demande de règlement : La compagnie d'assurance évalue la demande de règlement pour déterminer sa responsabilité, vérifier la couverture et s'assurer que les services facturés sont conformes à la police d'assurance du patient. L'assureur décidera de payer en entier, de payer un montant partiel ou de refuser la demande de règlement. Cette décision repose sur des facteurs tels que la couverture des services, les ententes de réseau et l'admissibilité du patient au moment de recevoir le service.

• Vérifier le paiement et l'explication des prestations (EDP) : L'assureur effectue le paiement au prestataire de soins de santé accompagné d'une EDP, qui précise les services qui ont été couverts, les montants versés et toute responsabilité du patient comme les franchises et les quotes-parts.

• Vérifier que le paiement a été affiché : Le prestataire de soins de santé affiche le paiement au compte du patient, ajustant le solde du compte pour refléter le paiement et toute responsabilité restante du patient.

• Délivrer une facture au patient : Le prestataire délivre une facture au patient pour tout solde impayé restant.

• Vérifier les refus et mettre en œuvre des stratégies de gestion des refus : Si une demande de règlement est refusée, le prestataire en examine la raison et corrige tout problème. Il pourrait soumettre la demande de règlement à nouveau ou contester la décision selon les circonstances.

• Analyser les données de demandes de règlement et le traitement pour repérer les tendances : Les prestataires examinent régulièrement leurs processus de demandes de règlement pour repérer les tendances, comme les raisons communes aux refus ou aux retards de paiement. Ces données guident les améliorations aux processus visant à accroître le taux de succès des futures demandes de règlement.

Comment le processus de gestion du cycle des recettes affecte-t-il les recettes?

Chaque étape de la GCR vise à assurer la perception ponctuelle et exacte des paiements et à générer des revenus pour les prestataires de soins de santé. Voici comment chaque étape du processus facilite la perception fluide des revenus.

Les défis de la gestion du cycle des recettes dans le secteur de la santé

Du maintien de la conformité à l'évolution des réglementations en matière de santé jusqu'à l'équilibre de l'expérience patient, voici les défis que peut présenter le processus de la GCR :

• Complexité de la facturation et du codage : L'industrie de la santé comporte des processus de facturation et de codage complexes, avec des milliers de codes pour les diagnostics et les procédures qui sont fréquemment mis à jour et modifiés. Demeurer à jour sur les bonnes pratiques de codage exige une éducation et une adaptation continues.

• Évolution des réglementations en matière de santé : Les réglementations en matière de santé changent fréquemment, ce qui affecte plusieurs aspects de la GCR comme les pratiques de facturation, la confidentialité des patients et la sécurité des données. Les prestataires doivent demeurer vigilants pour suivre ces changements.

• Variabilité des payeurs : La facturation et le remboursement nécessitent de composer avec les règles distinctes, les politiques de couverture et les taux de remboursement de nombreux payeurs d'assurance, ce qui complique les processus de création de la demande de règlement, de soumission et de contestation.

• Responsabilité croissante des patients : Avec l'augmentation des régimes d'assurance maladie à franchise élevée, les patients sont de plus en plus responsables d'une plus grande partie de leurs frais de santé. Encaisser des paiements auprès des patients peut s'avérer plus complexe que de travailler avec des assureurs en raison de leurs ressources relativement limitées.

• Intégration technologique gourmande en ressources : L'intégration de plusieurs systèmes technologiques (p. ex., DSE, logiciel de facturation, portails des patients) peut être complexe et coûteuse. L'incapacité à s'intégrer adéquatement peut mener à des silos de données et entraver le processus de la GCR.

• Gestion des refus : La gestion et la réduction des refus de demande de règlement constituent un défi persistant. Chaque demande refusée exige des ressources supplémentaires pour enquêter, interjeter appel ou resoumettre.

• Formation et roulement du personnel : L'évolution constante des pratiques de facturation, du codage et des réglementations exige une formation continue du personnel. Des taux de roulement élevés dans les rôles liés à la GCR peuvent perturber le cycle des revenus et créer des incohérences dans le traitement.

• Menaces à la cybersécurité : Puisque les organismes de santé dépendent de plus en plus des systèmes numériques pour la GCR, ils deviennent plus vulnérables aux menaces de cybersécurité telles que les violations de données, qui peuvent engendrer d'importantes pertes financières et des dommages à la réputation.

• Fardeau de l'analyse des données : Il peut être difficile de collecter, d'intégrer et d'interpréter d'importants volumes de données. Les organisations peuvent avoir du mal à utiliser efficacement ces données pour la prise de décisions.

• Atteindre l'équilibre de l'expérience du patient : Équilibrer les aspects financiers de la GCR avec une expérience positive pour le patient peut représenter un défi. Les problèmes comme les erreurs de facturation, le manque de transparence et les lacunes en matière de communication peuvent susciter l'insatisfaction des patients et nuire à la réputation d'une organisation.

Comment la technologie peut-elle contribuer à la gestion du cycle des recettes?

La technologie peut accroître la précision de la GCR et en faciliter le suivi, ce qui permet d'améliorer les résultats financiers et de réduire le fardeau administratif des fournisseurs de soins de santé.

Pour les équipes de GCR à l'interne qui souhaitent garder le contrôle et la supervision des demandes de règlement de la clientèle patiente, ces plateformes peuvent minimiser le fardeau administratif. Pour la GCR externalisée, les plateformes technologiques et les tableaux de bord peuvent fournir un aperçu de la façon dont le cycle de revenus est géré.

Ces outils technologiques peuvent améliorer le processus de GCR :

• Dossiers de santé électroniques (DSE) : Les DSE intègrent les données de la clientèle dans différents établissements de santé, permettant un accès généralisé à l'information qui aide les fournisseurs à documenter et à facturer correctement les rencontres avec la clientèle patiente. En intégrant les DSE à votre GCR, vous pouvez unifier les flux de travail cliniques et financiers de votre pratique.

• Vérification de l'admissibilité automatisée : Les systèmes automatisés peuvent vérifier la couverture d'assurance et les avantages de la clientèle patiente en temps réel avant que les services ne soient rendus, ce qui réduit la probabilité d'erreurs de facturation et de refus pour cause de problèmes de couverture.

• Logiciel de codage médical : Un logiciel de codage avancé aide les personnes assurant le codage à attribuer les bons codes pour les procédures et les diagnostics. Certains systèmes intègrent l'IA et l'apprentissage automatique pour suggérer des codes, ce qui réduit les risques d'erreur humaine.

• Systèmes de gestion des demandes : Ces systèmes vérifient les demandes à la recherche d'erreurs et automatisent le processus de soumission. Ils peuvent signaler les problèmes courants qui entraînent des refus, ce qui permet de corriger la demande avant qu'elle ne soit envoyée à l'assureur.

• Système électronique de facturation et traitement des paiements : La technologie permet d'envoyer par voie électronique les factures de la clientèle patiente et permet les paiements en ligne, ce qui accélère ces processus.

• Analyse des données et rapports : Des outils d'analyse avancés peuvent balayer les données financières pour déceler les tendances, les goulots d'étranglement et les possibilités d'amélioration du cycle de revenus. Ces données peuvent éclairer les décisions clés et les ajustements opérationnels.

• Plateformes d'engagement de la clientèle patiente : Ces plateformes communiquent avec la clientèle patiente au sujet de ses responsabilités financières, offrent des options de facturation et de paiement en ligne et fournissent des ressources éducatives, ce qui améliore l'expérience et la conformité aux paiements.

• Outils de gestion des refus : La technologie permet de suivre et d'analyser les demandes refusées, d'identifier les modèles et les causes profondes afin que les fournisseurs puissent résoudre les problèmes systémiques et affiner leurs pratiques de facturation.

• Automatisation des tâches de routine : L'automatisation des tâches administratives de routine, comme la prise de rendez-vous, la vérification des assurances et les rappels de paiement, peut diminuer la charge de travail du personnel et lui permettre de se concentrer sur des aspects plus complexes de la GCR. C'est à ce niveau que l'impact de l'IA et de l'apprentissage automatique sur la GCR est le plus visible.

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