Wenn es um die Transparenz bei der Rechnungsstellung geht, sind nur wenige Tools so wertvoll wie eine Rechnung mit Einzelaufstellung. Rechnungen mit Einzelaufstellung zeigen genau, für welche Waren oder Dienstleistungen bezahlt wird, und können so Frustration und Zahlungsanfechtungen und -verzögerungen verringern. Mangelnde Transparenz bei der Abrechnung ist ein häufiges Problem, das zu ernsthaften Schwierigkeiten führen kann: Eine Umfrage aus dem Jahr 2022 ergab, dass fast 40 % der Amerikaner ihre Arztrechnungen verwirrend fanden. Für Unternehmen im Gesundheitswesen, im Gastgewerbe oder in anderen dienstleistungsbasierten Branchen können angemessene Einzelabrechnungspraktiken zu großen Vorteilen führen.

Im Folgenden erklären wir, was eine Rechnung mit Einzelaufstellung ist, wie Sie diese erstellen und welche Vorteile sie Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden bietet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung mit Einzelaufstellung und inwieweit unterscheidet sie sich von einer regulären Rechnung?
  
• Welche Informationen sollte eine Rechnung mit Einzelaufstellung enthalten?
  
• So erstellen Sie eine effektive Rechnung mit Einzelaufstellung für Ihr Unternehmen
  
• Vorteile der Verwendung von Rechnungen mit Einzelaufstellung für Unternehmen und Kundschaft
  

Was ist eine Rechnung mit Einzelaufstellung und inwieweit unterscheidet sie sich von einer regulären Rechnung?

Eine Rechnung mit Einzelaufstellung ist eine Rechnung, in der alle bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen sowie die spezifischen Kosten für jeden Artikel aufgeführt sind. Während eine reguläre Rechnung möglicherweise nur einen fälligen Gesamtbetrag oder allgemeine Kategorien enthält, ohne einzelne Dienstleistungen oder Produkte aufzulisten, wird bei einer Rechnung mit Einzelaufstellung jeder Artikel oder jede Dienstleistung Zeile für Zeile mit dem jeweiligen Preis angezeigt, oft zusammen mit einer Beschreibung und Menge.

Dies sorgt für Transparenz und erleichtert die Erkennung, woher die einzelnen Kosten kommen. Rechnungen mit Einzelaufstellung werden häufig für Arztrechnungen, Hotelquittungen, Rechtsberatungen, Versicherungsansprüche und Restaurantrechnungen verwendet. Reguläre Rechnungen werden in der Regel für Pauschaldienstleistungen oder kleine Einkäufe verwendet, bei denen die Details zu einzelnen Posten nicht so wichtig sind.

Welche Informationen sollte eine Rechnung mit Einzelaufstellung enthalten?

Eine Rechnung mit Einzelaufstellung sollte bestimmte Angaben zu jedem einzelnen Posten der Gesamtsumme enthalten. In der Regel enthält sie:

• Das Datum, an dem jede Dienstleistung erbracht oder jedes Produkt gekauft wurde

• Der Name und die Beschreibung jedes Artikels oder jeder Dienstleistung

• Die Menge jedes Artikels oder jeder Dienstleistung (z. B. zwei Bürobesuche, fünf Arbeitsstunden)

• Die Kosten pro Einheit jedes Artikels oder jeder Dienstleistung

• Summe der Einzelposten (Menge x Stückpreis)

• Alle zusätzlichen Gebühren (z. B. Servicegebühren, Liefergebühren)

• Jegliche Steuern

• Rabatte oder Anpassungen

• Die Zwischensumme vor zusätzlichen Gebühren, Rabatten oder Steuern

• Den fälligen Gesamtbetrag

• Abrechnungsinformationen: in der Regel der Name, die Kontaktdaten und die Rechnungsadresse des Anbieters

So erstellen Sie eine effektive Rechnung mit Einzelaufstellung für Ihr Unternehmen

Um eine effektive Rechnung mit Einzelaufstellung zu erstellen, müssen Sie alle wichtigen Informationen sowohl für Ihre Kundinnen und Kunden als auch für Ihr Unternehmen einschließen. Mit einem Tool für die Rechnungsstellung und Abrechnung können Sie Zeit sparen und elegantere Rechnungen erstellen. Stripe Invoicing ermöglicht es Ihnen, Rechnungen schnell von Ihrem Stripe-Dashboard aus zu erstellen und zu versenden, ohne dass Sie zusätzliche Software benötigen. Hier erfahren Sie, was diese Rechnungen enthalten müssen und wie Stripe Ihnen helfen kann.

Unternehmensinformationen

Geben Sie den Namen, das Logo, die Adresse, die Telefonnummer und die Website Ihres Unternehmens an. Dies erleichtert es den Kundinnen und Kunden, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Mit Stripe können Sie Ihre Rechnungen mit Brandingelementen wie Ihrem Logo und Ihren Markenfarben anpassen, sodass jede Rechnung ein einheitliches Erscheinungsbild erhält.

Rechnungsnummer und -datum

Weisen Sie jeder Rechnung zur Nachverfolgung eine eindeutige Nummer und geben Sie das Datum an. Stripe generiert die Rechnungsnummer und das Datum automatisch. Wenn Sie ein eigenes Nummerierungsschema benötigen, können Sie es in den Einstellungen anpassen.

Einzelposten

Listen Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung separat mit einer kurzen Beschreibung, der Menge, dem Stückpreis und den Gesamtkosten auf. In Stripe Invoicing können Sie mehrere Einzelposten mit jeweils eigener Beschreibung und Preisgestaltung hinzufügen.

Zusätzliche Gebühren, Steuern und Rabatte

Wenn zusätzliche Gebühren anfallen (z. B. Versandkosten, Sonderleistungen), führen Sie diese in einer eigenen Zeile auf, damit sie nicht in den Details verloren gehen. Führen Sie alle Steuern (sowohl den Steuersatz als auch den Gesamtbetrag) und Rabatte auf. Mit Stripe Invoicing können Sie benutzerdefinierte Posten für zusätzliche Gebühren hinzufügen, Gutscheine oder Rabatte anwenden und Steuern automatisch basierend auf dem Kundenstandort berechnen.

Zwischensummen und Gesamtsumme

Geben Sie eine Zwischensumme vor Steuern, Gebühren oder Rabatten an, rechnen Sie diese dann hinzu und zeigen Sie die Gesamtsumme unten an. Stripe berechnet die Summen automatisch, wenn Sie Posten hinzufügen.

Hinweise oder besondere Anweisungen

Am Ende der Rechnung können Sie eine Dankesnotiz, eine Erinnerung oder spezifische Anweisungen im Zusammenhang mit der Rechnung hinzufügen. Mit Stripe können Sie für diese Art der Personalisierung einen Vermerk oder eine Fußzeile hinzufügen.

Vorteile der Verwendung von Rechnungen mit Einzelaufstellung für Unternehmen und Kundschaft

Rechnungen mit Einzelaufstellung machen deutlich, worum es sich bei jeder Zahlung handelt. Hier erfahren Sie, wie Unternehmen von Rechnungen mit Einzelaufstellung profitieren:

• Dienstleistungswert: Bei dienstleistungsbasierten Unternehmen hilft die Rechnung mit Einzelaufstellung, den Wert jeder einzelnen Dienstleistung zu veranschaulichen.

• Klärungen und Anfechtungen: Eine Aufschlüsselung der einzelnen Posten kann dazu beitragen, Zweifel an der Rechnung zu verringern. Dadurch können Sie unbezahlte Rechnungen minimieren und die Zahlungsgeschwindigkeit erhöhen.

• Compliance und Dokumentation: In Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Rechtsberatung sind Rechnungen mit Einzelaufstellung häufig für Compliance oder Versicherungsansprüche erforderlich. Zum Beispiel muss eine Anwaltskanzlei aufgeschlüsselte Rechnungen für Erstattungen oder Audits vorlegen.

• Vertriebs- und Marketingdaten: Unternehmen, die einzelne Posten auf Rechnungen verfolgen, ob Produkte oder Dienstleistungen, können einen Einblick in die Verbraucherpräferenzen gewinnen. Zum Beispiel könnte ein Beratungsunternehmen feststellen, dass Kunden häufig Strategiesitzungen mit Implementierungspaketen anfordern.

• Steuerberichte und -abzüge: Unternehmen können abzugsfähige Dienstleistungen und Materialien in in Rechnungen mit Einzelaufstellung schnell trennen, um Ausgaben bei der Steuererklärung oder bei der Vorbereitung auf Audits zu klassifizieren.

• Flexibilität: Mit der Einzelaufstellung können Unternehmen ihre Rechnungen ganz einfach an spezifische Kundenanforderungen anpassen. Zum Beispiel können Designer*innen die einzelnen Designelemente (z. B. Logo, Website, Markenrichtlinie) auflisten, die von den einzelnen Kundinnen und Kunden gekauft wurden.

Die Vorteile von Rechnungen mit Einzelaufstellung für die Kundschaft sind im Folgenden aufgeführt:

• Preistransparenz: Wenn Kundinnen und Kunden eine Aufschlüsselung sehen, wissen sie genau, wofür sie bezahlen. In einer Arztrechnung können sie beispielsweise die Gebühren für jeden Test und jeden Eingriff einsehen, um zu verstehen, was ihre Zahlung abdeckt.

• Erstattungen: Kundinnen und Kunden benötigen Rechnungen mit Einzelaufstellung, wenn sie die Erstattung von Kosten wie Geschäftsreisekosten oder Versicherungsansprüchen beantragen.

• Budgetierung und Finanzplanung: Rechnungen mit Einzelaufstellung erleichtern die Verwaltung von Kundenbudgets, insbesondere bei wiederkehrenden Dienstleistungen. Wenn jemand beispielsweise einen monatlichen Reinigungsservice in Anspruch nimmt, kann die Anzeige separater Gebühren für Grundreinigung, Wäsche und Tiefenreinigung helfen, zukünftige Buchungen basierend auf den Budgetprioritäten anzupassen.

• Streitbeilegung: Es ist viel einfacher, ein Problem mit einem Teil einer Rechnung zu lösen, wenn die Gebühren klar voneinander getrennt sind. Wenn Kundinnen oder Kunden beispielsweise eine „Beratungsgebühr“ auf einer Rechnung mit Einzelaufstellung anfechten, können sie nach diesem einzelnen Posten fragen, anstatt die gesamte Rechnung in Frage zu stellen.

• Steuerabzüge: Für Kundinnen und Kunden, die Ausgaben für Steuerzwecke verfolgen, erleichtern Rechnungen mit Einzelaufstellung die Ermittlung abzugsfähiger Kosten. Freiberufler/innen könnten z. B. Rechnungen mit Einzelaufstellung von Geschäftsessen oder Reisen verwenden, um Bewirtungskosten von beruflichen Ausgaben zu trennen und den entsprechenden Abzug vorzunehmen.