Lorsque vous souhaitez privilégier la transparence de votre facturation, peu d'outils sont aussi utiles qu'une facture détaillée. Les factures détaillées décrivent exactement les biens ou services que les clients paient et peuvent aider à réduire leur frustration et à limiter les litiges et les retards de paiement. Le manque de transparence dans la facturation est un écueil répandu qui peut causer de graves problèmes : selon une enquête de 2022, près de 40 % des Américains ont du mal à comprendre leurs factures médicales. Pour les entreprises du secteur de la santé, de l'hôtellerie ou de tout autre secteur axé sur les services, une gestion rigoureuse de la facturation détaillée peut présenter des avantages majeurs.

Nous allons vous expliquer la définition d'une facture détaillée, sa création et les avantages qu'elle offre aux entreprises et à leurs clients.

Sommaire

• Définition d'une facture détaillée et différences avec une facture ordinaire
  
• Contenu d'une facture détaillée
  
• Création d'une facture détaillée adaptée à votre entreprise
  
• Avantages des factures détaillées pour les entreprises et les clients
  

Définition d'une facture détaillée et différences avec une facture ordinaire

Une facture détaillée est une facture qui précise chaque produit ou service fourni et le coût exact de chaque article. Alors qu'une facture ordinaire peut n'indiquer que le montant total dû ou des catégories générales sans énumérer chacun des services ou produits fournis, une facture consacre un poste à chaque article ou service et en précise le prix, souvent accompagné d'une description et d'une quantité.

Cela renforce la transparence et permet au client de voir plus facilement d'où vient chaque coût. Les factures détaillées sont fréquemment utilisées pour les factures médicales, les reçus d'hôtel, les services juridiques, les indemnisations d'assurance et les factures de restaurant. Les factures simples sont généralement utilisées pour les services à tarif fixe ou les petits achats où les détails de chaque article ne sont pas aussi importants.

Contenu d'une facture détaillée

Une facture détaillée doit inclure des informations précises sur chaque composante du montant total. Ces informations sont généralement les suivantes :

• La date à laquelle chaque service a été fourni ou chaque produit acheté

• Le nom et la description de chaque article ou service

• La quantité de chaque article ou service (p. ex., deux visites au bureau, cinq heures de travail)

• Le coût unitaire de chaque article ou service

• Le total par article (Quantité x Prix unitaire)

• L'ensemble des frais supplémentaires (p. ex., les frais de service ou de livraison)

• Toutes les taxes

• Toute réduction ou tout ajustement

• Le sous-total avant les frais, réductions ou taxes supplémentaires

• Le montant total dû

• Les informations de facturation : généralement le nom, les coordonnées et l'adresse de facturation du fournisseur

Création d'une facture détaillée adaptée à votre entreprise

Pour rédiger une facture détaillée efficace, vous devez inclure toutes les informations importantes pour votre client et votre entreprise. Un outil de facturation peut vous faire gagner du temps et vous aider à créer des factures plus soignées. Stripe Invoicing vous permet de créer et d'envoyer rapidement des factures depuis votre Dashboard Stripe sans avoir besoin d'un logiciel supplémentaire. Voici ce qu'il faut inclure dans ces factures et comment Stripe peut vous aider.

Informations sur l'entreprise

Indiquez le nom, le logo, l'adresse, le numéro de téléphone et le site Web de votre entreprise. Il est ainsi plus facile pour les clients de vous contacter. Avec Stripe, vous pouvez personnaliser vos factures avec des éléments de marque tels que votre logo et vos couleurs afin que chaque facture ait un aspect cohérent.

Numéro et date de la facture

Pour faciliter le suivi, attribuez à chaque facture un numéro unique et incluez la date. Stripe génère automatiquement le numéro et la date de la facture. Si vous avez besoin d'une numérotation personnalisée, vous pouvez la modifier dans les paramètres.

Postes

Énumérez chaque produit ou service séparément avec une brève description, la quantité, le prix unitaire et le coût total. Dans Stripe Invoicing, vous pouvez ajouter plusieurs postes, chacun ayant sa propre description et son propre tarif.

Frais, taxes et réductions supplémentaires

S'il y a des frais supplémentaires (p. ex., frais de livraison ou services spéciaux), inscrivez-les sur leur propre poste afin qu'ils ne se perdent pas dans les détails. Indiquez toutes les taxes (à la fois le taux et le montant total) et les réductions. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez ajouter des postes personnalisés moyennant des frais supplémentaires, appliquer des bons de réduction ou des remises et calculer automatiquement les taxes en fonction de la localisation du client.

Sous-totaux et total général

Indiquez un sous-total avant taxes, frais ou réductions, puis additionnez-les et affichez le total général en bas. Stripe calcule automatiquement les totaux au fur et à mesure que vous ajoutez les montants.

Remarques ou instructions spéciales

Au bas de la facture, vous pouvez ajouter un remerciement, un rappel ou des instructions spécifiques liées à la facture. Avec Stripe, vous pouvez ajouter un mémo ou un pied de page pour ce type de personnalisation.

Avantages des factures détaillées pour les entreprises et les clients

Les factures détaillées précisent la nature de chaque paiement. Voici quelques-uns des avantages de la facturation détaillée pour les entreprises :

• Valeur du service : pour les entreprises de services, la facturation détaillée permet de mettre en avant la valeur de chaque service.

• Éclaircissements et litiges : la ventilation de chaque paiement peut permettre de limiter les motifs pour lesquels les clients remettraient en question la facture. Cela permet de réduire les factures impayées et d'accélérer les paiements.

• Conformité et documentation : dans des secteurs tels que la santé et les services juridiques, des factures détaillées sont souvent imposées pour des raisons de conformité ou d'indemnisations d'assurance. Par exemple, un cabinet d'avocats devra présenter des factures détaillées aux fins des remboursements ou des vérifications.

• Données commerciales et marketing : les entreprises qui effectuent un suivi concernant des postes particuliers de factures, qu'il s'agisse de produits ou de services, peuvent obtenir des informations sur les préférences des consommateurs. Par exemple, un cabinet de conseil peut remarquer que les clients demandent souvent des séances de stratégie avec des packages de mise en œuvre.

• Déclarations et abattements fiscaux : les entreprises peuvent rapidement séparer les services et fournitures déductibles des factures détaillées afin de classer les dépenses lorsqu'elles déclarent leurs revenus ou se préparent à des vérifications.

• Flexibilité : grâce à la facturation détaillée, les entreprises peuvent facilement personnaliser les factures en fonction des demandes spécifiques des clients. Par exemple, un designer peut énumérer chacun des éléments de conception (p. ex., le logo, le site Web, le guide relatif à la marque) achetés par chaque client.

Voici quelques-uns des avantages de la facturation détaillée pour les clients :

• Transparence des prix : la ventilation des coûts permet aux clients de savoir exactement ce qu'ils paient. Par exemple, dans le cas d'une facture médicale, les clients pourront consulter les frais de chaque test et de chaque procédure afin de comprendre ce que couvre leur paiement.

• Remboursements : les clients ont besoin de factures détaillées s'ils demandent le remboursement de coûts comme les frais de déplacement professionnel et les indemnisations d'assurance.

• Préparation du budget et planification financière : les factures détaillées permettent aux clients de gérer plus facilement leur budget, en particulier pour les services récurrents. Par exemple, si un client utilise un service de nettoyage mensuel à domicile, le fait de voir des frais distincts pour les services de nettoyage de base, de blanchisserie et de nettoyage en profondeur peut l'aider à ajuster les réservations futures en fonction de ses priorités budgétaires.

• Résolution des litiges : il est beaucoup plus simple de régler un problème lié à une partie donné d'une facture si une distinction claire est établie entre les différents montants. Par exemple, si un client conteste des « frais de consultation » sur une facture détaillée, il peut poser des questions sur ce seul poste plutôt que de remettre en question l'ensemble de la facture.

• Abattements fiscaux : pour les clients qui font le suivi des dépenses à des fins fiscales, les factures détaillées permettent d'identifier plus facilement les coûts déductibles. Par exemple, un travailleur indépendant pourrait utiliser des factures détaillées de repas ou de voyages professionnels pour séparer les frais de représentation des dépenses professionnelles et effectuer la déduction appropriée.