เมื่อพูดถึงการให้ความสําคัญกับความโปร่งใสในการเรียกเก็บเงิน มีเครื่องมือไม่กี่อย่างที่มีประโยชน์เท่าใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการ ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการจะระบุอย่างชัดเจนว่าลูกค้าซื้อสินค้าหรือบริการอะไร และสามารถช่วยลดความไม่พอใจ รวมทั้งลดการโต้แย้งการชําระเงินและความล่าช้าได้ การขาดความโปร่งใสในการเรียกเก็บเงินเป็นข้อกังวลที่พบบ่อยซึ่งอาจทําให้เกิดปัญหาร้ายแรงได้ โดยแบบสํารวจหนึ่งในปี 2022พบว่าชาวอเมริกันเกือบ 40% มีความสับสนกับใบเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาล สําหรับธุรกิจด้านการดูแลสุขภาพ การบริการ หรืออุตสาหกรรมใดๆ ที่มีการห้บริการ แนวทางปฏิบัติด้านการเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการอย่างแข็งขันอาจมีประโยชน์สําคัญได้

ด้านล่างเราจะอธิบายว่าการเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการคืออะไร วิธีสร้างใบเรียกเก็บเงินประเภทนี้ และประโยชน์ที่มอบให้ธุรกิจและลูกค้า

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการคืออะไร และแตกต่างจากใบเรียกเก็บเงินปกติอย่างไร
  
• ข้อมูลที่ควรระบุในใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการ
  
• วิธีสร้างใบเรียกเก็บเงินแบบแจกแจงรายการที่มีประสิทธิภาพสําหรับธุรกิจของคุณ
  
• ประโยชน์ของการใช้ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการสําหรับธุรกิจและลูกค้า
  

ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการคืออะไร และแตกต่างจากใบเรียกเก็บเงินปกติอย่างไร

ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการคือใบเรียกเก็บเงินที่ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการที่มอบให้ และค่าใช้จ่ายเฉพาะของแต่ละรายการ ขณะที่ใบเรียกเก็บเงินปกติอาจจะระบุเฉพาะยอดที่ต้องชําระหรือหมวดหมู่ทั่วไปเท่านั้น โดยไม่มีการแสดงบริการหรือผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ แต่ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการจะแสดงสินค้าหรือบริการแต่ละรายการพร้อมราคา โดยมักจะมีคําอธิบายและจํานวนรวมอยู่ด้วย

ใบเรียกเก็บเงินแบบนี้ให้ความโปร่งใสและช่วยให้ลูกค้ามองเห็นว่าค่าใช้จ่ายแต่ละรายการมาจากไหน ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการมักใช้กับใบเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาล ใบเสร็จรับเงินโรงแรม บริการทางกฎหมาย การเคลมประกันภัย และใบเรียกเก็บเงินสําหรับร้านอาหาร โดยปกติแล้ว จะมีการใช้ใบเรียกเก็บเงินปกติกับบริการอัตราคงที่หรือการซื้อที่มีราคาไม่สูงซึ่งรายละเอียดของสินค้าแต่ละรายการไม่มีความสําคัญมากนัก

ข้อมูลที่ควรระบุในใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการ

ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงควรมีรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินแต่ละรายการ โดยมักจะประกอบด้วย:

• วันที่มอบบริการแต่ละรายการหรือซื้อผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ

• ชื่อและคําอธิบายของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ

• ปริมาณของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ (เช่น การเข้าเยี่ยมสํานักงาน 2 ครั้ง แรงงาน 5 ชั่วโมง)

• ต้นทุนต่อหน่วยของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ

• ยอดรวมของบรรทัดรายการ (ปริมาณ x ราคาต่อหน่วย)

• ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม (เช่น การเรียกเก็บเงินค่าบริการ ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง)

• ภาษีใดๆ

• ส่วนลดหรือการปรับยอดใดๆ

• ยอดรวมย่อยก่อนรวมค่าบริการ ส่วนลด หรือภาษีเพิ่มเติม

• ยอดรวมที่ต้องชําระ

• ข้อมูลการเรียกเก็บเงินซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นชื่อผู้ให้บริการ รายละเอียดการติดต่อ และที่อยู่ในการเรียกเก็บเงิน

วิธีสร้างใบเรียกเก็บเงินแบบแจกแจงรายการที่มีประสิทธิภาพสําหรับธุรกิจของคุณ

ในการร่างใบเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพ คุณจะต้องใส่ข้อมูลสําคัญทั้งหมดทั้งสําหรับลูกค้าและธุรกิจของคุณ เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินช่วยให้คุณประหยัดเวลาและช่วยให้คุณสร้างใบเรียกเก็บเงินที่ปรับให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสร้างและส่งใบเรียกเก็บเงินจากแดชบอร์ด Stripe ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ต่อไปนี้คือรายละเอียดที่จะรวมไว้ในใบเรียกเก็บเงินเหล่านี้และวิธีที่ Stripe จะช่วยเหลือคุณได้

ข้อมูลธุรกิจ

ใส่ชื่อธุรกิจ โลโก้ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และเว็บไซต์ของคุณ วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้าติดต่อคุณได้ง่ายขึ้น คุณสามารถปรับแต่งใบเรียกเก็บเงินด้วยองค์ประกอบการสร้างแบรนด์ เช่น โลโก้และสีแบรนด์ได้ผ่าน Stripe เพื่อให้ใบเรียกเก็บเงินมีรูปลักษณ์ที่สอดคล้อง

หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่

กําหนดหมายเลขที่ไม่ซ้ํากันให้กับใบเรียกเก็บเงินแต่ละใบเพื่อจุดประสงค์ในการติดตาม และระบุวันที่ด้วย Stripe จะสร้างหมายเลขและวันที่ใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ และหากต้องการรูปแบบการกําหนดเลขที่กําหนดเอง คุณก็สามารถปรับแต่งได้ในการตั้งค่า

บรรทัดรายการ

แสดงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการแยกกันพร้อมคําอธิบายสั้นๆ จํานวน ราคาต่อหน่วย และราคารวม ใน Stripe Invoicing คุณสามารถเพิ่มบรรทัดรายการได้หลายบรรทัด โดยแต่ละรายการจะมีคําอธิบายและค่าบริการเป็นของตัวเอง

ค่าธรรมเนียม ภาษี และส่วนลดเพิ่มเติม

หากมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม (เช่น การเรียกเก็บเงินค่าจัดส่ง บริการพิเศษ) ให้ระบุค่าธรรมเนียมเหล่านั้นในบรรทัดของตัวเองเพื่อให้สามารถระบุรายละเอียดได้ ระบุภาษี (ทั้งอัตราและยอดรวม) และส่วนลดทั้งหมด เมื่อใช้ Stripe Invoicing คุณสามารถเพิ่มบรรทัดรายการที่กําหนดเองสำหรับค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ใช้คูปองหรือส่วนลด และคํานวณภาษีโดยอัตโนมัติตามตําแหน่งที่ตั้งของลูกค้า

ผลรวมย่อยและผลรวมทั้งหมด

ระบุยอดรวมย่อยก่อนหักภาษี ค่าธรรมเนียม หรือส่วนลด แล้วบวกยอดรวมเหล่านั้นและแสดงยอดรวมทั้งหมดที่ด้านล่าง Stripe จะคํานวณยอดรวมให้โดยอัตโนมัติขณะที่คุณเพิ่มรายการ

หมายเหตุหรือคําแนะนําพิเศษ

ที่ด้านล่างของใบเรียกเก็บเงิน คุณสามารถเพิ่มข้อความขอบคุณ การแจ้งเตือน หรือคําแนะนําเฉพาะเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินได้ คุณสามารถเพิ่มบันทึกหรือส่วนท้ายสําหรับการปรับแต่งประเภทนี้ได้เมื่อใช้ Stripe

ประโยชน์ของการใช้ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการสําหรับธุรกิจและลูกค้า

ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการจะให้ความชัดเจนว่าการเรียกเก็บเงินแต่ละรายการคืออะไร ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ของใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการสำหรับธุรกิจ

• มูลค่าของบริการ: สําหรับธุรกิจที่ให้บริการ การเรียกเก็บเงินแบบแจกแจงรายการจะแสดงมูลค่าของบริการแต่ละรายการ

• คําชี้แจงและการโต้แย้งการชําระเงิน: การแจกแจงการเรียกเก็บเงินแต่ละรายการจะช่วยลดต้นเหตุที่ทำให้ลูกค้าสงสัยเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินได้ วิธีนี้จะช่วยลดใบเรียกเก็บเงินที่ไม่ได้ชําระและปรับปรุงความเร็วของการชําระเงิน

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดและเอกสารประกอบ: ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพและบริการด้านกฎหมาย การเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการมักจําเป็นสําหรับการปฏิบัติตามข้อกําหนดหรือการเคลมประกันภัย ตัวอย่างเช่น บริษัทกฎหมายจะต้องแสดงใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงสำหรับการเบิกเงินคืนหรือการตรวจสอบ

• ข้อมูลการขายและการตลาด: ธุรกิจที่ติดตามแต่ละรายการในใบเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์หรือบริการ จะได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า ตัวอย่างเช่น บริษัทให้คําปรึกษาอาจสังเกตเห็นว่าลูกค้ามักจะขอเซสชันกลยุทธ์พร้อมกับแพ็คเกจการติดตั้งใช้งาน

• การรายงานและการลดหย่อนภาษี: ธุรกิจสามารถแยกบริการและวัสดุอุปกรณ์ที่ลดหย่อนภาษีในใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการได้อย่างรวดเร็วเพื่อจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเมื่อธุรกิจยื่นภาษีหรือเตรียมพร้อมสําหรับการตรวจสอบ

• ความยืดหยุ่น: ธุรกิจสามารถปรับแต่งใบเรียกเก็บเงินตามคําขอเฉพาะของลูกค้าได้อย่างง่ายดายเมื่อใช้การเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการ ตัวอย่างเช่น นักออกแบบสามารถระบุองค์ประกอบการออกแบบแต่ละอย่าง (เช่น โลโก้ เว็บไซต์ คู่มือแบรนด์) ที่ลูกค้าแต่ละรายซื้อ

ประโยชน์จากการเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการสําหรับลูกค้ามีดังนี้

• ความโปร่งใสด้านค่าบริการ: เมื่อลูกค้าเห็นรายละเอียดที่แจกแจงตามหมวดหมู่ ลูกค้าจะเข้าใจอย่างชัดเจนว่ากําลังชําระเงินสําหรับสินค้าหรือบริการใด ตัวอย่างเช่น ในใบเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาล ลูกค้าจะสามารถดูการเรียกเก็บเงินสําหรับการทดสอบและการรักษาแต่ละอย่างเพื่อทําความเข้าใจว่าการชําระเงินของตนครอบคลุมอะไรบ้าง

• เงินชดเชย: ลูกค้าจะต้องใช้ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการหากขอคืนเงินค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการเดินทางขององค์กรและการเคลมประกันภัย

• การวางแผนงบประมาณและการเงิน: ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการช่วยให้ลูกค้าจัดการงบประมาณได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะสําหรับบริการตามแบบแผนล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าใช้บริการทําความสะอาดบ้านรายเดือน การเรียกเก็บเงินที่แยกกันสําหรับบริการทําความสะอาดขั้นพื้นฐาน บริการซักรีด และบริการทําความสะอาดแบบลงลึก จะช่วยให้ลูกค้าปรับการจองในอนาคตได้ตามงบประมาณที่ลูกค้าตั้งไว้

• การแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงิน: การจัดการปัญหาในการเรียกเก็บเงินส่วนเดียวนั้นทำได้ง่ายกว่ามากหากการเรียกเก็บเงินนั้นแยกกันอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าโต้แย้งการชําระเงิน "ค่าธรรมเนียมการให้คําปรึกษา" ในใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการ ลูกค้าสามารถถามเกี่ยวกับบรรทัดรายการเดียวนั้นได้แทนที่จะซักถามทั้งใบ

• การหักภาษี: สําหรับลูกค้าที่ติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อจุดประสงค์ทางภาษี การเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการจะช่วยให้ระบุค่าใช้จ่ายที่หักภาษีได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ฟรีแลนซ์สามารถใช้ใบเรียกเก็บเงินที่แจกแจงรายการจากการรับประทานอาหารหรือการเดินทางไปทำธุรกิจเพื่อแยกค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงออกจากค่าใช้จ่ายด้านวิชาชีพ และทำการหักค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมได้