Lorsqu’il s’agit de donner la priorité à la transparence dans la facturation, peu d’outils sont aussi utiles qu’une facture détaillée. Les factures détaillées décrivent exactement les biens ou services que les clients paient et peuvent aider à réduire leur frustration et à minimiser les litiges et les retards de paiement. Le manque de transparence dans la facturation est une préoccupation courante qui peut causer de graves problèmes : un sondage de 2022 a révélé que près de 40 % des Américains étaient confus par leurs factures médicales. Pour les entreprises du secteur de la santé, de l’hôtellerie ou de tout autre secteur basé sur les services, de solides pratiques de facturation détaillée peuvent présenter des avantages majeurs.

Ci-dessous, nous vous expliquons ce qu’est une facture détaillée, comment en créer une et quels avantages elle offre aux entreprises et à leurs clients.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture détaillée et en quoi diffère-t-elle d’une facture ordinaire?
  
• Quelles informations doivent figurer sur une facture détaillée?
  
• Comment créer une facture détaillée efficace pour votre entreprise
  
• Avantages de l’utilisation de factures détaillées pour les entreprises et les clients
  

Qu’est-ce qu’une facture détaillée et en quoi diffère-t-elle d’une facture ordinaire?

Une facture détaillée est une facture qui répertorie chaque produit ou service fourni et le coût spécifique de chaque élément. Alors qu’une facture ordinaire peut ne fournir qu’un montant total dû ou des catégories générales sans énumérer les services ou produits individuels, une facture détaillée montre chaque article ou service ligne par ligne avec son prix, souvent accompagné d’une description et d’une quantité.

Cela offre de la transparence et permet au client de voir plus facilement d’où vient chaque coût. Les factures détaillées sont fréquemment utilisées pour les factures médicales, les reçus d’hôtel, les services juridiques, les réclamations d’assurance et les factures de restaurant. Les factures régulières sont généralement utilisées pour les services à tarif fixe ou les petits achats où les détails de chaque article ne sont pas aussi importants.

Quelles informations doivent figurer sur une facture détaillée?

Une facture détaillée doit inclure des détails spécifiques sur chaque paiement dans le total. Elle contient généralement :

• La date à laquelle chaque service a été fourni ou chaque produit a été acheté

• Le nom et la description de chaque article ou service

• La quantité de chaque article ou service (p. ex., deux visites au bureau, cinq heures de travail)

• Le coût unitaire de chaque article ou service

• Total de l’article (Quantité x Prix unitaire)

• Tous les frais supplémentaires (p. ex., les frais de service, les frais de livraison)

• Toutes les taxes

• Toute remise ou ajustement

• Le sous-total avant tous frais supplémentaires, remises ou taxes

• Le montant total dû

• Les informations de facturation : généralement le nom, les coordonnées et l’adresse de facturation du fournisseur

Comment créer une facture détaillée efficace pour votre entreprise

Pour rédiger une facture détaillée efficace, vous devez inclure toutes les informations importantes pour votre client et votre entreprise. Un outil de facturation peut vous faire gagner du temps et vous aider à créer des factures plus soignées. Stripe Invoicing vous permet de créer et d’envoyer rapidement des factures à partir de votre Dashboard Stripe sans avoir besoin d’un logiciel supplémentaire. Voici ce qu’il faut inclure dans ces factures et comment Stripe peut vous aider.

Informations sur l’entreprise

Indiquez le nom, le logo, l’adresse, le numéro de téléphone et le site Web de votre entreprise. Il est ainsi plus facile pour les clients de vous contacter. Avec Stripe, vous pouvez personnaliser vos factures avec des éléments de marque tels que votre logo et les couleurs de votre marque afin que chaque facture ait un aspect cohérent.

Numéro et date de la facture

À des fins de suivi, attribuez à chaque facture un numéro unique et incluez la date. Stripe génère automatiquement le numéro et la date de la facture. Si vous avez besoin d’une numérotation personnalisée, vous pouvez la modifier dans les paramètres.

Postes

Énumérez chaque produit ou service séparément avec une brève description, la quantité, le prix unitaire et le coût total. Dans Stripe Invoicing, vous pouvez ajouter plusieurs postes, chacun ayant sa propre description et son propre tarif.

Frais, taxes et réductions supplémentaires

S’il y a des frais supplémentaires (p. ex., des frais de livraison, des services spéciaux), inscrivez-les sur leur propre ligne afin qu’ils ne se perdent pas dans les détails. Indiquez toutes les taxes (à la fois le taux et le montant total) et les réductions. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez ajouter des postes personnalisés pour les frais supplémentaires, appliquer des bons de réduction ou des remises et calculer automatiquement les taxes en fonction de la localisation du client.

Sous-totaux et grand total

Indiquez un sous-total avant taxes, frais ou remises, puis additionnez-les et affichez le grand total en bas. Stripe calcule automatiquement les totaux au fur et à mesure que vous les additionnez.

Notes ou instructions spéciales

Au bas de la facture, vous pouvez ajouter une note de remerciement, un rappel ou des instructions spécifiques liées à la facture. Avec Stripe, vous pouvez ajouter un mémo ou un bas de page pour ce type de personnalisation.

Avantages de l’utilisation de factures détaillées pour les entreprises et les clients

Les factures détaillées précisent la nature de chaque paiement. Voici quelques-uns des avantages de la facturation détaillée pour les entreprises :

• Valeur du service : Pour les entreprises de services, la facturation détaillée permet de démontrer la valeur de chaque service.

• Clarifications et litiges : La ventilation de chaque paiement peut contribuer à réduire les raisons pour lesquelles les clients remettent en question la facture. Cela permet de réduire les factures impayées et d’accélérer les paiements.

• Conformité et documentation : Dans des secteurs tels que les soins de santé et les services juridiques, des factures détaillées sont souvent requises pour des raisons de conformité ou de réclamations d’assurance. Par exemple, un cabinet d’avocats devra présenter des factures détaillées pour les remboursements ou les audits.

• Données commerciales et marketing : Les entreprises qui font le suivi des éléments individuels sur les factures, qu’il s’agisse de produits ou de services, peuvent obtenir des informations sur les préférences des consommateurs. Par exemple, un cabinet de conseil peut remarquer que les clients demandent souvent des séances de stratégie combinées à des services de mise en œuvre.

• Déclaration fiscale et déductions fiscales : Les entreprises peuvent rapidement séparer les services et fournitures déductibles des factures détaillées afin de classer les dépenses lorsqu’elles déclarent leurs impôts ou se préparent à des audits.

• Flexibilité : Grâce à la facturation détaillée, les entreprises peuvent facilement personnaliser les factures en fonction des demandes spécifiques des clients. Par exemple, un designer peut énumérer les éléments de conception individuels (p. ex., le logo, le site Web, le guide de la marque) achetés par chaque client.

Voici quelques-uns des avantages de la facturation détaillée pour les clients :

• Transparence des prix : Lorsque les clients voient une ventilation détaillée, ils savent exactement ce qu’ils paient. Par exemple, dans le cas d’une facture médicale, les clients pourront consulter les frais de chaque test et de chaque procédure afin de comprendre ce que couvre leur paiement.

• Remboursements : Les clients ont besoin de factures détaillées s’ils demandent le remboursement de coûts tels que les frais de voyage d’affaires et les réclamations d’assurance.

• Budgétisation et planification financière : Les factures détaillées permettent aux clients de gérer plus facilement leur budget, en particulier pour les services récurrents. Par exemple, si un client utilise un service de nettoyage mensuel à domicile, le fait de voir des frais distincts pour les services de nettoyage de base, de blanchisserie et de nettoyage en profondeur peut l’aider à ajuster les réservations futures en fonction de ses priorités budgétaires.

• Résolution des litiges : Il est beaucoup plus simple de régler un problème avec une partie d’une facture si les paiements sont clairement séparés. Par exemple, si un client conteste des « frais de consultation » sur une facture détaillée, il peut poser des questions sur ce seul poste plutôt que de remettre en question l’ensemble de la facture.

• Déductions fiscales : Pour les clients qui font le suivi des dépenses à des fins fiscales, les factures détaillées permettent d’identifier plus facilement les coûts déductibles. Par exemple, un pigiste pourrait utiliser des factures détaillées de repas d’affaires ou de voyages pour séparer les frais de représentation des dépenses professionnelles et effectuer la déduction appropriée.