Wiederkehrende Zahlungen: Was Unternehmen wissen müssen

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  1. Einführung
  2. Was ist eine wiederkehrende Zahlung?
  3. Arten von wiederkehrenden Zahlungen
    1. Fix
    2. Variabel
    3. Hybrid
  4. Wie funktionieren wiederkehrende Zahlungen?
  5. Welche Arten von Unternehmen nutzen wiederkehrende Zahlungen?
  6. Vorteile wiederkehrender Zahlungen für kleine Unternehmen
  7. Wie Stripe Billing Unternehmen durch Software für wiederkehrende Abrechnung unterstützt
  8. Akzeptieren von wiederkehrenden Rechnungszahlungen

Der Markt für Abonnementzahlungen, eine Art der wiederkehrenden Abrechnung, wird bis 2025 voraussichtlich auf fast 8 Millionen USD wachsen. Angesichts der zunehmenden Verbreitung dieses Geschäftsmodells lohnt sich die Überlegung, ob Ihr Unternehmen seiner Kundschaft wiederkehrende Zahlungen und Abonnements anbieten sollte.

Wir werden darauf eingehen, was Sie über wiederkehrende Abrechnung und Zahlungen wissen müssen – wie diese Modelle funktionieren, welche Arten von wiederkehrenden Zahlungen es gibt und wie Sie diese akzeptieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine wiederkehrende Zahlung?
  • Arten von wiederkehrenden Zahlungen
  • Wie funktionieren wiederkehrende Zahlungen?
  • Welche Arten von Unternehmen nutzen wiederkehrende Zahlungen?
  • Vorteile wiederkehrender Zahlungen für kleine Unternehmen
  • Wie Stripe Billing Unternehmen durch Software für wiederkehrende Abrechnung unterstützt
  • Akzeptieren von wiederkehrenden Rechnungszahlungen

Was ist eine wiederkehrende Zahlung?

Die wiederkehrende Abrechnung ermöglicht es Unternehmen, ihren Kundinnen und Kunden Produkte oder Dienstleistungen wiederholt in zuvor festgelegten Abständen in Rechnung zu stellen. Die Intervalle für wiederkehrende Zahlungen können wöchentlich, monatlich oder jährlich sein bzw. gemäß einem individuell festgelegten Zeitrahmen erfolgen.

Arten von wiederkehrenden Zahlungen

Bei allen wiederkehrenden Zahlungen wird die Zahlungsmethode der Kundin/des Kunden gespeichert und zuvor eine Autorisierung der wiederkehrenden Abbuchung bei ihr/ihm eingeholt. Im Detail kann die Zahlungsstruktur jedoch variieren. Es gibt drei Arten von wiederkehrenden Zahlungen:

Fix

Auch als „regelmäßig wiederkehrende Abrechnung“ bekannt: Bei fixen Zahlungsstrukturen wird stets der gleiche Betrag berechnet, wenn die Zahlung wiederkehrt. Das ist beispielsweise bei einem Zeitschriftenabonnement der Fall, das jeden Monat 24,99 EUR kostet.

Variabel

Auch als „unregelmäßig wiederkehrende Abrechnung“ bekannt: Bei variablen Zahlungsstrukturen werden Beträge berechnet, die von Zahlung zu Zahlung variieren können, in der Regel abhängig von der Nutzung. Innerhalb der variablen Abrechnung wird zwischen zwei Kategorien unterschieden:

  • Nutzungsbasierte Abrechnung
    Bei der nutzungsbasierten Abrechnung wird Kundinnen und Kunden ein variabler Betrag berechnet. Dieser hängt davon ab, in welchem Umfang sie eine Dienstleistung während eines Abrechnungszeitraums in Anspruch nehmen. Die meisten Verbraucher/innen kennen einige typische Beispiele für die nutzungsbasierte Abrechnung. Dazu gehören etwa Mobiltelefonverträge, bei denen nach Nutzungsminuten pro Monat abgerechnet wird, und Gas-, Wasser- oder Stromrechnungen, die auf der verbrauchten Energiemenge der Kundin/des Kunden basieren.

  • Mengenbasierte Abrechnung
    Die mengenbasierte Abrechnung hängt von der Menge einer Ware oder Dienstleistung ab, die von der Kundin/dem Kunden genutzt wird. Anders als bei der nutzungsbasierten Abrechnung, die auf der bereits erfolgten Nutzung beruht, wird bei der mengenbasierten Abrechnung üblicherweise eine zuvor vereinbarte Menge in Rechnung gestellt. Dies ist etwa bei einem Softwareabonnement der Fall, das nach der Anzahl der Nutzer/innen eines Kontos abgerechnet wird.

Hybrid

Die hybride Abrechnung ist eine Kombination aus fixer und variabler Abrechnung. Bei dieser Zahlungsstruktur wird ein Prozentsatz oder eine Zusatzgebühr für alles berechnet, was über einen festgelegten Schwellenwert hinausgeht. Beispiel: Ein Internetdienstleister wendet die hybride Abrechnung an, wenn er nach Überschreiten eines Monatslimits einen Betrag von 10 Euro pro Gigabyte berechnet.

Wie funktionieren wiederkehrende Zahlungen?

Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über die Funktionsweise wiederkehrender Zahlungen:

  • Anmeldung und Erfassung der Zahlungsinformationen von Kundinnen und Kunden
    Während des Anmeldeprozesses geben die Kundinnen und Kunden ihre Zahlungsinformationen (beispielsweise Kreditkarten- oder Bankkontodaten) an und autorisieren das Unternehmen, zukünftige Transaktionen gemäß dem vereinbarten Abrechnungszeitraum in Rechnung zu stellen. Dieses Einverständnis ist erforderlich, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten und sich das Vertrauen der Kundschaft zu sichern.

  • Sichere Speicherung von Zahlungsinformationen
    Das Unternehmen speichert die Zahlungsinformationen seiner Kundschaft auf sichere Weise, häufig durch einen Zahlungsabwicklungsanbieter wie Stripe. Diese Anbieter sorgen mithilfe von Tokenisierung und Verschlüsselung dafür, dass sensible Daten gemäß Branchenstandards wie dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) geschützt und gespeichert werden.

  • Zahlungsabwicklung in festgelegten Abständen
    Auf Basis des vereinbarten Abrechnungszeitraums – wöchentlich, monatlich oder jährlich – wendet das Unternehmen automatisch die gespeicherte Zahlungsmethode der Kundin/des Kunden an. Der Zahlungsabwicklungsanbieter führt die Transaktion durch. Dabei überprüft er die Zahlungsangaben, prüft das Konto auf ausreichende Deckung und überträgt den Geldbetrag vom Kundenkonto auf das Unternehmenskonto.

  • Bestätigung und Benachrichtigungen
    Nach einer erfolgreichen Transaktion erhält die Kundin/der Kunde eine Bestätigung (üblicherweise per E-Mail) mit Angabe des Zahlungsbetrags, des Datums und sonstiger relevanter Informationen. Unternehmen können auch proaktiv Benachrichtigungen vor anstehenden Abbuchungen, fehlgeschlagenen Zahlungen oder dem Ablaufen von Zahlungsmethoden senden, um Transparenz zu wahren und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

  • Aktualisierung von Zahlungsinformationen und Verwaltung von Abonnements
    Die Kundschaft sollte die Möglichkeit haben, ihre Zahlungsinformationen zu aktualisieren oder ihren Abonnementplan zu ändern. Dies erfolgt typischerweise über ein Kundenportal. Diese Flexibilität bietet Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, ihre Einstellungen selbst zu verwalten. Unternehmen verfügen damit wiederum über die korrekten Abrechnungsinformationen und können so das Risiko von fehlgeschlagenen Zahlungen reduzieren.

  • Umgang mit fehlgeschlagenen und angefochtenen Zahlungen
    Gelegentlich können wiederkehrende Zahlungen aufgrund abgelaufener Zahlungsmethoden, unzureichender Deckung oder sonstiger Probleme fehlschlagen. Für den Umgang mit derartigen Situationen benötigen Unternehmen geeignete Prozesse. Dazu zählt beispielsweise die Benachrichtigung von Kundinnen und Kunden über fehlgeschlagene Zahlungen, ein erneuter Transaktionsversuch oder die Gewährung einer Nachfrist zur Aktualisierung von Kundeninformationen. Weiter unten erklären wir, wie sich mit Stripe Billing zahlreiche Prozesse zur Vermeidung von fehlgeschlagenen Zahlungen und zum Umgang mit diesen automatisieren lassen.

Eine ausführlichere Erläuterung zum Akzeptieren wiederkehrender Zahlungen sowie Best Practices für Modelle der wiederkehrenden Zahlung finden Sie in unserem Leitfaden.

Welche Arten von Unternehmen nutzen wiederkehrende Zahlungen?

Die wiederkehrende Abrechnung ist ein beliebtes Zahlungsmodell für Unternehmen, die ihrer Kundschaft auf wiederkehrender Basis den laufenden Zugang zu Produkten und Dienstleistungen in Rechnung stellen. Dieses Modell wird am häufigsten von Unternehmen im Zusammenhang mit Abonnements angewendet, darunter:

  • Unternehmen auf Abonnementbasis: Unternehmen, die Abonnementdienste anbieten – etwa Streamingplattformen, Software-as-a-Service(SaaS)-Anbieter und auf Mitgliedschaft basierende Plattformen – können mit der wiederkehrenden Abrechnung verlässliche Umsatzquellen generieren und die Kundenbindung verbessern.

  • Fitnessstudios und -center: Mit monatlichen oder jährlichen Mitgliedsbeiträgen können Fitnessstudios und -center einen konstanten Cashflow sicherstellen und ihrer Kundschaft laufenden Zugang zu Einrichtungen und Dienstleistungen gewähren.

  • Digitale und Print-Zeitungen und -Zeitschriften: Medienunternehmen mit abonnementbasierten Angeboten, beispielsweise Zeitungen und Zeitschriften, können konstanten Umsatz generieren, indem sie ihrer Kundschaft gegen wiederkehrende Zahlungen regelmäßigen Zugang zu Inhalten gewähren.

  • Versorgungs- und Telekommunikationsunternehmen: Für Unternehmen, die lebensnotwendige oder wichtige Dienstleistungen wie Strom, Wasser, Gas, Internetzugang und Mobiltelefonie anbieten, ist ein Modell mit wiederkehrender Abrechnung naheliegend, da ihre Kundschaft diese Dienste typischerweise laufend in Anspruch nimmt.

  • Online-Kurse und Bildungsplattformen: E-Learning-Anbieter, die kontinuierlichen Zugang zu Kursen, Webinaren oder Lernmaterialien bereitstellen, können von einem Modell mit wiederkehrenden Zahlungen profitieren, da sie ihrer Kundschaft laufenden Zugang zu aktualisierten Inhalten gewähren.

  • Managed Services Provider (MSPs): Für MSPs, die IT-, Sicherheits- oder Infrastrukturdienste für Unternehmen anbieten, ist ein Modell mit wiederkehrenden Zahlungen gut geeignet, da sie laufende Support- und Wartungsdienste bieten.

  • Box-Abonnementdienste: Unternehmen auf Abonnementbasis, die vorbereitete Packungen (Boxen) mit Produkten wie Essenspaketen, Kosmetikprodukten oder Kleidungsartikeln liefern, nutzen oftmals Modelle mit wiederkehrender Abrechnung, die zu konstantem Umsatz und besserer Lagerverwaltung beitragen.

  • Gemeinnützige Organisationen: Gemeinnützige Organisationen können mit einem Modell für wiederkehrende Spenden den Spenderinnen und Spendern auf einfache Weise ermöglichen, einen regelmäßigen Beitrag zu leisten und der Organisation verlässliche Einnahmen zu sichern.

  • Cloudspeicheranbieter: Unternehmen, die Cloudspeicherdienste anbieten, können von einem Modell mit wiederkehrenden Zahlungen profitieren, da die Kundinnen und Kunden laufend auf ihre gespeicherten Dateien und Daten zugreifen müssen.

  • Freiberuflich Tätige und Berater: Freiberufler/innen, die laufende Dienstleistungen anbieten – etwa in den Bereichen Marketing, Grafikdesign oder Unternehmensberatung, können mit ihren Kundinnen und Kunden sogenannte Retainer-Verträge abschließen. Diese basieren auf einem Modell mit wiederkehrenden Zahlungen.

Wiederkehrende Zahlungen bieten eine Reihe von Vorteilen und abonnementbasierte Dienstleistungen und Produkte werden seitens der Verbraucher/innen zunehmend akzeptiert. Aufgrund dessen starten viele Unternehmen, deren Kernangebot nicht zu wiederkehrenden Zahlungen passt, neue Initiativen, um diese stark bindungsfördernde Umsatzquelle zu erschließen. Beispielsweise könnte eine Marketingberatung einen abonnementbasierten Newsletter ins Leben rufen, in dem die Abonnentinnen und Abonnenten gegen eine wiederkehrende Gebühr jede Woche Expertentipps erhalten.

Vorteile wiederkehrender Zahlungen für kleine Unternehmen

Die wiederkehrende Abrechnung bietet zahlreiche Vorteile:

  • Pünktliche Kundenzahlungen
    Wiederkehrende Zahlungen erfolgen in der Regel nach einem verlässlichen festen Zeitplan, beispielsweise am fünften Tag jedes Monats oder immer am 1. Januar des Jahres. Durch die Automatisierung der wiederkehrenden Zahlungen sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Zahlungen versäumt werden oder verspätet eingehen. Davon profitiert das Unternehmen ebenso wie seine Kundschaft.

  • Geringere Anzahl fehlgeschlagener Zahlungen
    Mit Software für wiederkehrende Zahlungen wie Stripe Billing lassen sich fehlgeschlagene Zahlungen vermeiden. Dies geschieht etwa durch Smart Retries und die proaktive Aufforderung an Kundinnen und Kunden, Zahlungsmethoden zu aktualisieren, die in Kürze ablaufen.

  • Besseres Kundenerlebnis
    Planbarkeit und automatisierte wiederkehrende Zahlungen führen zu einem besseren, nahtlosen Kundenerlebnis, das auch dem Unternehmen zugutekommt.

  • Prognostizierbarer Cashflow
    Für Unternehmen ist es hilfreich zu wissen, wie viel Umsatz zu einem bestimmten Zeitpunkt erzielt wird. Gewiss, die Anzahl der fehlgeschlagenen Zahlungen und gekündigten Abonnements in einem bestimmten Zahlungszyklus lässt sich kaum präzise schätzen. Doch verglichen mit einmaligen Zahlungen ermöglicht die wiederkehrende Abrechnung zumindest eine grobe Schätzung des Cashflows.

  • Höhere Kundenbindung
    Die wiederkehrende Abrechnung schließt zwar nicht aus, dass Kundinnen und Kunden ihre Abonnements trotzdem kündigen, doch sie kann für eine höhere Kundenbindung sorgen. Anders als bei nichtautomatisierten einmaligen Käufen müssen Kundinnen und Kunden bei der wiederkehrenden Abrechnung nichts unternehmen, um ihre Zahlungen fortzusetzen.

  • Automatisierte, effiziente Abwicklung
    Da Unternehmen üblicherweise die wiederkehrende Abrechnung automatisieren können, anstatt Zahlungen manuell abzuwickeln, können sie intern Zeit und Ressourcen sparen.

  • Geringere Abrechnungskosten
    Da Unternehmen weniger Zeit für die Abwicklung automatisierter wiederkehrender Zahlungen benötigen, lässt sich Umsatz aus wiederkehrender Abrechnung günstiger generieren als aus manuell abgewickelten Zahlungen.

Neben diesen Vorteilen bringen wiederkehrende Zahlungen aber auch Herausforderungen und möglicherweise zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich. So müssen etwa die gespeicherten Zahlungsinformationen regelmäßig aktualisiert werden, wenn Karten ablaufen. Diese Aufgabe lässt sich jedoch vereinfachen, indem automatische E-Mail-Erinnerungen an die Kundinnen und Kunden gesendet werden, wenn ihre hinterlegte Zahlungsmethode in Kürze abläuft.

Wie Stripe Billing Unternehmen durch Software für wiederkehrende Abrechnung unterstützt

Stripe Billing ist eine Komplettlösung für Abrechnungen. Sie eignet sich für Unternehmen, die wiederkehrende Zahlungen akzeptieren oder rechnungsbasierte Abrechnungen auf globaler Basis durchführen möchten. Wenn der Kauf einer Software für wiederkehrende Abrechnung ansteht, sollte diese über die folgenden Funktionen verfügen, die Stripe Billing bietet:

  • Einfache Integration
    Wenn Ihre Abrechnungssoftware nicht nahtlos mit Ihrem vorhandenen Technologiestack kommuniziert, kann dies die potenziellen Vorteile konterkarieren. Stripe Billing ist in Stripe Payments integriert. Über Ihr Dashboard haben Sie Zugriff auf alle Optionen.

  • Flexible Abrechnungsmodelle
    Selbst wenn Sie derzeit keine dynamischen Abrechnungsmodelle einsetzen – oder Ihr Unternehmen auf ein einziges Abrechnungsmodell setzt –, hilft Ihnen die Einrichtung einer Abrechnungssoftware mit umfassenderer Funktionalität dabei, neue Wege auszuprobieren oder zukünftiges Geschäftswachstum zu berücksichtigen. Sie benötigen eine flexible Abrechnungssoftware, die komplette Unterstützung bietet – von der Preisgestaltung pro Nutzer/in bis hin zur nutzungsbasierten Abrechnung.

  • Unterstützung für Gutscheine, kostenlose Probezeiträume, anteilmäßige Verrechnungen, Erweiterungen und Zusatzgebühren
    Auch wenn die Planungssicherheit zu den Hauptvorteilen der wiederkehrenden Abrechnung gehört, sind nicht alle Zahlungen oder Kundinnen und Kunden gleich. Achten Sie darauf, dass Ihre Abrechnungssoftware die voraussichtlich eintretenden Abweichungen von der normalen Abrechnung unterstützt.

  • Unterstützung zur Minimierung der Abwanderung
    Stripe Billing basiert auf einem umfassenden Konzept zur Vorbeugung und Behebung von fehlgeschlagenen Zahlungen. Dabei kommen Smart Retries, automatische E-Mails bei fehlgeschlagenen Zahlungen sowie ein automatischer Kartenaktualisierer zum Einsatz. Im Jahr 2021 half Stripe Billing Unternehmen, durchschnittlich 38 % der fehlgeschlagenen Zahlungen zurückzugewinnen. Durch die wiederkehrende Abrechnung soll Ihr Team weniger Zeit mit der Zahlungsabwicklung verbringen. Wenn Ihre Abrechnungssoftware nicht zur Vermeidung von Abwanderung und fehlgeschlagenen Zahlungen beiträgt, laufen Sie Gefahr, dass Sie die eingesparte Zeit in die Behebung dieser Probleme investieren müssen.

Akzeptieren von wiederkehrenden Rechnungszahlungen

Um wiederkehrende Zahlungen von Ihrer Kundschaft zu akzeptieren, müssen Sie zunächst einen Zahlungsabwickler wie Stripe einrichten. Hier können Sie sich für ein Stripe-Konto registrieren.

Nachdem Sie Stripe eingerichtet haben, können Sie gleich damit beginnen, wiederkehrende Zahlungen zu akzeptieren. Dazu können Sie entweder Stripe Invoicing verwenden, um Zahlungen von bestehenden Kundinnen und Kunden einzuziehen, oder einen Zahlungslink erstellen, um Abonnements zu fördern.

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