2024 年現在、イタリアのほとんどの VAT 納税者に電子請求書の発行が義務付けられています。企業やフリーランサーは、法令遵守のため電子請求書管理ツールを使用して、新しい請求規制に対応する必要があります。

しかし、電子請求書管理ツールとは一体何でしょう。ダウンロード可能なパソコン (PC) 用ソフトウェア、クラウドベースのソリューション、デスクトップ・モバイルアプリケーション、無料のオプションと有料のオプションなど、いくつかのタイプがあります。この記事では、電子請求書を効率的に処理し保存する場合に、検討すべき主なソフトウェア機能など、電子請求書の管理について説明します。

この記事の内容

• 電子請求書管理ソフトウェアの主な機能
  
• 適した電子請求書管理ツールの選び方
  
• 無料・有料の電子請求書管理ツール
  
• 電子請求書の保管要件
  
• 電子請求書管理ソフトウェアと他のビジネス用システムとの連携
  

電子請求書管理ソフトウェアの主な機能

電子請求書管理ソフトウェアを利用すると、請求書の作成から Agenzia delle Entrate の交換システムへの送信、請求書の照合および法的保管まで、請求書のライフサイクル全体を自動化できます。ビジネスニーズに応じて請求書をカスタマイズし、重要な詳細、製品またはサービスの説明、適用される税金を入力できます。場合によっては、スケジューリングやビジネスデータ分析などの追加機能が、用意されていることもあります。

通常、電子請求書管理ソフトウェアは、受信した電子請求書を自動的にインポートし、照合処理をシンプルにし、保管のポリシーに従いデジタルアーカイブ化します。

電子請求書管理ソリューションに必要な主な機能は、次のとおりです。

• 直感的で使いやすいインターフェイス
  
• 法令遵守の保証
  
• データセキュリティ
  
• 他のビジネス用システムとの連携
  
• ビジネスとともに拡張する柔軟性と能力
  
• 専任のカスタマーサポート
  

適した電子請求書管理ツールの選び方

電子請求書管理ソフトウェアを選ぶにあたっては、特に電子請求書に不慣れな場合は、どうすればいいか分からないかもしれません。電子請求書管理ソフトウェアを選ぶときに考慮すべき重要機能を見てみましょう。

• 場所を問わず請求書にオンデマンドアクセスできる機能 (クラウドベースのソリューションなど)
  
• モバイルデバイスのアクセシビリティ
  
• 能動と受動両方の電子請求書サイクルの総合管理機能
  
• 見積書、プロフォーマ請求書、出荷書類など、他の種類の文書を処理する機能
  
• 顧客とサプライヤーのマスターデータ管理
  
• 自動照合
  
• 会計士が請求書に直接アクセスし簡単に追跡できる機能
  
• データ分析を実行して、コスト、売上、利益の概要を把握するオプション
  
• 他のビジネス管理ソフトウェアとの連携
  
• 請求書の期日を常に追跡するスケジューリング機能
  
• 支払いのリマインダーを送信する機能
  

無料・有料の電子請求書管理ツール

無料のオプションと有料のオプションなど、入手可能な電子請求書管理ソフトウェアの種類は多彩です。無料のソリューションが最良の選択か、それとも有料のツールに投資する方がよいかは悩ましいところです。この 2 つの主な違いを見てみましょう。

ほとんどの無料ツールは、請求書の発行と受領、交換システムへの送信、請求書の規制に準拠した保管など、基本的な機能のみを提供します。また、クライアントのマスターデータ管理ができるものもあります。また、無料の電子請求書ツールの多くは、管理できる請求書の数に制限があります。したがって、取引数が限られているビジネスの初期段階に役立つツールであるといえます。ただし、高度な機能が必要な場合は、通常、有料の電子請求書ツールが必要になります。なぜなら、他のビジネス用システムとの連携や、支払い、見積もり、期日を管理するオプションといった機能が、無料のツールには欠けていることが多いからです。また、無料のソフトウェアは手作業によるデータ入力が必要であるため、エラーのリスクが高くなります。そして通常、請求書に会計士が直接アクセスすることはできません。

ここでは、無料と有料の電子請求書管理ツールの一般的な機能の違いを詳しく見ていきます。

電子請求書の保管要件

電子請求書については、発行者と受取人の両者が特定の保管要件を満たす必要があります。単に請求書を PDF 形式などでコンピューターに保存するだけでは、本要件への準拠とみなされません。保管とは、デジタル管理コード (CAD) によって管理されるプロセスであり、最低 10 年間保持する必要があります。このプロセスにより、請求書は失われることなく、判読できる状態を保ち、いつでもアクセスできるようになります。

合法的な保管機能を備えた電子請求書管理ソフトウェアを使用して、発行および受領したすべての電子請求書を保存できます。規制に準拠した保管機能は、Agenzia delle Entrate でも無料で提供されており、当局の専用ポータルの「請求書と領収書」セクションからアクセスできます。

電子請求書管理ソフトウェアと他のビジネス用システムとの連携

電子請求書管理ソフトウェアは、E コマースプラットフォーム、顧客関係管理 (CRM) システム、マーケティングツール、財務管理システムなどの、他のビジネス用アプリケーションとスムーズに連携されるのが理想的です。この連携を行っているのは、電子請求書システムとビジネスで使用される他のソフトウェアとの間の、ブリッジとして機能するアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) であり、ツール間の安全な通信とデータ交換を可能にしています。

電子請求書管理ソフトウェアを他のビジネス用システムと連携することには、多くのメリットがあります。ここでは、覚えておくべき重要なメリットをいくつか紹介します。

• 業務効率の向上: データを一元管理し、手動タスクをできる限りなくし、会社のデータを大局的に見ることにより、効率が上がります。
  
• 反復作業の自動化: 人為的ミスの可能性を減らすことができます。
  
• キャッシュ・フローの改善: 請求書管理が強化されることで改善します。
  
• 時間の節約: 業務の手順がシンプルになり時短につながります。
  

ビジネスが成長するにつれて、請求管理はますます複雑になります。特定のツールは、このプロセスの自動化に役立ちます。たとえば Stripe Invoicing はビジネスとともに拡張可能な総合請求プラットフォームです。コードを記述することなく、1 回限りの支払いと継続支払いの両方の請求書を作成し送信できます。Stripe Invoicing を使用すると、Stripe 請求書の 87% が 24 時間以内に回収されるため、時間を節約し、より迅速に支払いを受けることができます。また Stripe Invoicing のユーザーは、サードパーティと提携して電子請求書を管理することもできます。