A partir de 2024, la facturación electrónica es obligatoria para la mayoría de los contribuyentes de IVA en Italia. Las empresas y los trabajadores autónomos han tenido que adaptarse a las nuevas normativas de facturación mediante el uso de herramientas de gestión de facturas electrónicas que garantizan el cumplimiento de la normativa.

Pero, ¿qué son exactamente las herramientas de gestión de facturas electrónicas? Hay varios tipos, incluido el software descargable para ordenadores personales (PC), soluciones en la nube, aplicaciones de escritorio o móviles, y opciones gratuitas y de pago. En este artículo se analiza la gestión de facturas electrónicas y se incluyen las funciones clave del software que se deben tener en cuenta si quieres procesar y almacenar facturas electrónicas de forma eficaz.

¿Qué contiene este artículo?

• Funciones clave del software de gestión de facturas digitales
  
• Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de facturas electrónicas
  
• Herramientas de gestión de facturas electrónicas gratuitas y de pago
  
• Requisitos para el almacenamiento de facturas digitales
  
• Integración del software de gestión de facturas electrónicas con otros sistemas empresariales
  

Funciones clave del software de gestión de facturas digitales

El software de gestión de facturas electrónicas puede automatizar todo el ciclo de vida de una factura, desde su creación y transmisión hasta el sistema de cambio de la Agenzia delle Entrate, pasando por la conciliación de facturas y el almacenamiento legal. El software puede ayudarte a personalizar las facturas según las necesidades de tu empresa, introduciendo los datos esenciales, las descripciones de los productos o servicios y los impuestos aplicables. En algunos casos, también puede proporcionar funciones complementarias, como la programación o el análisis de datos empresariales.

Por lo general, el software de gestión de facturas digitales importa automáticamente las facturas electrónicas entrantes, simplifica su conciliación y las archiva digitalmente de acuerdo con las políticas de retención.

Las funciones clave que debe tener una solución de gestión de facturas electrónicas son:

• Una interfaz intuitiva y fácil de usar
  
• Cumplimiento de la normativa garantizado
  
• Seguridad de los datos
  
• Integración con otros sistemas empresariales
  
• Flexibilidad y capacidad de crecer con una empresa
  
• Soporte al cliente exclusivo
  

Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de facturas electrónicas

Elegir un software de gestión de facturas electrónicas puede resultar abrumador, sobre todo si eres nuevo en el mundo de la facturación electrónica. Veamos las funciones más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de facturas electrónicas:

• Acceso a las facturas bajo demanda estés donde estés (es decir, una solución en la nube)
  
• Accesibilidad a dispositivos móviles
  
• Gestión integral de los ciclos de facturación electrónica, tanto activa como pasiva
  
• Capacidad de manejar otros tipos de documentos, como presupuestos, facturas proforma y documentos de envíos
  
• Gestión de datos maestros de clientes y proveedores
  
• Conciliación automática
  
• Capacidad de darle a tu contador acceso directo a las facturas para facilitar el seguimiento
  
• Opción de realizar un análisis de datos para obtener un resumen de los costes, las ventas y las ganancias.
  
• Integración con otros softwares de gestión empresarial
  
• Funciones de programación para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de las facturas en todo momento
  
• Capacidad de enviar recordatorios de pago
  

Herramientas de gestión de facturas electrónicas gratuitas y de pago

Existe una amplia gama de software de gestión de facturas electrónicas disponible, incluidas las opciones gratuitas y de pago. ¿Te preguntas si una solución gratuita es la mejor opción o si es mejor invertir en una herramienta de pago? Echemos un vistazo a las diferencias clave.

La mayoría de las herramientas gratuitas ofrecen solo funciones básicas, como la capacidad de emitir y recibir facturas, enviarlas al sistema de intercambio y almacenarlas en cumplimiento de la normativa de facturación; algunas también pueden ofrecer gestión de datos maestros de clientes. Muchas herramientas gratuitas de facturación electrónica limitan el número de facturas que se pueden gestionar. Por lo tanto, estas herramientas pueden ser útiles en las primeras etapas de tu empresa, cuando las transacciones son limitadas. Sin embargo, si necesitas funciones avanzadas, normalmente requerirás una herramienta de facturación electrónica de pago. Esto se debe a que las herramientas gratuitas suelen carecer de funciones como la integración con otros sistemas empresariales y la opción de gestionar pagos, estimaciones y fechas de vencimiento. El software gratuito también puede requerir la entrada manual de datos, lo que aumenta el riesgo de errores y, por lo general, no ofrece acceso directo a las facturas a tu contador.

A continuación, se analizan con más detalle algunas de las diferencias típicas en las funciones entre las herramientas de gestión de facturas electrónicas gratuitas y de pago.

Requisitos para el almacenamiento de facturas digitales

Las facturas electrónicas deben cumplir requisitos de retención específicos tanto para los emisores como para los destinatarios. El cumplimiento de la normativa de estos requisitos va más allá del simple almacenamiento de facturas en el ordenador, por ejemplo, en formato PDF. La retención es un proceso regido por el Código de Administración Digital (CAD) y debe mantenerse durante un mínimo de 10 años. Esto garantiza que las facturas nunca se pierdan y que permanezcan legibles y se pueda acceder a ellas en cualquier momento.

Se puede utilizar un software de gestión de facturas electrónicas con funciones de almacenamiento legal para almacenar todas las facturas electrónicas que se emiten y reciben. La Agenzia delle Entrate también proporciona de forma gratuita un almacenamiento que cumple con la normativa, al que se puede acceder a través de la sección «Facturas y recibos» del portal específico de la agencia.

Integración del software de gestión de facturas electrónicas con otros sistemas empresariales

Un software de gestión de facturas electrónicas ideal se integrará a la perfección con otras aplicaciones empresariales, como plataformas de comercio digital, sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), herramientas de marketing y sistemas de gestión financiera. Esta integración se logra a través de las interfaces de programación de aplicaciones (API), que actúan como puente entre el sistema de facturación electrónica y otros software utilizados por la empresa, permitiendo una comunicación segura y la transferencia de datos entre herramientas.

Son muchas las ventajas de integrar el software de gestión de facturas digitales con otros sistemas empresariales. Aquí hay algunos beneficios importantes a tener en cuenta:

• Mejora de la eficiencia operativa: esto se logra a través de la gestión centralizada de datos, la minimización de tareas manuales y una visión integral de los datos de la empresa.
  
• Automatización de tareas repetitivas: esto puede reducir la probabilidad de errores humanos.
  
• Mejora del flujo de caja: esto se debe a la mejora en la gestión de las facturas.
  
• Ahorro de tiempo: esto se debe a la simplificación de los procedimientos comerciales.
  

A medida que tu empresa crece, la gestión de facturas puede ser cada vez más compleja. Algunas herramientas pueden ayudar a automatizar este proceso. Stripe Invoicing, por ejemplo, es una plataforma de facturación integral que puede crecer con tu empresa. Esta herramienta te permite crear y enviar facturas tanto para pagos únicos como recurrentes sin tener que escribir ningún código. Con Stripe Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos con mayor rapidez, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en el transcurso de 24 horas. Además, puedes usar Stripe Invoicing para gestionar facturas electrónicas asociándote con un tercero.