Från och med 2024 är elektronisk fakturering obligatorisk för de flesta momsbetalare i Italien. Företag och frilansare har varit tvungna att anpassa sig till nya faktureringsregler genom att använda verktyg för elektronisk fakturahantering som säkerställer efterlevnad.

Men vad är egentligen verktyg för hantering av e-fakturor? Det finns flera typer, inklusive nedladdningsbar programvara för datorer, molnbaserade lösningar, stationära eller mobila applikationer och både gratis- och betalalternativ. I den här artikeln beskrivs elektronisk fakturahantering och viktiga programvarufunktioner att ha i åtanke om du vill hantera och lagra e-fakturor på ett effektivt sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Viktiga funktioner i programvara för elektronisk fakturahantering
  
• Så här väljer du det bästa verktyget för hantering av e-fakturor
  
• Gratis verktyg jämfört med betalda verktyg för elektronisk fakturahantering
  
• Lagringskrav för elektroniska fakturor
  
• Integration av programvara för elektronisk fakturahantering med andra affärssystem
  

Viktiga funktioner i programvara för elektronisk fakturahantering

Programvara för elektronisk fakturahantering kan automatisera en fakturas hela livscykel, från skapande och överföring till Agenzia delle Entrates utbytessystem, fakturaavstämning och lagring i enlighet med gällande regler. Programvara kan hjälpa dig att anpassa fakturor efter dina affärsbehov, ange viktiga uppgifter, produkt- eller tjänstebeskrivningar samt tillämpliga skatter. I vissa fall kan det också erbjuda ytterligare funktioner som schemaläggning eller affärsdataanalys.

Vanligtvis importerar programvara för elektronisk fakturahantering automatiskt inkommande e-fakturor, förenklar avstämningen av dem och arkiverar dem digitalt i enlighet med lagringspolicyer.

De viktigaste funktionerna som en lösning för elektronisk fakturahantering bör ha är:

• Ett intuitivt, användarvänligt gränssnitt
  
• Garanterad efterlevnad
  
• Datasäkerhet
  
• Integration med andra affärssystem
  
• Flexibilitet och förmåga att växa med ett företag
  
• Dedikerad kundsupport
  

Så här väljer du det bästa verktyget för hantering av e-fakturor

Att välja programvara för hantering av e-fakturor kan kännas överväldigande, särskilt om du är ny på e-fakturering. Låt oss ta en titt på de viktigaste funktionerna att tänka på när du väljer programvara för hantering av e-fakturor:

• Åtkomst till fakturor på begäran var du än befinner dig (t.ex. en molnbaserad lösning)
  
• Åtkomst med mobila enheter
  
• Omfattande hantering av både aktiva och passiva e-faktureringscykler
  
• Möjligheten att hantera andra dokumenttyper, t.ex. uppskattningar, proformafakturor och frakthandlingar
  
• Hantering av kund- och leverantörsmasterdata
  
• Automatisk avstämning
  
• Möjligheten att ge din revisor direkt åtkomst till dina fakturor för enkel spårning
  
• Möjligheten att utföra dataanalys för att få en överblick över kostnader, försäljning och vinst
  
• Integration med andra affärssystem
  
• Schemaläggningsfunktion för att hela tiden ha koll på fakturans förfallodatum
  
• Möjligheten att skicka betalningspåminnelser
  

Gratis verktyg jämfört med betalda verktyg för elektronisk fakturahantering

Det finns ett brett utbud av programvara för hantering av e-fakturor, inklusive både gratis alternativ och betalalternativ. Undrar du om en gratis lösning är det bästa valet, eller om det är bättre att investera i ett betalverktyg? Låt oss ta en titt på de viktigaste skillnaderna mellan de två.

De flesta gratisverktyg erbjuder endast grundläggande funktioner, såsom möjligheten att utfärda och ta emot fakturor, skicka dem till utbytessystemet och lagra dem i enlighet med faktureringsreglerna. Vissa kan även erbjuda hantering av kundmasterdata. Många kostnadsfria e-faktureringsverktyg begränsar också antalet fakturor som kan hanteras. Dessa verktyg kan därför vara till hjälp i ditt företags tidiga skeden, när transaktionerna är begränsade. Men om du behöver avancerade funktioner behöver du vanligtvis ett betalt e-faktureringsverktyg. Detta beror på att gratisverktyg ofta saknar funktioner som integration med andra affärssystem och möjligheten att hantera betalningar, uppskattningar och förfallodatum. Gratis programvara kan också kräva manuell datainmatning, vilket ökar risken för fel, och den ger vanligtvis inte din revisor direkt tillgång till dina fakturor.

Här är en närmare titt på några av de typiska skillnaderna i funktionalitet mellan gratis och betalda verktyg för hantering av elektroniska fakturor.

Lagringskrav för elektroniska fakturor

Elektroniska fakturor måste uppfylla särskilda lagringskrav för både utfärdare och mottagare. Efterlevnad av dessa krav går längre än att bara lagra fakturor på din dator, till exempel i PDF-format. Lagring är en process som regleras av reglerna för digital administration (CAD) och måste underhållas i minst 10 år. Detta säkerställer att fakturor aldrig går förlorade och att de förblir läsbara och kan nås när som helst.

Programvara för hantering av e-fakturor med lagringsfunktion i enlighet med gällande bestämmelser kan användas för att lagra alla e-fakturor som utfärdas och tas emot. Lagring i enlighet med gällande bestämmelser erbjuds också kostnadsfritt av Agenzia delle Entrate och är tillgängligt via avsnittet "Fakturor och kvitton" på myndighetens särskilda portal.

Integration av programvara för elektronisk fakturahantering med andra affärssystem

En idealisk programvara för hantering av e-fakturor integreras sömlöst med andra företagsprogram, såsom e-handelsplattformar, CRM-system (Customer Relationship Management), marknadsföringsverktyg och system för ekonomisk förvaltning. Denna integration uppnås genom programmeringsgränssnitt (API:er), som fungerar som en brygga mellan e-faktureringssystemet och annan programvara som används av verksamheten, vilket möjliggör säker kommunikation och datautbyte mellan verktyg.

Det finns många fördelar med att integrera programvara för elektronisk fakturahantering med andra affärssystem. Här är några viktiga fördelar att ha i åtanke:

• Förbättrad operativ effektivitet: Detta uppnås genom centraliserad datahantering, minimering av manuella uppgifter och en heltäckande bild av företagets data.
  
• Automatisering av repetitiva uppgifter: Detta kan minska sannolikheten för mänskliga fel.
  
• Förbättring av kassaflödet: Detta beror på förbättrad fakturahantering.
  
• Tidsbesparing: Detta beror på förenklade affärsrutiner.
  

I takt med att ditt företag växer kan det bli allt mer komplicerat att hantera faktureringen. Vissa verktyg kan hjälpa till att automatisera den här processen. Stripe Invoicing är till exempel en omfattande faktureringsplattform som kan växa med ditt företag. Med det här verktyget kan du skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att skriva någon kod. Med Stripe Invoicing sparar du tid och får betalt snabbare, eftersom 87 % av Stripe fakturor drivs in inom 24 timmar. Dessutom kan du använda Stripe Invoicing för att hantera elektroniska fakturor genom att samarbeta med en tredje part.