Cómo elegir un software para gestionar facturas electrónicas en Italia

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Stripe Invoicing es una plataforma de software de facturación internacional pensada para que ahorres tiempo y recibas pagos con mayor rapidez. Crea una factura y envíala a tus clientes en minutos, sin necesidad de programación.

Más información 
  1. Introducción
  2. Funcionalidades clave del software de gestión de facturas electrónicas
  3. Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de facturas electrónicas
  4. Herramientas de gestión de facturas electrónicas gratuitas y de pago
  5. Requisitos para el almacenamiento de facturas electrónicas
  6. Integración del software de gestión de facturas electrónicas con otros sistemas empresariales

A partir de 2024, la facturación electrónica es obligatoria para la mayoría de los contribuyentes de IVA en Italia. Las empresas y los trabajadores autónomos tuvieron que adaptarse a las nuevas normativas de facturación mediante el uso de herramientas de gestión de facturas digitales que garantizan el cumplimiento de la normativa.

Pero, ¿qué son exactamente las herramientas de gestión de facturas electrónicas? Hay varios tipos, incluidos software descargables para computadoras personales (PC), soluciones en la nube, aplicaciones de escritorio o móviles, y opciones gratuitas y de pago. En este artículo se exploran la gestión de facturas electrónicas, como las funcionalidades clave del software que debes tener en cuenta si quieres procesar y almacenar facturas electrónicas de manera eficiente.

¿Qué contiene este artículo?

  • Funcionalidades clave del software de gestión de facturas electrónicas
  • Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de facturas electrónicas
  • Herramientas de gestión de facturas electrónicas gratuitas y de pago
  • Requisitos para el almacenamiento de facturas electrónicas
  • Integración del software de gestión de facturas electrónicas con otros sistemas empresariales

Funcionalidades clave del software de gestión de facturas electrónicas

El software de gestión de facturas digitales puede automatizar todo el ciclo de vida de una factura, desde su creación y transmisión hasta el sistema de intercambio de la Agenzia delle Entrate, pasando por la conciliación de facturas y el almacenamiento legal. El software puede ayudarte a personalizar las facturas de acuerdo con las necesidades de tu negocio, introduciendo detalles esenciales, descripciones de productos o servicios e impuestos aplicables. En algunos casos, también puede proporcionar más funcionalidades, como la programación o el análisis de datos empresariales.

Por lo general, el software de gestión de facturas digitales importa automáticamente las facturas electrónicas entrantes, simplifica su conciliación y las archiva de forma digital de acuerdo con las políticas de retención.

Las funcionalidades clave que debe tener una solución de gestión de facturas digitales son:

  • Una interfaz intuitiva y fácil de usar
  • Cumplimiento de la normativa garantizado
  • Seguridad de los datos
  • Integración con otros sistemas empresariales
  • Flexibilidad y capacidad de crecer con una empresa
  • Soporte al cliente exclusivo

Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de facturas electrónicas

Elegir un software de gestión de facturas digitales puede resultar abrumador, sobre todo si eres nuevo en el mundo de la facturación electrónica. Veamos las funcionalidades más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de facturas electrónicas:

  • Acceso bajo demanda a las facturas dondequiera que estés (es decir, una solución en la nube)
  • Accesibilidad a dispositivos móviles
  • Gestión integral de los ciclos de facturación electrónica activa y pasiva
  • Capacidad de manejar otros tipos de documentos, como presupuestos, facturas proforma y documentos de envío
  • Gestión de datos maestros de clientes y proveedores
  • Conciliación automática
  • Capacidad de darle a su contador acceso directo a sus facturas para facilitar el seguimiento
  • Opción de realizar análisis de datos para obtener un resumen de los costos, las ventas y las ganancias
  • Integración con otros softwares de gestión empresarial
  • Funcionalidades de programación para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de las facturas en todo momento
  • Capacidad de enviar recordatorios de pago

Herramientas de gestión de facturas electrónicas gratuitas y de pago

Existe una amplia gama de software de gestión de facturas digitales, que incluye opciones gratuitas y de pago. ¿Te preguntas si una solución gratuita es la mejor opción o si es mejor invertir en una herramienta de pago? Echemos un vistazo a las diferencias clave.

La mayoría de las herramientas gratuitas ofrecen solo funcionalidades básicas, como la capacidad de emitir y recibir facturas, enviarlas al sistema de intercambio y almacenarlas en cumplimiento de la normativa de facturación. Algunas también pueden ofrecer gestión de datos maestros de clientes. Muchas herramientas gratuitas de facturación digital también limitan el número de facturas que se pueden gestionar. Por lo tanto, estas herramientas pueden ser útiles en las primeras etapas de tu negocio, cuando las transacciones son limitadas. Sin embargo, si necesitas funcionalidades avanzadas, normalmente necesitarás una herramienta de facturación electrónica de pago. Esto se debe a que las herramientas gratuitas suelen carecer de funcionalidades como la integración con otros sistemas empresariales y la opción de gestionar pagos, estimaciones y fechas de vencimiento. El software gratuito también puede requerir la entrada manual de datos, lo que aumenta el riesgo de errores y, por lo general, no ofrece al contador acceso directo a tus facturas.

A continuación, te presentamos algunas de las diferencias típicas en las funcionalidades entre las herramientas de gestión de facturas digitales gratuitas y de pago.

Free vs. paid electronic invoicing management tools - Key differences in functionality between free and paid electronic invoice management tools

Requisitos para el almacenamiento de facturas electrónicas

Las facturas electrónicas deben cumplir requisitos de retención específicos tanto para los emisores como para los destinatarios. El cumplimiento de la normativa de estos requisitos va más allá del simple almacenamiento de facturas en la computadora, por ejemplo, en formato PDF. La retención es un proceso que se rige por el Código de Administración Digital (CAD) y debe mantenerse durante un mínimo de 10 años. Esto garantiza que las facturas no se pierdan, permanezcan legibles y se pueda acceder a ellas en cualquier momento.

El software de gestión de facturas digitales con funcionalidades de almacenamiento legal se puede utilizar para almacenar todas las facturas electrónicas que se emiten y reciben. La Agenzia delle Entrate también proporciona de forma gratuita el almacenamiento conforme y se puede acceder a él a través de la sección «Facturas y recibos» del portal especializado de la agencia.

Integración del software de gestión de facturas electrónicas con otros sistemas empresariales

Un software de gestión de facturas digitales ideal se integrará perfectamente con otras aplicaciones empresariales, como plataformas de ecommerce, sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), herramientas de marketing y sistemas de gestión financiera. Esta integración se logra a través de interfaces de programación de aplicaciones (API), que actúan como puente entre el sistema de facturación electrónica y otro software utilizado por la empresa, lo que permite una comunicación segura y la transferencia de datos entre herramientas.

La integración del software de gestión de facturas digitales con otros sistemas empresariales tiene muchas ventajas. Estos son algunos beneficios importantes que debes tener en cuenta:

  • Mejora de la eficiencia operativa: esto se consigue a través de una gestión centralizada de los datos, la minimización de las tareas manuales y una visión integral de los datos de la empresa.
  • Automatización de tareas repetitivas: puede reducir la probabilidad de errores humanos.
  • Mejora del flujo de caja: esto se debe a una mejor gestión de facturas.
  • Ahorro de tiempo: como resultado de la simplificación de los procedimientos comerciales.

A medida que tu empresa crece, la gestión de la facturación puede volverse cada vez más compleja. Algunas herramientas pueden ayudar a automatizar este proceso. Stripe Invoicing, por ejemplo, es una plataforma de facturación integral que puede crecer con tu negocio. Esta herramienta te permite crear y enviar facturas para pagos únicos y recurrentes sin necesidad de escribir código. Con Stripe Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos de forma más rápida, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en el transcurso de 24 horas. Además, puedes usar Stripe Invoicing para gestionar facturas electrónicas asociándote con un tercero.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.

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