Vanaf 2024 is elektronische facturatie verplicht voor de meeste btw-plichtigen in Italië. Ondernemingen en freelancers hebben zich moeten aanpassen aan de nieuwe facturatieregelgeving door gebruik te maken van tools voor het beheer van elektronische facturen die compliance garanderen.

Maar wat zijn tools voor het beheer van elektronische facturen precies? Er zijn verschillende soorten, waaronder downloadbare software voor pc's, cloudoplossingen, desktop- of mobiele applicaties en zowel gratis als betaalde opties. Dit artikel gaat over het beheer van elektronische facturen, inclusief de belangrijkste softwarefuncties die je in overweging moet nemen als je elektronische facturen efficiënt wilt verwerken en opslaan.

Wat staat er in dit artikel?

• Belangrijke functies van software voor het beheer van elektronische facturen
  
• Hoe kies je de beste tool voor het beheer van elektronische facturen?
  
• Tools voor het beheer van elektronische facturen: gratis versus betaald
  
• Vereisten voor het bewaren van elektronische facturen
  
• Integratie van software voor het beheer van elektronische facturen met andere bedrijfssystemen
  

Belangrijke functies van software voor het beheer van elektronische facturen

Software voor het beheer van elektronische facturen kan de volledige levenscyclus van een factuur automatiseren, van het maken en verzenden ervan naar het systeem voor uitwisseling van de Agenzia delle Entrate tot factuurreconciliatie en opslag volgens de wettelijke bewaarplicht. Met software kun je facturen aanpassen aan je zakelijke behoeften door essentiële gegevens, product- of dienstbeschrijvingen en toepasselijke belastingen op te geven. In sommige gevallen kan het ook extra functies bieden, zoals planning of analyse van bedrijfsgegevens.

Software voor het beheer van elektronische facturen importeert doorgaans automatisch inkomende exemplaren, vereenvoudigt de reconciliatie ervan en archiveert ze digitaal volgens het bewaarbeleid.

Dit zijn de belangrijkste kenmerken die een oplossing voor het beheer van elektronische facturen moet hebben:

• Een intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface
  
• Gegarandeerde compliance
  
• Beveiliging van gegevens
  
• Integratie met andere bedrijfssystemen
  
• Flexibiliteit en het vermogen om mee te groeien met een onderneming
  
• Toegewijde klantenondersteuning
  

Hoe kies je de beste tool voor het beheer van elektronische facturen?

Het kiezen van software voor het beheer van elektronische facturen kan overweldigend zijn, vooral als elektronische facturatie nieuw voor je is. Laten we eens kijken naar de belangrijkste kenmerken waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van software voor het beheer van elektronische facturen:

• On-demand toegang tot facturen, waar je ook bent (bijv. een cloudoplossing)
  
• Toegankelijkheid via mobiele apparaten
  
• Uitgebreid beheer van zowel actieve als passieve cycli voor elektronische facturatie
  
• De mogelijkheid om andere documenttypen te verwerken, zoals offertes, proformafacturen en transportdocumenten
  
• Beheer van hoofdgegevens van klanten en leveranciers
  
• Automatische reconciliatie
  
• De mogelijkheid om je accountant direct toegang te geven tot je facturen om ze eenvoudig bij te houden
  
• De mogelijkheid om data-analyse uit te voeren om een overzicht te krijgen van kosten, omzet en winst
  
• Integratie met andere software voor bedrijfsbeheer
  
• Planningsfunctionaliteit om te allen tijde de vervaldatums van facturen bij te houden
  
• De mogelijkheid om betalingsherinneringen te sturen
  

Tools voor het beheer van elektronische facturen: gratis versus betaald

Er is een breed scala aan software voor het beheer van elektronische facturen beschikbaar, waaronder zowel gratis als betaalde opties. Vraag je je af of een gratis oplossing de beste keuze is, of dat het misschien beter is om te investeren in een betaalde tool? Laten we eens kijken naar de belangrijkste verschillen tussen de twee.

De meeste gratis tools bieden alleen basisfunctionaliteit, zoals de mogelijkheid om facturen uit te geven en te ontvangen, ze naar het systeem voor uitwisseling te sturen en ze op te slaan in overeenstemming met de facturatievoorschriften. Met sommige kun je mogelijk ook hoofdgegevens van klanten beheren. Veel gratis tools voor elektronische facturatie beperken ook het aantal facturen dat kan worden beheerd. Deze tools kunnen daarom nuttig zijn in de vroege stadia van je onderneming, wanneer je nog niet zoveel transacties doet. Voor geavanceerde functies heb je echter meestal een betaalde tool voor elektronische facturatie nodig. Dit komt omdat in gratis tools vaak functies ontbreken zoals integratie met andere bedrijfssystemen en de mogelijkheid om betalingen, schattingen en vervaldatums te beheren. Bij gratis software moet je gegevens mogelijk ook handmatig invoeren, waardoor het risico op fouten toeneemt. Ook heeft je accountant meestal geen directe toegang tot je facturen.

Hieronder bespreken we enkele typische verschillen in functionaliteit tussen gratis en betaalde tools voor het beheer van elektronische facturen.

Vereisten voor het bewaren van elektronische facturen

Elektronische facturen moeten voldoen aan specifieke bewaarplichten, zowel voor uitgevers als voor ontvangers. Compliance met deze vereisten gaat verder dan alleen het opslaan van facturen op je computer, bijvoorbeeld als pdf. Het bewaren van facturen is een proces dat wordt bepaald door de Digitale Administratiecode (CAD) en minimaal tien jaar moet worden gehandhaafd. Dit zorgt ervoor dat facturen nooit verloren gaan, dat ze leesbaar blijven en op elk moment toegankelijk zijn.

Software voor het beheer van elektronische facturen met functionaliteit voor wettelijke bewaarplicht kan worden gebruikt om alle elektronische facturen die worden uitgegeven en ontvangen, op te slaan. Opslag die aan de regels voldoet, wordt ook gratis geleverd door de Agenzia delle Entrate en is toegankelijk via het gedeelte "Facturen en ontvangstbewijzen" van het speciale portaal van het agentschap.

Integratie van software voor het beheer van elektronische facturen met andere bedrijfssystemen

Software voor het beheer van elektronische facturen kan idealiter naadloos worden geïntegreerd met andere bedrijfstoepassingen, zoals e-commerceplatforms, CRM-systemen (Customer Relationship Management), marketingtools en systemen voor financieel beheer. Deze integratie wordt bereikt door middel van Application Programming Interfaces (API's). Deze fungeren als een brug tussen het systeem voor elektronische facturatie en andere software van de onderneming en maken veilige communicatie en gegevensuitwisseling tussen tools mogelijk.

Het integreren van software voor beheer van elektronische facturen met andere bedrijfssystemen heeft veel voordelen. Hier zijn een paar belangrijke voordelen om rekening mee te houden:

• Verbeterde operationele efficiëntie: Dit wordt bereikt door gecentraliseerd gegevensbeheer, minimalisering van handmatige taken en een compleet beeld van de gegevens van de onderneming.
  
• Automatisering van repetitieve taken: Dit kan de kans op menselijke fouten verkleinen.
  
• Verbetering van de cashflow: Dit is te danken aan verbeterd factuurbeheer.
  
• Tijdsbesparing: Dit komt doordat bedrijfsprocessen worden vereenvoudigd.
  

Naarmate je onderneming groeit, kan het beheer van facturen steeds ingewikkelder worden. Bepaalde tools kunnen helpen dit proces te automatiseren. Stripe Invoicing is bijvoorbeeld een compleet facturatieplatform dat met je onderneming kan meegroeien. Met deze tool kun je facturen maken en versturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen, zonder iets te programmeren. Met Stripe Invoicing bespaar je tijd en word je sneller betaald: 87% van Stripe-facturen wordt binnen 24 uur geïnd. Daarnaast kun je Stripe Invoicing gebruiken om elektronische facturen te beheren door samen te werken met een derde partij.